Sociale mediateams op afstand: Hoe effectief te communiceren

Intro

In 2023 werken veel social media teams op afstand, parttime of fulltime. Niet alleen hebben veel bedrijven een hybride of WFH-beleid behouden na de pandemie. Door volledig op afstand te werken, kunnen teams ook het grootste talent aantrekken dat de arbeidsmarkt te bieden heeft.

Het coördineren van een social media team op afstand kan echter een uitdaging zijn. Vooral als het gaat om communicatie.

Hoe kunt u ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit? Dat workflows soepel verlopen? Hoe kunt u wrijvingsverliezen en misverstanden minimaliseren?

Hier zijn zeven hulpmiddelen en strategieën die u kunt inzetten om effectief te communiceren met uw social media-team op afstand.

Kiezen voor één documentensamenwerkingssysteem

(Bron: Freepik)

Om te beginnen moet u één samenwerkingsplatform voor documenten kiezen waar iedereen zich aan houdt. Ja, dit is fundamenteel. Toch verliezen veel teams nog te veel tijd met het heen en weer sturen van documenten en het onnodig converteren tussen bestandsformaten.

Kies voor één cloudgebaseerd documentensamenwerkingssysteem waarmee u tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties kunt delen, co-creëren en mede bewerken. Of het nu gaat om een samenvatting van het tweede kwartaal, een strategiepresentatie of het jaarverslag, één centraal systeem maakt het veel gemakkelijker om een samenhangend document te maken met een minimum aan frustratie.

Momenteel zijn de meest voorkomende cloudgebaseerde oplossingen Google Workspace en Microsoft 365. Beide bieden een verscheidenheid aan bestandstypen en integreren met een groot aantal andere zakelijke apps.

Prioriteit geven aan cloud-gebaseerde oplossingen

Als we het hebben over cloudgebaseerde oplossingen, moet u deze prioriteren voor zoveel mogelijk van uw workflows, niet alleen voor het delen van documenten.

Bestandsopslag, grafisch ontwerp, videobewerking. Voor al deze zaken bestaan geavanceerde cloud tools. En ze maken het leven van teams op afstand zoveel gemakkelijker.

Stel bijvoorbeeld dat een van je teamleden een graphic aan het opstellen is voor een Instagram reel of post over een testimonial voor je nieuwste product. Als ze het in Photoshop doen op hun persoonlijke laptop, kunnen alleen zij eraan werken. En als ze ziek worden of anderszins niet beschikbaar zijn, blijft u achter.

De efficiëntere oplossing is het gebruik van een cloud-based ontwerptool zoals Canva. Je hele team heeft toegang tot alle ontwerpen. En zolang je je bestanden en projecten de juiste naam geeft, kan iedereen vinden en bewerken wat ze nodig hebben.

Probeer asynchrone vergaderingen

Vervolgens kunt u overwegen over te schakelen op asynchrone videogesprekken, vooral als u teamleden in verschillende tijdzones hebt.

Videogesprekken zijn een geweldige manier voor teamleden om samen te werken, ideeën uit te wisselen, hun nieuwste ontwerpen te tonen, feedback te krijgen over complexe concepten en een band op te bouwen. Ze slokken echter ook enorme hoeveelheden tijd op. En ze kunnen moeilijk te regelen zijn, vooral als uw team internationaal is.

Bij asynchrone vergaderingen daarentegen kunt u uw bijdrage opnemen als een videoclip - inclusief screen shares - en vervolgens delen via een eenvoudige link. De rest van uw team kan het dan bekijken wanneer ze tijd hebben. Bovendien kunnen ze het geautomatiseerde transcript controleren op de meest interessante informatie, uw clip versnellen of vertragen, en reageren via commentaar of een eigen video.

Hiermee kunt u veel meer en complexere informatie effectief communiceren dan met een e-mail, maar hoeft u geen tijd te vinden die voor iedereen werkt om een videogesprek te organiseren.

