Skuteczna komunikacja to klucz do sukcesu Twojej firmy

Intro

Wiem, że często to słyszymy: "Komunikacja jest kluczem". Ale czy rzeczywiście tak jest? Oczywiście, że tak! Komunikacja jest niezbędna w każdym aspekcie naszego życia. Czy to twoje osobiste lub zawodowe relacje, twoje strategie biznesowe, a nawet emoji używane do złagodzenia ostrego tekstu - to jest komunikacja niewerbalna, przy okazji.

Zwykle myślimy, że kiedy coś jest zdefiniowane jako wymiana informacji między dwoma lub więcej osobami, to odnosi się to tylko do komunikacji pisemnej i werbalnej.

Jednak komunikacja to coś więcej niż tylko używanie słów. Może również obejmować język ciała, mimikę twarzy i ton głosu; każda z tych rzeczy wysyła wiadomość do osoby, z którą rozmawiasz.

W środowisku biznesowym spędzasz dużo czasu na komunikacji. Czy to wewnętrznie, określając swoje cele, powtarzając swoje zasady, angażując się w dyskusje i śledząc działania współpracowników. Albo na zewnątrz, koordynując działania z innymi stronami, rozmawiając z klientami lub promując swoje towary lub usługi.

Uważam, że udana forma komunikacji to taka, w której wiadomość jest rozumiana w sposób, w jaki miała być przekazana. Bez tego zrozumienia komunikat może być źle zrozumiany lub przekazany niepoprawnie, co prowadzi do błędu lub frustracji.

Każda firma potrzebuje skutecznej komunikacji organizacyjnej, ponieważ bez niej nie można wykonać zadań i procedur, które muszą być zrealizowane, aby firma mogła działać. Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się najpierw głębiej, dlaczego skuteczna komunikacja jest ważna.

Znaczenie skutecznej komunikacji

(Źródło)

Komunikacja ma znaczący wpływ na wydajność, kulturę i entuzjazm organizacji. Budowanie skutecznych umiejętności komunikacyjnych jako menedżer zapewnia znaczące krótko- i długoterminowe korzyści dla Twojej firmy. Dobry komunikator może zainspirować swój zespół do cięższej pracy, zapewnić lepsze wyniki i uniknąć nieporozumień.

Wszystkie te czynniki mogą przyczynić się do sukcesu firmy - jak również Twojego własnego. Bezpośrednie zaangażowanie pracowników w produkty pracy i projekty pomaga budować poczucie wkładu w przyszłość organizacji. Motywuje ich to również do pracy na rzecz poprawy rentowności, zadowolenia klientów i świadomości marki. Pracownicy, którzy są osobiście zaangażowani w cele firmy, bardziej dbają o inne aspekty. Na przykład, jeśli marka ma pozytywną reputację jako doskonałe miejsce pracy, może to wpłynąć na zdolność do przyciągania i zatrzymywania największych talentów w dłuższej perspektywie.

Jedenaście powodów, dla których skuteczna komunikacja w biznesie jest kluczem do sukcesu

(Źródło)

1. Buduje lepszą kulturę firmy

Właściwa strategia komunikacji biznesowej jest kluczowa dla budowania pozytywnej kultury zespołu i środowiska pracy. Firmy, które komunikują się w sposób przejrzysty i otwarty, mają znacznie zdrowszą atmosferę pracy oraz wyższą motywację i satysfakcję pracowników.

Z drugiej strony, organizacje, które zaniedbują komunikację biznesową jako środek poprawy kultury miejsca pracy, cierpią z powodu niskiego zaangażowania, niskiej satysfakcji pracowników, niskiego poziomu zadowolenia klientów i wysokiego wskaźnika rotacji.

2. Usprawnia działania związane z dzieleniem się wiedzą

Jednym z głównych celów, które firmy starają się osiągnąć inwestując w komunikację wewnętrzną jest poprawa praktyk dzielenia się wiedzą. W świecie, w którym pracownicy stale się rozwijają i uczą nowych rzeczy, pracodawcy muszą umożliwić łatwe dzielenie się wiedzą w swoich organizacjach. Bez dobrze ustawionej strategii wewnętrznej komunikacji biznesowej, dzielenie się wiedzą i wiedza organizacyjna cierpią.

3. Zwiększa zaangażowanie pracowników

Według badania zaangażowania pracowników przeprowadzonego przez Ragan, komunikacja przywództwa jest najważniejszym aspektem komunikacji wewnętrznej, który statystycznie koreluje z zaangażowaniem pracowników. Zespoły komunikacji wewnętrznej odgrywają ważną rolę we wspieraniu, szkoleniu i edukowaniu liderów na temat wartości komunikacji.

