Osiągnij wspaniałą kulturę spotkań według swojego zespołu

Intro

Przeciętny pracownik spędza na spotkaniach 6 godzin. Menedżerowie średnio spędzają na spotkaniach ponad 23 godziny tygodniowo, a liczba ta, według badań, rośnie. Spotkania to czynność, która pochłania tak wiele czasu i energii w miejscu pracy. Niewiele się o nich myśli z perspektywy kultury, a nie poświęca się temu problemowi wystarczająco dużo wysiłku. Spotkania są jednym z najbardziej krytycznych, a jednocześnie pomijanych obszarów kultury firmy.

Przyczyn tego braku uwagi jest wiele. Brak jasnego procesu, który zapewniłby ich skuteczność. Czasami ostatnia chwila i nieformalny charakter wymiany informacji. Badania nad spotkaniami są szerokie i różnorodne, ale biorąc pod uwagę ich dziko zróżnicowaną naturę, zwykle jest niewiele wniosków do działania.

W Hybryd spędziliśmy ostatni rok poświęcony na usprawnienie spotkań w organizacjach wszelkiego rodzaju. Na podstawie setek eksperymentów i prób dowiedzieliśmy się, jak przebiegają spotkania. Poniżej przedstawiamy kilka z naszych kluczowych wniosków.

Spotkania prowadzone w sposób, który stawia kulturę na pierwszym miejscu

Kultura to dusza firmy, to zbiór przekonań i zachowań, które kierują ludźmi w ich działaniu i interakcji. Kiedy zatrudniasz nowych członków zespołu, spotkania są sposobem, w jaki zespół wchodzi w interakcje. Spotkania są tym, co daje nowym członkom zespołu najlepsze wskazówki dotyczące kultury firmy. To właśnie na spotkaniach będą mogli ją dostrzec. Są one oknem na świat Twojej organizacji.

Jak spotkania mogą wzmacniać kulturę?

• Czy osoby zaproszone na spotkanie wiedzą, o czym jest spotkanie?
• Czy wiedzą, jaki wynik ma osiągnąć spotkanie?
• Czy prowadzący spotkanie dzieli się informacjami w odpowiednim czasie?
• Czy uczestnicy czują się komfortowo dzieląc się swoimi pomysłami?
• Czy wyniki spotkań i decyzje są dostępne dla osób, które nie były na spotkaniu?
• Czy są one dostępne tylko dla wybranej grupy osób?

Spotkania wzmacniają kulturę, którą chcesz zbudować

Podczas gdy niektóre praktyki związane ze spotkaniami oddalają nas od pożądanej kultury, inne wzmacniają pozytywną kulturę. Klienci przychodzą do nas, ponieważ chcą poprawić zarówno wyniki, jak i kulturę. Firmy często wprowadzały nowe procesy spotkań, spotkania organizowane z udziałem najwyższego kierownictwa oraz nadrzędne ramy dla spotkań. Problemem jest zaangażowanie zespołu w te procesy.

Kluczem do uzyskania lepszych wyników jest ułatwienie członkom zespołu przyjęcia ram. Muszą one być jasne, łatwe w użyciu i dostępne, gdy są potrzebne.

Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą Ci stać się bohaterem spotkań:

• Wyznacz cel, upewnij się, że jest on konkretny i możliwy do wykonania.
• Ustal agendę, aby mieć pewność, że nic nie zostanie pominięte podczas spotkań.
• Agendy dają również pewność, że Twój zespół jest na tej samej stronie, kiedy zaczyna się spotkanie.
• Praca wstępna, gdy istnieją luki w wiedzy, które należy uzupełnić przed rozpoczęciem spotkania.
• Notatki, nawet drobne przypomnienia pomagają zwiększyć wymianę informacji w całej firmie.
• Przypisywanie notatek do działań pomaga w odpowiedzialności pomiędzy spotkaniami, aby zapewnić sukces projektu.

Po kilku pierwszych spotkaniach z wykorzystaniem tego systemu zauważysz zauważalną zmianę zarówno w wynikach jak i zaangażowaniu pracowników. Sukcesy i odpowiedzialność za cele pomagają każdej firmie i jej kulturze.

Jak Twoja kultura powinna wpływać na Twoje spotkania?

Twoja kultura powinna kierować tym, jak wprowadzane są procesy spotkań i jak przebiegają spotkania. W nowym świecie hybrydowych zespołów roboczych często pracuje się w modelach mieszanych. Uważne przyglądanie się kulturze jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Spotkania, które odbywają zespoły, dają wiele możliwości wyrażenia wartości i celów firmy.

Poszanowanie czasu każdego z uczestników, jasna komunikacja i łatwe przekazywanie informacji to tylko kilka sposobów na wspieranie kultury poprzez spotkania. Jasne cele, agendy i prace wstępne to tylko kilka z ważnych narzędzi, które mogą pomóc Ci w drodze.