Wat is een BLUF-methode & waarom is het nuttig in communicatie?

Intro

De term ¨BLUF¨ staat voor een afkorting ¨Bottom Line Up Front¨. Deze uitdrukking betekent dat het belangrijkste van de websitepagina of tekst aan het begin staat. Deze structuur veronderstelt dat de meest essentiële informatie aan het begin van de tekst wordt geplaatst en niet aan het einde. Hierdoor kan een lezer snel lezen en het belangrijkste van de boodschap duidelijk begrijpen.

Interessant genoeg wordt een dergelijke structuur van informatie-invoer veel gebruikt in militaire communicatie in de VS. Het belangrijkste doel hiervan is om de boodschap nauwkeuriger en duidelijker te maken voor begrip. Het BLUF principe verschilt van een meer traditionele stijl die de aanbevelingen en conclusies aan het einde plaatst, na feiten en argumenten.

Laten we de situatie modelleren waarin een klant een taak geeft aan een ontwerper. In het voorbeeld links wordt het BLUF-principe niet gebruikt en in het voorbeeld rechts wel.

Zonder BLUF-principe	Met BLUF-principe
Over een week lanceren we een website en plannen we een actie voor klanten. Tot nu toe hebben we nagedacht over waar we de relevante informatie moeten plaatsen... (hier is de uitleg) We willen dat je een banner maakt voor de website met informatie over de actie tijdens de week.¨	We willendat je een banner maakt voor de website met informatie over een actie in de loop van de week. Over een week lanceren we een website en plannen we een actie voor klanten. Tot nu toe hebben we bedacht waar we de relevante informatie moeten plaatsen... (hier zijn de toelichtingen).¨

Dit is een nogal grof voorbeeld, maar wel een heel demonstratief voorbeeld. Voel je het verschil?

In het eerste geval geven we in het begin de inleidende informatie. Daarna spreken we over de taak. In het tweede geval beschrijven we de taak en werken daarna de details uit. Hier begrijpt de ingebeelde ontwerper wat er van hem of haar wordt verwacht en begrijpt hij of zij de volgende gegevens beter. Het is hem of haar dus vanaf het begin duidelijk waarom alles op deze manier wordt verteld, omdat hij of zij weet wat zijn of haar belangrijkste taak is. Het is logisch, toch?

Waar wordt de BLUF-methode gebruikt?

BLUF kan letterlijk overal worden gebruikt waar het van vitaal belang is om het belangrijkste idee snel en efficiënt over te brengen aan het publiek. Bekijk de volgende voorbeelden:

In bedrijf:

• in zakelijke brieven en presentaties om een klant of investeerder geïnteresseerd te maken;
• in rapporten en analysemateriaal om de lezers het hoofdidee van de inhoud te geven;
• in advertentiemateriaal om de aandacht van potentiële klanten te trekken.

In het onderwijs:

• in colleges en seminars om studenten te helpen het onderwerp beter te begrijpen;
• in boeken en handleidingen om materiaal beter en toegankelijker te maken;
• in teksten en examens om leerlingen de kans te geven zich te concentreren op belangrijkere vragen.

In journalistiek:

• in nieuwsartikelen om lezers een duidelijker beeld te geven van de belangrijkste gebeurtenissen;
• in analytische materialen om een uitweg te vinden in moeilijke situaties;
• in interviews om de meest interessante uitdrukkingen te benadrukken.

Daarnaast wordt de BLUF-methode gebruikt in marketing (inclusief e-mailmarketing), sociale netwerken, advertenties, presentaties en andere materialen. Bovendien kan de BLUF-methode worden gebruikt in gewone correspondentie om de belangrijkste informatie sneller en nauwkeuriger aan een gesprekspartner te geven. Zo bespaar je veel tijd.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van de BLUF-methode?

