Hoe verhoogt u de productiviteit van uw team op afstand?

Intro

Ondanks alle fanfare die werken op afstand vóór de pandemie van het Coronavirus had gekregen, had kantoorwerk een aantal voordelen waar de tegenhanger op afstand niet omheen kon.

Een van de meest over het hoofd geziene voordelen van kantoorwerk was dat het bedrijven in staat stelde de prestaties van hun werknemers te beïnvloeden. Of dat nu betekent dat een manager de problemen van een werknemer kan bespreken of hem prikkels kan geven om zijn prestaties persoonlijk te verbeteren, werken op afstand creëert nieuwe uitdagingen voor bedrijven die de productiviteit van hun team willen verhogen.

De recente verschuiving naar telewerken heeft de manier veranderd waarop bedrijven productiviteit benaderen, maar het is geen einde. Met dat gezegd, zijn er veel productiviteits- en tijdmanagementhacks die u kunt toepassen om de productiviteit van uw team op afstand te verhogen. Hier leest u hoe u dat kunt doen.

Definieer productiviteit voor uw werknemers

Productiviteit definieert het vermogen van een werknemer om een bepaalde taak tot een goed einde te brengen. Met andere woorden, het is werkefficiëntie; hoe beter een werknemer zijn verantwoordelijkheden kan vervullen, hoe productiever hij zal zijn.

Omdat productiviteit zo'n algemeen en veelgebruikt woord is, moet u definiëren wat het betekent voor uw werknemers voor hun respectieve werkverantwoordelijkheden. Door u te verdiepen in productiviteitsstatistieken en -feiten kunnen u en uw team beter begrijpen hoe u productief kunt zijn. Uw werknemers moeten weten hoe hun werk wordt bijgehouden en beoordeeld, zodat u achteraf mogelijke verbeteringen kunt bespreken.

De meeteenheden die u gebruikt om hun prestaties te volgen, moeten voortvloeien uit de verantwoordelijkheden die u bij de aanwerving hebt vastgesteld en uit uw bedrijfsdoelstellingen.

In brede zin zullen uw productiviteitsmetingen gebaseerd zijn op een van de volgende aspecten van het werk van uw werknemer:

• De snelheid waarmee een bepaalde taak op tijd wordt voltooid
• Het aantal taken dat in een bepaalde periode is voltooid
• De capaciteit om een bepaalde taak uit te voeren zoals uitgelegd in een standaardwerkwijze (SOP)
• Feedback van managers, collega's en/of klanten
• Beschikbaarheid tijdens de werkuren

Elk van deze eigenschappen moet worden aangepast aan de werkverantwoordelijkheden van elke werknemer.

Voor een klantenservicemedewerker kunnen de productiviteitscijfers bestaan uit klanttevredenheidsscores, gemiddelde gesprekstijd en het aantal opgeloste tickets. Voor een ontwikkelaar kunnen de geleverde code, de code churn, en de tijd die ze nodig hadden om een project af te ronden de meetgegevens zijn. Voor een marketeer zou u kosten per lead, kosten per acquisitie en het aantal gegenereerde leads kunnen gebruiken.

Welke maatstaven u ook gebruikt, communiceer hun productiviteitsmetingen voordat u gaat zitten om hun prestaties te bespreken.

Ontwikkel een duidelijk thuiswerkbeleid

Thuiswerken lijkt misschien een wondermiddel voor sommigen, maar de realiteit heeft aangetoond dat deze werkregeling zijn nadelen heeft. Uit het rapport 2019 State of Remote Work van Buffer bleek dat de meest gemelde problemen met regelingen voor werken op afstand het loskoppelen van het werk na hun werktijd waren (22%), eenzaamheid (19%) en communicatie (17%).

In plaats van deze uitdagingen over het hoofd te zien, moet u ze aanpakken door een thuiswerkbeleid te ontwikkelen. Zelfs als thuiskantoren door de pandemie gemeengoed zijn geworden, wilt u een thuiswerkbeleid voeren waarin de verwachtingen van telewerkers zijn vastgelegd.

Het beleid moet onder meer omvatten welke hulpmiddelen uw werknemers moeten gebruiken - software of hardware - op welke tijden zij beschikbaar moeten zijn voor communicatie, hoe zij zichzelf en het bedrijf moeten beschermen.

Gezien de uitdagingen die werken op afstand met zich meebrengt voor werknemers, moet uw beleid deze proactief aanpakken. Uw thuiswerkbeleid kan bijvoorbeeld aangeven wanneer een dag eindigt of openbare online evenementen delen waar uw werknemers zich kunnen mengen en met elkaar in contact kunnen komen.

Uw beleid moet de verschillende communicatiekanalen laten zien, hoe ze te gebruiken, en in welke omstandigheden. Je zou bijvoorbeeld Slack kunnen hebben voor persoonlijke en bedrijfsbrede communicatie, e-mail voor meer specifieke communicatie, Zoom voor gesprekken, en Asana voor projectmanagement.

Als beleid zou uw bedrijf ook bonussen moeten betalen voor werknemers die nieuwe computers, snellere internetverbindingen en kantoorapparatuur (bv. tafels, stoelen, enz.) nodig hebben.

