Hoe digitale transformatie de productiviteit van bedrijven kan verbeteren

Intro

Herinner je je Disney's opmerkelijke digitale transformatie in het begin van de jaren 2000, die het 80 jaar oude bedrijf terugbracht in de verbeelding van de klanten? Disney blies zijn themaparken en streamingactiviteiten nieuw leven in met behulp van digitale technologieën, nam Marvel over in 2009 en leverde een reeks kassuccessen af die meer dan 22 miljard dollar opbrachten. Dit was mogelijk dankzij de interventies van de legendarische CEO Bob Iger, die illustreren hoe digitale technologieën organisaties nieuw leven kunnen inblazen.

Afbeelding bron

Bijna twee decennia later heeft digitale transformatie een veel groter canvas gekregen met aanzienlijke financiële implicaties voor bedrijven.

Uit een toonaangevend rapport blijkt dat bedrijven veel profijt hebben van hun initiatieven op het gebied van digitale transformatie. Zeven van de tien bedrijfsleiders geloven dat ze 1,5 keer meer kans hebben om meer inkomsten te rapporteren en 66% verwacht een hogere winstgevendheid van de organisatie in de komende twee jaar.

Deze bevindingen onderstrepen een ongekende focus op digitale transformatie bij organisaties, die in toenemende mate streven naar grotere wendbaarheid en veerkracht in het licht van onzekerheid.

Bedrijven moeten wendbaar zijn om snelle en accurate beslissingen te kunnen nemen op basis van grote hoeveelheden gegevens om hun klanten beter en sneller te kunnen bedienen dan hun concurrenten. Wendbare organisaties beschikken over de tools en processen om besluitvormers te helpen snel te reageren op interne en externe uitdagingen zoals het tekort aan geschoolde arbeidskrachten of de noodzaak om het personeelsbestand bij te scholen om een concurrentievoordeel te behouden.

Veerkracht omdat veerkrachtige organisaties beter voorbereid zijn op onzekerheden. Organisaties die veranderingen in mensen, processen en technologie kunnen voorzien en beheren zonder hun werkstromen te verstoren of hun klantenservice te beïnvloeden, hebben een betere positie dan organisaties die worden verstoord door onvoorziene uitdagingen en constante brandjes blussen.

Digitale transformatie is hun ticket om daar sneller te komen!

Digitale transformatie wordt vaak verkeerd begrepen als een grootschalig initiatief dat een dramatische reactie van de organisatie vereist. In plaats daarvan is het een experimentele, door ontdekkingen gestuurde aanpak waarbij bedrijven strategieën, processen en structuren aannemen om het digitale bedrijfslandschap optimaal te benutten door hun algehele productiviteit te verbeteren.

Maar digitale transformatie gaat niet alleen over het worden van een technologiegedreven organisatie.

Het gaat net zo goed om klanten en het beter voorzien in hun behoeften door het aanpakken van bedrijfsfuncties, processen en technologieplatforms en deze te stroomlijnen voor een hogere efficiëntie en productiviteit.

Het gaat ook om het begrijpen van de impact van opkomende technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI) en machinaal leren (ML) op activiteiten, bedrijfsstrategieën en concurrentie, en hoe ze het personeelsbestand kunnen versterken en optimaliseren. En over het aanboren van de expertise en input van klanten en werknemers, en hen inzetten om zich aan te passen aan het digitaal gestuurde model.

Gartner definieert digitale transformatie "als alles van IT-modernisering (bijvoorbeeld cloud computing), tot digitale optimalisatie, tot het uitvinden van nieuwe digitale bedrijfsmodellen. De term wordt veel gebruikt in organisaties in de publieke sector om te verwijzen naar bescheiden initiatieven zoals het online zetten van diensten of het moderniseren van legacy."

Belangrijkste redenen waarom bedrijven hun digitale transformatie moeten starten

Afbeelding bron

1. De productiviteit en betrokkenheid van werknemers verlagen

De voortdurende ontwrichting van de wereldwijde arbeidsmarkt, met een reeks trends onder werknemers zoals de Grote Ontslagname, onderstreept de uitdagingen die voortkomen uit aanhoudende burn-out en het gebrek aan enthousiasme. Externe en hybride werkplekken hebben geleid tot een wildgroei aan werkapplicaties, wat de communicatie en samenwerking met teamleden bemoeilijkt. Bovendien vreten administratieve taken, zoals het handmatig invullen van urenstaten, hun productieve werkuren aan en houden ze zich bezig met monotone activiteiten.

