Het belang van facturen in een webwinkel

Intro

Elke e-commerce ondernemer begrijpt hoe belangrijk het is om klanten tevreden te houden en de zaken goed te organiseren, en facturen zijn een snelle manier om beide doelen met één pijl te raken.

Voor wie het nieuw is: een factuur is een juridisch document dat de verkoper aan de koper geeft om de financiële verkooptransactie vast te leggen. Het dient vele doelen, waaronder financiële administratie, aankoopbewijs en naleving van de belastingwetgeving.

Maar er komt zoveel meer kijken bij facturen dan dat - vooral in de 16,6 biljoen dollar kostende e-commercebranche.

In deze gids helpen we je inzicht te krijgen in de belangrijkste rollen en voordelen van dit cruciale financiële document voor je e-commerce winkel (plus vijf best practices voor factuurbeheer aan het einde).

De rol van facturen in e-commerce winkels

Bedrijven zijn gebouwd op geld en facturen maken geld duidelijk. Maar afgezien van het gemak en de betalingsflexibiliteit die facturen bieden, spelen ze een cruciale rol in de twee belangrijkste gebieden van e-commercebedrijven:

Transacties vergemakkelijken

Facturen maken het betalingsproces een fluitje van een cent voor jou en je klanten. Door facturering tot een standaardonderdeel van het aankoopproces te maken, kun je betalingen bijhouden en een onderscheid maken tussen betaalde facturen en openstaande facturen.

Het draagt bij aan naadloze transacties door te dienen als:

• Formele bevestiging van de aankoop (inclusief details zoals productnaam, prijzen en verzendgegevens)
• Medium om de betalingsinstructies aan de klanten door te geven, zoals betaalgateways en vervaldatum
• Ordertracking tool waarmee klanten real-time updates van de zending kunnen volgen

De juridische en financiële betekenis

Elk land heft een vorm van eCommerce omzetbelasting op belastbare goederen en diensten - BTW, GST, staats- of provinciale belasting, om er maar een paar te noemen.

Hier is een factuur het juridische document dat de omzetbelasting uitsplitst en identificeert. Je belastingdienst kan je ook om facturen vragen als onderdeel van je belastingrapportageverplichting.

Vergeet niet dat facturen je kunnen beschermen tegen mogelijke rechtszaken. Als oplichters je proberen te slim af te zijn, bijvoorbeeld door te weigeren te betalen nadat ze de bestelling hebben ontvangen, dan bewijst een factuur dat de financiële transactie echt heeft plaatsgevonden.

Voordelen van het gebruik van facturen in een e-commerce winkel

De voordelen van facturen wegen zwaarder dan alle argumenten tegen facturering in e-commerce. Hier zijn de top twee die volgens ons voldoende zijn om elke ambitieuze webwinkelier te overtuigen:

Professionaliteit en vertrouwen van de klant

Facturen zijn er niet alleen om betaald te krijgen. Ze vormen ook een essentieel onderdeel van de ervaring van je klant na de aankoop. Slimme bedrijven gebruiken facturen als een extra brandingmogelijkheid. Bijvoorbeeld met een CTA om een promotiecode te gebruiken of deel te nemen aan een klantenloyaliteitsprogramma.

Als je het verstandig gebruikt, kan het invloed hebben op je klanten, wat resulteert in meer terugkerende klanten en betere mond-tot-mondreclame.

Bovendien is het gebruik van facturen een geweldige manier om onnodig heen-en-weer gepraat tussen klanten en ondersteuningstijden te voorkomen.

Denk bij het ontwerpen van je factuursjabloon dus aan het volgende:

• Merkimago
• Toon van de stem
• Typografie
• Logo

Als je eenmaal je beslissingen hebt genomen, zorg er dan voor dat ze in alle contactpunten met de klant terugkomen, inclusief de website, banners, sociale media en facturen.

Registratie en organisatie

Online facturen zijn een probleemloze manier om je betalingsproces te stroomlijnen. Overschakelen op deze e-facturen is de sleutel tot het bijhouden van een nauwkeurige financiële administratie van je e-commerce bedrijf.

