Jak stworzyć plan zarządzania programem

Wprowadzenie

Wyobraź sobie, że masz wizję swojej firmy - cel transformacji, który wymaga skoordynowanego wysiłku i płynnej integracji wielu projektów. Obejmuje ona kilka mniejszych projektów, które muszą ze sobą współpracować, aby osiągnąć ogólny cel. Chociaż cały proces może być złożony i wymagający, na początek potrzebny jest plan zarządzania programem.

Plan zarządzania programem to kompleksowa mapa drogowa, która łączy te projekty w jeden wspólny cel, dostosowując ich wysiłki i zasoby, aby zmaksymalizować rozwój organizacji. Zawiera istotne elementy, takie jak zakres, punkt odniesienia programu, budżet itp.

Jeśli planujesz zrealizować wizję rozwoju swojej firmy, stworzenie planu zarządzania programem jest niezbędne. W poniższym omówieniu zebraliśmy najważniejsze informacje na ten temat, w tym definicję i praktyczne kroki w celu opracowania narzędzia do zarządzania programem. Zaczynajmy!

Czym jest plan zarządzania programem?

Plan zarządzania programem jest jak plan główny, który określa, w jaki sposób będziesz zarządzać i koordynować wszystkie te mniejsze projekty, aby upewnić się, że wszystko przebiega sprawnie i pomyślnie osiągniesz swój główny cel.

Zawiera on wszystkie szczegółowe informacje na temat działania programu, w tym jego różnych elementów, takich jak projekty i inicjatywy, oraz sposobu, w jaki ma on na celu osiągnięcie korzyści. Ponadto wyjaśnia harmonogramy i metody stosowane do ścisłego monitorowania postępów.

Dokument ten może ewoluować i być aktualizowany w miarę postępów programu. Po zakończeniu programu dokument ten staje się kluczowym narzędziem do przeglądu i zatwierdzania wszelkich zmian w budżecie, harmonogramie, zakresie i celach.

W skrócie, plan zarządzania programem jest istotnym przewodnikiem, który utrzymuje cały program na właściwym torze i pomaga kierować go w stronę sukcesu. Obejmuje on zakres, harmonogram, zasoby, budżet, zarządzanie ryzykiem i komunikację.

Poza tym, monitorowanie i analiza są również kluczowe w planie zarządzania programem. Zdefiniuj, w jaki sposób będziesz mierzyć sukces i jakie czynniki lub wskaźniki są dostosowane do oceny sukcesu projektu.

Menedżerowie programów to osoby odpowiedzialne za opracowanie planu zarządzania programem. Muszą oni rozumieć strategię i cele programu.

Co więcej, menedżerowie programów powinni być świadomi, że sukces planu programu jest wynikiem dostarczenia wysokiej jakości produktu na czas i w ramach budżetu. Zamiast tego, jego sukces jest mierzony tym, jak skutecznie program zaspokaja potrzeby organizacji i generuje korzyści.

Zarządzanie programem a zarządzanie projektem

(Zdjęcie za pośrednictwem Freepik)

W rzeczywistości zarządzanie programami i projektami jest podobne pod względem kluczowych pomiarów i wskaźników. Jednak mogą się one również całkowicie różnić w kilku aspektach. Oto jak je rozróżnić.

Zarządzanie projektami koncentruje się na wydajnym i skutecznym wykonywaniu określonych zadań lub projektów. Jego celem jest dostarczenie końcowego produktu lub usługi w ramach ustalonego harmonogramu, budżetu i standardów jakości. Projekty są zazwyczaj tymczasowe i mają jasno określone daty rozpoczęcia i zakończenia.

Mogą być zlecane zewnętrznym wykonawcom, a organizacja prowadząca projekt może pracować dla interesariusza, który może, ale nie musi być częścią organizacji. Głównym celem zarządzania projektami jest pomyślne osiągnięcie rezultatów i celów projektu.

Z drugiej stronyzarządzanie programami dotyczy grupy powiązanych projektów i inicjatyw, które współpracują ze sobą, aby osiągnąć strategiczne cele i korzyści dla organizacji. Koncentruje się na maksymalizacji ogólnych korzyści poprzez synergiczne zarządzanie tymi projektami.

Menedżer programu jest integralną częścią firmy. W przeciwieństwie do projektów, programy mają charakter ciągły i długoterminowy. Sukces zarządzania programem mierzy się tym, jak dobrze przynosi on korzyści organizacji i spełnia jej strategiczne potrzeby.

