Wanneer 1099 MISC vs 1099-NEC gebruiken?

Intro

Als het gaat om het betalen van belastingen, moeten freelancers en aannemers bekend zijn met twee belangrijke formulieren: 1099-NEC en 1099-MISC. Elk formulier dient een ander doel, maar er ontstaat vaak verwarring over wanneer welk formulier gebruikt moet worden. Jarenlang gebruikten bedrijven en zelfstandigen het 1099-MISC formulier om inkomsten te rapporteren die nog niet belast waren. Met de introductie van het 1099-NEC formulier in 2020, specifiek voor vergoedingen zonder personeel, is het landschap echter veranderd.

Waar moet je beginnen bij het indienen van vergoedingen voor aannemers die geen vaste werknemers zijn? Moet je kiezen voor formulier 1099-NEC of MISC? Deze gids legt de verschillen tussen deze formulieren uit en geeft inzicht in hoe je ze correct kunt indienen om naleving te garanderen als je met aannemers werkt.

Essentiële informatie over de formulieren 1099 MISC en 1099 NEC

Vanaf 2020 is het formulier 1099 NEC in de plaats gekomen van de 1099 MISC als het aangewezen formulier voor het rapporteren van belastbare vergoedingen aan de IRS die geen werknemers zijn. Hoewel de 1099 MISC nog steeds in gebruik is, wordt het nu voornamelijk gebruikt voor het rapporteren van zakelijke betalingen zoals advocaatkosten, ziektekosten en huur.

Wat is formulier 1099-MISC?

Formulier 1099-MISC is een belastingdocument dat wordt gebruikt om diverse inkomsten van meer dan $600 te rapporteren die geen deel uitmaken van een reguliere vergoeding. Vóór 2020 werd het gebruikt om inkomen te rapporteren voor aannemers of eenmanszaken, maar nu behandelt het alleen diverse betalingen.

Volgens de IRS moeten bedrijven of personen de volgende soorten betalingen melden:

• Huurbetalingen
• Royalty's
• Prijzen en onderscheidingen
• Advocaatkosten
• Betalingen voor medische zorg
• Opbrengst gewasverzekering
• Opbrengsten uit vissersbootactiviteiten
• Contante betalingen met betrekking tot visserij
• Betalingen van $10 of meer in makelaarstransacties of royalty's in plaats van dividenden of belastingvrije rente
• Inkomsten uit directe verkoop van consumentenproducten bedoeld voor wederverkoop van meer dan $5.000

Wat is een 1099 MISC?

Een bedrijf moet 1099-MISC online indienen als het meer dan $600 heeft betaald aan een individu of entiteit voor diverse uitgaven zoals huur, prijzen, prijzen of advocaatkosten.

Wat moet worden vermeld op formulier 1099-MISC?

Bedrijven moeten de volgende informatie vermelden op het 1099 MISC-formulier:

• Speciale vakken voor specifieke soorten inkomsten, zoals huur, royalty's of prijzen en onderscheidingen
• Inhouding vakjes voor federale of staats inkomstenbelasting
• Alle buitenlandse activa die onderhevig zijn aan inhouding onder de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA)

Wat is een 1099 NEC?

Formulier 1099-NEC (Non-Employee Compensation) is een belastingformulier dat door Amerikaanse bedrijven wordt gebruikt om betalingen van meer dan $600 aan Amerikaanse aannemers, consultants, freelancers en andere zelfstandigen die diensten verlenen aan het bedrijf maar geen vaste werknemers zijn, te rapporteren.

Waar is een 1099 NEC-formulier voor?

Bedrijven zijn verplicht om alle jaarlijkse vergoedingen van meer dan $600 aan niet-werknemers te rapporteren en in te dienen. Deze rapportage gebeurt met Formulier 1099-NEC, dat wordt ingediend bij de IRS.

Onafhankelijke aannemers, wier inkomsten door betalers kunnen worden gerapporteerd op formulier 1099-NEC, zijn onder andere:

• Freelancers
• Advocaten
• CPA's
• Belastingprofessionals
• Makelaars in onroerend goed die niet worden gecompenseerd als werknemers met formulier W-2

Wat moet worden vermeld op formulier 1099-NEC?

Bij het invullen van formulier 1099-NEC moeten bedrijven de volgende informatie opgeven:

• De naam, het adres, het telefoonnummer en het Federal Employer Identification Number (FEIN) van het bedrijf
• De naam, het adres en het Tax Identification Number (TIN) van de niet-werknemer zoals vermeld op hun formulier W-9
• Rijksidentificatienummer (indien van toepassing)
• Totale niet-werknemersvergoeding van meer dan $600 betaald tijdens het voorgaande jaar

Wat is het verschil tussen 1099 MISC en 1099 NEC?

Het belangrijkste verschil tussen IRS 1099-NEC en 1099-MISC zit hem in het gebruik. Formulier 1099-NEC wordt specifiek gebruikt om vergoedingen aan niet-werknemers te rapporteren en volgt de regels voor back-up bronvermelding. Formulier 1099-MISC daarentegen wordt gebruikt voor het rapporteren van verschillende soorten betalingen van niet-werknemers en omvat ook de rapportering voor het inhouden van back-ups.

