Voordelen van timesheets die elke bedrijfseigenaar moet weten

Intro

In het moderne zakelijke landschap is het bijhouden van de werktijd van werknemers van groot belang. Het geeft inzicht in hoe middelen worden gebruikt en hoe hun tijd wordt besteed aan verschillende projecten.

Van oudsher vertrouwden bedrijven sterk op urenstaten om werktijdgegevens in tabelvorm vast te leggen en zo de werkuren bij te houden. Met de komst van technologie zijn veel digitaal volwassen organisaties echter overgestapt op digitale urenstaten vanwege hun onmisbare functionaliteiten en zijn ze ook getuige geweest van een aanzienlijke verbetering van hun resultaten en projectleveringen.

In deze blog bespreken we de belangrijkste voordelen van het gebruik van timesheets voor werknemers en hoe het kan helpen om de salarisverwerking te stroomlijnen, de productiviteit van het team te verbeteren en een positieve relatie met klanten en teams te bevorderen.

Wat is een timesheet?

Een timesheet is een hulpmiddel dat bedrijven gebruiken om de totale werktijd van werknemers gedurende een bepaalde periode bij te houden. Bedrijven kunnen de werktijdgegevens van werknemers uit de urenstaat gebruiken om de loonlijst te verwerken, klanten te factureren, projectleveringen in te schatten en verzuimpatronen bij te houden. De meeste bedrijven gebruiken drie soorten urenstaten:

Op papier

Papieren urenstaten, inclusief afdrukbare tijdkaarten, ponskaarten, registers, etc., zijn de meest traditionele die gebruikt worden om de werkuren van werknemers te registreren. Deze archaïsche urenstaten moesten echter handmatig worden ingevoerd en waren gevoelig voor menselijke fouten, gegevensbeveiliging en tijddiefstal.

Rekenbladen

Spreadsheets hebben de lay-out van urenstaten hervormd om het tijdregistratieproces overzichtelijker, gestroomlijnder en minder hectisch te maken. Door de indeling in tabellen, de eenvoud en het gebruiksgemak zijn spreadsheets, vooral in Excel-indelingen, een van de meest gewilde timesheetoplossingen voor bedrijven. Bedrijven kunnen zelfs Excel-timesheetsjablonen in verschillende formaten gebruiken om de tijd van werknemers dagelijks/wekelijks/maandelijks bij te houden.

Digitale urenstaten

Papieren systemen en spreadsheets hadden verschillende beperkingen wat betreft functionaliteit en waren ook gevoelig voor diefstal van tijd, gegevensbeveiliging en foutieve gegevensinvoer. Dit maakte plaats voor digitale urenregistratie zoals de software voor tijdregistratie die niet alleen nauwkeurig tijdgegevens vastlegt, maar ook talloze functionaliteiten biedt, zoals gedetailleerde rapportage, goedkeuringstrajecten, validaties en meer.

Bron

In de toekomst zullen we dieper ingaan op de vraag waarom bedrijven gebruik zouden moeten maken van tijdregistratiesoftware, ook bekend als online urenregistratie, en hoe dit hen kan helpen hun winstgevendheid en competentie te verbeteren.

10 Timesheet-voordelen die elke bedrijfseigenaar moet weten {#10-timesheet-voordelen-iedere-bedrijfseigenaar-moet-weten}

* Nauwkeurige facturering voor klanten

Of het nu gaat om boekhouden, freelancen of een ander bedrijf, het bijhouden van de gewerkte uren aan verschillende projecten om facturen te berekenen voor verschillende klanten is cruciaal.

Voor bedrijven die klanten op uurbasis factureren, dient de urenstaat als dossier voor de klanten en helpt het bij het genereren van accurate facturen.

Een digitaal timesheet helpt bedrijven inzicht te krijgen in de contextuele werktijd die ze aan verschillende projecten besteden, zodat klanten correct en tijdig worden gefactureerd. Dit helpt bij het onderhouden van gezonde relaties tussen klanten en bedrijfseigenaren.

Dergelijke tijdregistratiesoftware wordt ook geleverd met configureerbare rapportagefuncties die details over het tijdsgebruik aan het licht brengen en klanten helpen om op de hoogte te blijven van waar hun geld wordt gebruikt en of het goed is besteed.

De gedetailleerde rapporten stellen klanten in staat om te zien hoeveel tijd de resources hebben besteed aan het voltooien van verschillende onderdelen van het project en dienen zo als bewijs voor de berekening en nauwkeurigheid van de facturering.

* Gestroomlijnde salarisberekening

Timesheets zijn gunstig voor organisaties die werknemers op uurbasis in dienst nemen, omdat ze organisaties helpen om de werkuren van werknemers bij te houden.

