Jak skutecznie zapobiegać kradzieży czasu w miejscu pracy?

Wprowadzenie

Benjamin Franklin, jeden z Ojców Założycieli USA, był pisarzem, odnoszącym sukcesy biznesmenem, drukarzem, filantropem, politykiem i wynalazcą.

W jednym ze swoich esejów - "Advice to a Young Tradesman" - napisał: "Pamiętaj, że czas to pieniądz".

Pan Franklin byłby rozbawiony wiedząc, że jego rady dla młodych handlowców pozostają aktualne nawet po 275 latach, szczególnie dla organizacji aspirujących do sprostania wyzwaniu "kradzieży czasu pracowników" przy jednoczesnym optymalnym wykorzystaniu czasu pracowników.

Kradzież czasu pracowników jest poważnym wyzwaniem dla organizacji dążących do ciągłego podnoszenia poziomu produktywności w miejscu pracy. Nierozwiązanie tego problemu może prowadzić do utraty zysków i wpływać na perspektywy rozwoju organizacji, a nawet na długoterminową stabilność.

W miarę jak organizacje badają przyczyny niskiej produktywności pracowników, muszą zagłębić się w to, czy ich pracownicy świadomie lub nieumyślnie dopuszczają się kradzieży czasu. Ten blog pomoże ci zrozumieć wszystko na temat kradzieży czasu, w jaki sposób pracownicy angażują się w takie praktyki i jak im zapobiegać jako pracodawcy.

Czym jest kradzież czasu?

Źródło obrazu

Kradzież czasu pracy to po prostu sprzeniewierzanie godzin pracy przez pracowników, poprzez udawanie pracy i angażowanie się w czynności niezwiązane z pracą, świadomie lub nieświadomie. W ten sposób pracownicy otrzymują wynagrodzenie za godziny, których nie przepracowali, powodując tym samym spadek produktywności i wydajności organizacji.

Kradzież czasu może wydawać się trywialna, a nawet trudna do zrozumienia, ponieważ nie przypomina kradzieży materialnej. Jesteśmy przyzwyczajeni do myślenia o kradzieży jako o fizycznej utracie własności lub rzeczy. Dlatego też organizacjom może być trudno w pełni zrozumieć kontury kradzieży czasu i jej wpływ na ich wyniki biznesowe.

Jest to jednak forma niewłaściwego postępowania, która może prowadzić do ogromnych strat w produkcji i przychodach organizacji, zwłaszcza w przypadku większych organizacji zatrudniających znaczną liczbę pracowników.

Zrozummy to na przykładzie organizacji zatrudniającej 700 pracowników. Jeśli każdy pracownik kradnie lub przywłaszcza sobie 30 minut dziennie, to organizacja traci 21 000 minut lub 250 godzin produktywnego czasu każdego dnia!

Liczby te mogą przełożyć się na setki tysięcy godzin pracy i miliony dolarów w kwotach pieniężnych, podkreślając, jak kradzież czasu może wpłynąć na wyniki biznesowe, a nawet zagrozić długoterminowej stabilności organizacji.

Teraz, gdy zrozumieliśmy, co stanowi kradzież czasu, przyjrzyjmy się niektórym sposobom, w jakie pracownicy kradną czas swoim pracodawcom.

Siedem sposobów, w jakie pracownicy dopuszczają się kradzieży czasu pracy

Pomysłowość nie zna granic i nie brakuje sposobów, w jakie pracownicy angażują się w kradzież czasu. Poniżej wymieniliśmy jednak siedem dobrze znanych sposobów, w jakie pracownicy kradną czas swojej organizacji.

1. Automatyzacja myszy

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na oszukanie oprogramowania do śledzenia czasu pracy jest użycie zautomatyzowanej myszy. Pracownicy mogą umieścić puszkę z myszką na urządzeniu zasilanym bateryjnie lub zdalnie sterowanym, które mogą obsługiwać na odległość.

W ten sposób mysz nadal unosi się na ekranie w okresowych i predefiniowanych odstępach czasu, zgodnie z tym, co użytkownik uzna za stosowne, utrzymując aktywny ekran komputera. Ponieważ narzędzie do śledzenia czasu zakłada, że użytkownik jest aktywny, nie jest w stanie zarejestrować żadnej podejrzanej aktywności i zgłosić kradzieży czasu.

2. Otwieranie wielu małych okien

Innym skutecznym, a zarazem prostym sposobem kradzieży czasu jest otwieranie wielu małych okien na ekranie komputera. Korzystając z takich okien, pracownicy mogą surfować po Internecie, rozmawiać ze znajomymi, a nawet robić zakupy online. W międzyczasie, główne, pełnoekranowe okno pozostaje otwarte dla działań związanych z biurem. Ponieważ niektóre rodzaje oprogramowania do śledzenia czasu pracy online śledzą okno pełnoekranowe, można je oszukać, aby zarejestrować pracowników jako aktywnie pracujących nad zadaniami związanymi z biurem.