Voor een gedetailleerd advies geeft de IRS instructies voor zowel formulier 1099-NEC als formulier 1099-MISC, met vermelding van hun specifieke doeleinden en verschillen.

Wat zijn de boetes voor het missen van de deadline voor formulieren 1099-MISC en 1099-NEC?

Als je de deadline voor het indienen van 1099 MISC 2024 en 1099-NEC niet haalt, kan dat leiden tot boetes, die variëren afhankelijk van hoe laat je ze indient:

• Boete van $50 als je binnen 30 dagen aangifte doet.
• Een boete van $100 als je meer dan 30 dagen te laat maar vóór 1 augustus aangifte doet.
• 260 dollar boete als je op of na 1 augustus aangifte doet.

Het exacte bedrag hangt af van wanneer je de juiste aangifte indient. Als je de aangifte niet op tijd kunt indienen, kun je een verlenging aanvragen door** **Formulier8809 in te dienenbij de IRS.

Formulieren 1099-MISC vs. 1099-NEC: hoe elk in te dienen

Als je je voorbereidt op het indienen van je 1099-formulieren, is de eerste stap ervoor te zorgen dat ze binnen de deadline worden ingevuld en ingediend. Een belangrijk verschil tussen de formulieren 1099-MISC en 1099-NEC:

• Formulier 1099-MISC: 31 maart bij elektronische indiening (28 februari bij indiening op papier)
• Formulier 1099-NEC: 31 januari

Hier volgt een overzicht van de indieningsprocedure voor elk formulier:

1. Indienen bij de Belastingdienst

Kopie A: Dit indienen bij de IRS is essentieel voor beide formulieren. Er zijn twee manieren van indienen:

• Elektronisch indienen: Dit is de snelste methode, waarbij het FIRE-systeem (Filing Information Returns Electronically) van de IRS wordt gebruikt. Het helpt fouten te verminderen en zorgt voor een snellere indiening.
• Papieren indiening: Dit is een langzamere optie waarbij je je formulieren per post verstuurt naar een specifiek adres op basis van je bedrijfslocatie. Veel boekhoudsoftwarepakketten of betalingsdiensten voor aannemers kunnen namens jou elektronisch indienen.

2. Kopieën naar de ontvanger sturen

Stuur de ontvanger hun kopieën (kopie B en kopie 2). Met hun toestemming kun je deze elektronisch versturen. Software- of serviceproviders kunnen deze stap vaak ook voor je uitvoeren.

3. Indieningsvereisten van de staat

De vereisten voor het indienen van formulieren 1099-MISC en 1099-NEC verschillen per staat. In sommige staten moeten deze formulieren bij de staat worden ingediend, in andere niet.

Staten die zijn vrijgesteld van het 1099-werknemersformulier zijn Alaska, Florida, Illinois, Nevada, New Hampshire, New York, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington en Wyoming. Bedrijven die actief zijn in deze staten hoeven geen 1099-formulieren in te dienen bij de staat.

De indieningsvereisten kunnen veranderen, dus neem altijd contact op met de belastingdienst van elke staat voor de meest recente informatie.

Beste praktijken voor formulieren 1099-MISC en 1099-NEC

Fouten op 1099-formulieren komen vaak voor, dus het is cruciaal om te onthouden dat je mogelijk meer dan één formulier of helemaal geen formulier moet indienen, afhankelijk van je betalingen:

• Alleen 1099-MISC: Wordt gebruikt om specifieke soorten betalingen anders dan lonen te rapporteren.
• Alleen 1099-NEC: Wordt gebruikt om vergoedingen aan niet-werknemers te rapporteren.
• Beide formulieren: Vereist wanneer je een onafhankelijke aannemer meer dan $600 betaalt en voor huurbetalingen van meer dan $600.
• Geen van beide formulieren: Niet nodig als een onafhankelijke aannemer slechts $300 betaald krijgt voor het jaar en er geen diverse betalingen worden gedaan.

Als je een van deze formulieren moet indienen, zorg er dan voor dat je de indieningstermijnen respecteert en dat alle informatie correct is, inclusief het identificatienummer van de belastingbetaler of het burgerservicenummer van de ontvanger.

Conclusie

Door het belangrijke onderscheid tussen formulier 1099-MISC en formulier 1099-NEC te begrijpen, kunnen bedrijven en onafhankelijke aannemers ervoor zorgen dat ze de belastingwetgeving naleven en tegelijkertijd hun financiële beheerprocessen vereenvoudigen. Door deze betalingen nauwkeurig te rapporteren met het juiste formulier, voldoen bedrijven niet alleen aan de vereisten van de IRS, maar houden ze ook een duidelijke administratie bij die een soepeler financieel beheer en rapportage mogelijk maakt. Raadpleeg altijd een belastingprofessional als je twijfelt over welk formulier je moet gebruiken.