5 rodzajów zamówień zakupu, które warto znać w 2023 r.

Wprowadzenie

Dobrze zorganizowany proces zaopatrzenia ma kluczowe znaczenie dla nieprzerwanego funkcjonowania firmy. Dokumentowanie każdego etapu zakupów zwiększa widoczność i ma kluczowe znaczenie dla utrzymania buforów i optymalizacji podejmowania decyzji.

W dzisiejszym cyfrowym krajobrazie biznesowym zamówienia zakupu nabrały nowego znaczenia. Odgrywają one kluczową rolę w kontrolowaniu podaży i popytu, śledzeniu faktur i uzgadnianiu wszystkiego, zapewniając płynne działanie.

W tej sytuacji ważne jest, aby proces składania zamówień był jak najbardziej wydajny. Nie tylko poprawia to wydajność operacyjną i skraca czas przetwarzania, ale także zwiększa zadowolenie pracowników.

Ten blog został stworzony w celu omówienia pięciu popularnych typów zamówień zakupu. Pokażemy, w jaki sposób każdy typ może sprawić, że proces zaopatrzenia będzie płynny i skuteczny.

Czym jest zamówienie zakupu?

Zamówienie zakupu to dokument prawny, który kupujący wystawia dostawcy w celu dokonania zakupu. Opisuje ono szczegółowo całą transakcję, w tym opisy pozycji, ilości, ceny, warunki płatności, terminy dostaw i inne istotne informacje.

Jest to prawnie wiążąca umowa, która rejestruje uzgodnione warunki i służy jako punkt odniesienia dla obu stron podczas procesu zamówień.

Pomaga to zapewnić, że otrzymujesz właściwe produkty, a terminowa dostawa upraszcza zakupy, zapewniając przejrzystość i odpowiedzialność w operacjach biznesowych.

Źródło

Zarządzanie zamówieniami zakupu: Szybki przegląd

Zorganizowane zarządzanie procesem zamówień zakupu w firmie jest znane jako zarządzanie zamówieniami zakupu. Jest to zbiór ustalonych zasad i procedur, które gwarantują dostępność kompletnych, aktualnych informacji na temat jednego lub więcej zamówień zakupu.

Wiąże się to z tworzeniem, przeglądaniem, autoryzowaniem i śledzeniem zamówień zakupu od początku do końca.

Ta wewnętrzna procedura zamówień gwarantuje odpowiednią widoczność i dokumentację wszystkich zakupów, ułatwiając przyszłe audyty.

Zarządzanie zamówieniami służy jako mapa drogowa dla podróży zakupowej. Zapewnia wszystkie ważne szczegóły dotyczące tego, co, gdzie i ile należy kupić. Proces ten pomaga sprawnie działać i prowadzi dokładny rejestr transakcji, co jest nieocenione przy podejmowaniu świadomych decyzji.

Jaki jest cel zamówienia zakupu?

Nie przeładowujmy się informacjami. Integralnym celem zamówienia zakupu jest służenie jako formalny dokument między kupującym a sprzedającym. Określa ono wszystkie ważne szczegóły zakupu, co jest przydatne dla przyszłych audytów i prowadzenia dokumentacji.

Początkowo zamówienie zakupu nie jest prawnie wiążące. Jednakże, gdy sprzedawca zgodzi się na warunki, staje się ono prawnie wiążącym dokumentem zarówno dla kupującego, jak i sprzedawcy.

Rodzaje zamówień zakupu, które kupujący SaaS powinni znać

Jeśli chodzi o zamówienia zakupu, jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich. Choć można założyć, że wszystkie zamówienia zakupu są identyczne, nie jest to prawdą. W rzeczywistości istnieje pięć rodzajów zamówień zakupu, z których każdy zawiera inny poziom informacji.

Jeśli więc jesteś gotowy, aby się o nich dowiedzieć, rzućmy okiem;

1. Standardowe zamówienie zakupu

Standardowe zamówienie zakupu jest tym, na którym większość kupujących polega najbardziej. Pokazuje zamiar przeprowadzenia pojedynczej transakcji z określonymi typami produktów, jakością i ilością. Zamówienie zakupu zawiera wszystkie informacje wymagane do sfinalizowania transakcji.

Przykład zamówienia zakupu 1:

Źródło

Standardowe zamówienie zakupu jest prostym i powszechnym rozwiązaniem dla jednorazowych zakupów. Jest ono odpowiednie w sytuacjach, w których kupujący rozumie szczegóły zakupu i może zidentyfikować przedmiot lub usługę, kwotę, harmonogram dostaw i warunki płatności.