Het helpt je om niet alleen je verkoop, maar ook je uitgaven en inkomsten nauwkeurig bij te houden en te controleren, en ondersteunt je bij financiële analyses, eCommerce winstberekening en toekomstige planning.

Bovendien zal het gebruik van een factuursjabloon facturen standaardiseren. Dit betekent slechts een paar klikken en al je betalingsgegevens zijn op de meest georganiseerde manier mogelijk.

Zorg er echter wel voor dat je alle relevante informatie op je facturen vermeldt, zoals de naam van de klant, de contactgegevens en de productomschrijving. Als je deze gegevens vermeldt, hebben zowel jij als je klanten een volledig overzicht van de transacties.

Gebruik een factuurnummeringssysteem voor een nog betere organisatie. Wijs elke factuur een uniek nummer toe om betalingen eenvoudig te reconciliëren en openstaande saldi te controleren.

Pro Tip: Er zijn genoeg competente bedrijven die de klus voor je willen klaren. Deze bedrijven zijn boekhoud- en accountantskantoren, dienstverleners voor kleine bedrijven en professionele netwerkgroepen, en ze vragen zich allemaal af hoe ze boekhoudklanten zoals jij kunnen krijgen. Ze willen je graag helpen. Dus neem de extra last van je schouders en besteed alledaagse taken zoals het bijhouden van je administratie en het maken van facturen uit wanneer dat nodig is.

Inzicht in advertentieprestaties

Facturen zijn een gedetailleerd overzicht van je eCommerce uitgaven en geven je een gedetailleerd beeld van het financiële aspect van je marketingcampagnes, met name van de advertentieprestaties. Deze facturen geven je waardevolle inzichten in je advertentieprestaties, zoals:

• Kostentoewijzing (advertentieplaatsing, creatieve productie, bureaukosten, enzovoort)
• Prestatieanalyse (factuurgegevens correleren met statistieken over advertentieprestaties zoals impressies en conversies)
• Budgetplanning
• ROI-beoordeling (vergelijking van kosten op de factuur met inkomsten uit advertentiegedreven verkoop)

Daarom kun je, door gebruik te maken van de factuurgegevens, je strategieën voor advertentieprestaties optimaliseren. Een geweldige manier om dit te bereiken is door je advertentietracking tool te integreren met het eCommerce facturatiesysteem, waarbij je verkopen direct worden gekoppeld aan gerichte advertentiecampagnes.

De integratie zal je helpen om betere advertentie-investeringen te doen, het rendement op advertentie-uitgaven te meten en leveranciers te evalueren.

5 Best Practices voor factuurbeheer in e-commerce

Laten we het hebben over onze best practices voor factuurbeheer in e-commerce die je een voorsprong kunnen geven op concurrenten. Pas deze toe en houd je bedrijfstransactie, branding en management op het juiste spoor:

Factureringssystemen automatiseren

De meeste e-commercebedrijven hebben weinig personeel en de crediteurenafdeling kan maar zo veel doen. Overwerkte medewerkers zorgen ook voor fouten en vertragingen die de kosten verhogen en, in het ergste geval, het imago van je merk aantasten.

Dat is waar automatisering veelbelovend is. Door factureringssystemen te automatiseren kun je:

• Quicken factuur goedkeuring
• Handmatige gegevensinvoer elimineren
• De kans op fraude verkleinen
• Kosten voor factuurverwerking verlagen
• Financiële documenten eenvoudig online opslaan

Richt je specifiek op het automatiseren van het genereren van facturen, levering en betalingsherinneringen.

Spiekcode: Je factuurautomatiseringssysteem is een goudmijn aan waardevolle gegevens over klantgedrag en aankooppatronen. Door het systeem dus te integreren met je Google ads voor e-commerce campagnes, kun je je advertenties en targeting met lasernauwkeurigheid afstemmen.

Als je facturatiesystemen bijvoorbeeld een stijging in de verkoop van een bepaald product laten zien, kun je eenvoudig een gerichte advertentiecampagne lanceren om op deze trend in te spelen. Omgekeerd, als facturen een daling in de verkoop van bepaalde artikelen laten zien, kun je de advertentiestrategie aanpassen om de vraag te stimuleren.

