Automatyzacja dostarczania usług UC: Co musisz wiedzieć

Intro

W różnych branżach firmy polegają na platformach ujednoliconej komunikacji (UC) o różnych funkcjach. Należą do nich połączenia głosowe, wideokonferencje i komunikatory umożliwiające bezproblemową współpracę. Pomaga to również zwiększyć produktywność pracowników i prowadzić działalność za pomocą uproszczonego interfejsu.

Dla pracowników doświadczenie jest bezproblemowe, ponieważ mają odpowiednie narzędzia i urządzenia. Dla nich wszystko jest na swoim miejscu, ale nie można tego samego powiedzieć o zespole UC. Zespół UC jest odpowiedzialny za ręczne dostarczanie i monitorowanie tych narzędzi.

Ręczne dostarczanie usług UC nie jest łatwe, a personel IT spędza na tym niezliczone godziny. Pracownicy IT poświęcają na to niezliczoną ilość godzin. Za każdym razem, gdy pracownik dołącza do firmy, dokonują deprovisioningu i monitorują starsze narzędzia i usługi UC. Robią to, gdy pracownik zmienia rolę, odchodzi z firmy lub ma problem z pomocą techniczną.

Nie mówiąc już o tym, że od czasu wdrożenia hybrydowych modeli pracy, zespoły UC są dodatkowo obciążone. Dlatego też duże firmy zdecydowały się na platformy automatyzacji, aby zapewnić korzyści również swoim zespołom UC. Prześledźmy, jak doszło do powstania UC i jakie korzyści daje jego automatyzacja wszystkim zaangażowanym stronom.

Co to jest Unified Communications (UC) Provisioning?

UC provisioning and tracking to proces, który zapewnia optymalne funkcjonowanie narzędzi UC. Monitorowanie ich wykorzystania jest często wykonywane przez pracowników IT lub dostawców usług UC. Pomagają oni zapewnić, że aplikacje UC są zawsze dostępne i w najlepszej formie. Biorąc pod uwagę, jak wiele firm z nich korzystało, można sobie wyobrazić, jak bardzo zajęty stał się personel IT w hybrydowych środowiskach pracy.

Oprogramowanie User provisioning pomaga firmom zarządzać i śledzić konta użytkowników w zarządzaniu UC. Używane z innym oprogramowaniem, obejmuje systemy zarządzania tożsamością i kontroli dostępu. Oprogramowanie może pomóc firmom zautomatyzować proces audytu kont użytkowników.

Proces ten pomaga pracownikom IT zaoszczędzić czas i wysiłek, zwiększając produktywność i czas pracy. Dlatego nazywa się go automatycznym przydzielaniem użytkowników, ponieważ nie trzeba ręcznie sprawdzać poszczególnych kont. Personel IT otrzymuje dokładne dane na temat tego, co musi rozwiązać, więc musi pomagać tylko w pilnych sprawach.

Oprogramowanie to pomaga również firmom poprawić bezpieczeństwo i pomóc w rozwiązywaniu problemów związanych z użytkownikami. W ten sposób firmy mogą uzyskać cenny wgląd w aktywność użytkowników, co pomaga w strategiach marketingowych.

Jaka jest historia Unified Communications?

(Źródło: Pexels)

Zrozumienie jego historii pomoże Ci dowiedzieć się więcej o jego znaczeniu i etymologii. Nawet narzędzia mają swoje początki i jak pomogły w sukcesie danej branży. Mówi się, że słowa powstały przypadkowo, więc jak powstał termin "unified communications"?

W latach 80. ubiegłego wieku istniał system telefoniczny Private Branch Exchange (PBX), z którego korzystała większość firm. Lokalne firmy telefoniczne oferowały i zarządzały tymi z liniami analogowymi, które kierowały połączenia z centrali do klienta.

W latach 90. poczta elektroniczna stała się bardziej powszechna, a przedsiębiorstwa zdecydowały się na sieci oparte na protokole internetowym (IP). Nastąpił również rozwój technologii głosowych znanych jako systemy telefoniczne Voice over IP (VoIP). Są one znane z przesyłania ruchu głosowego przez sieci danych. Ich popularność i opłacalność doprowadziły do upadku tradycyjnych systemów PBX.

Postęp w dziedzinie telefonii IP pozwolił na to, aby telefony były w tej samej sieci co komputery, co otworzyło więcej możliwości. Myślenie o zaawansowanej integracji między komputerami i telefonami doprowadziło do powstania idei "Unified Messaging". Obejmuje to usprawnioną pocztę głosową, pocztę elektroniczną i inne systemy wiadomości tekstowych.