Pięć sposobów na stworzenie planu zarządzania programem

Po zrozumieniu różnicy między planem zarządzania programem a planem zarządzania projektem, przejdźmy do głównej dyskusji. Oto pięć sposobów na stworzenie planu zarządzania programem, aby wesprzeć sukces organizacji.

#1. Zdefiniuj cel

Pierwszym krokiem w tworzeniu planu zarządzania programem jest jasne zdefiniowanie jego celu. Jako menedżer programu musisz zidentyfikować główne cele, które program ma osiągnąć.

Cel programu musi być konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i określony w czasie (SMART). Przykładowo, celem może być poprawa satysfakcji zespołu poprzez wdrożenie nowego systemu zakwaterowania pracowników w środowisku biurowym.

Określenie jasnych celów ma kluczowe znaczenie, ponieważ zapewnia poczucie kierunku i celu dla całego programu. Dzięki temu można podejmować decyzje i opracowywać ukierunkowane i mierzalne projekty w celu zwiększenia wydajności programu.

#2. Ustaw punkt odniesienia programu

Podstawa programu służy jako fundament dla całego programu i określa istotne parametry, których należy przestrzegać podczas jego wdrażania. Oto elementy wchodzące w skład linii bazowej programu:

Zakres

Zakres programu definiuje granice i zakres tego, co zostanie nim objęte. Określa on wszystkie projekty, inicjatywy i zadania w ramach programu.

Na przykład, jeśli program ma na celu poprawę cyfrowej obecności organizacji, zakres może obejmować projekty takie jak przeprojektowanie strony internetowej, integracja z mediami społecznościowymi i rozwój aplikacji dla pracowników.

Budżet

Budżet określa ograniczenia finansowe programu. Określa on całkowite środki dostępne na realizację programu i podział zasobów między różne projekty. Właściwa alokacja budżetu zapewnia, że zasoby finansowe są mądrze wykorzystywane i zapobiega nadmiernym wydatkom.

Rezultaty

Rezultaty to materialne lub niematerialne wyniki każdego projektu w ramach programu. Są to wyniki oczekiwane przez interesariuszy i sponsorów.

Na przykład, rezultatami projektu w ramach programu systemu obsługi klienta może być funkcjonalne oprogramowanie helpdesk, narzędzia do optymalizacji mediów społecznościowych, materiały szkoleniowe dla personelu pomocniczego i raporty z opiniami klientów. Aby jeszcze lepiej zrozumieć potrzeby klientów, projekt może również obejmować ankiety opinii klientów za pomocą Salesforce. Taka integracja umożliwia zespołowi wydajną analizę danych i dostosowanie usług do konkretnych wymagań i preferencji klientów".

Ustanowienie jasnej linii bazowej programu zapewnia punkt odniesienia do pomiaru postępów i wydajności. Wszelkie zmiany wprowadzone podczas wdrażania programu powinny być porównywane z poziomem bazowym, aby zapewnić, że program pozostaje na właściwym torze.

#3. Podziel się pomysłem z interesariuszami

Po ustaleniu celu programu i linii bazowej należy przekazać wizję i szczegóły programu wszystkim odpowiednim interesariuszom. Interesariusze to osoby lub grupy zainteresowane wynikami programu lub na które wyniki programu będą miały wpływ, takie jak kadra kierownicza, menedżerowie, członkowie zespołu i klienci.

Inicjuj spotkania i prezentacje lub udostępniaj filmy instruktażowe, aby zaangażować interesariuszy w dyskusje na temat celów programu, korzyści i oczekiwanych wyników. Zachęcaj do otwartej komunikacji i odpowiadaj na wszelkie pytania i wątpliwości.

Omawianie programu z interesariuszami to sposób na uzyskanie informacji zwrotnej. Wysłuchaj opinii interesariuszy i uwzględnij ich cenne spostrzeżenia w planie programu.

Co więcej, można uzyskać poparcie, pokazując, w jaki sposób program jest zgodny ze strategicznymi celami organizacji i jakie przyniesie korzyści. Odniesienie się do ich potrzeb i oczekiwań będzie sprzyjać pozytywnemu nastawieniu do programu.

Upewnij się, że dokumentujesz wszystkie umowy, decyzje i zobowiązania podczas dyskusji z interesariuszami. Pomaga to uniknąć nieporozumień i stanowi oczywiste odniesienie dla przyszłych działań. Zaangażowanie interesariuszy we wczesne planowanie zwiększa ich zaangażowanie w sukces programu.

