Ochrona danych klientów w marketingu zgodnym z RODO: Najlepsze praktyki

Wprowadzenie

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) weszło w życie kilka lat temu i w miarę upływu czasu w wielu branżach pojawiło się pytanie: jak RODO wpłynęło na marketing? Odpowiedź brzmi: RODO znacząco wpłynęło na podejście marketingowe. Wszystkie organizacje różnej wielkości i w prawie wszystkich branżach współpracujących z UE i Wielką Brytanią powinny przestrzegać tego rozporządzenia, aby uniknąć problemów prawnych. Dlatego też RODO jest regionalne z założenia, ale w rzeczywistości globalne.

W tym poście wyjaśniamy, co RODO oznacza dla marketerów i przedstawiamy najlepsze praktyki, które organizacja może wprowadzić w marketingu, aby skuteczniej chronić informacje o klientach zgodnie z RODO. Praktyki te mogą pomóc zmniejszyć ryzyko wystąpienia kwestii prawnych, utraty reputacji i poważnych grzywien.

Czym jest RODO dla marketerów?

RODO zostało wprowadzone przez Komisję Europejską i weszło w życie w 2018 roku w celu poprawy ochrony danych mieszkańców UE. W tej dziedzinie RODO określa sposoby i środki ochrony danych użytkowników przed kradzieżą, niewłaściwym wykorzystaniem i sprzedażą przez odpowiednie podmioty. RODO definiuje dwa podmioty, których obowiązki w świetle prawa są różne: administratorów danych (podmioty, które przechowują i przechowują dane wrażliwe) oraz podmioty przetwarzające dane (podmioty, które obsługują dane na rzecz administratorów).

Kluczowe zasady RODO, które kształtują główny nacisk całego prawa, są następujące:

• Zgodność z prawem, przejrzystość i uczciwość
• Ograniczenie celu
• Minimalizacja danych
• Dokładność
• Ograniczenie przechowywania
• Bezpieczeństwo
• Odpowiedzialność

Dla marketerów RODO oznacza konieczność opracowania uczciwego i przejrzystego podejścia do danych klientów. Mówiąc dokładniej, dane wrażliwe, które mogą być cenne lub identyfikować osobę, powinny być traktowane z szacunkiem. Organizacja może gromadzić takie dane tylko po uzyskaniu wyraźnej zgody od właściciela danych (klienta), prowadzić wyłącznie wymaganą dokumentację i zapewnić dokładność danych. Osobnym istotnym szczegółem jest obowiązek organizacji do stosowania niezbędnych środków w celu niezawodnej ochrony danych klientów.

Najlepsze praktyki w zakresie bezpieczeństwa danych klientów w marketingu RODO

Jak firmy chronią informacje o klientach zgodnie z RODO? W szczególności dla marketerów istnieją sprawdzone rozwiązania i praktyki, które pomagają zapewnić ochronę danych wrażliwych oraz zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych. Sprawdź i zastosuj poniższe zalecenia, aby zwiększyć ogólną skuteczność ochrony danych w swojej organizacji, a w szczególności w celu bardziej niezawodnej ochrony danych klientów.

Zbieranie tylko wymaganych danych i uzyskiwanie zgody klientów.

Zmniejszenie ilości gromadzonych danych jest jednym z najskuteczniejszych sposobów dla organizacji na obniżenie ryzyka utraty danych i naruszenia bezpieczeństwa. Hakerzy dążą do zaatakowania baz danych zawierających jak najwięcej danych, ponieważ większa liczba i szerszy rodzaj rekordów, do których mają dostęp, może bezpośrednio zwiększyć ich zyski. Gdy organizacja nie przechowuje dużych ilości danych klientów, cyberprzestępcy mogą zdecydować się nie atakować tych baz danych.

Jako marketer możesz i powinieneś gromadzić tylko dane wymagane do bieżących celów marketingowych. Przejrzyj przepływy pracy i szablony gromadzenia danych oraz przeanalizuj praktyki dotyczące danych, aby sprawdzić, czy gromadzone rekordy są faktycznie wykorzystywane. W przypadku, gdy niektóre dane nie są używane lub nie mają znaczącego wpływu na doświadczenia klientów, należy rozważyć odmowę gromadzenia tego typu danych i usunięcie rekordów już dostępnych.