4. Wzmocnienie współpracy między służbami

Utrzymanie skutecznej komunikacji międzydziałowej w firmie bez solidnego planu komunikacji jest niezwykle trudne. Pracownicy muszą być w stanie współdziałać i współpracować bez wysiłku, aby być bardziej produktywnym. Na przykład, działy badań i marketingu muszą być na tej samej stronie, a biuro biznesowe i dział IT muszą być zsynchronizowane.

5. Zwiększa zadowolenie i utrzymanie klientów

Lepsza komunikacja w biznesie oznacza również lepszą satysfakcję klientów. Jeśli komunikacja w organizacji jest słaba, to w kwestii obsługi i satysfakcji klienta dzieją się dwie rzeczy: Po pierwsze, pracownicy pełniący funkcje związane z obsługą klienta nie będą mieli potrzebnych informacji. Po drugie, klienci wyczują niskie morale pracowników i będą mieli negatywne doświadczenia.

W rzeczywistości jedno z badań wykazało, że postawa pracowników ma znaczący wpływ na zadowolenie klientów, co następnie skutkuje wzrostem przychodów.

6. Eliminacja przeciążenia pocztą elektroniczną

Od aktualizacji postępów, do wniosków o dane, zadania, interakcje i opinie pracowników, zaproszenia na spotkania, komunikacja z klientami i dostawcami, dostarczanie dokumentów i życzenia urodzinowe, generalnie wszystko to jest obsługiwane przez e-mail w firmach.

Według Radicati, przeciętny pracownik biznesowy spędza 25% swojego dnia pracy na rutynowych czynnościach związanych z pocztą elektroniczną. Jednak tylko nieliczne z nich są warte naszej natychmiastowej pomocy. Wiele z otrzymywanych maili jest dla nas zupełnie nieistotnych. Przeciążenie e-mailami zostało zredukowane w wewnętrznej komunikacji biznesowej, która wykorzystuje efektywne platformy do zaangażowania i współpracy pracowników.

7. Zmniejsza rotację pracowników

Firmy z bardziej zaangażowanymi i zadowolonymi pracownikami cieszą się znacznie niższym wskaźnikiem rotacji. Aby przyciągnąć i zatrzymać Millenialsów i młodsze pokolenia w miejscu pracy, pracodawcy muszą upewnić się, że informują swoich pracowników o tym, co jest istotne dla ich pracy.

Z drugiej strony, zbyt duża ilość nieistotnych informacji często prowadzi do stresu, zniechęcenia, frustracji, a co za tym idzie - mniejszej retencji pracowników.

8. Lepsza komunikacja dla pracowników zdalnych

Zdalne zespoły to sposób na przyszłość. Według statystyk, do 2028 roku 73% wszystkich działów biznesowych będzie zatrudniać pracowników zdalnych. Co więcej, w zamożnych krajach, takich jak Stany Zjednoczone, liczby te mogą ostatecznie przekroczyć 75%.

Wymaga to nowego podejścia do komunikacji, przywództwa i zarządzania. Zespoły zdalne napotykają na wiele problemów związanych z komunikacją, w tym z koordynacją działań w różnych strefach czasowych, pokonywaniem barier informacyjnych oraz przeszkód językowych i kulturowych. Co więcej, odległość utrudnia członkom zespołu poczucie przynależności do siebie. Jednak poprawa wewnętrznej komunikacji korporacyjnej może w znacznym stopniu zmienić sposób współpracy i interakcji zespołów zdalnych.

9. Likwidacja barier komunikacyjnych

Bariery informacyjne są powszechne, gdy jest zbyt wiele nieistotnych rzeczy. Dlatego ważne dla pracownika informacje mogą szybko zostać pominięte. Efektywna komunikacja wewnętrzna w firmie, jak również wykorzystanie odpowiednich narzędzi komunikacyjnych, są kluczowe dla pokonania tej trudności.

10. Zwiększenie poparcia dla pracowników

Kiedy pracodawcy wiedzą, jak skutecznie komunikować się ze swoimi pracownikami, odnoszą znacznie większe sukcesy w przekształcaniu swoich pracowników w ambasadorów marki. Ambasadorstwo marki nie jest tak trudne do osiągnięcia, jak sądzi wiele firm. W rzeczywistości, szczęśliwi pracownicy chętnie przyczynią się do programów ambasadorskich marki.

Istnieją cztery główne sposoby, w jakie ambasadorstwo marki i rzecznictwo pracowników może pomóc w działalności firmy:

• Zwiększenie świadomości marki
• Poprawić markę pracodawcy i przyciągnąć wysokiej jakości kandydatów
• Zwiększenie wysiłków marketingowych
• Zwiększenie sprzedaży

Jak przedsiębiorstwa mogą pracować nad efektywnym procesem komunikacji?

(Źródło)

1. Używaj właściwych narzędzi komunikacji

Narzędzia, których używasz do komunikacji w zespole mogą mieć duży wpływ na efektywność procesu komunikacji. Jeśli używasz narzędzi, które są powolne, mało przyjazne dla użytkownika lub wymagają wielu szkoleń dla pracowników, aby się do nich przyzwyczaić, to może to być frustrujące dla pracowników.

