Jak poprawić dostarczalność wiadomości e-mail: Podstawowe praktyki dla osiągnięcia sukcesu

Intro

Dostarczalność wiadomości e-mail jest miarą tego, jak skutecznie wiadomości marketingowe lub transakcyjne docierają do skrzynki odbiorczej adresata. Jest to bardzo ważna metryka, ponieważ bezpośrednio wpływa na sukces kampanii, zarówno pod względem przychodów, jak i ROI. Dobra wiadomość jest taka, że istnieje kilka praktyk, które można wdrożyć, aby poprawić dostarczalność wiadomości e-mail.

W tym blogu poznamy kluczowe praktyki, narzędzia i usługi, które można wykorzystać, aby upewnić się, że e-maile docierają do zamierzonych odbiorców.

Co to jest Email Deliverability?

Dostarczalność emaili jest miarą tego, jak skutecznie email marketingowy lub transakcyjny dociera do skrzynki odbiorcy. Jest to procent wysłanych emaili, które omijają różne filtry, blokady i inne przeszkody, które mogą uniemożliwić dostarczenie emaila. Innymi słowy, jest to wskaźnik, w którym wiadomości e-mail są dostarczane do skrzynki odbiorczej, w przeciwieństwie do folderu spamu, poczty śmieciowej lub innych obszarów systemu poczty elektronicznej.

Dostarczalność emaili to przede wszystkim pewność, że wiadomość dotrze do zamierzonego odbiorcy. Gdy dostarczalność emaili jest wysoka, oznacza to, że są one w stanie dotrzeć do odbiorców w sposób bardziej efektywny i skuteczny, co może pomóc w zwiększeniu zaangażowania, zbudowaniu zaufania i zwiększeniu przychodów.

Jednak dostarczalność wiadomości e-mail może być trudna do osiągnięcia. Wpływ na nią może mieć wiele czynników, w tym treść wiadomości, reputacja nadawcy, reputacja IP oraz serwer pocztowy odbiorcy.

Czynniki wpływające na dostarczalność wiadomości e-mail

Niska dostarczalność wiadomości e-mail może być kosztowna, co oznacza, że wiadomości firmy mogą nie trafić do skrzynek odbiorczych klientów, a zamiast tego zostać przekierowane do folderu spamu lub całkowicie zablokowane. Pomimo tego, umiejscowienie wiadomości w skrzynce odbiorczej zależy od siedmiu elementów, którymi firma może zarządzać bezpośrednio lub pośrednio. Prześledzimy każdy z nich po kolei.

Reputacja nadawcy

Dostawcy usług internetowych (ISP) przypisują "wynik reputacji" każdej organizacji, która wysyła e-maile. Jest to bardzo istotny element dostarczalności emaili, im wyższy wynik, tym większe prawdopodobieństwo, że wysłane emaile zostaną skierowane do skrzynki odbiorczej odbiorcy zamiast do folderu spam, lub w niektórych przypadkach odrzucone.

Każdy ISP zdecyduje, które składniki będą brane pod uwagę przy określaniu reputacji nadawcy, oraz jaką wagę będą miały te składniki. Jest również możliwe, że nadawca będzie miał różne wyniki u różnych dostawców usług internetowych. Podobnie, jeśli nadawca ma wiele nazw domen i wysyła e-maile z różnych adresów IP, każdy z nich będzie miał swój wynik reputacji. \

Reputacja IP

Kiedy dostawcy usług internetowych (ISP) badają sieć, aby ocenić ocenę bezpieczeństwa danego adresu IP, szybko zdecydują, czy użytkownicy z tego adresu prowadzą się w interesie dobra czy zła.

Posiadanie wiarygodnego IP zapewnia, że dostawca usług internetowych rozpoznaje, że adres IP jest godny zaufania, w przeciwieństwie do adresów robotów, oszustów lub cyberprzestępców. Jeśli działania wykazują niezatwierdzone zachowanie podczas przeglądania, Twój adres IP może zostać oznaczony flagą.

