Jak cyfrowa transformacja może poprawić produktywność firmy?

Wprowadzenie

Czy pamiętasz niezwykłą transformację cyfrową Disneya na początku XXI wieku, która sprawiła, że 80-letnia firma powróciła do wyobraźni klientów? Disney zrewitalizował swoje parki rozrywki i firmy streamingowe za pomocą technologii cyfrowych, przejął Marvela w 2009 roku i dostarczył serię hitów, zgarniając ponad 22 miliardy dolarów. Było to możliwe dzięki interwencjom legendarnego CEO Boba Igera, które stanowią przykład tego, jak technologie cyfrowe mogą ożywić organizacje.

Źródło obrazu

Prawie dwie dekady później transformacja cyfrowa zyskała znacznie większy wymiar, co ma znaczące konsekwencje finansowe dla firm.

Wiodący raport branżowy ujawnia, że firmy czerpią znaczne korzyści z inicjatyw transformacji cyfrowej. Siedmiu na dziesięciu liderów biznesowych uważa, że jest 1,5 razy bardziej prawdopodobne, że odnotują wzrost przychodów, a 66% spodziewa się wyższej rentowności organizacji w ciągu najbliższych dwóch lat.

Wyniki te podkreślają bezprecedensowy nacisk na transformację cyfrową wśród organizacji, które coraz częściej dążą do większej elastyczności i odporności w obliczu niepewności.

Firmy muszą być zwinne, aby podejmować szybkie i trafne decyzje przy użyciu ogromnych ilości danych, aby obsługiwać swoich klientów lepiej i szybciej niż konkurencja. Zwinne organizacje dysponują narzędziami i procesami, które pomagają decydentom szybko reagować na wewnętrzne i zewnętrzne wyzwania, takie jak niedobór wykwalifikowanej siły roboczej lub potrzeba podnoszenia kwalifikacji siły roboczej w celu utrzymania przewagi konkurencyjnej.

Odporność, ponieważ odporne organizacje są lepiej przygotowane do stawienia czoła niepewności. Organizacje, które przewidują i zarządzają ludźmi, procesami i zmianami technologicznymi bez zakłócania przepływu pracy lub wpływu na poziom obsługi klienta, są w lepszej sytuacji niż te, które są zakłócane przez nieprzewidziane wyzwania i ciągłe gaszenie pożarów.

Cyfrowa transformacja jest ich przepustką do szybszego osiągnięcia celu!

Transformacja cyfrowa jest często błędnie rozumiana jako inicjatywa na dużą skalę, która wymaga radykalnej reakcji organizacyjnej. Zamiast tego jest to eksperymentalne, oparte na odkryciach podejście, w którym firmy przyjmują strategie, procesy i struktury, aby jak najlepiej wykorzystać cyfrowy krajobraz biznesowy, poprawiając ogólną produktywność.

Transformacja cyfrowa nie polega jednak wyłącznie na przekształceniu się w organizację opartą na technologii.

W równym stopniu chodzi o klientów i lepsze zaspokajanie ich potrzeb poprzez zajęcie się silosowymi funkcjami biznesowymi, procesami i platformami technologicznymi oraz usprawnienie ich w celu zwiększenia wydajności i produktywności.

Chodzi również o zrozumienie wpływu rozwijających się technologii, takich jak sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe (ML), na operacje, strategie biznesowe i konkurencję oraz o to, w jaki sposób mogą one wzmocnić i zoptymalizować siłę roboczą. A także o wykorzystanie wiedzy i wkładu klientów i pracowników oraz wykorzystanie ich do dostosowania się do modelu cyfrowego.

Gartner definiuje transformację cyfrową "jako wszystko, od modernizacji IT (na przykład przetwarzanie w chmurze), przez cyfrową optymalizację, po wynalezienie nowych cyfrowych modeli biznesowych. Termin ten jest szeroko stosowany w organizacjach sektora publicznego w odniesieniu do skromnych inicjatyw, takich jak wprowadzanie usług online lub modernizacja starszych usług".

Najważniejsze powody, dla których firmy powinny rozpocząć swoją cyfrową transformację

Źródło obrazu

1. Obniżenie produktywności i zaangażowania pracowników

Trwające zakłócenia na globalnych rynkach pracy, wraz z szeregiem trendów kierowanych przez pracowników, takich jak Wielka Rezygnacja, podkreślają wyzwania związane z ciągłym wypaleniem zawodowym i brakiem entuzjazmu. Zdalne i hybrydowe miejsca pracy doprowadziły do rozprzestrzenienia się aplikacji do pracy, komplikując komunikację i współpracę z członkami zespołu. Ponadto zadania administracyjne, takie jak ręczne wypełnianie kart czasu pracy, pochłaniają ich produktywne godziny pracy i angażują ich w monotonne czynności.

