Hoe SaaS-uitgaven optimaliseren in 2023

Intro

Uit een recent onderzoek van BetterCloud blijkt dat het gebruik van SaaS-applicaties met 18% is toegenomen, waarbij gemiddeld 130 applicaties worden gebruikt in vergelijking met 110 apps in 2022.

Software-uitgaven zijn de op twee na hoogste uitgaven binnen een organisatie, naast uitgaven voor personeel en kantoorhuur. Dit toont aan dat bedrijven SaaS-applicaties gebruiken voor gebruiksgemak en aanpasbaarheid.

Uit een rapport van Flexera blijkt echter dat ongeveer 29% van de uitgaven aan SaaS-software onderbenut wordt door het team, wat leidt tot een slechte ROI.

Gezien de economische neergang in 2023 is het nu tijd om je te richten op het optimaliseren van SaaS-uitgaven voordat het te laat is.

In dit artikel onderzoeken we hoe organisaties te veel uitgeven aan SaaS en hoe ze hun software-uitgaven kunnen optimaliseren en hun ROI kunnen verhogen.

Wat is SaaS-uitgavenoptimalisatie?

SaaS-uitgavenoptimalisatie verwijst naar de gezamenlijke stappen die de IT- en financiële teams van een organisatie nemen om de kosten van SaaS-software te verlagen. Het is een continu proces dat zich richt op de analyse van het gebruik van applicaties, licentiegebruik, schaduw-IT, het bijhouden van vernieuwingen, etc., met als uiteindelijk doel om de maximale waarde uit elke applicatie te halen.

Maar voordat we het hebben over manieren om minder software uit te geven, moeten we eerst vaststellen waar we te veel uitgeven.

Vijf manieren waarop je te veel uitgeeft aan SaaS

Schaduw-IT of aankopen

Het verwijst naar de aankoop van een SaaS-applicatie door werknemers met een bedrijfscreditcard zonder de goedkeuring van de IT- of financiële teams. Het onderzoek van Gartner rapporteerde dat 30% tot 40% van de software-uitgaven in een organisatie het gevolg zijn van schaduw-IT vanwege gemiste verlengingen en verborgen kosten.

(Bron)

Meer kopen dan nodig is

Alle organisaties hebben de neiging om hun groei te voorspellen en meer licenties aan te schaffen dan ze nodig hebben. Uiteindelijk zullen de meeste licenties ongebruikt blijven, wat resulteert in een slechte ROI en verspilde uitgaven.

Gebrek aan zichtbaarheid van applicaties en uitgaven

De belangrijkste reden waarom bedrijven uiteindelijk te veel uitgeven aan SaaS is dat ze geen volledig overzicht hebben van de applicaties die ze gebruiken en de uitgaven voor elke applicatie. Het is 2023 en sommige teams gebruiken nog steeds spreadsheets om SaaS-applicaties te beheren.

Gemiste verlengingen

Gebrek aan zichtbaarheid van uitgaven en het bijhouden van uitgaven op basis van spreadsheets leidt tot gemiste verlengingen, en de SaaS-leveranciers zullen van de gelegenheid gebruik maken en je meer in rekening brengen. Schaduw IT-applicaties leiden vaak tot automatische verlengingen, wat leidt tot hogere uitgaven.

Het financiële team zal niet in staat zijn om deze toegenomen uitgaven te identificeren omdat ze niet weten dat de app bestaat in hun SaaS-stack.

Gebrek aan prijsbenchmarking

Je zou te veel kunnen betalen voor abonnementen als je niet weet wat je collega's betalen voor vergelijkbare applicaties. Als je niet op de hoogte bent van de laatste prijsbenchmarks, zullen SaaS-leveranciers hiervan profiteren en je meer in rekening brengen voor de applicaties, wat leidt tot buitensporige uitgaven.

Je SaaS-uitgaven optimaliseren in 2023

Nu weet je dat organisaties te veel uitgeven aan SaaS, maar wist je dat je maar één oplossing nodig hebt om je SaaS-uitgaven te optimaliseren?

Ja, je hebt alleen een SaaS spend management platform nodig om kosten te besparen op SaaS-applicaties en je SaaS-portfolio te optimaliseren.