W prostych słowach, jeśli jesteś email marketerem, powinieneś zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby IP było jak najlepsze (i, oczywiście, unikać wszelkich zachowań, które mogłyby być uznane za podejrzane i dostać się na czarną listę).

Treść

Być może wyda Ci się to dziwne, ale jakość treści emaila odgrywa rolę w skutecznej dostarczalności wiadomości. Słaba treść, nieodpowiednie projekty, czy nieresponsywne układy newsletterów mogą negatywnie wpływać na dostarczalność.

Decydując o bezpieczeństwie wiadomości, zarówno dostawcy usług poczty elektronicznej, dostawcy usług internetowych, jak i filtry antyspamowe szukają tych samych wskaźników.

Podczas tworzenia wiadomości, ważne jest, aby pamiętać o używanym języku. Słowa, które mogłyby zostać zinterpretowane jako negatywne lub przypominające spam, mogą być szkodliwe i spowodować, że wiadomość zostanie przekierowana do folderu spamu, dlatego zaleca się ostrożność.

Podczas komponowania wiadomości warto zwrócić uwagę na ilość używanych linków. W przypadku użycia zbyt dużej ilości linków, filtry antyspamowe, ISP i ESP mogą uznać ją za potencjalne zagrożenie. Dlatego najlepiej jest ograniczyć liczbę linków do jednego.

Podsumowując, dostawcy usług internetowych, dostawcy usług poczty elektronicznej oraz filtry antyspamowe biorą pod uwagę długość treści w Twojej wiadomości e-mail. Optymalna długość wiadomości e-mail została określona na 500 znaków. Wszystko, co przekracza tę wartość, może zostać uznane przez system za podejrzane, natomiast zbyt krótka wiadomość może zostać skierowana do folderu ze spamem.

Kluczowe praktyki poprawiające dostarczalność wiadomości e-mail

Mimo że opracowano komunikatory internetowe i inne formy komunikacji cyfrowej, e-mail pozostaje najbardziej preferowaną formą korespondencji w kontaktach handlowych.

Według ostatnich danych, codziennie przesyłanych jest niewiarygodnie dużo, bo aż 306,4 miliardów e-maili. Dlatego 81% małych i średnich firm polega na poczcie elektronicznej jako podstawowym sposobie komunikacji z klientami.

Należy jednak wziąć pod uwagę kwestię dostarczalności e-maili. Połowa z 306,4 miliarda wysłanych e-maili trafia do folderów spamu, co oznacza, że 50% wysłanych e-maili nigdy nie trafia do adresatów. Może to mieć negatywny wpływ na działania sprzedażowe i marketingowe, prowadząc do spadku wydajności, a w konsekwencji do spadku przychodów.

Istnieje kilka kluczowych praktyk, które możesz wdrożyć, aby poprawić dostarczalność swoich emaili. Należą do nich:

Optymalizacja treści e-maili

Tekst e-maila ma ogromne znaczenie, jeśli chodzi o dostarczenie wiadomości do skrzynki odbiorcy; w związku z tym, aby zapewnić doskonałą dostarczalność wiadomości, konieczne jest przestrzeganie najlepszych praktyk opisanych poniżej.

Nagłówek

Odbiorcy będą mogli zobaczyć temat wiadomości zaraz po jej otrzymaniu; w 69% przypadków wiadomość jest oznaczana jako spam tylko ze względu na treść tematu.

Filtry algorytmiczne lub odbiorca mogą zarówno doprowadzić do tego, że e-maile ze spamerskimi słowami kluczowymi lub nieistotnymi liniami tematycznymi trafią do folderu spamu. Dlatego filtry antyspamowe skutecznie wykonują to samo zadanie.

Ostatecznie wpłynie to na zdolność twoich e-maili do osiągnięcia zamierzonego celu.

Wskazówka: Zastanów się, jak podpis elektroniczny może pomóc w poprawieniu dostarczalności wiadomości e-mail poprzez dodanie dodatkowej warstwy autentyczności do Twoich e-maili. Dodatkowo, podpis elektroniczny może być również wykorzystany do celów brandingowych i marketingowych.