Dergelijke uitdagingen hebben bedrijven ertoe aangezet om processen te automatiseren en tijd vrij te maken voor productieve activiteiten zoals het opbouwen van klantrelaties en bijscholing. Technologische interventies zijn cruciaal voor het behouden en aantrekken van nieuw talent, zoals blijkt uit de manier waarop organisaties ze steeds meer verweven als onderdeel van hun belangrijkste werknemerswaardepropositie.

Door gebruik te maken van een AI-gebaseerd tijdregistratie- en aanwezigheidsbeheersysteem kan elke werknemer bijvoorbeeld dagelijks 20-30 minuten besparen, waardoor er gemakkelijk honderden werkuren overuren vrijkomen voor activiteiten die hem of haar stimuleren en betrekken. In de praktijk, als er een aanzienlijk aantal werknemers in uw organisatie is, kan de totale tijdsbesparing gemakkelijk oplopen tot honderden werkuren na verloop van tijd. In wezen verbetert de invoering van een systeem voor tijdregistratie en aanwezigheidsbeheer de operationele effectiviteit, terwijl het ook de betrokkenheid en het welzijn van de werknemers bevordert, wat allemaal leidt tot een dynamischere en productievere werkplek.

2. De noodzaak om gegevens te begrijpen

De plotselinge toename van externe en hybride werkplekmodellen, nieuwe soorten werknemers zoals ploegenarbeiders en een meer wereldwijd en gediversifieerd personeelsbestand zorgen voor enorme hoeveelheden gegevens. Bestaande systemen en handmatige processen zijn niet uitgerust om deze gegevens nauwkeurig en snel te beoordelen en bruikbare inzichten te bieden.

Als gevolg hiervan moeten besluitvormers veel tijd en moeite steken in het begrijpen van de beschikbare gegevens om de richtinggevende aanwijzingen te vinden voor het nemen van zakelijke beslissingen. Deze handmatige aanpak leidt tot een verlies van productieve werkuren die managers zouden kunnen gebruiken om te werken aan bedrijfskritische initiatieven of om de cohesie en vaardigheden van hun teams te verbeteren.

3. Meer aandacht voor zachte vaardigheden

Communicatie, samenwerking, empathie, tijdmanagement en het vermogen om consensus te bereiken komen naar voren als belangrijke vaardigheden. Organisaties moeten de juiste voorwaarden creëren zodat hun werknemers deze vaardigheden kunnen verwerven en benutten. Daarvoor moeten ze tijd vrijmaken.

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, geeft ongeveer 80% van de bedrijven er de voorkeur aan om talent intern te ontwikkelen in plaats van extern in te huren of tijdelijke krachten aan te werven, zo blijkt uit het Talent Assessment Practices Report van Mercer. Bijna driekwart van de bedrijven (73%) is van plan om processen te automatiseren en menselijke betrokkenheid te verminderen.

Dit betekent dat organisaties erop gebrand zijn om administratieve taken te verminderen door ze te automatiseren en zich te richten op het verbeteren van het vaardigheidsprofiel van hun interne personeelsbestand.

4. Grotere druk op winstmarges

De uitgaven van klanten zijn aanzienlijk gedaald, waardoor de winstmarges extra onder druk zijn komen te staan. Bovendien neigen klanten nu meer naar fixed-bid projecten waarbij wijzigingen in de projectomvang, handmatige fouten en het gebrek aan real-time zichtbaarheid en overzicht een impact kunnen hebben op de winstmarges. Daarom zoeken bedrijven naar manieren om hun back-end processen en workflows te digitaliseren en real-time inzicht te krijgen om hun projecten beter te beheren. De focus ligt op het optimaliseren van mensen en processen om de efficiëntie en productiviteit te verhogen.

Deze uitdagingen tonen aan waarom de invoering van technologie en digitale transformatie belangrijke organisatorische prioriteiten zijn geworden voor de C-suite. Digitale transformatie bevordert de productiviteit van bedrijven, wat direct gekoppeld is aan een hogere winstgevendheid.

Dit is hoe:

Hoe digitale transformatie de pijnpunten kan aanpakken en voor een hogere productiviteit kan zorgen

Afbeelding bron

Een van de belangrijkste voordelen van digitale transformatie ligt in verbeterde klantbetrokkenheid en -beheer. Uit het HubSpot Annual State of Service in 2022 Report blijkt dat 93% van de klantenserviceteams gelooft dat klanten veel hogere verwachtingen hebben van hun merken dan ooit tevoren. Dit betekent dat organisaties hen gepersonaliseerde en multi-channel diensten moeten bieden en voortdurend moeten innoveren om hun slinkende aandachtsspanne te pakken te krijgen.

