Werkgeversgids voor loonbelasting

Intro

Voor het eerst werknemers aannemen brengt tal van uitdagingen met zich mee, van het inwerken en naleven van regels tot het beheren van de loonadministratie - een bijzonder ingewikkelde taak. Het berekenen en indienen van de loonbelasting kan zelfs doorgewinterde bedrijfseigenaren verbijsteren. Nauwkeurig loonbelastingbeheer is cruciaal, want fouten kunnen leiden tot zware financiële boetes en zelfs strafrechtelijke gevolgen.

Aan het einde van dit artikel ken je de stappen die nodig zijn om de loonheffingen voor je personeel effectief te beheren en ervoor te zorgen dat ze worden nageleefd.

Wat zijn loonbelastingen voor werkgevers?

Loonbelasting is een heffing die werkgevers inhouden op het loon van werknemers en rechtstreeks afdragen aan de overheid. Met deze belastingen worden verschillende sociale verzekeringsprogramma's gefinancierd, waaronder Social Security en Medicare. Hoewel zowel werknemers als werkgevers bijdragen aan de loonbelasting, is het de verantwoordelijkheid van de werkgever om deze belastingen in te houden en door te sturen naar de overheid.

Soorten loonheffingen voor werkgevers

In de Verenigde Staten zijn werkgevers verantwoordelijk voor verschillende loonbelastingen en inhoudingen. Hier volgt een overzicht van de loonbelasting die je moet kennen:

Federale inkomstenbelasting

Federale inkomstenbelasting wordt geheven op lonen en winsten en wordt betaald aan de Amerikaanse overheid. Volgens de IRS is deze belasting van toepassing op zowel inkomen uit arbeid (salarissen, lonen, fooien, provisies) als onverdiende inkomsten (rente, dividenden). De belasting kan zowel op particulieren als op bedrijven worden geheven.

De VS maakt gebruik van een progressief federaal inkomstenbelastingsysteem, wat betekent dat het belastingtarief stijgt naarmate het inkomen hoger is. Een werknemer die bijvoorbeeld minder dan $ 44.725 per jaar verdient, betaalt een belastingtarief van 12%, terwijl iemand die meer dan $ 578.126 per jaar verdient, wordt belast tegen 37%. Werknemers die minder dan $11.000 verdienen, betalen geen federale inkomstenbelasting. Hoewel het technisch gezien geen loonbelasting is, is het inhouden van federale inkomstenbelasting een essentieel onderdeel van de salarisverwerking.

Belastingen op sociale zekerheid en Medicare (FICA)

Werkgevers moeten bijdragen aan de sociale zekerheid en Medicare-belastingen voor hun werknemers, gezamenlijk bekend als FICA-belastingen (Federal Insurance Contribution Act). FICA-belastingtarieven variëren van 10-37%, gelijk verdeeld tussen werkgevers en werknemers.

• Sociale zekerheid: Deze belasting ondersteunt het Old-Age and Survivors Insurance Trust Fund (OASI) en het Disability Insurance Trust Fund (DI), dat uitkeringen verstrekt aan gepensioneerden, nabestaanden en gehandicapten.
• Medicare: Bijdragen gaan naar het Hospital Insurance Trust Fund en het Supplementary Medical Insurance Trust Fund en helpen medische kosten te dekken.

Federale werkloosheidsbelasting (FUTA)

De Federal Unemployment Tax Act (FUTA) is een door de werkgever betaalde belasting die een vergoeding voor werkloze werknemers financiert. In tegenstelling tot andere belastingen wordt de FUTA niet ingehouden op het loon van werknemers, maar rechtstreeks door werkgevers betaald.

Pensioen

Werkgevers kunnen ook pensioenprogramma's aanbieden, waarbij een deel van het salaris van werknemers wordt ingehouden om pensioenfondsen te creëren die toegankelijk zijn bij pensionering. De hoogte van deze inhoudingen varieert tussen bedrijven en individuen.