Słowa, które wywołują odpowiedź spamową

Istotne jest ograniczenie użycia słów wskazujących na spam zarówno w temacie, jak i w treści maila.

Algorytmy stosowane przez różnych dostawców usług e-mailowych są stale aktualizowane, aby uwzględnić najbardziej aktualną listę potencjalnie spamerskich słów kluczowych. Jeśli choć jedno z tych słów zostanie użyte w mailu, może to znacząco zmniejszyć szansę na jego dostarczenie. Warto więc pomyśleć o odkryciu słów i fraz, które mogą pomóc w optymalizacji dostarczalności wiadomości.

Tekst i kod HTML

Zakładając, że chcesz uzyskać najlepszy współczynnik konwersji, wykorzystanie treści wizualnych jest drogą do celu, choć może to negatywnie wpłynąć na dostarczalność wiadomości.

Zachowanie proporcji 60:40 między tekstem a HTML w e-mailach jest najlepszym sposobem na zapewnienie, że wiadomość nie jest zbyt spamerska, a jednocześnie zapewnia przyjemne doświadczenie przeglądania dla czytelnika.

Uwierzytelnianie wiadomości e-mail

Weryfikacja adresu e-mail jest jak udzielenie mu prawa jazdy, aby kontynuować drogę do odbiorcy. Istnieją cztery różne rodzaje uwierzytelniania wymagane do przesyłania masowych wiadomości e-mail bez uniemożliwienia korzystania z konta e-mail i przechodzenia bezpośrednio do skrzynki odbiorczej odbiorcy.

SPF (Sender Policy Framework) tworzy wpis w Twoim DNS (Domain Name System), który dostarcza listę serwerów zatwierdzonych do wysyłania e-maili w nazwie domeny.

Zapis ten określa również jak odbiorcy powinni postępować z emailami, które są wysyłane z nieautoryzowanych serwerów. Kiedykolwiek nadawca wysyła e-mail z domeny zweryfikowanej przez SPF, ESP odbiorcy sprawdza uwierzytelnienie SPF i przyznaje pozwolenie domenie nadawcy.

DKIM (Domain Keys Identified Mail) to metoda używana do wykrywania spoofingupoczty elektronicznej, która polega na dodaniu identycznego podpisu cyfrowego do rekordów systemu nazw domen (DNS).

Pomaga to dostawcy usług emailowych (ESP) nadawcy w rozeznaniu czy email został wysłany z zatwierdzonego źródła. Wdrożenie rekordów DKIM w DNS może zmniejszyć prawdopodobieństwo bycia ofiarą oszustw emailowych, jak również poprawić wydajność Twoich emaili.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) to kolejny procesuwierzytelniania, choć nieobowiązkowy, korzystny dla dostarczalności poczty. Wykorzystuje on rekordy SPF i DKIM, aby wykazać ESP odbiorcy, że wiadomość nie jest związana z żadną nieuczciwą działalnością.

Ponadto, gdy dostawcy usług internetowych (ISP) blokują określone adresy IP lub serwery domen, rekordy DMARC działają jako interwencja, aby zapewnić pomyślne wysłanie wiadomości e-mail.

**TLS** to rodzaj protokołu, którego funkcją jest nadanie bezpieczeństwa danym przesyłanym pomiędzy dwoma podmiotami.

Zapobiega dostępowi do danych przez obcych i cyberprzestępców, aby zapewnić, że informacje pozostają tylko u nadawcy i odbiorcy.

Zatrudnienie niestandardowej domeny jest sposobem na zwiększenie dostarczalności wiadomości e-mail.

Linki śledzące w treści maila również mogą potencjalnie wysłać Twoje maile do folderu spamu, ponieważ dostawcy usług pocztowych zazwyczaj umieszczają linki śledzące na czarnej liście.

Korzystanie z niestandardowej domeny zastępuje oryginalną domenę śledzenia z Twoją dostosowaną domeną, która jest bezpieczna w użyciu i nie jest zakazana przez żadnych dostawców usług poczty elektronicznej.