W latach 2000 zapotrzebowanie na telefonię IP doprowadziło do modyfikacji tradycyjnych systemów telefonicznych PBX. Tworzyli oni pakiety obwodów, które mogły połączyć system telefoniczny z siecią IP. Inni tworzyli sprzęt, który pozwalał na łączenie połączeń głosowych w sieciach firmowych z wieloma lokalizacjami. W pewnym momencie rozwiązania UC ewoluowały wraz z integracją usług komunikacyjnych w czasie rzeczywistym.

Do 2010 roku Microsoft wydał głównego gracza w przestrzeni komunikacji biznesowej, Lync. Było wiele opcji, ale Lync najlepiej integrował się ze środowiskiem, z którego korzystała większość firm.

Technologie chmury ewoluowały i pojawił się nowy model zwany Unified Communications as a Service (UCaaS). UCaaS stał się bardziej popularny, a świadczenie usług UC przeniosło się do chmury. UCaaS oparte na chmurze zmniejsza nakłady inwestycyjne związane z wdrażaniem tradycyjnych systemów VoIP.

W tym momencie systemy UC stały się zautomatyzowane, co oznacza, że personel IT nie musi zarządzać wszystkim ręcznie. System może zająć się większością podstawowych zadań i zapewnić pracownikom pracującym w domu bezproblemowe doświadczenie. A personel IT jest potrzebny tylko do rozwiązywania wszelkich problemów, które pojawiają się w systemie.

6 Korzyści z automatycznej komunikacji zunifikowanej

(Źródło: Pexels)

1. Automatyzacja jest efektywna kosztowo

Firma zawsze znajdzie sposoby i skoczy na szanse, aby zmniejszyć swoje koszty. Jednym z takich obszarów jest automatyzacja systemów UC. Poprzez automatyzację dostarczania i śledzenia ich systemów UC, mogą zaoszczędzić więcej pieniędzy. Zlikwiduje to możliwość popełnienia błędu przez człowieka i potrzebę stosowania ręcznych procesów.

Wcześniej wspominaliśmy o tym, jak personel IT był przepracowany w zarządzaniu systemami UC od czasu zmiany środowiska pracy. Jako firma, musisz zapłacić personelowi IT i zwiększyć jego świadczenia. W ten sposób, są oni odpowiednio wynagradzani za wszystkie problemy, którymi zarządzają dla Ciebie. Jednakże, automatyzacja zaopatrzenia UC odciąża ich w pracy, co pozwala zaoszczędzić koszty.

2. Poprawia efektywność i produktywność firmy

Automatyzacja to ostatnio gorący temat dla różnych branż, któremu towarzyszy kilka pytań. Czy automatyzacja zastąpi pracowników, czy tylko sprawi, że obciążenie pracą będzie lżejsze? W sferze SEO istnieją wyszukiwarki słów kluczowych i SERP checkery, które pomagają im w pracy. A kiedy mają do czynienia z backlinkami, mają do dyspozycji narzędzia do sprawdzania i monitorowania backlinków.

Jedno jest pewne, narzędzia i automatyzacja poprawią efektywność i produktywność w miejscu pracy. Zasadniczo, automatyzacja jest atrakcyjna, ponieważ pomaga firmom zwiększyć ich zyski.

Poprzez automatyzację procesów, firmy mogą uwolnić cenne zasoby, które mogą być przydzielone gdzie indziej. W ten sposób można skupić się na ulepszaniu produktów i usług firmy. Na przykład, ponieważ mają więcej czasu, Twoi pracownicy mogą się spotykać i sugerować ulepszenia. A Ty możesz dopasować proces do jego realizacji do swoich harmonogramów.

Niezależnie od tego, automatyzacja jest sprawdzonym rozwiązaniem, które może pomóc Twojej firmie w oszczędzaniu i konkurowaniu na rynku. Robiły to już firmy z różnych branż, więc nie zaszkodzi też spróbować.

3. Zyskasz większą widoczność w swojej sieci

Tradycyjny monitoring UC daje silosowe widoki na aplikacje, ale nowoczesny monitoring jest inny. Jego platformy umożliwiają pracownikom IT uzyskanie całościowego obrazu środowiska UC. W ten sposób lepiej rozumieją ogólny stan swoich systemów. Jeśli chcesz sprawdzić stan SEO swojej firmy, Ranktracker ma narzędzie, które Ci w tym pomoże.

Z tego miejsca mogą zagłębić się w różne aplikacje, lokalizacje biur i konkretnych pracowników. Następnie mogą zautomatyzować raportowanie i zidentyfikować trendy na podstawie tych danych. Ta możliwość jest pomocna przy planowaniu pojemności i właściwym doborze licencji na oprogramowanie.