Ontwikkel een programma voor werknemersbetrokkenheid

Door de abrupte invoering van werken op afstand als de standaard - zij het tijdelijke - werkregeling, zullen veel werknemers de uitdagingen die dit met zich meebrengt sterker voelen. Als tegenwicht wilt u een programma voor werknemersbetrokkenheid ontwikkelen om uw werknemers tevreden te houden met hun werk.

Uit een recente enquête van Gallup bleek dat 32% van de respondenten zich betrokken voelde bij hun werk, terwijl de andere 50% en 17% verklaarden niet betrokken of niet betrokken te zijn.

Een engagementprogramma heeft tot doel uw werknemers met uw organisatie te verbinden en hun huidige gevoelens van betrokkenheid op het gewenste, optimale niveau te brengen. Een hoge mate van betrokkenheid van werknemers blijkt het behoud van personeel, een gevoel van loyaliteit en productiviteit te bevorderen.

Om te beginnen moet u enquêtes houden die het huidige niveau van waargenomen betrokkenheid blootleggen. Vraag het uw werknemers:

• Wat vind je van je huidige rol?
• Wat zou u willen veranderen aan uw baan?
• Hoe tevreden bent u met het evenwicht tussen werk en privé?

Bouw uw betrokkenheidsprogramma op aan de hand van een mix van best practices en oplossingen voor de problemen die uit uw enquêtes naar voren komen. Bekende best practices zijn onder meer het ontwikkelen van op punten gebaseerde beloningsprogramma's, het aanbieden van welzijnsprogramma's en het stimuleren van bedrijfsbrede netwerken.

Uw programma moet ook rekening houden met de feedback van uw werknemers en laten zien dat uw bedrijf geeft om hun emotionele en professionele welzijn. Deel dit programma openlijk met bestaande en nieuw aangenomen werknemers om vanaf het begin de juiste verwachtingen op te bouwen.

Stimuleer de balans tussen werk en privéleven

Uit het onderzoek van Buffer blijkt dat de balans tussen werk en privé een probleem is voor werknemers op afstand. Uit een apart onderzoek onder 1.004 fulltime werknemers in de VS blijkt dat 29% van de werknemers op afstand zegt te worstelen met de balans tussen werk en privé, terwijl 31% zegt een dag vrij te hebben moeten nemen voor hun geestelijke gezondheid.

Ook al kunnen uw werknemers in theorie op elk moment hun computer afsluiten, de meesten zijn verantwoordelijke mensen die hun werk serieus nemen. Voor uw bedrijf klinkt dit misschien als geweldig nieuws, maar voor uw werknemers eist deze houding zijn tol voor hun productiviteit.

Uw bedrijf moet proactief het evenwicht tussen werk en privé stimuleren door uit te leggen - of af te dwingen, als dat nodig is - wanneer uw werknemers moeten stoppen met werken, onder welke omstandigheden en op welke tijden ze beschikbaar moeten zijn.

De beste manier om telewerkers gelukkig te maken is hen zelf hun werktijden te laten bepalen. Tenzij ze in specifieke tijdzones met klanten te maken hebben - denk aan een klantenservicemedewerker of een verkoper - kunnen de meeste werknemers de meeste, zo niet alle, verantwoordelijkheden op elk moment vervullen.

U zou hen ook kunnen zeggen dat zij een bepaald aantal uren op hetzelfde tijdstip moeten werken als de meesten, en hen de andere werkuren naar eigen goeddunken laten invullen.

Overweeg om productiviteitstechnieken te delen die stimuleren om de stekker uit het werk te trekken, zoals de Pomodoro techniek. Ze zouden ook apps voor tijdregistratie kunnen gebruiken die hen waarschuwen nadat ze een bepaald aantal uren achter elkaar hebben gewerkt.

Uit een studie van het internationale uitzendbureau Robert Half blijkt dat werknemers die werk en privé in balans hebben, twee keer zo gelukkig zijn, productiever zijn en loyaler zijn aan hun werkgever dan degenen die moeite hebben om het evenwicht te vinden.

Meet de productiviteit van uw team

De statistieken die u gebruikt om de werkefficiëntie van uw werknemers te volgen, vormen de basis waarop u uw productiviteitsverhogende tactieken baseert. Dit is vooral belangrijk voor telewerkers die geen directe feedbackmechanismen hebben zoals kantoormedewerkers die op locatie werken.

Werknemers ontvangen graag feedback zolang die afkomstig is van een objectieve, transparante analyse en niet van persoonlijke voorkeuren. Uw werknemers kunnen deze feedback gebruiken om hun werkefficiëntie te verbeteren, wat weer van invloed is op hun arbeidstevredenheid en betrokkenheid.

Neem de statistieken die u hebt gedefinieerd, zoals eerder in het artikel uitgelegd, en bepaal een doel dat uw werknemers moeten bereiken. Dit doel kan gebaseerd zijn op gegevens uit het verleden, benchmarks uit de sector of interne discussies tussen managers en werknemers.

Bepaal een tijdlijn voor het controleren van de metriek van elke werknemer - doe dit minstens elk kwartaal. Splits ook elk doel op in maandelijkse en wekelijkse doelstellingen en vraag uw managers om hun prestaties bij te houden.

Analyseer hoe elke werknemer zijn doelstellingen haalt en geef relevante feedback op basis van de gegevens. Ontwikkel een plan ter verbetering als een werknemer of team zijn doelstellingen niet heeft gehaald, en bied openlijke steun als hij deze overtreft.