Na przykład firma SaaS może potrzebować nowej drukarki do swojego miejsca pracy. Tworzy standardowe zamówienie zakupu, które określa ilość i specyfikację wymaganej drukarki, a także datę dostawy i uzgodnioną cenę.

Standardowe zamówienie zakupu musi zawierać następujące elementy:

• Informacje o sprzedawcy i opis przedmiotu
• Oczekiwana data i miejsce dostawy
• Uzgodniona płatność, termin płatności i kary za zwłokę.
• Szczegóły dotyczące cen każdego produktu.

2. Planowane zamówienie zakupu

Planowane zamówienie zakupu (PPO) umożliwia kupującym planowanie przyszłych wymagań poprzez wcześniejsze złożenie zamówienia zakupu. Podczas gdy pozycja, cena i warunki płatności są znane, ilość i data dostawy są oparte na świadomych szacunkach. PPO są odpowiednie dla pół-regularnych wydatków, takich jak materiały biurowe.

Przykład zamówienia zakupu 2:

Źródło

Przykładowo, organizacja regularnie zamawia materiały biurowe, takie jak papier do drukarek i artykuły piśmiennicze. Dział zakupów ocenia poprzednie wzorce zużycia przed utworzeniem zamówienia zakupu z przewidywanymi ilościami i zmiennymi datami dostawy. W razie potrzeby PPO są przekazywane dostawcom w celu spełnienia wymagań.

Planowane zamówienia zakupu zawierają więcej informacji niż standardowe, co pozwala na bardziej efektywne zaopatrzenie oczekiwanych potrzeb. Firmy mogą zoptymalizować zarządzanie zapasami i utrzymać stałe dostawy niezbędnych towarów, oferując szczegółowy przegląd oczekiwanych zakupów.

Planowane zamówienie zakupu musi zawierać następujące elementy;

• Jasne i szczegółowe informacje o produktach lub usługach
• Szczegóły dotyczące wysyłki i podatków
• Instrukcje dostawy i warunki cenowe
• Cena każdej pozycji.

3. Zamówienie zbiorcze

Zamówienie zbiorcze (Blanket Purchase Order - BPO) polega na tym, że kupujący składa wiele zamówień jednocześnie, aby negocjować z dostawcą obniżone ceny. Interesującym aspektem jest to, że sprzedawcy są bardziej otwarci na oferowanie rabatów w przypadku zamówień hurtowych. Firmy mogą kupować produkty bardziej efektywnie dzięki BPO, minimalizując nadmiarowość i usprawniając zaopatrzenie.

Przykład zamówienia zakupu 3:

Źródło

Na przykład firma musi regularnie kupować wkłady do drukarek i papier. Zamiast składać indywidualne zamówienia, zawiera umowę z jednym dostawcą na zakupy hurtowe w danym okresie. BPO określa ilość, koszty i uzgodnione rabaty dla każdej pozycji, zapewniając, że zakupy są przystępne cenowo.

Jeśli chodzi o zamówienia biznesowe (BPO), są one jak super przejrzyste okno na to, jak produkty i usługi się przemieszczają. Pomagają organizacjom uczynić zakupy wydajnymi i przyjaznymi dla portfela.

Dzięki BPO kupujący mogą upewnić się, że mają wystarczające zapasy i uniknąć tych niezręcznych momentów, gdy zapasy się kończą. Wszystko, co muszą zrobić, to wspomnieć, ile chcą i skorzystać z rabatów.

Zamówienie zbiorcze musi zawierać następujące elementy:

• Określenie ilości produktów, które mają być dostarczone w określonym czasie.
• Określenie wynegocjowanych cen jednostkowych, wszelkich dodatkowych rabatów lub korekt
• Obejmuje warunki płatności, standardy jakości, zasady dotyczące zwrotów lub kary.
• Potwierdzone informacje o cenach dla każdej pozycji

4. Zamówienie zakupu na podstawie umowy

Zamówienie zakupu na podstawie umowy (CPO) jest najbardziej oficjalnym i prawnie egzekwowalnym zamówieniem zakupu. Wiąże się ono z zawarciem przez kupującego i sprzedającego umowy opisującej warunki zakupu przed wystawieniem zamówienia. Umowa ta chroni prawnie obie strony.

Przykład zamówienia zakupu 4:

Źródło

Zamówienie zakupu na podstawie umowy (CPO) oferuje większą elastyczność i uwzględnia bardziej szczegółowe specyfikacje niż standardowe zamówienie zakupu (SPO). Określa wytyczne dotyczące wydawania zamówień zakupu dostawcom, zarządzania dodatkowymi kosztami, rozwiązywania błędów i innych kluczowych aspektów partnerstwa biznesowego.