Monitorowanie reputacji poczty elektronicznej

Reputacja nadawcy to ocena przyznawana przez dostawców usług poczty elektronicznej na podstawie wyniku domeny i adresu IP. Im wyższy wynik, tym większe prawdopodobieństwo dostarczenia wiadomości e-mail. Tutaj omówimy jak wzmocnić reputację nadawcy.

Nowe konto e-mail nie powinno być od razu wykorzystywane do masowych kampanii e-mailowych.

Lepiej jest zacząć powoli, wysyłając najpierw pojedyncze e-maile i tworząc konwersacje, a następnie stopniowo zwiększając liczbę wysyłanych e-maili. Jeśli z nowego konta od razu wysyłanych jest wiele maili, dostawcy usług pocztowych mogą objąć konto nadzorem, negatywnie wpływając na dostarczalność maili, a nawet blokując konto na stałe.

Ważne jest, aby zachować świadomość czarnych list e-maili, które są bazami danych oceniającymi, czy wiadomość jest ważna czy jest spamem.

Zawierają one kompilację adresów IP i domen, o których sądzi się, że wysyłają spam. Istnieją dwa rodzaje czarnych list e-maili, które należy znać: oparte na domenach i adresach IP.

Pierwszy to lista domen, które są często używane do spamu lub phishingu, podczas gdy drugi to lista adresów IP lub sieci, które są często wykorzystywane do wysyłania śmieci lub obraźliwych materiałów. Istotne jest, aby śledzić swoją domenę i adres IP, ponieważ jeśli staną się one na czarnej liście, musisz przejść przez proces ocieplania domeny i rozpoczęcia od nowa.

Aby uzyskać więcej informacji na temat narzędzi do sprawdzania czarnych list e-maili, należy zapoznać się z instrumentami w artykule.

Wielu dostawców usług email daje możliwość tym, którzy rezygnują z subskrypcji, przekazania informacji zwrotnej w postaci ankiet lub innych formularzy. Tworzy to pętlę informacji zwrotnej, która pozwala nadawcy pozostać w kontakcie z tym, czego potrzebują i pragną ich użytkownicy. Kiedy ktoś zdecyduje się zrezygnować z subskrypcji, może zostawić nadawcy komentarz, dlaczego stworzył sensowny dialog.

W dłuższej perspektywie ta pętla zwrotna pomoże nadawcy w dostarczalności wiadomości e-mail, pozwalając im utrzymać listę odbiorców, która jest bardziej zorganizowana i wartościowa.

Przy wysyłaniu wiadomości koniecznie trzeba potwierdzić listę adresów e-mail.

Nie jest nie do pomyślenia, aby zdobyć listę kontaktów, jednak niektóre z ich adresów e-mail mogą być nieważne lub nieaktualne. Dlatego zawsze warto skorzystać z narzędzia do walidacji listy odbiorców. Zmniejszy to współczynnik odrzuceń, poprawi dostarczalność wiadomości i poprawi reputację nadawcy.

Aby utrzymać swoją listę emailową w czystości, regularnie sprawdzaj zaangażowanie i usuwaj subskrybentów, którzy nie wydają się już zainteresowani, przeprowadź swoją listę przez narzędzie walidacyjne i podziel ją na aktywnych i nieaktywnych subskrybentów.

Ogólnie rzecz biorąc, weryfikacja listy kontaktów za pomocą narzędzia do weryfikacji podzieli je na trzy kategorie: ważne, ryzykowne i nieważne.

• Ważne kontakty to takie, które są uwierzytelnione i bezpieczne do wysłania.
• Kontakty ryzykowne to takie, które istnieją, ale nie są bezpieczne do wysłania, ponieważ nie są aktywne.
• Nieważne kontakty są nieistniejące lub wygasłe, dlatego nie zaleca się wysyłania do nich e-maili, ponieważ najprawdopodobniej będą się one odbijać.

Unikanie zwrotów mailowych to konieczność.

