Hoe creëer je een goede cultuur voor werken op afstand

Intro

Werken op afstand wordt een populaire trend naarmate de technologie voortschrijdt. Door te kiezen voor werken op afstand kunnen werknemers hun werk overal ter wereld doen, zolang ze maar een internetverbinding hebben. Dit kan een geweldige optie zijn voor wie wil reizen of thuiswerken, en voor bedrijven die op kantoorruimte willen besparen.

Het is echter niet altijd gemakkelijk om een prettige werkervaring op afstand te creëren en te handhaven. In deze blogpost geven we enkele tips voor het cultiveren van een positieve werkomgeving op afstand.

Wat is werkcultuur op afstand en waarom is dat belangrijk?

Werkcultuur op afstand kan worden gedefinieerd als het geheel van gedeelde waarden, overtuigingen en praktijken die bepalen hoe de werknemers van een organisatie op afstand werken en samenwerken. Het omvat alles van hoe teamleden communiceren tot welke middelen zij gebruiken om hun werk gedaan te krijgen.

Het creëren van een sterke werkcultuur op afstand is om een aantal redenen belangrijk. Ten eerste kan het u helpen toptalent aan te trekken en te behouden. In de huidige concurrerende arbeidsmarkt zijn meer werknemers op zoek naar bedrijven die flexibele werkregelingen aanbieden. Volgens een onderzoek van CompareCamp zou 76% van de werknemers graag bij een bedrijf blijven dat een dergelijke roosteroptie biedt.

(Beeldbron)

Ten tweede kan het de productiviteit van werknemers stimuleren, omdat het hun geluk met maar liefst 20% verhoogt, volgens een recente studie. Wanneer teamleden zich verbonden voelen met hun bedrijf en elkaar en de middelen hebben die ze nodig hebben om hun werk goed te doen, zullen ze eerder productief zijn.

Ten slotte kan het indirect de klanttevredenheid beïnvloeden. Tevreden werknemers leiden tot tevreden klanten, dus het is in uw belang om een werkomgeving op afstand te creëren die de tevredenheid van uw werknemers ondersteunt.

11 tips om cultuur op te bouwen in een externe werkomgeving

We hebben gezien dat werken op afstand een win-win-win situatie kan zijn voor een organisatie, haar werknemers en haar klanten, maar alleen als er een goede basis van verwachtingen wordt vastgesteld. Laten we nu eens kijken naar enkele manieren waarop dit kan worden bereikt.

1. Bepaal de kernwaarden van uw bedrijf

Kernwaarden zijn de leidende principes die vorm geven aan de manier waarop uw team samenwerkt. Als teamleden weten waar uw bedrijf voor staat, zijn ze beter in staat beslissingen te nemen die in overeenstemming zijn met wat van hen wordt verwacht.

• Kies enkele (2-5) waarden die belangrijk zijn voor uw bedrijf.
• Documenteer wat elke waarde concreet betekent.
• Deel deze waarden met uw team en zorg ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit.

Enkele voorbeelden van kernwaarden voor werk op afstand zijn open communicatie, snelle feedback en wederzijds respect.

2. Onderschat het belang van onboarding niet

Het feit dat werknemers op afstand werken, betekent niet dat u het inwerkproces kunt overslaan. Het is zelfs nog belangrijker om een goed gedefinieerd systeem te hebben om nieuwe werknemers te helpen zich vanaf het begin comfortabel en vertrouwd te voelen in hun nieuwe rol.

Wanneer u teamleden op afstand in dienst neemt, moet u er zeker van zijn dat u het volgende bij de hand hebt:

• Een inleiding tot de kernwaarden van uw bedrijf: Help nieuwe teamleden te begrijpen waar uw bedrijf voor staat en hoe zij kunnen bijdragen.
• Een rondleiding door uw hulpmiddelen voor werken op afstand: Geef nieuwe teamleden een rondleiding door de tools die je gebruikt.
• Een overzicht van uw verwachtingen: Leg uit hoe u verwacht dat teamleden communiceren en samenwerken.

3. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van uw verwachtingen

Wanneer werknemers op afstand werken, is het belangrijk om duidelijke verwachtingen vast te stellen om ervoor te zorgen dat het werk wordt gedaan en de deadlines worden gehaald. Een manier om dit te doen is om dagelijkse of wekelijkse controleafspraken te maken, via een videogesprek of een telefoongesprek. Zo kunt u de voortgang controleren, vragen beantwoorden en feedback geven. Uw team moet ook begrijpen welke taken moeten worden voltooid en wanneer. Dit kan door een gedetailleerd projectplan op te stellen met specifieke deadlines voor elke taak. Door duidelijke verwachtingen te stellen en regelmatig te communiceren, kunt u uw team op afstand productiever leiden.

4. Sociale interactie aanmoedigen

Communicatie en samenwerking zijn essentieel voor een succesvol team. Door teamleden aan te moedigen regelmatig en openlijk te communiceren, zorgt u ervoor dat iedereen op één lijn zit en aan hetzelfde doel werkt. Vergeet niet dat zowel werkgerelateerde als informele communicatie van belang zijn voor het opbouwen van een hechte band tussen teamleden, dus ontmoedig chats buiten het werk en informele betrokkenheid niet.

(Beeldbron)

Samenwerking tussen teamleden is ook essentieel, want zo kunnen verschillende ideeën en perspectieven op tafel komen. Dit zal u helpen een coherenter en productiever team op te bouwen.