Ponadto, zgodnie z RODO, należy poinformować klientów o gromadzonych danych i uzyskać ich wyraźną zgodę na ich gromadzenie. Z drugiej strony należy zapewnić możliwość rezygnacji w dowolnym momencie. Zgodnie z RODO gromadzenie danych wrażliwych bez zgody klienta może stanowić podstawę do nałożenia grzywny.

Audyt list mailingowych

Ponownie, im większa ilość danych w pamięci organizacji, tym większe ryzyko naruszenia danych. W związku z tym regularne audyty list mailingowych są praktyką RODO w zakresie marketingu e-mail owego, którą należy zintegrować. Klienci, którzy zrezygnują z subskrypcji promocji e-mailowych, biuletynów i innych materiałów marketingowych, powinni zostać usunięci z bazy danych. Ponadto może być konieczne posortowanie adresów klientów zgodnie z ich kategoriami subskrypcji e-mail, aby uniknąć wysyłania im materiałów marketingowych, których nie chcą otrzymywać.

Rozważ zautomatyzowanie procesu czyszczenia listy e-mail marketingowej, aby zachować zgodność z RODO w marketingu, zaoszczędzić czas i poprawić wrażenia użytkowników dzięki bardziej spersonalizowanym wiadomościom e-mail.

Utworzenie zespołu ds. zarządzania danymi

Nowoczesne organizacje, nawet te mniejsze, gromadzą, przechowują i przetwarzają terabajty danych w celach marketingowych i innych. Dzięki zespołowi ds. zarządzania danymi można skategoryzować rekordy, ustalić priorytety ich wykorzystania i kontrolować je zgodnie z wymogami prawnymi dotyczącymi ochrony danych. Wykwalifikowani eksperci ds. zarządzania danymi mogą pomóc w zapewnieniu wyższego poziomu bezpieczeństwa danych klientów, a także zaoszczędzić koszty i czas związane z przechowywaniem, wyszukiwaniem i ochroną przepływów pracy.

Przegląd sposobu gromadzenia danych osobowych

Obejmuje to co najmniej przepływ pracy związany z gromadzeniem danych i ścieżkę, którą dane przechodzą przed zapisaniem w magazynie. Rozważ sprawdzenie formularza na stronie docelowej, którego używasz, aby poprosić klientów o podanie wymaganych danych. Ponadto RODO wymaga, aby organizacje dodawały wyskakujące okienka informacyjne dla odwiedzających witrynę o gromadzeniu danych i ponownie, aby uzyskać ich wyraźną zgodę, która pozwala na gromadzenie danych osobowych.

Kolejnym ważnym krokiem jest monitorowanie innych źródeł danych wrażliwych (jeśli organizacja ma je jako podmiot gromadzący lub przetwarzający dane zgodnie z wymogami umowy). Wreszcie, musisz zrozumieć, które strony trzecie mogą uzyskać dostęp do tych danych. Pamiętaj, że RODO wymaga zawarcia umów prawnych między różnymi podmiotami pracującymi z wrażliwymi informacjami o klientach i rozważ wykluczenie stron trzecich bez zobowiązań umownych z łańcuchów dostaw danych.

Ograniczenie i kontrola dostępu do danych

Podobnie jak w przypadku kontrahentów zewnętrznych, ochrona danych klientów wewnątrz organizacji jest kwestią kontroli dostępu. Przeanalizuj, które dane i dostępy są wymagane do wykonywania obowiązków przez poszczególne działy i członków zespołu. Następnie zapewnij tym działom i członkom zespołu tylko te poziomy dostępu do danych i uprawnienia, których potrzebują. Zachowaj zasadę najmniejszych uprawnień (PoLP) i zintegruj rozwiązania kontroli dostępu oparte na rolach (RBAC), aby skutecznie i szybko zarządzać uprawnieniami dostępu do danych dla zespołów.

Edukacja pracowników

Po raz kolejny, RODO jest złożonym aktem prawnym, który jest obowiązkowy dla każdej organizacji gromadzącej dane osobowe mieszkańców UE. Reperkusje prawne i grzywny wynikające z tej ustawy są poważne, a nawet niewielki błąd pracownika może uruchomić proces prawny. Dlatego też pracownicy i menedżerowie powinni znać wymagania i niuanse ustawy RODO, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia błędów ludzkich. Rozważ przeprowadzenie szkolenia z zakresu zgodności dla każdej nowej osoby i wprowadź testy tematyczne, na przykład raz w roku, aby utrzymać kwalifikacje RODO pracowników nie tylko w zespole marketingowym, ale także w innych działach.

