Waarom procesverbetering essentieel is voor de groei van een agentschap

Intro

Een SEO-bureau laten groeien is niet eenvoudig. Maar als gestroomlijnde workflows bij uw bedrijf ontbreken, bent u niet alleen stroomopwaarts aan het zwemmen, maar heeft u loden gewichten aan u vastgebonden.

Procesverbetering is van vitaal belang voor de groei van elk bedrijf. Voor SEO is het echter nog belangrijker.

Uw team is uw grootste bron (en kostenpost) als professionele dienstverlener. En als u niet beschikt over de systemen om uw SEO-workflows te stroomlijnen, brandt u uw winstgevendheid op met het produceren van middelen voor klanten.

Deze post gaat over de werkelijke kosten van inefficiënte processen bij uw SEO-bureau en wat u vandaag nog kunt doen om workflows te stroomlijnen.

De ware kosten van inefficiënte processen bij uw SEO-bureau

De kosten van inefficiënte processen besluipen je.

Gemiddeld besteden werknemers:

• 1,8 uur per dag op zoek naar documenten
• 30 uur per maand in vergaderingen (of 1,2 uur per dag)
• 4,1 uur per dag in hun inbox.

Jakkes.

Het mag dus geen schok zijn dat de gemiddelde kantoormedewerker dagelijks ongeveer 2 uur en 53 minuten productief is.

Tijd voor wat snel rekenwerk om te zien hoeveel dit uw bureau kost.

Volgens Indeed is het gemiddelde salaris van een SEO specialist $54.579. Ervan uitgaande dat ze slechts 3 van de 8 uur per dag productief zijn (37,5%), verliest u jaarlijks ongeveer $34.111,87 aan productiviteit per werknemer.

Werken met aannemers in plaats van werknemers?

Laten we zeggen dat uw aannemers 30 uur per week werken tegen $ 50 per uur (de onderkant van de SEO-tarieven). Maar ze zijn slechts 37,5% van de tijd productief.

Dan verliest u 45.000 dollar per jaar (30 uur per week X 50 dollar per uur X 48 weken geeft u 72.000 dollar X .625 voor het percentage verspilde tijd).

Toegegeven, dit zijn ruwe schattingen.

Toch laat dit zien hoeveel tijd en geld er gaat naar administratief werk en andere taken die niet direct resultaten opleveren voor klanten. Met andere woorden, werk dat buiten de scope valt.

Inefficiënte processen putten uw personeel uit

Ook op andere manieren zijn de kosten hoger. Als gevolg van inefficiënte processen is uw personeel minder productief en meer gestrest.

Dit heeft een negatieve invloed op uw bedrijf. Gestreste werknemers die bedolven worden onder een berg administratieve taken hebben geen tijd om zich te concentreren op het behalen van resultaten voor hun klanten.

Erger nog, uw team werkt meestal buiten hun gecontracteerde uren om taken te beheren en in te halen.

Hoewel u op deze manier misschien wat van het geld dat u verliest aan inefficiënte processen terugverdient, kost het u op de lange termijn meer. Uw werknemers zullen het u kwalijk nemen. De kwaliteit van hun werk gaat omlaag. En ze zullen minder enthousiast zijn om bij uw bureau te werken.

Uiteindelijk zullen ze uw organisatie verlaten voor een efficiënter bureau.

Dit schaadt de cultuur op uw werkplek. Uitgebrande werknemers hebben de neiging andere werknemers mee te sleuren. Daardoor kan uw werkplek giftig worden.

Het beheer van het personeelsverloop is ook erg duur. Gewoonlijk kost het ongeveer 1,5x - 2x het salaris van een werknemer om deze te vervangen.

Houd in gedachten dat dit geen rekening houdt met de kosten van het negatieve effect op de werkcultuur, bestaande klanten en het algemene merk.