Inkomstenbelasting

De inkomstenbelastingregels, tarieven en belastingschijven verschillen sterk per staat. Sommige staten hebben een vast tarief, terwijl andere een progressief systeem gebruiken. Enkele staten, zoals Florida en Texas, heffen geen inkomstenbelasting. Werkgevers moeten de inkomstenbelasting van de staat inhouden op het loon van hun werknemers en afdragen aan de belastingdienst van de staat.

Werkloosheidsbelasting van de staat (SUTA)

SUTA, ook bekend als State Unemployment Insurance (SUI) of herplaatsingsbelasting, financiert werkloosheidsuitkeringen voor ontslagen werknemers. In de meeste staten dragen alleen werkgevers bij aan SUTA. Tarieven en belastbare loongrondslagen verschillen per staat. In Florida bijvoorbeeld, is het tarief van toepassing op de eerste $7.000 van het jaarloon van elke werknemer.

Lokale belastingen

Werkgevers moeten ook controleren of steden of gemeenten lokale loonbelastingen eisen. Zowel werkgevers als werknemers kunnen bijdragen aan deze belastingen, waarmee lokale diensten en infrastructuur worden gefinancierd. Philadelphia heft bijvoorbeeld een loonbelasting op zowel inwoners als niet-ingezetenen die in de stad werken. Werkgevers moeten deze belasting inhouden op de lonen en afdragen aan de stad. De tarieven en het gebruik van deze belasting verschillen per locatie en ondersteunen vaak stadsdiensten zoals openbare veiligheid en parkonderhoud.

Wat is het verschil tussen loon- en inkomstenbelasting?

Hoewel zowel loonbelasting als inkomstenbelasting voor werknemers betrekking hebben op tewerkstelling, zijn ze verschillend van aard.

• Loonbelasting: Deze worden gedeeld door zowel werkgevers als werknemers en worden berekend als een percentage van het salaris van de werknemer, waarbij de werkgever het bedrag bijpast. Ze bestaan voornamelijk uit sociale zekerheid en Medicare-belastingen.
• Inkomstenbelasting voor werknemers: Deze progressieve belasting is uitsluitend de verantwoordelijkheid van de werknemer. Het belastingtarief neemt toe naarmate het belastbaar inkomen van de persoon stijgt. Op basis van het W-4 formulier van de werknemer houden werkgevers deze belasting in op het loonstrookje van de werknemer en dragen deze af aan de overheid.

Hoe bereken ik de loonbelasting voor werkgevers?

Loonberekening voor beginners houdt in dat je alle individuele belastingen bij elkaar optelt. Volg deze stappen:

1. Stel het brutoloon vast: Bepaal het totale inkomen van de werknemer vóór aftrek, inclusief normale uur- of salarislonen, overuren, bonussen, provisies en fooien.

2. Bereken de belasting voor de sociale zekerheid: Vermenigvuldig het brutoloon met het werkgeversdeel van de socialezekerheidsbelasting, die 6,2% bedraagt.

3. Bereken de Medicare-belasting: Vermenigvuldig het brutoloon van de werknemer met het werkgeversdeel van de Medicare-belasting, 1,45%.

4. Bereken de federale werkloosheidsbelasting (FUTA): Vermenigvuldig de eerste $7.000 van het jaarloon van elke werknemer met het FUTA-belastingtarief van 6%. In sommige gevallen kun je in aanmerking komen voor een krediet tot 5,4%, wat het FUTA-belastingtarief kan verlagen tot slechts 0,6%.

5. Bereken de staatsbelasting op werkloosheid (SUTA): Deze berekening verschilt per staat. Over het algemeen vermenigvuldig je een deel van het loon van de werknemer met het SUTA-belastingtarief van jouw staat.

6. Totaal loonheffingen werkgever: Tel alle berekende belastingen op om het totale bedrag aan werkgeversbelastingen te bepalen.

Wanneer is loonbelasting verschuldigd?