Software voor tijdregistratie houdt het totale aantal werk- en overuren bij, waardoor bedrijven werknemers eerlijk en nauwkeurig kunnen compenseren op basis van het aantal gewerkte uren.

Deze software houdt ook de werktijden, verlof, opbouw, overuren, vakantietoeslag, enz. van werknemers bij, zodat bedrijven de loonlijst van werknemers efficiënt kunnen beheren, samen met de toeslagen en extra betalingen.

Met timesheets kunnen werkgevers ook eenvoudig voldoen aan de salarisregels rond overwerk, toeslagen op basis van ploegendienst, enzovoort, om te voldoen aan verplichte wetten.

Bovendien kunnen werkgevers/managers in geval van conflicten bij de salarisverwerking altijd de urenregistratiegegevens raadplegen om de werkuren en de totale uren die aan specifieke projecten zijn besteed te verifiëren.

Op deze manier verminderen digitale urenstaten de tijd en kosten die worden besteed aan administratieve taken, waardoor het personeel wordt bevrijd van de handmatige verwerking van tijdgegevens zodat ze zich kunnen richten op productiever werk dat waarde toevoegt aan de organisatie.

* Voorkomt microbeheer

De teammanagers of supervisors voeren vaak micromanagement uit op de activiteiten van werknemers om bij te houden waar werknemers aan werken en hoeveel tijd ze nodig hebben om een taak af te ronden.

Bron

Met behulp van timesheets hoeven managers hun werknemers niet meer te micromanagen en kunnen ze eenvoudig achterhalen waar ze aan werken, hoeveel tijd ze nodig hebben gehad om hun taken af te ronden en hoe hun middelen in het algemeen worden gebruikt.

Dankzij urenstaten hoeven managers hun teams dus niet meer te controleren en te micromanagen, waardoor de kans op conflicten tussen managers en teamleden afneemt.

* Betere voorspellingen en ramingen

Een van de grootste voordelen van het gebruik van digitale urenstaten is dat de gegevens gebruikt kunnen worden om bronnen zoals tijd, arbeid en kosten in te schatten voor toekomstige projecten.

Voordat een team bijvoorbeeld aan een nieuw project begint, moet het een inschatting maken van de details, zoals de tijdlijnen, mijlpalen en benodigde resources. In dat geval kan de manager gebruik maken van de timesheetgegevens van eerder uitgevoerde projecten waarbij de aard van de taken vergelijkbaar is met het project dat nu wordt uitgevoerd.

Met behulp van historische gegevens van eerder uitgevoerde projecten kunnen bedrijven dus hun inschatting van arbeid, kosten en tijdlijnen voor komende projecten verbeteren, kostenoverschrijdingen voorkomen en zorgen voor een tijdige oplevering van projecten.

* Taken beheren en prioriteiten stellen

"Timesheets stellen organisaties in staat om de workflow beter te beheren, verbeterpunten te identificeren en middelen strategisch toe te wijzen, wat bijdraagt aan succesvolle projectopleveringen en een positieve invloed heeft op de resultaten."

Timesheets zijn een waardevol hulpmiddel om inzicht te krijgen in de aard van de taken en de tijd die meestal nodig is om ze uit te voeren.

Managers kunnen de timesheetgegevens bekijken om te zien welke projecten en taken meer bandbreedte in beslag nemen en welke minder. Met behulp van deze analyse kunnen managers weloverwogen beslissingen nemen over het prioriteren, toewijzen en beheren van taken.

Managers en werkgevers kunnen bijvoorbeeld projecten schrappen die niet veel waarde hebben en meer bandbreedte van middelen verbruiken.

Ook kunnen managers begrijpen welke taken veel tijd kosten en welke minder. Deze analyse helpt hen de workflow te verbeteren door de taken te prioriteren, zodat er eerst aan dringende taken kan worden gewerkt en later aan taken met een late tijdsplanning. Als een verkoopteam bijvoorbeeld werkt aan administratieve en outreach-taken die veel van hun bandbreedte in beslag nemen, maar als ze moeten werken aan gepersonaliseerde koude e-mails voor klanten die relatief minder tijd in beslag nemen en een hoge prioriteit hebben, dan kan hen worden gevraagd om eerst aan e-mails te werken.

Bron

* Inzichten in productiviteitstrends

Timesheets houden niet alleen de werktijdgegevens van werknemers bij, maar helpen managers ook om productiviteitstrends vast te stellen en gebieden te identificeren waar werknemers achterlopen.

