Hoe optimaliseert u uw SaaS-applicatieportfolio?

Intro

Organisaties vertrouwen sterk op SaaS-applicaties om hun activiteiten te stroomlijnen, de productiviteit te verhogen en de klantervaring te verbeteren in de huidige concurrerende markt. Het beheer van deze apps wordt echter vaak over het hoofd gezien.

De proliferatie van SaaS-applicaties is nu duidelijk zichtbaar in bedrijven. Volgens het onderzoek van Productiv zal het gemiddelde aantal SaaS-applicaties dat in een bedrijf wordt gebruikt naar verwachting oplopen tot 371 in 2023.

Bron

Maar de vraag is, hoe goed kunnen deze applicaties worden beheerd?

Het aantal SaaS-apps dat een organisatie gebruikt doet er niet toe; wat belangrijk is, is hoe deze apps de veiligheid, inkomsten en groei van een organisatie beïnvloeden als ze niet goed worden beheerd.

Dus hoe kun je je SaaS-applicatieportfolio effectief beheren en optimaliseren voor meer zakelijk succes? Deze blog leidt je door de stappen om deze optimalisatie te bereiken, te beginnen met de nadelige gevolgen van onbeheerde SaaS-apps voor je bedrijf.

Onbeheerde SaaS-applicaties: Wat doet het met je bedrijf?

Onbeheerde SaaS-applicaties kunnen leiden tot problemen op het gebied van beveiliging en financiën, wat schadelijk is voor het bedrijfsresultaat en de groei van je bedrijf. Onbeheerde SaaS-applicaties ontstaan wanneer bedrijven geen consistente aanpak of platform hebben om hun SaaS-apps te beheren.

Dit gebeurt wanneer applicaties worden gekocht en gebruikt door een intern team of een enkele gebruiker zonder toezicht van IT- of financiële teams.

Vaak worden deze onbeheerde apps bijgehouden met behulp van foutgevoelige spreadsheets. Deze handmatige aanpak van SaaS-beheer is niet efficiënt en productief. Het leidt tot complexiteit zoals hogere uitgaven, niet-naleving van regelgeving en SaaS wildgroei.

Handmatig SaaS app beheer was voldoende voor minder dan 50 applicaties, maar is ongeschikt voor organisaties met meer dan 200 apps.

Met handmatig beheer mis je iets:

• Een uitgebreid overzicht van het volledige SaaS-portfolio
• Kennisgevingen van aankopen van niet-goedgekeurde applicaties
• Inzicht in SaaS-uitgaven per afdeling
• Analyse van gebruikspatronen
• Efficiënte provisioning en de-provisioning van gebruikers

Inzicht in de risico's van onbeheerde SaaS

1. Hogere uitgaven door schaduw-IT

Ongeautoriseerde SaaS-apps die zijn aangeschaft met creditcards van bedrijven kunnen niet effectief worden getraceerd. Dit leidt tot overbesteding en onderbenutting van licenties, met alle gevolgen van dien voor het bedrijfsresultaat. \

2. Opkomst van dubbele en onderbenutte apps

Slecht SaaS-beheer en een gebrek aan gecentraliseerd overzicht zorgen voor meer dubbele, gratis en overbodige apps, wat resulteert in een slechte ROI en beveiligingsproblemen. \

3. Risico's voor gegevensbeveiliging en naleving

Onbeheerde apps leiden tot beveiligingslekken en het verlies van gevoelige informatie. Als een app niet voldoet aan de regelgeving, heeft dat ook gevolgen voor je bedrijfsvoering. \

4. Automatische verlengingen

Omdat onbeheerde SaaS niet wordt bijgehouden door de financiële of IT-teams, kunnen de contracten automatisch worden verlengd, wat kan leiden tot hogere uitgaven. \

5. Problemen met efficiëntie en productiviteit

Onbeheerde applicaties creëren silo's in de communicatie, leiden tot slechte samenwerking en belemmeren de productiviteit van teams, wat uiteindelijk van invloed is op de bedrijfsvoering.

Nu je de implicaties en risico's van onbeheerde SaaS kent, laten we het hebben over eenvoudige manieren om je SaaS-applicaties effectief te beheren en er het beste uit te halen.

Bron

5 Manieren om uw SaaS-applicatieportfolio te optimaliseren

De snelle adoptie van SaaS heeft problemen en beperkingen voor het beheer met zich meegebracht. Om deze problemen op te lossen, zijn hier vijf manieren om bedrijven te helpen hun SaaS-applicatieportfolio's te optimaliseren en het meeste uit hun SaaS-apps te halen:

Volledige zichtbaarheid van applicaties

"MADX-onderzoek meldt dat gebrek aan zichtbaarheid van applicaties in SaaS-organisaties leidt tot onderbenutte of ongebruikte SaaS-app-licenties. Bijna 1/3 van je SaaS kan verspild worden; dit kan honderden, duizenden of zelfs miljoenen dollars betekenen, afhankelijk van de grootte van je bedrijf."

Organisaties moeten uitgebreid inzicht krijgen in hun app-stack om SaaS-apps effectief te beheren. Deze zichtbaarheid helpt IT- en financiële teams te bepalen welke apps worden gebruikt, wie ze gebruikt en waarvoor ze worden gebruikt.

Ondernemingen met een dergelijke zichtbaarheid kunnen de negatieve gevolgen van app-redundantie, ongeautoriseerd softwaregebruik en slechte resourcetoewijzing vermijden.

Beslissers zullen in staat zijn om hun applicatiestapel te optimaliseren en redundanties te elimineren door consolidatie en rationalisatie van applicaties. Als gevolg hiervan wordt de SaaS-stack geoptimaliseerd, waardoor de bedrijfsproductiviteit en operationele efficiëntie toenemen.