3. Taktowanie oprogramowania do zrzutów ekranu

Korzystanie z tej sztuczki wymaga pewnej biegłości w obsłudze oprogramowania, zwłaszcza umiejętności obejścia lub złamania kodu oprogramowania używanego do śledzenia pracowników. Pracownicy mogą zhakować oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, aby rozpoznać przedział czasu, w którym oprogramowanie wykonuje zrzut ekranu komputera użytkownika.

Informacje te mogą pomóc im zaplanować swoje działania w taki sposób, aby oprogramowanie do śledzenia czasu pracy zarejestrowało ich jako zaangażowanych w obowiązki służbowe. W międzyczasie pracownik może wygodnie surfować po Internecie lub wykonywać zadania niezwiązane z pracą w przerwie między dwoma zrzutami ekranu.

4. Korzystanie z wielu monitorów

Niektórzy pracownicy podłączają swoje laptopy do wielu innych monitorów/ekranów za pomocą kabli USB. Pozwala im to na jednoczesną obsługę wielu okien, podczas gdy używają głównego okna do zadań biurowych. Niestety, niewiele dostępnych na rynku programów do śledzenia czasu pracy potrafi identyfikować i śledzić wiele monitorów.

Ta istniejąca luka umożliwia niektórym pracownikom kradzież czasu pracodawców.

5. Ingerencja w kod oprogramowania

Jest to rzadszy sposób na oszukanie oprogramowania do śledzenia czasu pracy. Jednak pracownicy biegli w technologii i oprogramowaniu mogą wykorzystać narzędzia do śledzenia czasu pracy, wprowadzając zmiany w kodzie oprogramowania.

Niektóre narzędzia programowe do śledzenia czasu pracy są podatne na włamania i manipulacje, stwarzając pracownikom możliwość zmiany sposobu pracy. W ten sposób takie narzędzia rejestrują nieprawidłowe informacje, które są wstępnie wprowadzane przez pracowników.

6. Uderzanie kolegów

Źródło obrazu

Buddy punching jako sposób na oszukiwanie pracodawców co do wykorzystania godzin pracy przez pracowników istnieje od czasu pojawienia się koncepcji śledzenia czasu pracy. Buddy punching obejmuje zastępczą obecność, w której inny pracownik zaznacza obecność w imieniu swoich kolegów.

Jednak organizacje w dużej mierze wyeliminowały ten sposób kradzieży czasu poprzez instytucjonalizację biometrycznych systemów obecności, w których pracownicy rejestrują swoją obecność za pomocą skanów siatkówki oka, odcisków palców, systemów rozpoznawania twarzy itp.

7. Nadmierne nieproduktywne surfowanie po Internecie

Surfowanie po Internecie jest naturalne i pracownicy od czasu do czasu odwiedzają Internet w celu zbadania lub sprawdzenia informacji lub uzyskania wglądu w temat, który mogą poruszyć ze swoimi klientami, menedżerami lub współpracownikami. Jednak nadmierne surfowanie po Internecie, zwłaszcza w celu wykonywania nieproduktywnych zadań, takich jak odpowiadanie na prywatne wiadomości e-mail, zakupy online lub czytanie na tematy niezwiązane z pracą, może prowadzić do utraty produktywnych godzin pracy.

Niektórzy pracownicy mogą również bezsensownie surfować po Internecie w godzinach pracy, udając, że szukają istotnych informacji związanych z niektórymi zadaniami służbowymi. Aby poradzić sobie z takimi scenariuszami, konieczne może być inspirowanie pracowników na różne sposoby w celu zwiększenia ich wydajności.

Wpływ kradzieży czasu na firmy

Wyniki badań branżowych sugerują, że kradzież czasu pozostaje poważnym źródłem wycieku przychodów dla organizacji. Raport branżowy ujawnił na przykład, że kradzież czasu spowodowała roczną stratę w wysokości od 20 do 50 miliardów dolarów dla amerykańskich organizacji.

W międzyczasie firmy na całym świecie tracą ponad 400 miliardów dolarów na utracie produktywności w miejscu pracy! Są to poważne liczby i powód do niepokoju dla organizacji zmagających się z wieloma kryzysami, takimi jak burzliwy rynek pracy i niezachęcające wskaźniki makroekonomiczne na kluczowych rynkach.

Jak zatrzymać kradzież czasu

Poniżej wymieniono kilka sposobów, w jakie organizacje mogą powstrzymać kradzież czasu.

1. Zwiększenie zaangażowania pracowników

Niedawny raport branżowy potwierdził, że poziom zaangażowania pracowników pozostaje na najniższym w historii poziomie. Tylko jedna piąta lub 21% globalnej siły roboczej identyfikuje się jako aktywnie zaangażowana. W międzyczasie stres pracowników wyniósł 44% w 2022 r., czyli nawet więcej niż w 2021 r.

Nagłe przejście na zdalne i hybrydowe miejsca pracy wpłynęło na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, zwiększając wskaźniki wypalenia zawodowego. Takie wyzwania wpłynęły na zdolność pracowników do skupienia się na zadaniach związanych z biurem i zrównoważenia życia osobistego i zawodowego. Aby sobie z tym poradzić, organizacje muszą spędzać czas z pracownikami, aby zrozumieć przyczyny ich niskiej produktywności i potrzebę korzystania ze sposobów oszukiwania oprogramowania do śledzenia czasu pracy.