Centraliseer uw zakelijke telefonie

Een andere uitstekende manier om uw communicatie-efficiëntie te verhogen is een centrale zakelijke telefoondienst.

Net als veel andere tools op deze lijst zijn moderne zakelijke telefoondiensten meestal cloudgebaseerd. Dat betekent dat uw team er overal toegang toe heeft, ongeacht waar ze zich bevinden.

Bovendien hebben ze veel meer kanalen dan alleen maar spraakgesprekken. Videogesprekken, instant messaging, live chat en e-mail zijn vaak ook inbegrepen.

Daarnaast bieden veel aanbieders ook handige extra functies, vaak gebaseerd op kunstmatige intelligentie, om uw leven gemakkelijker te maken. Sommige diensten worden bijvoorbeeld geleverd met automatische gesprekstranscripties en gesprekssamenvattingen. Dit maakt het bijhouden van vergadernotulen een fluitje van een cent.

Gebruik maken van op berichten gebaseerde teamsamenwerking

(Bron: Freepik)

Bent u moe van eindeloze e-mailketens? En het missen van cruciale berichten omdat iemand vergat op "reply all" te drukken?

Dan kun je misschien beter overstappen op op berichten gebaseerde tools voor teamsamenwerking. In de afgelopen jaren zijn met name Slack en Discord naar voren gekomen als sterke kanshebbers op dit gebied. En met reden.

Met deze tools kunt u de communicatie tussen teamleden efficiënt structureren. U kunt iemand een rechtstreekse boodschap sturen, maar de meeste uitwisselingen zijn gestructureerd in kanalen.

Stel bijvoorbeeld dat je een werkgroep in je team hebt die een nieuwe strategie voor korte video-inhoud moet opstellen, als reactie op een mogelijk verbod van TikTok in de VS. In plaats van dat de leden van deze werkgroep elkaar e-mailen, kun je een Slack-kanaal opzetten waar ze berichten kunnen uitwisselen en documenten kunnen delen. Zo hoeft niemand zich zorgen te maken dat hij belangrijke informatie mist.

Maak gebruik van projectmanagementsuites

Als u werkt aan grotere of complexere projecten, of als u een groter team moet coördineren, kunt u overwegen gebruik te maken van een tool voor projectbeheer.

Deze hebben meer geavanceerde functies dan de bovenstaande samenwerkingstools. Hiermee kunt u rollen toewijzen, deadlines opgeven, afhankelijkheden tussen taken instellen en workflows verduidelijken.

Elk teamlid ziet de aan hem toegewezen taken en de datum waarop ze moeten zijn voltooid. En als u de status van een project wilt controleren, kunt u het eenvoudig visualiseren als een Kanban-bord of een Gantt-diagram.

Selecteer de beste tool voor social media management op afstand

Ten slotte is er de tool voor socialemediabeheer die u gebruikt. In een team op afstand kan het een beetje lastig zijn om de tool te kiezen die het best bij je past. Er zijn verschillende prioriteiten.

Overweeg hoeveel gebruikers verschillende tools toestaan bij verschillende plannen. Of u workflows en verschillende machtigingen voor verschillende rollen kunt specificeren. Of het mogelijk is concepten op te slaan en te bewerken en opmerkingen en suggesties achter te laten.

Dit klinkt misschien eenvoudig, maar veel goede social media management tools hebben deze functionaliteiten niet en zijn daarom minder geschikt voor teams op afstand.

Conclusie

Werken als onderdeel van een team op afstand kan een geweldige ervaring zijn voor gemotiveerde social media-experts. En u kunt een fantastisch, gedreven en productief team samenstellen om de sociale media van uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen.

Tenminste, zolang de communicatie soepel verloopt.

Door de bovenstaande hulpmiddelen en strategieën in uw workflows te integreren, kunt u daarvoor zorgen. Het zal u helpen frustratie, miscommunicatie en wrijvingsverliezen tot een minimum te beperken. En zorgt u ervoor dat uw hele team synchroon aan uw gemeenschappelijke doelen kan werken.