Effectieve communicatie is de sleutel tot succes voor uw bedrijf.

Intro

Ik weet dat we dit vaak horen: "Communicatie is de sleutel." Maar is dat echt zo? Natuurlijk wel! Communicatie is essentieel in elk aspect van ons leven. Of het nu gaat om je persoonlijke of professionele relaties, je zakelijke strategieën, of zelfs de emoji die je gebruikt om de harde tekst te verzachten - dat is non-verbale communicatie, trouwens.

Wij denken gewoonlijk dat wanneer iets wordt gedefinieerd als de uitwisseling van informatie tussen twee of meer mensen, het alleen betrekking heeft op schriftelijke en mondelinge communicatie.

Communicatie is echter meer dan alleen het gebruik van woorden. Het kan ook gaan om je lichaamstaal, je gezichtsuitdrukkingen en je toon; elk van deze dingen stuurt een boodschap naar de persoon met wie je spreekt.

In een zakelijke omgeving besteedt u veel tijd aan communicatie. Intern, door uw doelstellingen te schetsen, uw principes te herhalen, discussies aan te gaan en uw medewerkers op te volgen. Of extern, door te coördineren met andere partijen, te praten met klanten, of uw goederen of diensten te promoten.

Volgens mij is er sprake van een geslaagde vorm van communicatie wanneer de boodschap wordt begrepen zoals ze bedoeld is. Zonder dit begrip kan een boodschap verkeerd begrepen of overgebracht worden, wat leidt tot een vergissing of frustratie.

Elk bedrijf heeft behoefte aan effectieve organisatorische communicatie, want zonder die communicatie kunnen de taken en procedures die moeten worden uitgevoerd om het bedrijf te laten functioneren, niet worden voltooid. Laten we eerst eens dieper ingaan op de vraag waarom effectieve communicatie belangrijk is.

Belang van doeltreffende communicatie

(Bron)

Communicatie is van grote invloed op de productiviteit, de cultuur en het enthousiasme van een organisatie. Het opbouwen van effectieve communicatievaardigheden als manager levert uw bedrijf aanzienlijke voordelen op korte en lange termijn op. Een goede communicator kan zijn team inspireren om harder te werken, betere resultaten te leveren en misverstanden te voorkomen.

Al deze factoren kunnen bijdragen tot het succes van het bedrijf - en ook van uzelf. Het helpt een gevoel van bijdrage aan de toekomst van de organisatie op te bouwen wanneer werknemers rechtstreeks betrokken zijn bij werkproducten en projecten. Het motiveert hen ook om te werken aan verbetering van de winstgevendheid, klanttevredenheid en naamsbekendheid. Werknemers die persoonlijk betrokken zijn bij de doelstellingen van het bedrijf houden zich meer bezig met andere aspecten. Als het merk bijvoorbeeld een positieve reputatie heeft als een uitstekende plek om te werken, kan dit van invloed zijn op uw vermogen om op de lange termijn toptalent aan te trekken en te behouden.

Elf redenen waarom effectieve bedrijfscommunicatie de sleutel tot succes is

(Bron)

1. Bouwt een betere bedrijfscultuur op

Een goede bedrijfscommunicatiestrategie is cruciaal voor het opbouwen van een positieve teamcultuur en werkomgeving. Bedrijven die op een transparante en open manier communiceren hebben een veel gezondere werksfeer en een hogere motivatie en tevredenheid van de werknemers.

Aan de andere kant lijden organisaties die zakelijke communicatie verwaarlozen als middel om de werkcultuur te verbeteren, onder een lage betrokkenheid, een lage werknemerstevredenheid, een lage klanttevredenheid en een hoog verloop.

2. Verbetert het delen van kennis

Een van de belangrijkste doelen die bedrijven proberen te bereiken door te investeren in interne communicatie is het verbeteren van de praktijk van het delen van kennis. In een wereld waarin werknemers voortdurend groeien en nieuwe dingen leren, moeten werkgevers het delen van kennis binnen hun organisaties vergemakkelijken. Zonder een goed opgezette interne bedrijfscommunicatiestrategie lijden kennisdeling en organisatiekennis eronder.

3. Verbetert de betrokkenheid van werknemers

Volgens de studie van Ragan over werknemersbetrokkenheid is communicatie tussen leiders het belangrijkste aspect van interne communicatie dat statistisch gecorreleerd is met werknemersbetrokkenheid. Interne communicatieteams spelen een belangrijke rol bij het bijstaan, opleiden en informeren van leiders over de waarde van communicatie.

4. Verbetert de samenwerking tussen de diensten

Zonder een sterk communicatieplan is het bijzonder moeilijk om een efficiënte communicatie tussen de afdelingen van een bedrijf in stand te houden. Werknemers moeten moeiteloos met elkaar kunnen communiceren en samenwerken om productiever te zijn. Uw onderzoeks- en marketingafdeling moeten bijvoorbeeld op één lijn zitten, en uw bedrijfsbureau en IT-afdeling moeten op één lijn zitten.

5. Verbetert de klanttevredenheid en het klantenbehoud

Betere bedrijfscommunicatie betekent ook een betere klanttevredenheid. Bij slechte communicatie binnen een organisatie gebeuren er twee dingen op het gebied van klantenservice en klanttevredenheid: Ten eerste krijgen werknemers in klantgerichte functies niet de informatie die ze nodig hebben. Ten tweede zullen klanten het lage moreel van de werknemers voelen en een negatieve ervaring hebben.