Het is een grote uitdaging om dit te doen en tegelijkertijd resources te beheren en klanten op afstand of in een hybride omgeving te bedienen. Dit is waar digitale transformatie-initiatieven, zoals het implementeren van een AI-gebaseerde automatiseringstool voor professionele services, de mogelijkheden van een organisatie voor resourcebeheer aanzienlijk kunnen verbeteren.

Met realtime inzicht in de wereldwijde resourcepool, aanbevelingen en toewijzing van resources en de mogelijkheid om de vaardigheden, certificaten en expertiseniveaus van elke resource te volgen, kunnen organisaties hun managers uitrusten met de tools die ze nodig hebben om consistent een hoogwaardige klantervaring te leveren.

Bob Iger, de CEO van Disney, zegt: "Disney maakt vandaag de dag gebruik van digitaal om consumenten te betrekken, te vermaken en met hen te communiceren, elke dag in de themaparken, in het studio-entertainment, op interactieve mediaplatforms en in de fysieke winkel.

Hieronder staan enkele andere cruciale voordelen van digitale transformatie:

1. Verbeterde organisatorische flexibiliteit en schaalbaarheid

Een tumultueus bedrijfslandschap vereist dat organisaties snel en naadloos kunnen op- of afschalen om de impact van ongunstige ontwikkelingen, zoals het tekort aan hoogopgeleide arbeidskrachten, teniet te doen. Ook moet een organisatie de digitale basis op orde hebben om te kunnen profiteren van internationale expansie of de nieuwe trend om wereldwijd personeel aan te nemen.

Organisaties kunnen moeite hebben om wendbaarheid en schaalbaarheid te stimuleren zonder de vereiste technologieplatformen en -processen. Het heeft ook invloed op de productiviteit van de organisatie, omdat medewerkers vaak overwerkt zijn door silo's of handmatige systemen en de technologische ondersteuning missen die nodig is om de gewenste wendbaarheid en schaalbaarheid te stimuleren.

Digitale transformatie helpt een bedrijf niet alleen om te gaan met de huidige uitdagingen, maar helpt ook bij het creëren van voorspellende modellen voor de lange termijn en biedt manieren om het beheer van middelen en financiën te verbeteren.

2. Kostenbesparingen op lange termijn

DeGlobal Cost Reduction Survey van Deloitte laat zien dat kostenreductie een wereldwijd bedrijfsmandaat is geworden. "Kostenreductie is een standaard bedrijfspraktijk geworden in elke regio, waarbij 86 procent van de wereldwijde respondenten zegt dat hun bedrijf waarschijnlijk kostenreductie-initiatieven zal nemen in de komende 24 maanden", aldus het rapport. Organisaties die hun bedrijfsoutput verhogen en hun uitgaven verlagen, kunnen hun winstmarges verbeteren.

Digitale transformatie maakt kostenbesparingen op lange termijn mogelijk omdat organisaties niet regelmatig grote bedragen hoeven uit te geven om noodoplossingen te creëren die de neveneffecten van externe factoren zoals zwakke macro-economische vooruitzichten kunnen tegengaan.

In plaats daarvan kunnen ze een digitaal ecosysteem opzetten dat is afgestemd op de eisen van hun organisatie en actief de kosten beheren die zijn verbonden aan technologieplatforms en modernisering, terwijl ze hun mensen, bedrijfsfuncties en processen meer mogelijkheden geven.

3. Een toekomstbestendige werkplek creëren die talent aantrekt en behoudt

Bedrijven die nieuwe technologieën zoals AI en machine learning toepassen, kunnen de behoeften van hun personeel beter definiëren en een meer naadloze ervaring voor hen creëren. Op deze manier positioneren organisaties zich als aantrekkelijke werkgevers die de toekomst willen omarmen. Ze zijn in staat om aantrekkingskracht uit te oefenen op zeer gewilde, omstreden en hoogopgeleide arbeidskrachten.

Dergelijke tewerkstellingskansen zijn aantrekkelijk voor werknemers die willen werken met geavanceerde technologieën om hun vaardigheden uit te breiden en hen bloot te stellen aan uitdagend en lonend werk.

Er is al veel geschreven over hoe technologie en digitale ecosystemen organisaties over de hele linie in staat hebben gesteld om de bedrijfscontinuïteit te handhaven tijdens de uitdagende dagen van de COVID-19 pandemie. Bedrijven moeten een toekomstbestendig ecosysteem creëren dat bestand is tegen de schokken van verstoringen en dat hen in staat stelt om te gedijen. Op deze manier kan digitale transformatie bedrijven toekomstbestendig maken.