Managers kunnen bijvoorbeeld in de timesheetgegevens van werknemers kijken om te zien welke taken de meeste bandbreedte opslokken en aan welke taken ze relatief snel kunnen werken.

Deze gegevens helpen managers te ontdekken waar medewerkers achterlopen en op welke gebieden ze uitblinken. Op basis van de tijd die nodig is om een taak uit te voeren, kunnen managers hen inzetten voor verschillende projecten met specifieke behoeften.

Managers kunnen ook de medewerkers identificeren die te veel tijd besteden aan generieke taken in vergelijking met andere medewerkers en hen de nodige training en begeleiding geven om hun prestaties te verbeteren.

Met de tijdregistratiesoftware kunnen managers rapporten genereren voor specifieke gebieden om de prestaties van werknemers, productiviteitstrends en werkdrukniveaus beter te beoordelen. Dit gedetailleerde inzicht kan hen helpen hun middelen beter toe te wijzen, de taken effectief te verdelen en de workflow te optimaliseren om de algehele productiviteit en efficiëntie te verbeteren.

* Optimaal gebruik van hulpbronnen

Een van de grootste zorgen van bedrijven is of hun werknemers in gelijke mate hun gewicht in de schaal leggen en hun tijd niet verdoen met niet-werkactiviteiten.

De urenstaat houdt bij waar medewerkers aan gewerkt hebben, hoe lang en aan welke projecten. Deze duidelijke zichtbaarheid in de tijdgegevens van resources zorgt ervoor dat ze niet onder- of overbezet raken en indien nodig kunnen hun taken worden gedelegeerd om een burn-out bij medewerkers te voorkomen.

Als managers bovendien merken dat de bandbreedte van de resources volledig is benut en er meer resources nodig zijn om het werk te verdelen, dan kunnen ze de behoefte aan tijdelijk personeel of het aannemen van grote volumes signaleren en het management vragen om dienovereenkomstig extra resources aan te nemen.

* Klanten op de hoogte houden van de voortgang van het project

Voor klantgerichte projecten kan de timesheet wonderen doen, omdat klanten zo een gedetailleerde uitsplitsing kunnen zien van hoeveel tijd er aan verschillende taken is besteed en de voortgang van het project kunnen afleiden.

Deze analyse helpt klanten niet alleen met de ingewikkelde details van het project, maar zorgt er ook voor dat het team klanten betrekt bij het projecttraject, ervoor zorgt dat hun verwachtingen met betrekking tot tijdlijnen worden afgestemd met het team en waar nodig aanpassingen doet.

* Beter projectbeheer en tijdige levering

Het timesheet geeft een holistisch beeld van de tijd die is besteed aan verschillende taken en beperkt de scope creep in het project.

Met de timesheetgegevens kunnen managers dus de knelpunten in het project aanpakken, indien nodig meer resources aannemen, de werkelijke tijdlijn vergelijken met de werkelijke tijdlijn en weloverwogen beslissingen nemen om ervoor te zorgen dat het project niet ontspoort.

Dit realtime inzicht in de timesheetgegevens helpt managers om de workflow te optimaliseren en van tijd tot tijd proactieve beslissingen te nemen om het project op schema te houden en tijdige levering te garanderen.

* Minder ongeplande afwezigheden

Wanneer je geen solide registratie hebt van de afwezigheid van werknemers of het handmatig proces gebruikt om het te registreren, kan het verzuimpatroon waarschijnlijk onopgemerkt blijven, waardoor je werknemers onzeker blijven over wat er van hen wordt verwacht.

Digitale urenstaten houden ongeplande afwezigheden bij en geven aan of deze afwezigheden een trend zijn geworden. Door verzuimpatronen bij sommige werknemers te ontdekken, kunnen managers proactief actie ondernemen om het voorkomen ervan te minimaliseren, de betrokkenheid te verbeteren en werknemers te helpen zich aan de nodige regels en voorschriften van de organisatie te houden.

Conclusie

In het zakelijke landschap telt elk moment en timesheets maken de weg vrij voor bedrijven om gegevens te verzamelen over de werktijd van werknemers en deze te analyseren om weloverwogen beslissingen te nemen. Bedrijven kunnen alle soorten urenstaten gebruiken, zowel papieren als spreadsheets. De gevoeligheid voor fouten, tijddiefstal en handmatige verwerking maakt ze echter ongeschikt voor modern gebruik en maakt de weg vrij voor software voor tijdregistratie. Zoals eerder vermeld, verbeteren deze moderne urenregistraties niet alleen het gebruik van middelen voor bedrijven, maar helpen ze hen ook om realtime inzicht te krijgen in belangrijke bedrijfsgegevens voor betere besluitvorming.