Na przykład Twoja firma stwierdziła, że może zmniejszyć liczbę linii telekomunikacyjnych w swoich biurach. To dlatego, że więcej pracowników zdecydowało się pracować z domu, ale to oznacza, że musisz zwiększyć licencjonowanie. Będziesz musiał również zwiększyć pojemność dla dostępu zewnętrznego w tej konfiguracji.

4. Automatyzacja może pomóc Ci w skalowaniu

Zdolność do skalowania jest kluczowa dla wzrostu w świecie biznesu. A automatyzacja jest jednym z najbardziej efektywnych sposobów, aby to zrobić. Jak wspomniano wcześniej, automatyzacja procesów pomaga firmom uwolnić zasoby. I pozwala im na przydzielenie tych zasobów gdzie indziej, dając miejsce na ulepszenia.

Automatyzacja zaopatrzenia pomaga również firmom wyrównywać procesy najlepiej dostosowane do potrzeb biznesu. Może to być od prostych prac do złożonych procesów, takich jak wprowadzanie danych i marketing. Nie ma znaczenia, jaki jest to obszar działalności, ponieważ obecnie prawie wszystko można zautomatyzować. A to oznacza, że istnieje więcej sposobów, aby pomóc w osiągnięciu celów.

5. Automatyzacja zmniejsza ryzyko i minimalizuje błędy

W przypadku tradycyjnego provisioningu istnieje duże prawdopodobieństwo, że pracownicy IT popełnią błędy w ręcznej konfiguracji. Mogą również przypadkowo wybrać niewłaściwe ustawienia, gdy istnieje wiele kroków w ramach złożonych platform.

Zespoły UC mogą jednak uprościć to doświadczenie i stworzyć standardowe zasady poprzez automatyzację UC. Zasady te pomagają zapobiegać błędom ludzkim i zapewniają spójność w zakresie ról pracowników. Zapewniają również, że urządzenia są prawidłowo zaopatrzone w odpowiednie aplikacje i narzędzia.

Umiejętność ograniczania ryzyka jest ważna w sektorze publicznym i innych branżach podlegających ścisłym regulacjom. Na przykład usługi finansowe i opieka zdrowotna muszą spełniać surowe normy zgodności. W końcu udzielenie niewłaściwego dostępu pracownikowi lub byłemu pracownikowi w tych branżach może mieć katastrofalne skutki.

6. Automatyzacja zwiększa doświadczenie pracowników

Rozwój pracy hybrydowej oznacza, że coraz więcej pracowników pracuje poza biurem, co wymaga narzędzi UC. W przeciwnym razie współpraca zdalna nie będzie przebiegać bezproblemowo, a pracownicy będą mieli doświadczenia niskiej jakości. Jednak dzięki zwiększonej widoczności i zautomatyzowanemu raportowaniu personel IT może monitorować te narzędzia.

Mogą oni śledzić sprzęt i hiperwizory, aby zapewnić spójną jakość połączeń głosowych i wideo. Zapobiegnie to zakłóceniom w realizacji zadań i doświadczenia cyfrowego pracownika. Jeśli jednak coś pójdzie nie tak, nowoczesne platformy monitorowania UC ułatwiają zespołowi rozwiązywanie problemów.

Na przykład, personel IT może przeprowadzić syntetyczny test ruchu, aby zasymulować aktywność pracowników. W ten sposób mogą określić źródło problemu, czy chodzi o przepustowość czy opóźnienia. Oprócz podanych przykładów jest wiele problemów, które mogą zidentyfikować.

Wniosek

Idea zunifikowanego systemu komunikacji sięga daleko w przeszłość i ewoluowała do tego, co jest teraz. Rozwój technologii sprawia, że narzędzia stają się coraz lepsze, a życie pracowników wygodniejsze. Zanim hybrydowe przestrzenie robocze stały się normą, pracownicy IT nie mieli problemu z utrzymaniem przepisów dotyczących UC. Teraz jednak ręczne zarządzanie wszystkim jest niezwykle stresujące, stąd pojawiła się automatyzacja.

Wiele korzyści płynie z automatycznego zaopatrzenia użytkowników i oprogramowania do zaopatrzenia jako całości. Na przykład, jest to opłacalne i zwiększa efektywność i wydajność w pracy. Będziesz miał również lepszy wgląd w swoją sieć, co pomaga zmniejszyć ryzyko błędów. A wszystko to pomaga zwiększyć cyfrowe doświadczenie pracowników, więc ich praca będzie przebiegać bez zakłóceń. Jednocześnie automatyzacja pomaga w skalowaniu rozwoju firmy, zapewniając dotrzymanie kroku konkurencji.