Als je de belangrijkste informatie aan het begin van de tekst plaatst, heeft zowel de auteur als de lezer er baat bij:

1. Voordelen voor de auteur: De BLUF-methode helpt je om je gedachten te structureren en je te concentreren op de belangrijkste dingen. Hierdoor wordt de schrijfstijl korter en krachtiger om de aandacht van de lezer vast te houden. Bovendien kun je met de BLUF-methode je standpunt of aanbeveling helemaal in het begin verwoorden. Zo is er geen plaats voor misverstanden of twijfels.
2. Voordelen voor de lezer: De BLUF-methode maakt het proces van tekstbegrip gemakkelijker. De lezer wordt ook nooit gedwongen om extra dingen te lezen of antwoorden te zoeken aan het einde van de tekst. Bovendien geeft de BLUF-methode de lezer de mogelijkheid om te beslissen of hij het materiaal verder wil leren of niet. Er wordt dus rekening gehouden met de doelen en interesses van de lezer.

Hoe werkt de BLUF-methode?

1. Jij bepaalt het doel en de doelgroep van je boodschap (wat je precies wilt vertellen en aan wie).
2. Formuleer de hoofdgedachte en de conclusie (wat je wilt dat je lezer weet en doet na het lezen van je bericht).
3. Plaats deze hoofdgedachte en conclusie aan het begin van je tekst. Zorg ervoor dat het niet langer is dan 1 of 2 zinnen. Je kunt BLUF-markering gebruiken om dit deel van de tekst te benadrukken.
4. Onderbouw je hoofdgedachte en conclusie met feiten, argumenten en details die je in afnemende volgorde van belangrijkheid moet plaatsen. Vermijd extra informatie of herhalingen.
5. Sluit je tekst af met een call-to-action of een cv als dat essentieel is.

Samengevat veronderstelt de BLUF-methode dat de meest cruciale gedachte in het begin wordt geplaatst, terwijl de volgende gegevens in aflopende volgorde van belangrijkheid moeten worden geplaatst.

In welke gevallen moet je BLUF niet gebruiken?

Ondanks de voordelen is de BLUF-methode niet universeel. Er zijn verschillende gevallen waarin het nogal schadelijk kan zijn, bijvoorbeeld wanneer:

1. Je moet de essentie van het bericht stap voor stap openen: In die gevallen krijgt de lezer de richtlijnen van de auteur niet te zien als de BLUF-methode wordt gebruikt.
2. Het is van vitaal belang om de lezer te intrigeren. Het bericht zal je niet boeien en het zal minder interessant worden als de BLUF-methode wordt gebruikt.
3. Je bericht is ingewikkeld en moet worden verduidelijkt. De lezer krijgt misschien niet alle informatie als je de BLUF-methode gebruikt.

Dit zijn de belangrijkste redenen waarom de BLUF-methode niet wordt gebruikt in fictie, wetenschappelijke artikelen en juridische documenten. Er kunnen echter uitzonderingen zijn. In deze gevallen is het beter om de informatie stapsgewijs in te voeren en systematisch tot nadenken aan te zetten.

Laatste gedachten

BLUF is een nuttig instrument dat helpt om de communicatie te verbeteren en de belangrijkste ideeën en gedachten effectiever over te brengen. Het maakt berichten duidelijker, korter en consistenter. Het respecteert en waardeert ook de tijd van de lezers. Bovendien wordt het gebruikt op verschillende communicatiegebieden waar duidelijkheid en snelheid van informatieoverdracht essentieel zijn.

Tot slot willen we je een aantal basisadviezen geven:

1. Gebruik de BLUF-methode alleen in die gevallen waarin het nodig is.
2. Maak de hoofdgedachte duidelijk en begrijpelijk.
3. Vergeet niet de extra gegevens te vermelden die nodig zijn om het bericht te begrijpen.
4. Controleer of de BLUF-methode het doel van het bericht tegenspreekt of niet.

Het is cruciaal om de context en het doel van een bericht in overweging te nemen voordat je beslist of je de BLUF-methode moet toepassen of niet. Met wat oefening zul je echter gemakkelijk kunnen begrijpen of er een noodzaak is.

Bedankt voor uw aandacht!