Zo gaat het in zijn werk:

Krijg volledig inzicht in SaaS

SaaS-uitgavenbeheerplatforms hebben een uitgebreide integratiebibliotheek om verbinding te maken met de SSO-, financiële en HRIS-systemen van een organisatie. Dankzij deze integraties kan het platform 100% inzicht geven in je SaaS-applicaties, leveranciers en de uitgaven van elke gebruiker, afdeling en kostenplaats.

Zodra IT-teams gecentraliseerd inzicht hebben in het SaaS-portfolio, wordt het beheren van de applicaties en het identificeren van schaduw-IT-apps en dubbele apps eenvoudiger. Alle niet-geautoriseerde apps in de stack kunnen worden geëlimineerd, wat leidt tot grotere besparingen.

Financiële teams kunnen ook zien hoeveel elke afdeling uitgeeft aan SaaS-applicaties. Ze kunnen de uitgavengegevens gebruiken, vergelijken met de gebruiksgegevens en de juiste beslissingen nemen om de kosten te optimaliseren.

Pro tip: Gebruik een SaaS-beheerplatform dat de hele SaaS-levenscyclus dekt, van inkoop en onderhandelingen tot levering, beheer en verlengingen.

Analyseer de gebruiksgegevens van je app

SaaS-beheerplatforms kunnen rechtstreeks integreren met SaaS-apps via API's en zullen nauwkeurige inzichten in het gebruik geven. Financiële teams kunnen deze gebruiksgegevens analyseren om onderbenutte applicaties te identificeren en de ROI te berekenen op basis van de uitgaven.

Inzicht in het gebruik laat zien wat het team nodig heeft, hoe ze de app gebruiken en hoeveel licenties er worden gebruikt. Je kunt de ongebruikte licenties inzetten en toewijzen aan de gebruikers die ze nodig hebben, of je kunt het aantal licenties aanpassen tijdens de verlengingsonderhandelingen en de SaaS-uitgaven optimaliseren.

Door de gebruiksgegevens te analyseren en de juiste licenties te kiezen, haal je het maximale uit een applicatie en verhoog je je ROI.

Applicaties of leveranciers consolideren

App- of leveranciersconsolidatie is de favoriete tactiek geworden van CFO's en bedrijfsinkoopmanagers om SaaS-uitgaven te beperken. App consolidatie is een proces waarbij je overbodige of dure applicaties identificeert die soortgelijke doelen dienen en deze consolideert in één oplossing.

Laten we ter illustratie een scenario bekijken waarbij je verkoopteam Salesloft gebruikt voor sales enablement, het marketingteam Mailchimp voor e-mailmarketing en het klantteam Hubspot voor CRM-doeleinden.

Consolidatie van leveranciers verwijst naar het samenvoegen van de functionaliteiten van Salesloft en Mailchimp in Hubspot, dat uitgebreide mogelijkheden biedt voor sales enablement, e-mailmarketing en CRM.

(Bron)

Door deze tools te consolideren, kan je organisatie activiteiten stroomlijnen, SaaS-beheer vereenvoudigen en SaaS-besparingen verhogen.

Pro tip: Zorg ervoor dat je de applicaties van je langdurige, betrouwbare leveranciers niet consolideert.

Contractverlengingen automatiseren

Weg met je spreadsheets. Deze sturen geen proactieve waarschuwingen over komende verlengingen. Je hebt een geautomatiseerd vernieuwingsbeheersysteem nodig om vernieuwingen voor te blijven. Gelukkig kan een SaaS-beheerplatform je helpen om contractverlengingen te automatiseren.

Automatische verlengingen kunnen vervelend zijn. Een renewal management platform maakt een verlengkalender aan op basis van de contractdatum en start workflows 90 dagen voor de deadline, zodat je automatische verlengingen kunt voorkomen.

SaaS-beheerplatforms zoals CloudEagle kunnen integreren met Slack en automatische vernieuwingswaarschuwingen sturen 90 dagen voordat de vernieuwingsdatum aanbreekt. Dit geeft je ruim de tijd om je app-gebruik te analyseren en een onderhandelingsstrategie voor te bereiden om je licenties op de juiste grootte in te delen en je uitgaven te optimaliseren.