Nikt nie lubi, gdy jego maile wracają, ale niestety wciąż się to zdarza. Jeśli wiadomość zostanie zwrócona, może to oznaczać straconą szansę pomimo całej ciężkiej pracy. Ponadto, jeśli nadawca ma dużą liczbę odbitych wiadomości, jego domena może zostać umieszczona na czarnej liście i/lub zablokowana przez dostawcę usług poczty elektronicznej.

Istnieją dwa rodzaje odbić - twarde i miękkie.

• Twardy bounce jest generowany, gdy adres email odbiorcy nie istnieje, wygasł lub domena jest nieważna. Jest to trwałe odbicie, co oznacza, że nigdy nie będziesz mógł wysłać maila na ten adres i musisz go usunąć ze swojej listy odbiorców.
• Miękkie odbicie jest generowane, gdy skrzynka odbiorcza jest pełna, rozmiar pliku e-mail jest zbyt duży lub inny tymczasowy problem. Takie odbicia są tylko tymczasowe, ale jeśli po kilku próbach nie jesteś w stanie dostarczyć maili na te adresy, to musisz je usunąć ze swojej listy.

Jak monitorować i testować dostarczalność emaili

Kiedy już wdrożysz kluczowe praktyki poprawiające dostarczalność Twoich wiadomości e-mail, ważne jest, aby je monitorować i testować. Można to zrobić za pomocą wielu narzędzi i usług, takich jak narzędzia do monitorowania dostarczalności emaili oraz usługi testowania dostarczalności emaili.

Narzędzia domonitorowania dostarczalności email i są używane do śledzenia dostarczalności emaili i zapewnienia, że pozostaje ona na wysokim poziomie. Narzędzia te dostarczają w czasie rzeczywistym informacji na temat dostarczalności wiadomości e-mail, takich jak współczynnik otwarć, współczynnik kliknięć, współczynnik odrzuceń i wiele innych.

Usługi testowaniadostarczalności emaili są wykorzystywane do testowania Twoich emaili przed ich wysłaniem. Usługi te mogą pomóc Ci zidentyfikować wszelkie potencjalne problemy, które mogą wpłynąć na dostarczalność Twojej wiadomości, takie jak uszkodzone linki, brakujące obrazy lub nieprawidłowy HTML.

Obecnie istnieje kilka zasobów, w tym kilka darmowych, które pozwalają na zbudowanie właściwego badania dostarczalności emaili, sprawdzenie różnych aspektów dostarczalności i obliczenie jak działają Twoje emaile:

• Mailtrap - wykorzystaj Email Sandbox do oceny procesów e-mailowych w bezpiecznej atmosferze. Sprawdź, jak wyglądają wiadomości e-mail dla różnych klientów, przeanalizuj ich oceny spamu i zbadaj, czy są one odpowiednio wysyłane, bez ryzyka spamowania odbiorców.
• Sender Score - pozwala ocenić status domeny i zapewnia jej "Sender Score" dla każdego adresu IP, który został zidentyfikowany do wysyłania wiadomości e-mail. Dodatkowo, weryfikuje kluczowe uwierzytelnienia i stosowne certyfikaty stron internetowych.
• Mail-tester.com, Isnotspam.com i Spamcheck by Postmark to dodatkowe instrumenty, które pozwalają użytkownikom szybko ocenić reputację adresu e-mail. Przesłanie adresu e-mail do tych serwisów spowoduje natychmiastowe wygenerowanie kompleksowego raportu z propozycjami, jak go ulepszyć.

Narzędzia i usługi pomagające poprawić dostarczalność wiadomości e-mail

Oprócz monitorowania i testowania dostarczalności wiadomości e-mail, wiele narzędzi i usług może pomóc Ci ją poprawić. Narzędzia marketingowe B2B mogą pomóc firmom zaoszczędzić czas i pieniądze poprzez automatyzację zadań, takich jak kampanie e-mailowe i social media.