Takie wyzwania zachęciły firmy do automatyzacji procesów i zwolnienia czasu pracowników na produktywne działania, takie jak budowanie relacji z klientami i podnoszenie kwalifikacji. Interwencje technologiczne mają kluczowe znaczenie dla zatrzymywania i przyciągania nowych talentów, o czym świadczy fakt, że organizacje coraz częściej wplatają je jako część swojej kluczowej propozycji wartości dla pracowników.

Na przykład, wykorzystanie systemu zarządzania czasem i obecnością opartego na sztucznej inteligencji może zaoszczędzić do 20-30 minut dziennie dla każdego pracownika - co może z łatwością uwolnić setki godzin pracy w godzinach nadliczbowych na działania, które ich ekscytują i angażują. W praktyce, jeśli w organizacji jest znaczna liczba pracowników, łączna oszczędność czasu może z łatwością wynieść setki godzin pracy. Zasadniczo, przyjęcie systemu zarządzania czasem i frekwencją poprawia efektywność operacyjną, jednocześnie promując zaangażowanie i dobre samopoczucie pracowników, co prowadzi do bardziej dynamicznego i produktywnego miejsca pracy.

2. Potrzeba zrozumienia danych

Nagły wzrost liczby zdalnych i hybrydowych modeli miejsc pracy, nowe typy pracowników, takie jak pracownicy zmianowi, oraz bardziej globalna i zróżnicowana siła robocza generują ogromne ilości danych. Starsze systemy i ręczne procesy nie są w stanie ocenić tych danych dokładnie i szybko, aby zaoferować przydatne informacje.

W rezultacie decydenci muszą poświęcić dużo czasu i wysiłku na zrozumienie dostępnych danych, aby znaleźć wskazówki kierunkowe do podejmowania decyzji biznesowych. Takie ręczne podejście prowadzi do utraty produktywnych godzin pracy, które menedżerowie mogliby wykorzystać na pracę nad krytycznymi inicjatywami biznesowymi lub na poprawę spójności i umiejętności swoich zespołów.

3. Coraz większy nacisk na umiejętności miękkie

Komunikacja, współpraca, empatia, zarządzanie czasem i zdolność do osiągania konsensusu stają się kluczowymi umiejętnościami. Organizacje muszą stworzyć odpowiednie warunki dla swoich pracowników, aby mogli je nabyć i wykorzystać. Wymaga to uwolnienia czasu pracowników.

Wbrew powszechnemu przekonaniu, około 80% firm woli rozwijać talenty we własnym zakresie niż zatrudniać pracowników zewnętrznych lub tymczasowych, wynika z raportu firmy Mercer na temat praktyk w zakresie oceny talentów. Prawie trzy czwarte firm (73%) planuje zautomatyzować procesy i zmniejszyć zaangażowanie ludzi.

Oznacza to, że organizacje chcą ograniczyć zadania administracyjne poprzez ich automatyzację i skupić się na poprawie profilu umiejętności swoich pracowników.

4. Większa presja na marże zysku

Wydatki klientów znacznie spadły, co wywiera dodatkową presję na marże zysku. Ponadto, klienci są obecnie bardziej skłonni do realizacji projektów w oparciu o stałą stawkę, gdzie zmiany zakresu projektu, błędy manualne oraz brak widoczności i nadzoru w czasie rzeczywistym mogą mieć wpływ na wyniki finansowe. W rezultacie firmy szukają sposobów na cyfryzację swoich procesów i przepływów pracy oraz uzyskanie widoczności w czasie rzeczywistym, aby lepiej zarządzać swoimi projektami. Nacisk kładziony jest na optymalizację ludzi i procesów w celu zwiększenia wydajności i produktywności.

Wyzwania te pokazują, dlaczego przyjęcie technologii i transformacja cyfrowa stały się kluczowymi priorytetami organizacyjnymi dla kadry zarządzającej. Transformacja cyfrowa zwiększa produktywność biznesową, co jest bezpośrednio związane z wyższą rentownością.

Oto jak to zrobić:

Jak cyfrowa transformacja może rozwiązać problemy i zwiększyć produktywność?

Źródło obrazu

Jedną z kluczowych korzyści transformacji cyfrowej jest lepsze zaangażowanie klientów i zarządzanie nimi. Raport HubSpot Annual State of Service in 2022 ujawnia, że 93% zespołów obsługi klienta uważa, że klienci mają znacznie wyższe oczekiwania wobec swoich marek niż kiedykolwiek wcześniej. Oznacza to, że organizacje muszą oferować im spersonalizowane i wielokanałowe usługi oraz stale wprowadzać innowacje, aby przyciągnąć ich malejącą uwagę.