Kontraktowe zamówienia zakupu zapewniają bezpieczne i wydajne ramy dla transakcji biznesowych, szczególnie w przypadku współpracy z odsprzedawcami lub w skomplikowanych warunkach zamówień.

Zamówienie zakupu musi zawierać następujące elementy:

• Odniesienie do uzgodnionej umowy
• Zakres umowy i zmiany
• Klauzule wypowiedzenia i wyjścia

5. Cyfrowe zamówienie zakupu

Cyfrowe zamówienie zakupu to nowoczesna i usprawniona technika elektronicznego zarządzania zamówieniami zakupu, która poprawia produktywność i pracę zespołową w procesie zaopatrzenia. Firmy mogą zaoszczędzić czas, zminimalizować papierkową robotę i zapewnić dokładne prowadzenie dokumentacji poprzez cyfryzację procedury zamówienia zakupu.

Przykład zamówienia zakupu 5:

Źródło

Jednym z prostych sposobów na stworzenie i udostępnienie cyfrowego zamówienia zakupu jest użycie programu Microsoft Excel lub Open Office. Systemy te zawierają gotowe szablony, które można łatwo modyfikować, aby zawierały określone elementy wymagane dla każdego zamówienia zakupu.

Przykładowo, firma kupująca materiały biurowe może skorzystać z cyfrowego szablonu zamówienia zakupu w programie Excel, aby przekazać ilość, opis przedmiotu i uzgodnione ceny.

Dzięki wymianie cyfrowego zamówienia zakupu ze sprzedawcą, obie strony mogą mieć jasny wgląd w informacje o zakupie, co skutkuje lepszą komunikacją i szybszą dostawą.

Cyfrowe zamówienia zakupu zapewniają również większe możliwości śledzenia i raportowania, umożliwiając firmom lepsze zarządzanie budżetami i ocenę wzorców zakupów. Przejrzystość przynosi korzyści kupującym i dostawcom, umożliwiając wzajemnie korzystny i wydajny proces zaopatrzenia.

Jak działa zamówienie zakupu?

Zrozumienie złożoności działania zamówienia zakupu ma kluczowe znaczenie dla organizacji, które chcą zoptymalizować swoje procesy.

Zrozumienie zapotrzebowania na produkty

Proces ten rozpoczyna się, gdy kupujący rozpozna zapotrzebowanie na określony produkt lub usługę, którą może dostarczyć sprzedawca. Kupujący określa przedmiot, niezbędną ilość i pożądaną datę dostawy.

Na przykład firma produkcyjna może potrzebować ogromnej ilości surowców w okresie świątecznym, aby zaspokoić zwiększony popyt na swoje produkty. Kupujący musi określić dokładne rodzaje i ilości wymaganych materiałów oraz ramy czasowe dostaw, aby zapewnić sobie odpowiednie surowce do osiągnięcia celów produkcyjnych.

Kupujący tworzy zamówienie zakupu

Na podstawie zdefiniowanych potrzeb kupujący tworzy zamówienie zakupu, które zawiera wszystkie istotne fakty, takie jak opis produktu, ilość, cena, data dostawy oraz dodatkowe warunki. Zamówienie zakupu jest wysyłane jako formalne zapytanie do sprzedawcy o określone produkty lub usługi.

Aby uniknąć nieprawidłowości lub opóźnień w procesie zakupowym, kupujący musi upewnić się, że szczegóły zamówienia są precyzyjne i wyczerpujące dla sprzedawcy.

Przykładowo, kupujący może określić konkretne rodzaje i ilości potrzebnych surowców, uzgodnione koszty jednostkowe oraz termin dostawy.

Zamówienie zakupu jest weryfikowane przez sprzedawcę

Po wysłaniu zamówienia zakupu do sprzedawcy, ten dokładnie je przeanalizuje, aby upewnić się, że odpowiada ono jego stanom magazynowym i jest w stanie spełnić żądanie kupującego.

Na przykład, sprzedawca musi upewnić się, że posiada pożądane produkty w magazynie i może je dostarczyć w uzgodnionym terminie. Przeoczenie kontroli zapasów doprowadzi do kłopotów z dostawą produktu; jako kupujący musisz wcześniej zweryfikować dostępność produktu.

Sprzedawca analizuje zamówienie zakupu i zatwierdza je

Po dokonaniu przeglądu sprzedawca autoryzuje zamówienie zakupu, jeśli spełnia ono specyfikacje kupującego. Zatwierdzenie zamówienia oznacza obietnicę sprzedawcy, że dostarczy określony produkt wymieniony w zamówieniu bez opóźnień.