Zmiana podejścia do danych i bezpieczeństwa

Zagrożenia dla cyberbezpieczeństwa stale ewoluują, ponieważ cyberprzestępcy wymyślają nowe sposoby infiltracji chronionych systemów i uzyskiwania dostępu do poufnych danych. Niezależnie od stosowanych środków bezpieczeństwa, jako marketer powinieneś zawsze dążyć do poprawy ochrony danych marketingowych. Aby robić to skutecznie, musisz skonfigurować przepływy pracy rewizji bezpieczeństwa IT, które pozwolą Ci być na bieżąco z najnowszymi trendami w zakresie ochrony cybernetycznej.

Rozważ wdrożenie regularnych, pełnowymiarowych testów penetracyjnych z udziałem specjalisty ds. bezpieczeństwa próbującego przejść przez zabezpieczenia organizacji. W ten sposób można odkryć luki w warstwach zabezpieczeń, a następnie wprowadzić poprawki, zanim hakerzy będą mogli je wykorzystać do przeprowadzenia faktycznego naruszenia. Złożoność nowoczesnych infrastruktur wraz z ewolucją narzędzi do cyberataków sprawiają, że stworzenie niezwyciężonego obwodu ochronnego jest prawie niemożliwe.

Ponadto należy dokonać przeglądu przechowywanych danych. Jeśli istnieją dane, których nie używasz do celów marketingowych (i których nie będziesz używać w przyszłości), rozważ ich usunięcie. W ten sposób zmniejszysz potencjalne słabe punkty swojej organizacji, a także zmniejszysz ryzyko wycieku wrażliwych danych nawet po udanym naruszeniu.

Regularne tworzenie kopii zapasowych

Jakie jest jedno z największych zagrożeń związanych z przechowywaniem danych klientów przez organizację? Zwykle można powiedzieć, że jest to kradzież lub wyciek danych. RODO przewiduje jednak kary za inną częstą konsekwencję naruszenia bezpieczeństwa: utratę danych. Ponadto utrata wrażliwych danych, takich jak baza klientów, na przykład po udanym ataku ransomware, może spowodować znaczne trudności w działalności i rentowności organizacji w przyszłości.

Niezależnie od środków bezpieczeństwa zastosowanych w infrastrukturze organizacji, atakujący są zawsze o krok przed każdą obroną. Oznacza to, że Twoja ochrona prędzej czy później zawiedzie, narażając Twoje dane na szwank.

Kopia zapasowa, która jest samodzielną kopią danych do odzyskania, przechowywaną w innej pamięci masowej, jest jedyną opcją.

niezawodny sposób na zachowanie kontroli nad wymaganymi danymi po poważnych katastrofach związanych z utratą danych. Rozważ użycie NAKIVO Backup & Replication, jeśli używasz produktów Microsoft do organizowania wymiany danych i zarządzania nimi w swojej organizacji. Niezależnie od tego, jaka jest infrastruktura IT, należy dążyć do automatyzacji tworzenia kopii zapasowych wrażliwych danych i zapewnienia szybkiego odzyskiwania danych w celu spełnienia wymagań zgodności z RODO w dowolnym momencie.

Wnioski

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych jest obowiązkowe dla organizacji gromadzących dane osobowe mieszkańców UE. Aby zapewnić zgodność z RODO i poprawić ochronę danych klientów w działaniach marketingowych, należy:

• Zminimalizuj gromadzenie danych: zbieraj i przechowuj tylko to, czego potrzebujesz;
• Regularne przeprowadzanie audytów mailingowych;
• Utworzenie zespołu ds. zarządzania danymi w celu optymalizacji gromadzenia, wykorzystywania i ochrony danych wrażliwych;
• Dowiedz się, skąd i w jaki sposób pozyskujesz dane;
• Ogranicz dostęp do danych za pomocą modelu RBAC i zachowaj zasadę najmniejszych uprawnień;
• Upewnij się, że pracownicy znają wymogi RODO i przestrzegają ich;
• Regularnie aktualizuj swoje podejście do ochrony danych;
• Zintegruj procesy tworzenia kopii zapasowych w środowisku IT swojej organizacji.