De echte reden waarom uw agentschap een hoog personeelsverloop heeft

Met de "Grote Ontslag", "Inflatie" en "Stille Opzeggingen" die het nieuws voeren, kun je gemakkelijk concluderen dat iedereen overal ongelukkig is met zijn baan.

Maar dat is niet helemaal het geval.

Hoewel er veel manieren zijn om uw werkcultuur te verbeteren (betere communicatie, meer lof, hoger loon, betere voordelen), gaan deze allemaal voorbij aan de werkelijke oorzaak van ontevredenheid. Mensen verlaten onnodig stressvolle banen waar een gebrek aan structuur en begeleiding eenvoudig werk veel ingewikkelder maakt.

SEO vergt tijd.

U hebt tijd nodig om middelen te onderzoeken, te creëren en te optimaliseren. Het is ook uiterst eenvoudig om resultaten te koppelen aan de inspanningen van uw team met behulp van analytics. Die druk om resultaten te boeken via een hindernisbaan van inefficiëntie kan uw team snel opbranden.

Daarom zijn uw workflows de basis van uw bedrijfssucces.

Zonder duidelijk gedefinieerde processen, ondersteund door sjablonen, hulpmiddelen en standaard operationele procedures (SOP's), zal uw team moeite hebben om snel resultaten te boeken.

In plaats daarvan raken ze verstrikt in een caleidoscoop van onbelangrijke taken die hun dagen opvreten, terwijl deadlines en de noodzaak om resultaten te boeken hen stress bezorgen.

Uiteindelijk zullen ze er genoeg van hebben en vertrekken.

Hoe processen bij uw SEO-bureau te verbeteren (5 stappen)

Als inefficiënte processen het probleem zijn, is procesverbetering de oplossing.

Wees voorbereid. Verandering is moeilijk.

En als eigenaar van een SEO-bureau zult u daar vooraf extra tijd en werk in moeten steken. Het zal niet gemakkelijk zijn. Maar het zal de moeite waard zijn.

Volg deze vijf stappen om de processen in uw agentschap te stroomlijnen.

1. Breng uw werkstromen in kaart

Je kunt geen processen oplossen voordat je in kaart hebt gebracht welke processen je al hebt.

Je kunt een whiteboard, post-it briefjes, notitiepapier of apps als LucidChart of Creately gebruiken. Je hebt geen dure technologie nodig. Maar apps zijn beter voor externe bureaus omdat ze de samenwerking vergemakkelijken.

Voorbeeld van de Onboarding-workflow van klanten in kaart gebracht in Lucid Charts

Kies een probleemgebied in uw bedrijf en begin met het in kaart brengen van de werkstromen. U wilt zo gedetailleerd mogelijk zijn.

Het kan iets kleins zijn, zoals het vinden van fouten in uw proces voor het optimaliseren van bestaande berichten. Of het kan een complexere workflow zijn, zoals het optimaliseren van uw onboardingproces voor nieuwe klanten.

Zodra u de stappen in elk proces hebt gemarkeerd, nodigt u uw team uit om samen te werken en te beoordelen. Zij zullen ervoor zorgen dat u niets over het hoofd ziet.

2. Inefficiënties identificeren

Het is heel makkelijk om problemen te zien als je alles in kaart brengt.

U zult knelpunten, redundanties en andere vertragingen opmerken. Markeer deze gebieden en bespreek of ze nodig zijn voor uw team.

3. Oplossingen vinden

U kunt drie wegen bewandelen om werkstromen te verbeteren:

• Elimineer: Verwijder elk onnodig proces.
• Consolideren: Overbodige processen combineren.
• Verbeteren: Gebruik hulpmiddelen, opleiding en sjablonen om processen te stroomlijnen.

U zult de meeste tijd besteden aan het verbeteren van processen. Maar er zijn een paar belangrijke punten waar u op moet letten voordat u een oplossing kiest.

Praat om te beginnen met uw team voordat u nieuwe tools invoert. Misschien hebben ze andere aanbevelingen. Of misschien vinden ze de tool die u kiest niet goed. U wilt dat ze investeren in nieuwe platforms. Anders verspilt u geld aan tools die niemand gebruikt.

