Jak zdalnie zwiększyć produktywność swojego zespołu

Intro

Mimo całego rozgłosu, jaki przed pandemią koronawirusów zyskała praca zdalna, praca biurowa miała kilka zalet, których jej zdalny odpowiednik nie mógł podważyć.

Jedną z najbardziej pomijanych korzyści pracy biurowej było to, że pozwalała ona firmom wpływać na wydajność pracowników. Niezależnie od tego, czy oznacza to, że menedżer może omawiać problemy pracowników, czy też dawać im zachęty do osobistego zwiększania wydajności, praca zdalna stwarza nowe wyzwania dla firm, które chcą zwiększyć wydajność swojego zespołu.

Ostatnie przejście na telepracę mogło zmienić sposób, w jaki firmy podchodzą do produktywności, ale to nie koniec. Mając to na uwadze, istnieje wiele hacków dotyczących produktywności i zarządzania czasem, które możesz zastosować, aby zwiększyć produktywność swojego zespołu zdalnie. Oto jak możesz to zrobić.

Zdefiniuj produktywność dla swoich pracowników

Produktywność określa zdolność pracownika do pomyślnego wykonania danego zadania. Innymi słowy, jest to wydajność pracy; im lepiej pracownik potrafi wypełniać swoje obowiązki, tym bardziej będzie wydajny.

Ponieważ produktywność jest tak ogólnym i nadużywanym słowem, należy określić, co oznacza ono dla pracowników w odniesieniu do ich obowiązków zawodowych. Zagłębienie się w statystyki i fakty dotyczące produktywności może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi lepiej zrozumieć, jak być produktywnym. Twoi pracownicy powinni wiedzieć, w jaki sposób ich praca jest śledzona i oceniana, abyście mogli potem omówić potencjalne ulepszenia.

Jednostki pomiarowe, których używasz do śledzenia ich wydajności, powinny pochodzić z zakresu obowiązków określonych podczas ich zatrudniania, jak również z celów biznesowych.

W szerokim sensie, Twoje pomiary produktywności będą oparte na którymś z następujących aspektów pracy Twojego pracownika:

• Szybkość, z jaką dane zadanie jest wykonywane na czas
• Liczba zadań zrealizowanych w danym okresie czasu
• Zdolność do wykonania danego zadania, zgodnie z wyjaśnieniami zawartymi w standardowej procedurze operacyjnej (SOP)
• Informacje zwrotne od kierowników, współpracowników i/lub klientów
• Dostępność w godzinach pracy

Każdy z tych atrybutów powinien być zaadoptowany do obowiązków służbowych każdego pracownika.

Dla pracownika działu obsługi klienta, wskaźnikiem produktywności może być zadowolenie klienta, średni czas rozmowy i liczba rozwiązanych zgłoszeń. W przypadku programisty, jego wskaźniki mogą obejmować dostarczony kod, zużycie kodu i czas potrzebny do ukończenia projektu. Dla marketera, możesz użyć kosztu za lead, kosztu za pozyskanie i liczbę wygenerowanych leadów.

Niezależnie od tego, jakich metryk używasz, komunikuj ich pomiary produktywności, zanim usiądziesz, aby omówić ich wydajność.

Opracuj jasną politykę dotyczącą pracy z domu

Praca w domu może wydawać się panaceum dla niektórych, ale rzeczywistość pokazała, że ten układ pracy przychodzi z jego minusami. Raport Buffer's 2019 State of Remote Work wykazał, że najczęściej zgłaszanymi problemami z aranżacją pracy zdalnej było odłączenie się od pracy po godzinach pracy (22%), samotność (19%) i komunikacja (17%).

Zamiast pomijać te wyzwania, trzeba się z nimi zmierzyć, opracowując politykę work-from-home. Nawet jeśli biura domowe stały się głównym nurtem ze względu na pandemię, chcesz zachować politykę pracy w domu, która definiuje oczekiwania pracowników zdalnych.

Polityka powinna zawierać między innymi informacje o tym, z jakich narzędzi powinni korzystać pracownicy - oprogramowania czy sprzętu - w jakich godzinach powinni być dostępni do komunikacji, jak powinni chronić siebie i firmę.

Biorąc pod uwagę wyzwania, jakie stawia przed pracownikami praca zdalna, Twoja polityka powinna uwzględniać je w sposób proaktywny. Na przykład, polityka pracy z domu może określać, kiedy kończy się dzień lub udostępniać publiczne wydarzenia online, w których pracownicy mogą się spotkać i połączyć.

Twoja polityka powinna pokazywać różne kanały komunikacji, jak z nich korzystać i w jakich okolicznościach. Na przykład, możesz mieć Slack do komunikacji osobistej i firmowej, e-mail do bardziej szczegółowej komunikacji, Zoom do rozmów i Asana do zarządzania projektami.

Zgodnie z polityką, Twoja firma powinna również wypłacać premie pracownikom, którzy potrzebują nowych komputerów, szybszych łączy internetowych oraz wyposażenia związanego z biurem (np. stoły, krzesła itp.).

Opracuj program zaangażowania pracowników

W związku z nagłym przyjęciem pracy zdalnej jako standardowej, aczkolwiek tymczasowej formy pracy, wielu pracowników będzie odczuwać wyzwania, jakie ona stwarza. Jako przeciwwaga, chcesz opracować program zaangażowania pracowników, aby utrzymać ich zadowolenie z pracy.