Schaduw-IT voorkomen

Volgens het rapport van Gartner heeft 41% van de werknemers in 2022 technologie aangeschaft, gewijzigd of gecreëerd buiten het zicht van IT en Gartner verwacht dat dit aantal in 2027 zal zijn gestegen tot 75%.

De aankoop en het gebruik van SaaS-apps zonder medeweten van de IT-afdeling wordt schaduw-IT genoemd. Apps die zijn aangeschaft via shadow IT kunnen de beveiliging van gegevens in gevaar brengen, compliance-inspanningen belemmeren en leiden tot gefragmenteerde workflows.

100% zichtbaarheid is de eenvoudigste oplossing om schaduw-IT te bestrijden. Bedrijven kunnen voorkomen dat niet-goedgekeurde of niet-goedgekeurde apps hun SaaS-portfolio binnenkomen door ze proactief te monitoren en hun inkoopproces te centraliseren.

Tools zoals CloudEagle kunnen onmiddellijk waarschuwingen sturen als ze zien dat ongeautoriseerde apps je systeem binnenkomen, en bieden zo een proactieve benadering van SaaS-beheer.

Applicatiegebruik analyseren

Flexera verklaarde dat ongeveer 33% van de uitgaven aan SaaS-software onderbenut wordt door het team, wat leidt tot een slechte ROI.

Het analyseren van het gebruik van SaaS-apps binnen een organisatie levert belangrijke inzichten op voor optimalisatie. Door de activiteit en betrokkenheid van gebruikers te meten, kunnen besluitvormers bepalen welke apps de meeste waarde bieden en welke onderbenut zijn.

Met deze gegevensgestuurde methode kunnen IT- en financiële teams weloverwogen beslissingen nemen over de toewijzing van licenties, waardoor ze resources effectiever kunnen herverdelen.

Door het app-gebruik te analyseren, kun je vaststellen of de app hen echt helpt om de vereiste taak uit te voeren. Zo niet, gooi hem dan weg en zoek een nieuwe app die je team wel nuttig vindt.

Bovendien biedt het mogelijkheden voor training van medewerkers of verbeterde processen om het potentieel van reeds bestaande apps te maximaliseren.

Ongebruikte licenties of applicaties verwijderen

Onderbenutting van licenties is een groot probleem voor bedrijven en leidt tot verspillende uitgaven. Bedrijven kunnen met leveranciers onderhandelen op basis van gegevens over de zichtbaarheid van applicaties en gebruiksonderzoek.

Met kennis van de werkelijke gebruikspatronen kunnen bedrijven onderhandelen over licentievoorwaarden die ervoor zorgen dat het aantal licenties overeenkomt met de werkelijke vraag. Koop alleen licenties op basis van de vraag; teveel kopen leidt tot verspilde investeringen en een slechte ROI.

Een andere slimme manier om je stack te optimaliseren is door twee of meer applicaties samen te voegen tot één. Als je marketingteam bijvoorbeeld OptinMonster gebruikt voor pop-ups en het verkoopteam vertrouwt op Mailchimp voor e-mails, zou je deze functies kunnen consolideren in HubSpot, dat beide taken kan afhandelen.

In plaats van twee verschillende applicaties voor verschillende gebruikssituaties, kun je er maar één gebruiken, waardoor het gemakkelijker wordt om de uitgaven aan software bij te houden en te beperken.

Deze procedure vermindert verspilling en bevordert een meer kosteneffectieve en strategische benadering van het kopen van software.

Gebruik een SaaS-beheerplatform

Je hebt robuuste SaaS-beheersoftware nodig met relevante functies om alle bovengenoemde strategieën uit te voeren. Deze platforms bieden 100% zichtbaarheid en gecentraliseerde controle over applicatiebeheer, waardoor processen zoals contractbeheer, licentiedistributie en het bijhouden van vernieuwingen eenvoudiger worden.

SaaS-beheerplatforms kunnen integreren met je interne SSO-, HRIS- en financiële systemen. Dankzij deze integraties kan het platform je volledige SaaS-stapel zien en deze samen met je uitgaven op één plek organiseren.

Waarom zou je vertrouwen op spreadsheets om applicaties bij te houden als je geavanceerde tools hebt die IT kunnen spotten terwijl het gebeurt? Deze tools kunnen ook helpen bij het optimaliseren van je SaaS-apps zonder dat daar veel handmatig werk voor nodig is.

Het biedt niet alleen zichtbaarheid, maar ook mogelijkheden om kosten te optimaliseren door dubbele en overbodige apps aan het licht te brengen. Je kunt het gebruik analyseren, elimineren en je portfolio optimaliseren.

Conclusie

Het optimaliseren van je SaaS-applicatieportfolio is essentieel voor organisaties die een groot aantal SaaS-applicaties gebruiken, omdat het je software-uitgaven de hoogte in kan jagen.

Het effectiefbeheren van je SaaS-applicatieportfolio is essentieel voor het vergroten van de groei, het verminderen van risico's en het garanderen van operationele uitmuntendheid. Het verwaarlozen van adequaat beheer kan leiden tot verspilling van middelen, beveiligingsproblemen, escalatie van uitgaven en gefragmenteerde workflows.

In dit artikel zijn de vijf eenvoudige manieren besproken om je app-portfolio te optimaliseren: van zichtbaarheid van applicaties tot het voorkomen van schaduw-IT, het monitoren van verbruik, het optimaliseren van licenties en het selecteren van een SaaS-beheerplatform. Dit zijn beproefde benaderingen die organisaties gebruiken om hun portfolio te optimaliseren.

Een goed geoptimaliseerde SaaS-applicatieportfolio dient als motor voor bedrijfsgroei, innovatie en succes op de lange termijn.