Należą do nich:

Narzędzia dostarczalności emaili: Narzędzia te służą do monitorowania i śledzenia dostarczalności Twoich emaili. Dostarczają one w czasie rzeczywistym informacji na temat dostarczalności wiadomości e-mail, takich jak współczynnik otwarć, współczynnik kliknięć, współczynnik odrzuceń i inne.

Usługi dostarczania wiadomości e-mail: Usługi dostarczania wiadomości e-mail są wykorzystywane do zapewnienia, że wiadomości e-mail są dostarczane do skrzynek pocztowych. Usługi te zapewniają takie funkcje jak filtrowanie spamu, zarządzanie odrzutami i inne.

Usługi walidacji poczty elektronicznej: Usługi walidacji e-maili są używane do sprawdzania ważności adresu e-mail przed jego wysłaniem. Może to pomóc w redukcji współczynnika odrzuceń i poprawić dostarczalność wiadomości e-mail.

Platformy email marketingowe: Platformy do e-mail marketingu dostarczają potężnych narzędzi, które pomagają tworzyć, wysyłać i monitorować wiadomości e-mail. Platformy te oferują również funkcje pomagające w optymalizacji dostarczalności wiadomości e-mail, takie jak zautomatyzowane testy A/B. Skorzystaj również z audytu strony internetowej, aby sprawdzić, czy dostarczalność wiadomości e-mail jest na odpowiednim poziomie.

Kluczowe jest, aby przejść do godnych zaufania narzędzi, które mają sprawdzoną reputację w zakresie adresów IP i funkcji, które spełniają wymagania biznesowe.

Platformy te posiadają wielu specjalistów od dostarczalności emaili, którzy mogą pomóc w udoskonaleniu kampanii.

• Mailtrap Email API daje deweloperom większą władzę nad dostarczalnością emaili i umożliwia natychmiastowe rozwiązanie wszelkich istniejących problemów z wysyłką zanim one wystąpią. Dodatkowo Email API może pochwalić się przepustowością wysyłania około 10,000 emaili/sekundę.
• SendGrid jest jednym z głównych graczy na rynku, który specjalizuje się zarówno w e-mailach transakcyjnych, jak i kampaniach marketingowych. Możesz wykorzystać ich silne API, aby połączyć ich funkcje ze swoją platformą. SendGrid zapewnia również wiele narzędzi do tworzenia atrakcyjnych i udanych e-maili.
• Sendinblue dostarcza zarówno wiadomości transakcyjne, jak i reklamowe oraz posiada dodatkowe funkcje, takie jak SMS i automatyzacja marketingu.
• Mailchimp to świetny wybór do konstruowania działań promocyjnych i automatyzacji dzięki szablonom, kreatorowi e-maili metodą "przeciągnij i upuść" oraz analityce. Ponadto są właścicielami Mandrill, popularnego narzędzia do wysyłania maili transakcyjnych.
• Wreszcie Mailjet jest rozsądną opcją do wysyłania e-maili transakcyjnych i newsletterów, oferując podobne funkcje.

Wniosek

Dostarczalność wiadomości e-mail jest kluczowym czynnikiem wpływającym na sukces Twoich kampanii. Osiągnięcie wysokiej dostarczalności emaili wymaga starannego planowania i wdrożenia odpowiednich praktyk i narzędzi. Stosując się do wskazówek przedstawionych w tym blogu, upewnij się, że wiadomości e-mail dotrą do zamierzonych odbiorców i poprawisz ich dostarczalność.

Jeśli potrzebujesz pomocy w poprawieniu dostarczalności wiadomości e-mail, polecamy skorzystanie z różnych dostępnych narzędzi i usług. Od narzędzi monitorujących dostarczalność emaili po usługi dostarczania emaili, narzędzia te zapewniają, że emaile trafiają do skrzynki odbiorczej i maksymalizują ROI.

Poprawa dostarczalności emaili to proces ciągły. Monitoruj dostarczalność emaili i w razie potrzeby wprowadzaj poprawki, aby upewnić się, że emaile trafiają do zamierzonych odbiorców.