#4. Wykonaj plan

Po uzyskaniu poparcia interesariuszy nadszedł czas na wdrożenie planu zarządzania programem. Należy wziąć pod uwagę realizację projektu, zarządzanie zasobami, zarządzanie ryzykiem, współpracę i komunikację w ramach programu.

Wdrożenie projektu umożliwia realizację każdego projektu w ramach programu zgodnie z wcześniej zdefiniowanym zakresem, harmonogramem i budżetem. Regularnie monitoruj postępy, aby upewnić się, że zadania są wykonywane zgodnie z planem programu.

Aby dalej wspierać swój program, efektywnie przydzielaj zasoby do każdego projektu, monitoruj ich wykorzystanie i upewnij się, że zespoły mają umiejętności, narzędzia i wsparcie, aby skutecznie wykonywać swoje zadania. Ponadto należy ocenić i zająć się potencjalnymi zagrożeniami i wyzwaniami w celu wdrożenia strategii ograniczania ryzyka.

Realizacja planu wymaga również monitorowania i kontrolowania wyników programu w stosunku do wartości bazowej. Pozostań elastyczny i dostosowuj się do zmieniających się okoliczności. Bądź przygotowany na dostosowanie podejścia do programu w oparciu o informacje zwrotne, nowe spostrzeżenia lub nieprzewidziane wyzwania.

#5. Kontrola i monitorowanie programu

Kontrolowanie i monitorowanie programu jest kluczową fazą, która odbywa się przez cały cykl życia programu. Obejmuje nadzorowanie postępów programu, wprowadzanie niezbędnych korekt i zapewnianie, że program pozostaje na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów.

Etap ten wymaga monitorowania wydajności, identyfikowania odchyleń, analizowania przyczyn źródłowych i podejmowania działań naprawczych. Oto wyjaśnienie każdego z nich:

Monitorowanie wydajności

Regularne monitorowanie wydajności programu w celu śledzenia jego postępów w realizacji celów. Wiąże się to z mierzeniem kluczowych wskaźników wydajności (KPI), wyświetlaniem ich na pulpitach nawigacyjnych firmy i porównywaniem ich z poziomem bazowym programu. W ten sposób menedżerowie programu mogą zidentyfikować obszary sukcesu i obszary, które mogą wymagać poprawy.

Identyfikacja odchyleń:

Podczas monitorowania istotne jest poszukiwanie wszelkich odchyleń od pierwotnego planu. Jeśli program nie osiąga swoich kamieni milowych lub celów, może to wskazywać, że konieczne są korekty.

Analiza przyczyn źródłowych:

Gdy odchylenia są idealnePo zidentyfikowaniu odchyleń należy przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych, aby zidentyfikować przyczyny tych problemów. Obejmuje to głębsze zbadanie czynników, które doprowadziły do odchyleń i zrozumienie ich wpływu na postęp programu.

Podejmowanie działań naprawczych:

W oparciu o wyniki monitorowania wydajności i analizy przyczyn źródłowych, należy wdrożyć działania naprawcze w celu sprostania wszelkim wyzwaniom lub odchyleniom. Działania te mogą obejmować realokację zasobów, dostosowanie harmonogramów lub zmianę strategii w celu utrzymania programu na właściwym torze.

Co więcej, zachęcaj członków zespołu i interesariuszy do przekazywania informacji zwrotnych w celu poprawy praktyk zarządzania programem i ulepszenia przyszłych programów. Dokumentuj wszystkie decyzje, zmiany i działania podjęte w trakcie realizacji programu jako cenny punkt odniesienia i pomoc w uczeniu się na podstawie wcześniejszych doświadczeń.

Wnioski

Tworzenie planu zarządzania programem jest systematycznym i istotnym procesem, który kładzie podwaliny pod pomyślną realizację programu. Ważne jest, aby zrozumieć definicję planu zarządzania programem i czym różni się on od planu projektu przed opracowaniem go dla swojej organizacji.

Powyższe kroki nakreślają podstawy tworzenia planu zarządzania, od zdefiniowania jasnego i mierzalnego celu po ustalenie punktu odniesienia programu i zaangażowanie interesariuszy. Nie wspominając już o kontrolowaniu i monitorowaniu programu, co również ma kluczowe znaczenie dla powodzenia i wpływu programu.

Dobrze opracowany plan zarządzania programem zapewnia mapę drogową i wskazówki do poruszania się po złożoności zarządzania wzajemnie powiązanymi projektami. Ponieważ menedżerowie programu pilnie przestrzegają planu i zwracają uwagę na potrzeby interesariuszy, program może przynieść cenne korzyści i pozytywnie wpłynąć na przyszły sukces organizacji.