Vergeet niet dat je bij onderhandelingen over verlenging met de leverancier kunt onderhandelen over het verwijderen van ongebruikte licenties, het verlagen van de prijs op basis van gebruik en het consolideren van leveranciers.

Pro tip: Als je van plan bent om opnieuw te onderhandelen over het contract, begin dan vroeg met je onderhandelingen of laat de verkopers weten wat je keuze is voordat de opzegtermijn afloopt.

Verbeter uw onderhandelingen met prijsbenchmarks

Onderhandelingen met leveranciers spelen een belangrijke rol in het succes van je SaaS-uitgavenoptimalisatieproces. Vakkundige onderhandelingen kunnen leiden tot grotere SaaS-kostenbesparingen, terwijl inadequate onderhandelingen de uitgaven onbedoeld kunnen verhogen.

Verlengingsonderhandelingen stellen je in staat om je licenties aan te passen, overbodige applicaties te elimineren op basis van de scope en opnieuw te onderhandelen met een leverancier over een korting of een gunstige prijsperiode.

Maar voordat je in onderhandeling gaat met SaaS-leveranciers, analyseer je de prijsbenchmarks om te zien wat je collega's betalen voor een vergelijkbare applicatie. Gebruik benchmarks als hefboom om te onderhandelen over gunstige prijzen, kortingen of extra functies.

In sommige gevallen is je inkoopteam overbelast met strategische taken en heeft het te weinig tijd om met de leveranciers te onderhandelen. Maak je geen zorgen; je kunt je onderhandelingen uitbesteden aan SaaS-inkoopexperts.

Deze geassisteerde inkopers fungeren als je uitgebreide inkoopteam. Ze analyseren je vereisten en app-gebruik, voeren marktonderzoek uit, identificeren de nieuwste prijsbenchmarks en onderhandelen namens jou met de leveranciers om de beste prijsvoorwaarden en kortingen te krijgen.

Pro tip: SaaS-verkopers zijn slim; ga niet onvoorbereid de onderhandelingen in, want je kunt gemakkelijk worden overgehaald om meer te betalen dan nodig is. Bereid een duidelijke onderhandelingsstrategie voor en ga dan verder.

Bonus

SaaS-budgettering

We bespraken de vijf manieren om SaaS-uitgaven te optimaliseren. We kunnen instaan voor deze tactieken omdat CFO's, inkoopmanagers en operations managers over de hele wereld ze gebruiken.

Maar de beste praktijk is om je SaaS-stack en uitgaven geoptimaliseerd te houden in plaats van op het laatste moment je uitgaven te verlagen nadat je de controle over je uitgaven bent kwijtgeraakt.

Pro tip: Focus op operationele uitmuntendheid in plaats van op voortdurende verbetering

Om operationele uitmuntendheid te bereiken, moet je de nadruk leggen op SaaS-budgettering. Zorg voor volledige zichtbaarheid, analyseer het gebruik, begrijp de vereisten en wijs je budget dienovereenkomstig toe aan applicaties en teams die het nodig hebben.

• Stel budgetlimieten in voor elke afdeling.
• Regelmatige begrotingscontroles uitvoeren
• Waar nodig budgetten inzetten en opnieuw toewijzen.

Toch heb je een SaaS-beheerplatform nodig om gebruik, uitgaven en budgetten te analyseren, dus vergeet niet het juiste platform te kiezen.

Pro tip: Breng alle belanghebbenden samen om de vereisten te begrijpen voordat het budget wordt toegewezen om inefficiënties te voorkomen.

Conclusie

Gezien de economische neergang in 2023 is het hoog tijd dat organisaties zich richten op het optimaliseren van hun SaaS-uitgaven in plaats van overtollige applicaties of licenties aan te schaffen door potentiële groei te voorspellen.

Als je weet waar je te veel uitgeeft, wordt het eenvoudiger om de SaaS-kosten te optimaliseren. In dit artikel geven we bruikbare tips die financiële en IT-teams kunnen gebruiken om volledige controle te krijgen over hun SaaS-uitgaven.

Onthoud dat de optimalisatie van SaaS-uitgaven nooit eindigt; het is een cyclisch proces en met het juiste SaaS-beheerplatform zoals CloudEagle kunt u operationele uitmuntendheid bereiken en uw bedrijfsresultaat verhogen.