Belastinggids voor digitale freelancers

Intro

Als je een freelancer bent die digitaal werkt, zul je ongetwijfeld 99% van je werkdag in beslag nemen door de taken die bij je werk horen. Belastingaangifte doen of zelfs maar denken aan het regelen van je belastingzaken is niet iets waar de meeste professionals dagelijks aan zullen denken. Dat gezegd hebbende, belasting betalen is wettelijk verplicht en dat betekent dat iedereen zijn eigen belastingverplichtingen moet nakomen, ook al is dat niet iets wat iemand graag doet. Hieronder vind je handig advies om je te helpen je belastingzaken te regelen.

Tips om je belastingen met zo min mogelijk gedoe te betalen

Het invullen van je belastingen hoeft niet altijd een pijnlijk of tijdrovend proces te zijn. Er zijn manieren om het bijhouden van alles eenvoudiger te maken.

Je inkomsten en uitgaven bijhouden

Het is essentieel om de inkomsten en uitgaven van je bedrijf het hele jaar door bij te houden, zodat je bij het indienen van je aangifte accurate en actuele gegevens hebt. Je kunt het beste bijhouden wat je hebt verdiend en uitgegeven met een boekhoudpakket, omdat alle gegevens veilig online worden bewaard. Dat gezegd hebbende, kan het nog steeds nodig zijn om van tijd tot tijd fysieke documenten te gebruiken buiten de software om. Als je bijvoorbeeld uitbreidt naar een klein bedrijf, wil je misschien een sjabloon voor een resultatenrekening downloaden, die je kunt bewerken en openen in Excel in plaats van in de software.

Zet geld opzij om belastingen te betalen

Door een aparte rekening te openen om geld te sparen voor je belastingaangifte kun je makkelijker voorkomen dat je geld uitgeeft dat je nodig hebt om te sparen voor je belastingaangifte. Je kunt af en toe een belastingcalculator gebruiken om uit te rekenen hoeveel belasting je waarschijnlijk verschuldigd bent over je inkomen na aftrek van kosten.

Om deze taak nog eenvoudiger te maken, kun je automatische overschrijvingen naar je spaarrekening instellen, zodat je er niet eens aan hoeft te denken om dit handmatig te doen. Als je kunt, kun je een beetje extra toevoegen om meer belasting te betalen in maanden waarin je een hoger inkomen hebt. Freelancen is geen exacte wetenschap en geen twee maanden zijn hetzelfde. Daarom is het beter om meer te sparen dan je nodig hebt, dan om minder te sparen en dan extra geld te moeten vinden om je belasting te betalen.

Welke zaken kan ik aftrekken als bedrijfskosten?

Freelancen of een klein bedrijf runnen kan duur zijn, maar gelukkig zijn er veel dingen die je aan je uitgaven kunt toevoegen om je belastingaanslag (legaal) te verlagen.

Apparatuur en benodigdheden

Voor digitale freelancers kunnen de initiële uitgaven voor apparatuur en benodigdheden die het mogelijk maken om je bedrijf te runnen een grote kostenpost zijn. Hieronder vallen computers, printers, software en bedrijfsruimte als je kantoorruimte huurt in plaats van thuis werkt. Dit is een goed idee om je werk en privéleven te scheiden, maar het blijft een uitgave. Zelfs kleine dingen kunnen snel oplopen, zoals briefpapier, visitekaartjes en printerinkt. Het is cruciaal om al deze aankopen bij te houden, zodat je ze kunt opvoeren als kosten en zo minder belasting hoeft te betalen.

Onderwijs

Sommige trainingen, workshops en webinars kunnen ook als zakelijke kosten worden opgevoerd. De belangrijkste voorwaarde is dat deze verband houden met je digitale freelance werk. Als je bijvoorbeeld diensten levert op het gebied van grafisch ontwerp, moet je op de hoogte blijven van technologische ontwikkelingen die je helpen je vaardigheden op het gebied van grafisch ontwerp te verbeteren. Deze veranderen vaak, dus je kunt af en toe webinars en workshops volgen in plaats van volledige cursussen. Deze kosten zijn rendabel. Andere cursussen helpen je om je zakelijke vaardigheden te verbeteren die algemener zijn, zoals leren netwerken en je marketingvaardigheden verbeteren. Welke diensten je ook aanbiedt, leren kan je helpen meer klanten te werven en te behouden.

Zakenreizen

Als je moet reizen voor een reden die te maken heeft met je bedrijf, kan dit ook een uitgave zijn. Dit dekt vervoer zoals vluchten, kilometers en autohuur - op voorwaarde dat de reis noodzakelijk is om klanten te ontmoeten, conferenties bij te wonen die verband houden met je bedrijf, of kan leiden tot zakelijke kansen, enz.

Kosten thuiskantoor

Deze kunnen vergelijkbaar zijn met de kosten voor apparatuur en benodigdheden. Sommige digitale freelancers kiezen ervoor om alleen vanuit huis te werken in plaats van een kantoorruimte te huren. Ze vinden het handiger en een van de grote voordelen van freelancen is dat je niet naar kantoor hoeft te reizen.