Hier zijn de vervaldatums voor het indienen van verschillende loonbelastingformulieren:

1. Formulier 940: Dit formulier, dat wordt gebruikt om de jaarlijkse Federal Unemployment Tax Act (FUTA) belasting op te geven, moet uiterlijk 31 januari van het volgende jaar worden ingediend.
2. Formulier 941: Dit formulier wordt gebruikt voor het aangeven van inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting en Medicare-belasting die is ingehouden op het loon van de werknemer, samen met het werkgeversaandeel van de socialezekerheidsbelasting en Medicare-belasting. De vervaldata zijn:

• 30 april voor het eerste kwartaal (1 januari tot 31 maart)
• 31 juli voor het tweede kwartaal (1 april tot 30 juni)
• 31 oktober voor het derde kwartaal (1 juli tot 30 september)
• 31 januari voor het vierde kwartaal (1 oktober tot 31 december)

3. Formulier 944: Voor werkgevers die $1.000 of minder aan loonbelasting verschuldigd zijn voor het jaar, moet dit formulier op 31 januari van het volgende jaar worden ingediend.
4. Vul Formulier W-3 in: Dit verzendformulier wordt samen met kopie A van alle formulieren W-2 die voor dat jaar zijn uitgegeven, naar de Social Security Administration (SSA) gestuurd. Het vermeldt de totale inkomsten, socialezekerheidslonen, Medicare-lonen en inhoudingen voor alle werknemers. Dit formulier moet uiterlijk 31 januari van het volgende jaar worden ingeleverd.

Wat zijn de sancties voor het niet betalen van loonbelasting?

Niet voldoen aan de loonbelastingverplichtingen kan leiden tot aanzienlijke boetes opgelegd door de IRS:

• Niet-storten: Als loonbelasting niet op tijd wordt gestort, variëren de boetes van 2% tot 15% van de onbetaalde belasting, afhankelijk van het aantal dagen te laat.
• Niet indienen: Boetes voor het te laat indienen van loonbelastingformulieren variëren doorgaans van 5% tot 25% van de onbetaalde belasting voor elke maand of deel van een maand dat de aangifte te laat is.
• Invorderingsboete voor het trustfonds: Als u loonbelasting inhoudt van werknemers maar deze niet afdraagt aan de belastingdienst, kunt u een boete krijgen die gelijk is aan het volledige bedrag van de onbetaalde loonbelasting, waardoor de aansprakelijkheid in feite wordt verdubbeld.
• Boete voor het verkeerd classificeren van werknemers: Het verkeerd classificeren van werknemers als onafhankelijke aannemers kan boetes tot gevolg hebben, waaronder 1,5% van het loon, 40% van de FICA-belastingen die niet zijn ingehouden op de werknemer, samen met 100% van het werkgeversaandeel van de FICA-belastingen die betaald hadden moeten worden.

Hoe kan ik mijn loonbelasting elektronisch indienen?

De IRS biedt twee opties voor het elektronisch indienen van loonbelastingformulieren:

1. Dien de formulieren zelf in: Je kunt de formulieren rechtstreeks indienen via het e-file systeem van de IRS.

2. Gebruik een erkende IRS e-file provider: U kunt een belastingprofessional vinden via de geautoriseerde IRS e-file provider locator service om de loonbelastingformulieren namens u in te dienen.

Conclusie

Inzicht in loonheffingen is een cruciale verantwoordelijkheid die nauwgezette aandacht voor details vereist. Van het berekenen van elk type loonbelasting tot het voldoen aan de respectievelijke deadlines voor het indienen van aangiften, het proces kan ontmoedigend lijken, vooral voor nieuwe werkgevers.

Vergeet niet om op de hoogte te blijven van federale, staats- en lokale belastingwetten en aarzel nooit om belastingprofessionals te raadplegen om naleving en nauwkeurigheid te garanderen. Door inzicht te hebben in je fiscale verplichtingen en je te houden aan best practices, kun je de salarisverwerking efficiënter maken en het risico op onbedoelde financiële gevolgen verminderen.