Zaangażowani pracownicy rzadziej marnują czas pracy na nieproduktywne zadania i tworzą większą wartość dla organizacji. W tym celu pracodawcy mogą podejmować różne działania angażujące pracowników, aby zwiększyć ich produktywność i przyczynić się do ograniczenia zjawiska kradzieży czasu.

2. Skuteczna komunikacja

Skuteczna komunikacja jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej, zwłaszcza że interakcje osobiste stają się coraz rzadsze, a praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna. Organizacje powinny nie tylko skutecznie komunikować się, aby angażować pracowników, ale także pomagać im zrozumieć potrzebę stosowania systemów śledzenia czasu pracy.

Organizacje muszą przekonać swoich pracowników, że korzystanie z takich mechanizmów śledzenia czasu nie ma na celu mikrozarządzania nimi, ale zaoferowanie im bardziej praktycznych informacji na temat tego, w jaki sposób mogą być uprawnieni do angażowania się w zadania o wyższej wartości. Liderzy biznesowi muszą przejąć inicjatywę, pomagając zinstytucjonalizować takie praktyki w całej organizacji, działając jako twórcy zmian.

Przeczytaj także: 5 skutecznych narzędzi komunikacji wewnętrznej usprawniających przepływ pracy w firmie

3. Wbudowane oprogramowanie do śledzenia czasu

Źródło obrazu

Wdrożenie oprogramowania do śledzenia czasu pracy jest strategicznym posunięciem dla firm dążących do zwiększenia produktywności i zapobiegania kradzieży czasu. Dzięki wdrożeniu narzędzia do śledzenia czasu pracy, takiego jak Replicon, organizacje mogą dokładnie monitorować godziny pracy i działania pracowników, zmniejszając ryzyko kradzieży czasu. Te zaawansowane rozwiązania oferują wgląd w czasie rzeczywistym w zadania i harmonogramy projektów, zapewniając odpowiedzialność i przejrzystość w miejscu pracy. Niektóre z tych narzędzi oferują oparte na sztucznej inteligencji karty czasu pracy i mobilne karty czasu pracy, które pomagają organizacjom rejestrować dane dotyczące czasu i obecności, rezerwować czas wolny i efektywnie zarządzać harmonogramami pracy w dowolnym miejscu i czasie.

4. Umożliwienie elastycznych godzin pracy

Źródło obrazu

Pracodawcy mogą pomóc pracownikom w osiągnięciu lepszego życia zawodowego i prywatnego poprzez umożliwienie elastycznych godzin pracy. Elastyczne godziny pracy mogą pomóc pracownikom zarządzać swoim życiem osobistym i obowiązkami w sposób, w którym nie będą musieli kłamać, że są online w "ustalonych" godzinach lub znajdować pomysłowych sposobów na oszukanie oprogramowania do śledzenia czasu pracy.

Pozwoliłoby im to skupić się na pracy i prowadzić bardziej bezstresowe życie, co pomogłoby zwiększyć poziom ich produktywności, przynosząc korzyści organizacji w dłuższej perspektywie, pomagając im wygrać trwającą wojnę o talenty!

Możesz wypróbować elastyczny czas pracy, w którym pracownicy mogą pracować przez określoną liczbę godzin, ale wybierają, kiedy chcą pracować, a nawet wypróbować skompresowane harmonogramy tygodnia pracy, takie jak 4/10, 9/80 lub 2-2-3, które umożliwiają pracownikom wykonanie godzin pracy w tygodniu w czasie krótszym niż standardowe pięć dni, aby uzyskać więcej czasu wolnego, w którym mogą wykonywać swoje osobiste czynności.

5. Koncentracja na wynikach

Organizacje muszą rozwijać kulturę, w której pracownicy i menedżerowie koncentrują się na wynikach, a nie na czasie spędzonym nad projektem lub zadaniem. Może to być zmiana w stosunku do ustalonego paradygmatu, w którym "spędzony czas" jest uważany za miernik produktywności.

Jednak wprowadzenie takich zmian wymaga długoterminowych interwencji i zaangażowania, ponieważ zmiany kulturowe wymagają długiego czasu.

6. Sumienny audyt

Audyt sposobu, w jaki pracownicy spędzają czas, może zapewnić dogłębny wgląd w trendy w całej organizacji, które liderzy mogą wykorzystać do tworzenia planów usprawnień. Przykładowo, organizacja może zautomatyzować zadania administracyjne, jeśli jej pracownicy spędzają więcej czasu na czynnościach administracyjnych niż na zadaniach o krytycznym znaczeniu dla firmy.

Wniosek {#conclusion}

Ostatnie lata były burzliwe dla organizacji na całym świecie. Zmniejszone marże zysku, znaczny spadek wydatków klientów, szalejąca wojna o talenty i rosnące koszty zasobów ludzkich nakazują zwrócenie uwagi na sposoby zatkania wycieków przychodów. A zajęcie się kwestią kradzieży czasu wśród pracowników jest łatwym, ale bardzo skutecznym sposobem na poprawę wyników finansowych.