5. Respecteer elkaars tijd

Als teamleden in verschillende tijdzones werken, is het belangrijk om elkaars schema's te respecteren. Dit betekent dat je niet verwacht dat iedereen op hetzelfde tijdstip beschikbaar is, en dat je begrip hebt als iemand buiten werktijd moet bellen. Een andere belangrijke factor is om uw virtuele vergaderingen niet langer te maken dan nodig is. Zorg ervoor dat elke vergadering specifieke kwesties behandelt of het team bijpraat over de voortgang. Zo blijft iedereen op koers en wordt onnodige afleiding vermeden.

(Beeldbron)

6. Het evenwicht tussen werk en privéleven bevorderen

In de snelle wereld van vandaag is het belangrijker dan ooit om een gezond evenwicht tussen werk en privéleven te bevorderen. Door werknemers aan te moedigen pauzes te nemen, redelijke deadlines te stellen en mogelijkheden voor flexibele werkregelingen te bieden, kunnen werkgevers burn-outs en stressniveaus helpen voorkomen. Dit kan weer leiden tot meer werktevredenheid, een hogere productiviteit en minder ziekteverzuim.

Bovendien kunnen werkgevers, door een goede balans tussen werk en privéleven te bevorderen, hun werknemers laten zien dat zij waarde hechten aan hun welzijn. Dit kan een positieve cultuur op de virtuele werkplek bevorderen en het behoud van werknemers verbeteren.

7. Maak van feedback een prioriteit

Een cultuur van regelmatige feedback is essentieel voor elk team op afstand. Wanneer teamleden regelmatig feedback geven en ontvangen, kunnen ze problemen identificeren en manieren vinden om hun werk te verbeteren, dus plan regelmatige check-ins met teamleden om feedback en begeleiding te geven. Daarnaast kunt u teamleden aanmoedigen elkaar informele feedback te geven.

Het is echter belangrijk om de basisregels voor feedback te onthouden: het moet op tijd komen, specifiek zijn, over het gedrag gaan en niet over de persoon. Feedback moet ook op een constructieve manier worden gegeven, met als doel de persoon te helpen zijn prestaties te verbeteren. Denk aan het oude adagium: prijs in het openbaar, bekritiseer onder vier ogen.

8. Successen vieren

Wanneer teamleden zich gewaardeerd voelen, zullen ze meer gemotiveerd zijn om hun beste werk te doen. Er zijn een paar manieren waarop u waardering voor uw team kunt tonen, zoals:

• Individuele prestaties erkennen, of het nu in een teamvergadering is of in een bedrijfsbrede e-mail.
• Organiseer regelmatig teambindingsevenementen zoals virtuele spelavonden of happy hours. Deze evenementen zijn een geweldige manier om uw team te laten zien dat u hen waardeert.
• Geefbonussen en beloningen aan teamleden die verder gaan dan hun neus lang is. Dit laat hen zien dat hun harde werk wordt opgemerkt en gewaardeerd.

9. Zorgen voor opleiding en leermiddelen

Investeren in bedrijfsopleidingen betaalt zich terug in de vorm van productievere en efficiëntere werknemers. Hoewel het waar is dat sommige mensen effectief kunnen werken zonder enige hulp, kunnen anderen enige begeleiding nodig hebben om productief te zijn. Door werknemers te voorzien van de hulpmiddelen en kennis die ze nodig hebben om te slagen, kunt u een omgeving creëren waarin iedereen kan bijdragen aan het succes van het bedrijf. Door ondersteuning en advies te bieden, bouwt u bovendien een vertrouwensrelatie op met uw werknemers, wat het moreel en de loyaliteit kan verbeteren.

Er zijn twee soorten beroepsopleiding - externe en interne. Externe opleiding omvat lokale en internationale conferenties, online cursussen en meetups. U kunt ook een cultuur van interne opleiding cultiveren, waarvoor het helpt om te weten hoe u het scherm op Mac of Windows opneemt om programma-instructies te maken en een leerportaal te bouwen waarin u die kunt opslaan.

10. Investeer in bedrijfsartikelen

Met eenvoudige - en/of leuke - bedrijfsmerchandise kunt u uw team laten zien dat u hun harde werk waardeert. Dit kan van alles zijn, van merk T-shirts tot koffiemokken en van pennen tot telefoonhoesjes. Het is een klein gebaar dat het moreel en de loyaliteit van het team ten goede komt. Bovendien is het een geweldige manier om uw merk en organisatiecultuur te promoten. Maar zorg ervoor dat uw koopwaar daadwerkelijk bruikbaar is - dat wil zeggen dat t-shirts beschikbaar zijn in de juiste maten en dat pennen echt werken.

11. Maak tijd voor teambuildingactiviteiten

Op elke werkplek is het belangrijk dat werknemers zich met elkaar verbonden voelen. Er zijn een aantal teambuildingactiviteiten die dit gevoel van verbondenheid kunnen bevorderen, zelfs voor een publiek op afstand. Dit kunnen eenvoudige technieken zijn zoals "2 waarheden en 1 leugen" tot meer ingewikkelde online speurtochten en quizzen. Door deel te nemen aan deze activiteiten kunnen teamleden elkaar beter leren kennen. Ze krijgen ook de kans om samen te werken en te leren hoe ze effectief met elkaar kunnen communiceren.

Conclusie

Hoewel het enige moeite kan kosten om een sterke cultuur van werken op afstand tot stand te brengen, zijn de voordelen zeker de moeite waard. Door communicatie en samenwerking tussen teamleden aan te moedigen, teambuildingactiviteiten te faciliteren en de balans tussen werk en privé te bevorderen, kunt u uw werknemers helpen zich verbonden en gesteund te voelen, ongeacht waar ze werken. En met de juiste training en middelen kunnen ze net zo productief zijn (zo niet productiever) dan wanneer ze op kantoor zouden zijn. Door deze tips te volgen, kunt u een cultuur creëren die uw team zal helpen slagen.