Ostatnie badanie Gallupa wykazało, że 32% respondentów czuje się zaangażowanych w swoją pracę, a pozostałe 50% i 17% stwierdziło odpowiednio brak zaangażowania lub brak zaangażowania.

Program zaangażowania ma na celu połączenie pracowników z organizacją, podnosząc ich obecne poczucie zaangażowania do pożądanych, optymalnych poziomów. Wysokie wskaźniki zaangażowania pracowników przyczyniają się do utrzymania ich w firmie, poczucia lojalności i produktywności.

Na początek musisz przeprowadzić badania, które odkryją obecny poziom postrzeganego zaangażowania. Zapytaj swoich pracowników:

• Jak się czujesz w swojej obecnej roli?
• Jaka byłaby jedna rzecz, którą chciałbyś zmienić w swojej pracy?
• Jak bardzo jesteś zadowolony ze swojej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym?

Zbuduj program zaangażowania w oparciu o połączenie najlepszych praktyk i rozwiązań, które pozwolą rozwiązać problemy wykryte w ankietach. Typowe najlepsze praktyki obejmują tworzenie programów nagradzania opartych na punktach, oferowanie programów wellness i wspieranie sieci kontaktów w całej firmie.

Twój program powinien również uwzględniać opinie pracowników i pokazywać, że Twoja firma dba o ich emocjonalne i zawodowe samopoczucie. Podziel się tym programem otwarcie z obecnymi i nowo zatrudnionymi pracownikami, aby od początku budować właściwe oczekiwania.

Zachęcaj do zachowania równowagi między pracą a życiem prywatnym

Badanie przeprowadzone przez Buffer pokazuje, że równowaga między pracą a życiem prywatnym jest problemem dla pracowników zdalnych. Oddzielne badanie przeprowadzone na 1004 pełnoetatowych pracownikach z siedzibą w USA wykazało, że 29% pracowników zd alnych stwierdziło, że zmaga się z równowagą między pracą a życiem prywatnym, podczas gdy 31% stwierdziło, że potrzebowało wziąć dzień wolny dla swojego zdrowia psychicznego.

Nawet jeśli Twoi pracownicy teoretycznie mogą w każdej chwili zamknąć swoje komputery, większość z nich to osoby odpowiedzialne, które poważnie traktują swoją pracę. Dla Twojej firmy może to brzmieć jak świetna wiadomość, ale dla Twoich pracowników taka postawa odbija się na ich produktywności.

Twoja firma musi proaktywnie zachęcać do zachowania równowagi między pracą a życiem prywatnym, wyjaśniając - lub wymuszając, jeśli to konieczne - kiedy pracownicy powinni przestać pracować, w jakich okolicznościach i w jakich godzinach powinni być dostępni.

Najlepszym sposobem na uszczęśliwienie pracowników zdalnych jest pozwolenie im na określenie swoich godzin pracy. O ile nie muszą oni stawiać czoła klientom w określonych strefach czasowych - pomyśl o agencie obsługi klienta lub przedstawicielu handlowym - większość pracowników może wypełniać większość, jeśli nie wszystkie, swoje obowiązki w dowolnym czasie.

Alternatywnie, można powiedzieć im, że muszą być określoną liczbę godzin pracy w tym samym czasie, co większość pracy, i niech wypełnić inne godziny pracy, jak chcą.

Rozważ udostępnienie technik produktywności, które zachęcają do odłączenia się od pracy, takich jak technika Pomodoro. Mogą również korzystać z aplikacji do śledzenia czasu pracy, które informują ich o przepracowaniu określonej liczby godzin z rzędu.

Badanie przeprowadzone przez globalną firmę rekrutacyjną Robert Half wykazało, że pracownicy, którzy doświadczają równowagi między życiem zawodowym a prywatnym są dwa razy bardziej szczęśliwi, bardziej wydajni i wykazują większą lojalność wobec swoich pracodawców niż ci, którzy zmagają się z równowagą.

Zmierz produktywność swojego zespołu

Metryki, których używasz do śledzenia wydajności pracy swoich pracowników, stanowią podstawę, na której opierasz swoje taktyki zwiększania produktywności. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracowników zdalnych, którzy nie dysponują żadnymi bezpośrednimi mechanizmami informacji zwrotnej, z których korzystają pracownicy biurowi pracujący w danej lokalizacji.

Pracownicy lubią otrzymywać informacje zwrotne, o ile pochodzą one z obiektywnej, przejrzystej analizy, a nie z osobistych preferencji. Twoi pracownicy mogą wykorzystać tę informację zwrotną do poprawy swojej efektywności pracy, co z kolei wpływa na ich satysfakcję i zaangażowanie w pracę.

Weź metryki, które zdefiniowałeś, jak wyjaśniono wcześniej w artykule, i określ cel, który Twoi pracownicy powinni osiągnąć. Cel ten może być oparty na danych z przeszłości, benchmarkach branżowych lub wewnętrznych dyskusjach pomiędzy menedżerami i pracownikami.

Określ harmonogram sprawdzania metryk każdego pracownika - przynajmniej rób to raz na kwartał. Podziel również każdy cel na cele miesięczne i tygodniowe i poproś swoich menedżerów o śledzenie ich wyników.

Analizuj, jak każdy pracownik realizuje swoje cele i udzielaj odpowiednich informacji zwrotnych na podstawie danych. Opracuj plan poprawy, jeśli pracownik lub zespół nie osiągnął swoich celów i zaoferuj publiczne wsparcie, gdy je przekroczy.