4. Handmatige fouten verminderen

Handmatige fouten kosten organisaties veel geld omdat de kans op fouten groter is. Het handmatig beheren van de naleving van de loon- en arbeidswetgeving of het gebruik van verschillende systemen kan bijvoorbeeld inefficiënt en foutgevoelig zijn. Dit kan leiden tot administratieve overhead, een hogere werkdruk en mogelijke onnauwkeurigheden in loonberekeningen, wat kan leiden tot ontevredenheid bij werknemers en mogelijke juridische geschillen.

42% van de bedrijven heeft te maken met een vorm van inkomstenlekkage en handmatige fouten dragen in grote mate bij aan dit vermijdbare verlies. Organisaties vinden het moeilijk om inkomstenlekkage op te sporen en aan te pakken omdat het zelden in grote aantallen voorkomt. Regelmatige missers zoals verlies van productiviteit in werkuren sneeuwballen echter op tot grote bedragen die bedrijven financieel pijn doen.

Een productiebedrijf ontdekte dat de handmatige berekening van lonen en het bijhouden van de naleving resulteerde in een gemiddelde loonfoutenmarge van 5% voor alle internationale activiteiten. Met een personeelsbestand van 10.000 werknemers kwam dit neer op ongeveer 500 loonfouten per loonperiode, wat leidde tot ontevreden werknemers en verspilling van administratieve middelen.

5. Organisatiebrede samenwerking verbeteren

De pandemie heeft de manier waarop we werken veranderd. Nu organisaties overstappen op modellen voor hybride en externe werkplekken, moeten ze hun cultuur onder de loep nemen en kennisdeling en samenwerking stimuleren. Dit zijn belangrijke facetten die naadloze operaties en de ervaring van belanghebbenden mogelijk maken, vooral wanneer klanten en werknemers voornamelijk online werken.

Digitale transformatie kan het delen van kennis tussen verkoop-, leverings-, HR- en financiële teams stimuleren en de betrokkenheid en samenwerking binnen de hele organisatie verbeteren. Daarnaast bieden oplossingen die processen in teams integreren, realtime gegevens en inzichten bieden, de kloof tussen vraag en vaardigheden verkleinen en de productiviteit van werknemers verbeteren.

Digitale transformatie is belangrijk!

Technologie kan ontmoedigend zijn! Adembenemende innovaties en ontwrichtende bedrijfsmodellen dagen traditionele wijsheid uit en dwingen de C-suite om hun organisatiestrategieën en -processen opnieuw te beoordelen.

Helaas is het niet van een leien dakje gegaan.

Digitale transformatie wordt vaak gezien als een ontwrichtend proces. Deze onjuiste aanname heeft geleid tot weerstand vanuit bepaalde hoeken in de organisatie en heeft de taak om digitale processen te laten doordringen in de bedrijfsfuncties bemoeilijkt.

De C-suite moet het voortouw nemen om deze echte of vermeende zorgen weg te nemen door de rol van mentor en veranderaar op zich te nemen. Ze moeten het goede voorbeeld geven en duidelijk communiceren dat digitale transformatie niet bedoeld is om werknemers te vervangen, maar handmatige processen. Het is bedoeld om hen te voorzien van de noodzakelijke hulpmiddelen in moderne werkomgevingen.

Klein beginnen en laten zien welke voordelen werknemers zullen hebben, kan een goed begin zijn om een grotere acceptatie van technologie te stimuleren. Het automatiseren van eenvoudige taken zoals tijdregistratie kan werknemers uit de eerste hand laten ervaren hoe digitale transformatie hun dagelijks leven naadloos kan maken en hen vrij kan maken voor productievere taken. Het kan de focus van de organisatie op het aantrekken en behouden van toptalent helpen verscherpen en hen beter integreren om het personeelsverloop te verminderen.

Daarom moeten bedrijven nieuwe technologieën invoeren en tegelijkertijd duidelijk maken hoe ze willen dat hun werknemers ze omarmen. Daar ligt de sleutel tot het beter omgaan met onzekerheden en het efficiënt beheren van de steeds veranderende eisen van hun stakeholders.

Uiteindelijk is digitale transformatie een doorlopend proces en geen einddoel. Het is een proces van geïntegreerd, flexibel en veerkrachtig worden, wat op zijn beurt het personeelsbestand kan optimaliseren om de productiviteit van het bedrijf te verhogen.

En productiviteit betekent geld!