Gespecificeerde factuur leveren

Zorg ervoor dat je e-commerce facturen alle producten/diensten en levertijden vermelden. Dit is een cruciaal element van een representatieve en leesbare factuur, die de klanten _exact_ vertelt waarvoor ze betalen.

Beschrijf duidelijk elk product voor een beter inzicht. Splits grotere projecten op in kleinere mijlpalen met hun kosten voor je klanten. Nog beter, je kunt de facturen aanpassen door links naar flipbooks toe te voegen om de productpresentatie nog meer te verbeteren.

Als klanten de factuur begrijpen, zullen ze de betaling snel verwerken zonder verdere uitleg of vertragingen. En hoe sneller de betaling, hoe beter de cashflow voor je bedrijf.

Integreren met boekhoudsoftware

Volgens het AIA Tech Culture Report gebruikt 59% van de bedrijven alleen boekhoudsoftware voor het factureren van klanten. We hopen dat jij bij die 59% hoort. Zo niet, ga dan op zoek naar een softwareoplossing waarmee je je facturen naadloos kunt beheren.

Hier zijn enkele topfuncties waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste software voor je e-commerce:

• Platformintegratie (bijv. voorraadniveaus, geïnde betalingen, belastingen en meer)
• Configuratie omzetbelasting
• Uitgebreide rapporten
• Beveiliging van financiële gegevens
• Add-on functie om de service aan te passen aan uw bedrijf
• Ondersteuning en upgrades

De software moet het ook mogelijk maken voor jou en je klanten om facturen en betalingen bij te houden. Dit zal de ervaringen van gebruikers na de aankoop verbeteren (en dus klantentrouw opbouwen) en de factuurcontrole voor jou vereenvoudigen.

Als je eenmaal hebt besloten, integreer dan factuurautomatisering en laat je bedrijf groeien. Vergeet niet dat goede boekhoudsoftware een investering is in het financieel beheer, de efficiëntie en de schaalbaarheid van je bedrijf.

Kies de juiste software, automatiseer het proces en laat je bedrijf groeien zonder boekhoudkundige beperkingen.

Pro Tip: CDN's zijn het beste voor het organisch verbeteren van de snelheid van websites in eCommerce winkels, en ze kunnen een waardevol hulpmiddel zijn bij het verbeteren van de prestatiebeveiliging en gebruikerservaring van factuurbeheer. Zorg er dus voor dat je CDN's in je boekhoudsoftware integreert.

Follow-up van onbetaalde facturen

Soms vergeten klanten de factuur te betalen of krijgen ze daarbij te maken met complicaties. Hier kan een beleefde en tijdige follow-up de klanten voorzichtig herinneren aan de verschuldigde facturen.

Je kunt automatische e-mails voor betalingsherinneringen instellen in je boekhoudsoftware om professionele en klantvriendelijke follow-ups te sturen. Daarnaast moet je klanten meerdere betalingsopties bieden, zoals bankoverschrijving, creditcard of PayPal, om de kans op snelle betaling te vergroten.

Respectvolle en effectieve communicatie moet centraal staan bij het opvolgen van facturen. Houd een open communicatiekanaal in stand om eventuele zorgen of problemen aan te pakken die klanten ervan kunnen weerhouden om de betaling af te ronden.

Geef prioriteit aan beveiliging en gegevensprivacy.

Het meest kritieke onderdeel is beveiliging en privacy. Uw klanten vertrouwen u hun financiële gegevens toe; de beveiliging ervan moet uw topprioriteit zijn.

Zorg er dus voor dat je hoogbeveiligde software kiest met verificaties op meerdere niveaus om onbevoegde toegang te voorkomen.

Laatste gedachten

Facturatie kan aanvoelen als een alledaagse taak, maar of je het leuk vindt of niet, het is een cruciale taak.

Een goed factuurverwerkingssysteem kan de manier veranderen waarop facturen worden aangemaakt en verwerkt, wat resulteert in meer efficiëntie, effectiviteit en productiviteit.

Maak daarom met behulp van de bovenstaande tips doeltreffende en correcte facturen voor je bloeiende webwinkel. Gebruik hoogwaardige software en blijf je factuurbeheersysteem updaten om je werknemers en klanten de best mogelijke ervaring te geven, want ze verdienen niets minder!