Ook het maken van opleidingen en sjablonen kost tijd en middelen. Maar uiteindelijk loont het de moeite. In plaats van elke keer opnieuw te beginnen, kan uw team met een paar muisklikken het werk afmaken.

Maak vooral video walkthroughs voor complexe processen. Opgeschreven SOP's zijn nuttig, maar video's schetsen duidelijk de stappen die uw team moet nemen. Dit bespaart iedereen tijd en frustratie.

4. Upgrade uw processen

Begin eerst met de meest problematische (inefficiënte) workflow. Gebruik de gegevens uit de eerste stappen om uw processen te verbeteren.

SEO omvat een reeks processen met gedetailleerde instructies bij elke stap. U wilt duidelijk gedefinieerde SOP's en video walkthroughs voor complexe stappen. Voor eenvoudige taken hebt u gedetailleerde instructies nodig.

Mensen verwerken informatie allemaal anders. Hoe meer details, communicatie en begeleiding u biedt, hoe gemakkelijker het voor uw team is om taken snel en nauwkeurig uit te voeren.

En als u nieuwe platforms in gebruik neemt, moet u ook processen creëren voor de opleiding van uw team in die tools.

Voor de beste resultaten is het belangrijk om iemand te hebben die rechtstreeks met de workflow te maken heeft om de processen in te vullen. Dit maximaliseert de efficiëntie en zorgt ervoor dat uw team het proces volgt.

Dit proces kost veel tijd en middelen. Het kan frustrerend zijn en een beetje hoofdpijn veroorzaken. Maar u investeert in het toekomstige succes van uw bedrijf. Het is het waard.

5. Resultaten bijhouden en reflecteren

Zodra uw nieuwe proces is ingevoerd, moet u de resultaten bijhouden en nadenken over de workflow. Na afloop van de taak moet u elk teamlid vragen na te denken over de workflow.

Stel uw team deze procesverbeteringsvragen:

• Wat werkte er?
• Wat werkte niet?
• Wat kan er verbeterd worden?
• En zou je het verbeteren?
• Is er nog iets anders over dit proces dat je wilt delen?

Als u dat nog niet doet, moet u de tijd die uw team aan taken besteedt bijhouden.

Je moet hier voorzichtig mee zijn, zodat het niet overkomt als micromanagen. Leg uw team uit dat u met time track kunt vaststellen waar de "time sucks" zitten. Op die manier kun je prioriteiten stellen voor welke workflows de volgende optimalisatie nodig is.

Zonder tijdregistratie kunt u niet zeker weten of uw wijzigingen uw werkstromen verbeteren of niet.

Tot slot moet u regelmatig vergaderingen beleg gen om processen te evalueren en nieuwe suggesties van uw team te implementeren. Dit zal ervoor zorgen dat uw SEO-bureau gestroomlijnd blijft.

Vergeet deze cruciale taak voor procesverbetering niet

U kunt niets verbeteren in uw SEO-bureau zonder steun van het leiderschap. Het is cruciaal om procesverbetering te zien als een investering in uw organisatie.

U ontwikkelt slimmere werkwijzen om uw klanten betere resultaten te leveren, de stress voor uw team te verminderen en iedereen meer te compenseren. U kunt immers geen nieuwe klanten aantrekken en uw marges vergroten als u verdrinkt in administratief werk.

Toch zal het uit elkaar vallen als het leiderschap niet doorzet.

U moet de verandering ondersteunen en stimuleren. Luister naar de frustratie van je team en de klant. Maak iedereen enthousiast. Benadruk hoe deze procesverbeteringen het werk minder stressvol en aangenamer zullen maken.

Met de juiste mentaliteit, aanpak en follow-up kunt u een prettigere werkplek en een gestroomlijnd, winstgevender SEO-bureau creëren.