Robienie tego przy jednoczesnym zarządzaniu zasobami i obsłudze klientów zdalnie lub w konfiguracji hybrydowej jest szczególnie trudne. W tym miejscu inicjatywy transformacji cyfrowej, takie jak wdrożenie narzędzia do automatyzacji usług profesjonalnych opartego na sztucznej inteligencji, mogą znacznie poprawić możliwości organizacji w zakresie zarządzania zasobami.

Dzięki wglądowi w czasie rzeczywistym w globalną pulę zasobów, rekomendacjom i alokacji zasobów oraz możliwości śledzenia umiejętności, certyfikatów i poziomów wiedzy każdego zasobu, organizacje mogą wyposażyć swoich menedżerów w narzędzia potrzebne do konsekwentnego zapewniania wysokiej jakości obsługi klienta.

Bob Iger, dyrektor generalny Disneya, powiedział: "Disney wykorzystuje dziś technologię cyfrową do angażowania, rozrywki i interakcji z konsumentami każdego dnia w swoich parkach rozrywki, studiach rozrywkowych, interaktywnych platformach medialnych i sklepach fizycznych", rozważając, w jaki sposób transformacja cyfrowa może zwiększyć zaangażowanie klientów.

Poniżej wymieniono kilka innych kluczowych zalet transformacji cyfrowej:

1. Zwiększona elastyczność i skalowalność organizacji

Burzliwy krajobraz biznesowy wymaga od organizacji szybkiego i płynnego skalowania w górę lub w dół, aby zniwelować wpływ wszelkich niekorzystnych zmian, takich jak niedobór wysoko wykwalifikowanej siły roboczej. Podobnie, organizacja musi mieć swoje cyfrowe podstawy, aby skorzystać z międzynarodowej ekspansji lub nowego trendu zatrudniania pracowników z całego świata.

Organizacje mogą mieć trudności z zapewnieniem elastyczności i skalowalności bez wymaganych platform i procesów technologicznych. Wpływa to również na produktywność organizacji, ponieważ pracownicy są często przepracowani z powodu silosowych lub ręcznych systemów i brakuje im wsparcia technologicznego potrzebnego do osiągnięcia pożądanej elastyczności i skalowalności.

Cyfrowa transformacja nie tylko pomaga firmie radzić sobie z bieżącymi wyzwaniami, ale także pomaga tworzyć długoterminowe modele predykcyjne, oferując jednocześnie sposoby na lepsze zarządzanie zasobami i finansami.

2. Długoterminowe oszczędności kosztów

Przeprowadzone przez Deloitte Globalne Badanie Redukcji Kosztów ujawnia, że redukcja kosztów stała się globalnym obowiązkiem korporacyjnym. "Redukcja kosztów stała się standardową praktyką biznesową w każdym regionie, a 86 procent respondentów na całym świecie stwierdziło, że ich firmy prawdopodobnie podejmą inicjatywy redukcji kosztów w ciągu najbliższych 24 miesięcy" - czytamy w raporcie. Organizacje, które zwiększają wydajność biznesową i redukują wydatki, mogą poprawić swoje marże zysku.

Transformacja cyfrowa umożliwia długoterminowe oszczędności kosztów, ponieważ organizacje nie muszą wydawać dużych kwot w regularnych odstępach czasu, aby tworzyć rozwiązania tymczasowe, które mogą przeciwdziałać skutkom ubocznym czynników zewnętrznych, takich jak słabe perspektywy makroekonomiczne.

Zamiast tego mogą skonfigurować cyfrowy ekosystem, który jest zgodny z wymaganiami ich organizacji i aktywnie zarządzać kosztami związanymi z platformami technologicznymi i modernizacją, jednocześnie wzmacniając pozycję swoich pracowników, funkcji biznesowych i procesów.

3. Stworzenie przyszłościowego miejsca pracy, które przyciąga i zatrzymuje talenty

Firmy, które wdrażają nowe technologie, takie jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, są w stanie lepiej zdefiniować potrzeby swoich pracowników i stworzyć dla nich bardziej płynne doświadczenie. W ten sposób organizacje pozycjonują się jako atrakcyjni pracodawcy, którym zależy na przyszłości. Są one w stanie przyciągnąć do siebie bardzo poszukiwanych i wysoko wykwalifikowanych pracowników.

Takie możliwości zatrudnienia są atrakcyjną propozycją dla pracowników, którzy chcą pracować z najnowocześniejszymi technologiami, aby poszerzyć swoją matrycę umiejętności i wystawić ich na wymagającą i satysfakcjonującą pracę.

Wiele już napisano o tym, jak technologia i ekosystemy cyfrowe umożliwiły organizacjom na całym świecie utrzymanie ciągłości działania w trudnych dniach pandemii COVID-19. Firmy muszą stworzyć przyszłościowy ekosystem, który wytrzyma wstrząsy związane z zakłóceniami i pozwoli im się rozwijać. W ten sposób transformacja cyfrowa może zabezpieczyć podmioty gospodarcze na przyszłość.