Ta frustracja może prowadzić do nieporozumień oraz utraty produktywności i czasu. W rezultacie prawdziwe wiadomości mogą się rozmyć w tym procesie. Dlatego upewnij się, że wykonasz badania na temat odpowiednich narzędzi komunikacji zespołowej, a następnie wybierz mądrze.

Weź pod uwagę potrzeby swojej firmy. Biurowe systemy telefoniczne dla małych firm mogą być idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy, ale większe organizacje mogą mieć inne wymagania.

2. Wiedzieć, o czym się mówi

Mądrzy ludzie mówią, bo mają coś do powiedzenia; głupcy mówią, bo muszą coś powiedzieć. - Platon

Niezależnie od tego, czy rozmawiasz z klientem, współpracownikiem czy partnerem biznesowym w ramach swoich obowiązków zawodowych, zawsze wypowiadasz się w imieniu kogoś innego niż siebie samego. Możesz przedstawić swoją organizację, usługę lub dział.

Zawsze powinieneś być świadomy, w czyim imieniu przemawiasz i dlaczego się komunikujesz. Przed zabraniem głosu rozważ następujące kwestie:

1. Za kogo ja się wypowiadam?
2. Dlaczego ja mówię?

3. Unikaj obrażania ludzi

Nie obrażaj innych w ten sam sposób, który sprawia, że tracisz panowanie nad sobą. Jako dobry komunikator w biznesie, pamiętaj, że Twoim celem jest dostosowanie odbiorców do Twoich celów. Ludzie są znacznie mniej skłonni do chęci słuchania, współpracy czy współdziałania z Tobą, jeśli w jakikolwiek sposób ich lekceważysz.

Dodatkowo obrażanie kogoś innego daje mu nową obronę, której wcześniej brakowało. Twoja postawa jest teraz głównym punktem uwagi, a wiadomość, którą autentycznie próbujesz przekazać, ginie w tle.

4. Słuchaj uważnie z uwagą

Nie słuchasz tak naprawdę, kiedy prowadzisz dyskusję, a Twoja uwaga skupia się na tym, co zamierzasz powiedzieć za chwilę, a nie na tym, co mówi druga osoba. Możesz źle zinterpretować lub przeoczyć kluczowe elementy jej przekazu, co może skutkować podjęciem bezowocnych decyzji. Poświęcenie im całej swojej uwagi to pierwszy krok w skutecznej komunikacji.

5. Zachowaj pozytywny język ciała

Umiejętność kontrolowania języka ciała jest absolutnie niezbędna do komunikacji. Wizualizując linię, która biegnie od twojej klatki piersiowej do sufitu lub nieba i delikatnie ciągnie cię wyżej, możesz ćwiczyć stanie prosto. Uważaj, żeby nie przesadzić. Chcesz wyglądać tak naturalnie, jak to tylko możliwe.

6. Zwróć uwagę na trudne emocje

Czasami trudne warunki wywołują wiele silnych emocji. Musimy umieć rozpoznawać i zarządzać własnymi emocjami, jeśli chcemy poprawić komunikację. Musimy również umieć odpowiednio reagować na okazywanie przez innych gniewu lub niezadowolenia.

Mimo że codziennie rozmawiamy z innymi, niektórych osób nie nauczono lub nie dano im możliwości ćwiczenia odpowiednich technik komunikacji.

Zacznij lepiej komunikować się już dziś

Co roku umiejętności komunikacyjne znajdują się na szczycie listy umiejętności poszukiwanych przez pracodawców. Powodem tego jest fakt, że komunikacja jest tym, co sprawia, że nasze relacje zawodowe i osobiste przebiegają bez zakłóceń. W ten sposób okazujemy troskę, wywołujemy zmiany i załatwiamy sprawy. To wystarczający powód, by doskonalić te ważne umiejętności. Na szczęście wszyscy możemy nauczyć się lepiej komunikować.

Zrozumienie stylów komunikacji pomoże Ci sprawić, że zostaniesz wysłuchany, niezależnie od tego, z kim rozmawiasz. A to jest istotna część przewodzenia innym i pomagania im w dostrzeżeniu Twojego punktu widzenia.

Pamiętaj, że większość ludzi ma mieszankę stylów komunikacji i może się zmieniać w zależności od nastroju i sytuacji. Twoim zadaniem jako osoby komunikującej się - i lidera - jest upewnienie się, że wszyscy cię rozumieją, niezależnie od tego, z kim masz do czynienia. Niezależnie od tego, jaki jest Twój styl, jeśli opracujesz sposób komunikowania się z zespołem, który będzie dla Ciebie odpowiedni, będziesz na dobrej drodze do sukcesu Twojej firmy.