Naast de al genoemde zaken voor een kantoor, kun je, als je een speciale werkruimte in je huis hebt, dit misschien opvoeren als een uitgave, gebaseerd op de grootte van je werkruimte en de gebruiksfrequentie. Het is de moeite waard om advies in te winnen om er zeker van te zijn dat je het juiste bedrag als uitgave opvoert. Als richtlijn kun je een belastingvermindering van $5 krijgen per vierkante voet van je huis die voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Er is echter een maximum van 300 voet, maar dat is een redelijke hoeveelheid ruimte voor een digitale freelancer.

Voertuigkosten

Naast reizen kun je ook belastingvermindering krijgen als je een voertuig hebt dat je zakelijk gebruikt. De kosten die je opvoert kunnen bestaan uit gas, olie, reparaties, verzekering en afschrijving. Om in aanmerking te komen als zakelijke kosten, moet je het voertuig gebruiken om met klanten te rijden, goederen te leveren (indien van toepassing), bedrijfsgerelateerde evenementen bij te wonen en andere werktaken uit te voeren.

Reclame en marketing

Als digitale freelancer kun je ervoor kiezen om externe marketingdiensten in te huren of dit zelf te doen. In beide gevallen zullen er kosten zijn die als bedrijfskosten worden aangemerkt. Denk hierbij aan online of offline advertenties, het ontwikkelen en onderhouden van websites, brochures/folders en betaalde social media campagnes.

Professionele diensten

Zelfs als je de enige persoon bent in je freelance bedrijf, zul je op een gegeven moment gebruik moeten maken van externe diensten. Dit kunnen juridische adviseurs, accountants of financiële adviseurs zijn. Elk van deze professionals kan helpen om je bedrijf soepel te laten verlopen, dus het zijn allemaal haalbare uitgaven die kunnen helpen om de belasting die je moet betalen te verlagen.

Dingen die je niet kunt declareren

Niet alles kan worden geclaimd als een legitieme zakelijke uitgave. Sommige freelancers zien bepaalde uitgaven echter als een grijs gebied. Om dit op te helderen, volgen hier voorbeelden van aankopen die meestal niet aftrekbaar zijn als zakelijke kosten.

Persoonlijke reizen of eten

Als digitale freelancer heb je de vrijheid om voor sommige of al je werkzaamheden overal vandaan te werken. Sommige freelancers houden ervan om op werkvakantie te gaan naar het buitenland terwijl ze werken, maar de locatie heeft geen belang voor hun zakelijke activiteiten. Reizen om deze reden (en de maaltijden die je koopt terwijl je daar bent) zijn geen zakelijke uitgaven.

Artikelen voor persoonlijk gebruik

Zaken zoals een laptop of telefoon kunnen alleen onkosten zijn als ze alleen voor je freelanceactiviteiten worden gebruikt. Als je een telefooncontract aanschaft dat zelden of nooit wordt gebruikt voor zakelijke gesprekken, dan is het voor persoonlijk gebruik. Als je deze telefoon echter regelmatig voor je werk gebruikt, maar ook voor privédoeleinden, kun je een deel als kosten declareren.

Niet-zakelijke abonnementen

Hoewel abonnementen zoals marketingtools, virussoftware, programma's die je helpen bij je freelance werk en boekhoudsoftware allemaal redelijke uitgaven zijn. Sommige andere abonnementen zijn dat niet. Je luistert bijvoorbeeld graag naar muziek terwijl je werkt en wordt afgeleid door reclames tussen de nummers door. Dus neem je een betaald abonnement om de advertenties te verwijderen. Dit wordt niet gezien als een uitgave omdat er geen direct en duidelijk verband is met je werk en het moeilijk zou zijn om te bewijzen dat het je productiever maakt.

Kleding

Kleding zal zelden als een uitgave worden geclassificeerd, tenzij je een specifiek uniform hebt of veiligheidskleding moet dragen om je werk uit te voeren. Omdat dit waarschijnlijk niet van toepassing is op digitale freelancers, kun je dit niet opvoeren. Kleding die je koopt om klanten te ontmoeten of evenementen bij te wonen, kun je ook in je privétijd dragen.

Amusement

Als je afspreekt met een klant of potentiële klant, kun je misschien maaltijden opvoeren als kosten, maar entertainment zoals een concert of sportevenement komt niet in aanmerking. Hoewel dit een goede manier kan zijn om indruk te maken op een klant en het ijs te breken, zijn deze niet toegestaan als kosten omdat het onmogelijk is om het verband te bewijzen tussen entertainmentkosten en het feit dat deze je meer werk opleveren.

Politieke bijdragen

In tegenstelling tot donaties aan liefdadigheidsinstellingen komen politieke bijdragen niet in aanmerking voor belastingaftrek. Deze zijn niet nodig voor het runnen van je freelance bedrijf en de ontvangers zijn geen liefdadigheidsinstelling. Dus als je besluit bij te dragen aan een politiek doel dat je een warm hart toedraagt, zal dit niet leiden tot een lagere belasting.

Door te weten wat wel en niet een zakelijke uitgave is, kun je ervoor zorgen dat je het laagste bedrag aan belasting betaalt zonder regels te overtreden. Door alles bij te houden, voorbereid te zijn en je belastingen niet tot het laatste moment te bewaren, wordt alles een stuk overzichtelijker.