4. Ograniczenie błędów ręcznych

Błędy manualne drogo kosztują organizacje, ponieważ istnieje większe prawdopodobieństwo ich wystąpienia. Przykładowo, ręczne zarządzanie płacami i zgodnością z przepisami prawa pracy lub korzystanie z różnych systemów może być nieefektywne i podatne na błędy. Może to skutkować nadmiernymi kosztami administracyjnymi, zwiększonym obciążeniem pracą i potencjalnymi nieścisłościami w obliczeniach płac, prowadząc do niezadowolenia pracowników i potencjalnych sporów prawnych.

42% firm doświadcza jakiejś formy wycieku przychodów, a błędy manualne są głównymi czynnikami przyczyniającymi się do tej możliwej do uniknięcia straty. Organizacjom trudno jest wykryć i wyeliminować wycieki przychodów, ponieważ rzadko występują one w dużych ilościach. Jednak regularne pominięcia, takie jak utrata produktywności w godzinach pracy, przekładają się na duże kwoty, które szkodzą firmom finansowo.

Pewna firma produkcyjna odkryła, że ręczne obliczanie wynagrodzeń i śledzenie zgodności z przepisami skutkowało średnim wskaźnikiem błędów płacowych na poziomie 5% w całej jej międzynarodowej działalności. Przy sile roboczej wynoszącej 10 000 pracowników przekładało się to na około 500 błędów na liście płac w każdym okresie rozliczeniowym, co prowadziło do niezadowolenia pracowników i marnowania zasobów administracyjnych.

5. Poprawa współpracy w całej organizacji

Pandemia zmieniła sposób, w jaki pracujemy. W miarę jak organizacje przechodzą na hybrydowe i zdalne modele pracy, muszą przeanalizować swoją kulturę i promować dzielenie się wiedzą i współpracę. Są to ważne aspekty, które umożliwiają płynne operacje i doświadczenie interesariuszy, zwłaszcza gdy klienci i pracownicy pracują głównie online.

Transformacja cyfrowa może pomóc w zwiększeniu wymiany wiedzy między zespołami sprzedaży, dostaw, HR i finansów oraz zwiększyć zaangażowanie i współpracę w całej organizacji. Poza tym, rozwiązania integrujące procesy między zespołami, oferujące dane i wgląd w czasie rzeczywistym, zmniejszają lukę między popytem a umiejętnościami i zwiększają produktywność pracowników.

Transformacja cyfrowa ma znaczenie!

Technologia może być zniechęcająca! Zapierające dech w piersiach innowacje i przełomowe modele biznesowe stanowią wyzwanie dla tradycyjnej mądrości i zmuszają kierownictwo do ponownej oceny strategii i procesów organizacyjnych.

Niestety, nie wszystko poszło gładko.

Transformacja cyfrowa jest często postrzegana jako proces destrukcyjny. To błędne założenie doprowadziło do oporu ze strony pewnych kręgów w strukturze organizacyjnej i skomplikowało zadanie przenikania procesów cyfrowych do funkcji biznesowych.

Kadra zarządzająca musi przejąć wiodącą rolę w rozwiewaniu tych rzeczywistych lub postrzeganych obaw, przyjmując rolę mentorów i twórców zmian. Muszą dawać przykład i jasno komunikować, że transformacja cyfrowa nie ma na celu zastąpienia pracowników, ale procesów manualnych. Ma ona na celu wyposażenie ich w niezbędne narzędzia w nowoczesnych miejscach pracy.

Rozpoczęcie od małych kroków i zademonstrowanie korzyści, jakie odniosą pracownicy, może być dobrym miejscem na rozpoczęcie szerszego wdrażania technologii. Automatyzacja prostych zadań, takich jak śledzenie czasu pracy, może dać pracownikom doświadczenie z pierwszej ręki, w jaki sposób transformacja cyfrowa może nadać płynności ich codziennemu życiu i uwolnić ich od angażowania się w bardziej produktywne zadania. Może to pomóc w skupieniu się organizacji na przyciąganiu i zatrzymywaniu najlepszych talentów oraz ich lepszej integracji w celu zmniejszenia rotacji pracowników.

Dlatego też firmy muszą przyjmować nowe technologie, jednocześnie wyrażając, w jaki sposób chcą, aby ich pracownicy je przyjęli. W tym tkwi klucz do lepszego radzenia sobie z niepewnością i skutecznego zarządzania stale zmieniającymi się wymaganiami interesariuszy.

Ostatecznie transformacja cyfrowa jest procesem ciągłym, a nie celem końcowym. Jest to proces stawania się zintegrowanym, zwinnym i odpornym, co z kolei może zoptymalizować siłę roboczą w celu zwiększenia produktywności biznesowej.

A produktywność oznacza pieniądze!