Realizacja zamówień zakupu

Po zatwierdzeniu zamówienia sprzedawca realizuje zamówienie, dostarczając klientowi określone produkty lub usługi. Etap ten obejmuje dostarczenie produktów lub świadczenie uzgodnionych usług.

Faktura została zapłacona

Na tym ostatnim etapie kupujący jest odpowiedzialny za opłacenie faktury zgodnie z warunkami płatności sprzedającego. Płatność jest zatwierdzana za otrzymane produkty lub usługi, zgodnie z fakturą.

Przykładowo, kupujący płaci fakturę za dostarczone surowce w uzgodnionych terminach płatności.

Tak działa typowy proces zamówienia zakupu. Zaczyna się od utworzenia zamówienia, a kończy na zatwierdzeniu faktury przez kupującego i sprzedawcę.

Każda organizacja ma własne ustawienia zamówień zakupu; niektóre obejmują kontrole jakości przed procesem fakturowania, ale aspekt wysokiego poziomu pozostaje taki sam.

W jaki sposób platforma zarządzania SaaS może usprawnić zarządzanie zamówieniami zakupu?

Przepływ pracy związany z zamówieniami

Tworzenie zamówienia zakupu można uprościć, korzystając z przepływów pracy zaopatrzenia z platform zarządzania SaaS, takich jak CloudEagle. Przepływ pracy zostanie uruchomiony, gdy użytkownik zgłosi żądanie zakupu, a odpowiedni interesariusze zostaną powiadomieni za pośrednictwem poczty elektronicznej i Slack, aby przyspieszyć proces zatwierdzania.

Po zatwierdzeniu wniosku o zakup można utworzyć zamówienie zakupu i uwzględnić warunki cenowe.

Zakupy wspomagane

Negocjowanie odpowiednich warunków cenowych z dostawcami może być przytłaczające, jeśli robisz to sam. W takim przypadku możesz pozostawić ciężką pracę ekspertom ds. zakupów SaaS. Zręcznie radzą sobie oni z negocjowaniem warunków cenowych, umów SLA i innych istotnych klauzul w twoim imieniu, zapewniając ci nabycie odpowiednich produktów w odpowiedniej cenie.

Zarządzanie umowami

Po dostarczeniu produktu zakończ proces fakturowania i skorzystaj z modułu zarządzania umowami na platformie SaaS, aby przechowywać wszystkie niezbędne dokumenty w jednym miejscu. Dzięki temu następnym razem, gdy będziesz chciał przejrzeć zakup lub umowę, będziesz mógł łatwo uzyskać dostęp do odpowiednich dokumentów za pomocą kilku kliknięć.

Wnioski

Są to typowe rodzaje zleceń zakupu używane przez kupujących i sprzedawców do zakupu dowolnego rodzaju produktu lub usługi.

Każde zamówienie służy określonemu celowi i ma swoje wady i zalety. Ostatecznie to kupujący SaaS jest odpowiedzialny za podjęcie decyzji o rodzaju zamówienia zakupu, które chce wysłać.

Zaangażuj interesariuszy z zespołów finansowych i zakupowych w przegląd zamówień przed ich wysłaniem, aby upewnić się, że wszyscy są zsynchronizowani i podejmujesz świadomą decyzję.

Zainspiruj się przykładami, które dodaliśmy, skorzystaj z oprogramowania SaaS i zacznij tworzyć zamówienia zakupu, aby zapewnić płynne operacje zakupowe.

Powodzenia.

Najczęściej zadawane pytania

1. Jaka jest różnica między zamówieniem zakupu a fakturą?

Zamówienia zakupu są wystawiane przez kupujących sprzedawcom w celu monitorowania i śledzenia procesu zakupu, podczas gdy faktury są wystawiane przez sprzedawców klientom po zrealizowaniu zamówienia.

2. Czy zamówienie zakupu jest traktowane jako umowa?

Zamówienie zakupu określa dostawę, fakturowanie, konkretne zakupione produkty lub usługi, warunki prawne i płatność. Gdy zamówienie zakupu zostanie zaakceptowane przez sprzedawcę, staje się prawnie wiążącą umową między klientem a dostawcą.

3. Jakie są korzyści z zamówień zakupu?

Zalety korzystania z zamówień zakupu

• Śledzenie przychodzących zamówień.
• Unikanie powielania
• Minimalizacja błędów w zamówieniach.
• Dokumentacja prawna
• Zwiększenie wydajności
• Pomoc w skalowaniu