Uit een studie is namelijk gebleken dat de houding van werknemers een aanzienlijke invloed heeft op de klanttevredenheid, die vervolgens resulteert in een stijging van de inkomsten.

6. Elimineren van e-mail overbelasting

Van voortgangsupdates tot gegevensaanvragen, taakopdrachten, interacties en feedback van werknemers, uitnodigingen voor vergaderingen, communicatie met klanten en leveranciers, het aanleveren van documenten en verjaardagsgroeten, in het algemeen worden al deze zaken binnen bedrijven via e-mail afgehandeld.

Volgens Radicati besteedt de gemiddelde zakenman 25% van zijn werkdag aan e-mailgerelateerde routines. Maar slechts enkele daarvan zijn onze onmiddellijke hulp waard. Veel van de e-mails die we ontvangen zijn volkomen irrelevant voor ons. E-mailoverbelasting is verminderd bij interne bedrijfscommunicatie die gebruik maakt van effectieve platforms voor werknemersbetrokkenheid en samenwerking.

7. Vermindert het personeelsverloop

Bedrijven met meer betrokken en tevreden werknemers hebben een veel lager verloop. Om millennials en jongere generaties aan te trekken en op de werkplek te houden, moeten werkgevers ervoor zorgen dat hun werknemers op de hoogte blijven van wat relevant is voor hun werk.

Aan de andere kant leidt te veel irrelevante informatie vaak tot stress, afhaken, frustratie en daarmee een lagere retentie van werknemers.

8. Betere communicatie voor werknemers op afstand

Externe teams zijn de weg van de toekomst. Volgens de statistieken zal tegen 2028 73% van alle bedrijfsafdelingen werknemers op afstand in dienst nemen. In welvarende landen zoals de Verenigde Staten zouden de cijfers uiteindelijk meer dan 75% kunnen bedragen.

Dit vereist een nieuwe benadering van communicatie, leiderschap en management. Teams op afstand worden geconfronteerd met allerlei communicatieproblemen, zoals coördinatie in verschillende tijdzones, het overwinnen van informatiebarrières en het overwinnen van taal- en cultuurbarrières. Bovendien maakt de afstand het moeilijk voor teamleden om het gevoel te krijgen dat ze bij elkaar horen. Verbeterde interne bedrijfscommunicatie kan echter een groot verschil maken in de manier waarop teams op afstand samenwerken en met elkaar omgaan.

9. Wegnemen van communicatiebarrières

Informatiebarrières komen vaak voor wanneer er te veel irrelevante zaken zijn. Daardoor kan belangrijke informatie voor een werknemer snel verloren gaan. Effectieve interne bedrijfscommunicatie en het gebruik van de juiste communicatiemiddelen zijn essentieel om dit probleem te overwinnen.

10. Verhoogt de belangenbehartiging van werknemers

Wanneer werkgevers weten hoe ze effectief met hun werknemers moeten communiceren, zijn ze veel succesvoller in het veranderen van hun werknemers in merkambassadeurs. Merkambassadeurschap is niet zo moeilijk te bereiken als veel bedrijven denken. Sterker nog, tevreden werknemers dragen graag bij aan merkambassadeursprogramma's.

Er zijn vier belangrijke manieren waarop merkambassadeurschap en belangenbehartiging van werknemers de activiteiten van een bedrijf kunnen helpen:

• De merkbekendheid vergroten
• Verbeter de employer brand en trek hoogwaardige kandidaten aan
• Marketinginspanningen stimuleren
• De verkoop verhogen

Hoe kunnen bedrijven werken aan een effectief communicatieproces?

(Bron)

1. Gebruik de juiste communicatiemiddelen

De tools die u gebruikt voor de communicatie binnen uw team kunnen veel invloed hebben op de effectiviteit van uw communicatieproces. Als u tools gebruikt die traag zijn, niet erg gebruiksvriendelijk, of waarvoor werknemers veel training nodig hebben om eraan te wennen, dan kan het frustrerend worden voor werknemers.

Deze frustratie kan leiden tot miscommunicatie en verlies van productiviteit en tijd. Hierdoor kunnen echte boodschappen vervagen. Zorg er daarom voor dat u onderzoek doet naar de juiste teamcommunicatietools en kies vervolgens verstandig.

Houd rekening met de behoeften van uw bedrijf. Kantoortelefoonsystemen voor kleine bedrijven kunnen perfect passen bij uw bedrijf, maar grotere organisaties kunnen andere eisen stellen.

2. Weten waar je het over hebt

Wijzen spreken omdat ze iets te zeggen hebben; dwazen spreken omdat ze iets moeten zeggen. - Plato

Of u nu beroepsmatig spreekt met een klant, collega of zakenpartner, u spreekt altijd namens iemand anders dan uzelf. U kunt uw organisatie, een dienst of een afdeling voorstellen.

U moet zich altijd bewust zijn van wie u spreekt en waarom u communiceert. Overweeg het volgende voordat u spreekt:

1. Voor wie spreek ik?
2. Waarom spreek ik?

3. Vermijd het beledigen van mensen

Beledig anderen niet op dezelfde manier waardoor u uw geduld verliest. Als een goede communicator in het bedrijfsleven, houd in gedachten dat uw doel is om uw publiek op één lijn te brengen met uw doelstellingen. Mensen zijn veel minder geneigd om naar je te luisteren, samen te werken of met je samen te werken als je ze op wat voor manier dan ook niet respecteert.

Bovendien geeft het beledigen van iemand anders hem een nieuwe verdediging die hij voorheen niet had. Je houding is nu het belangrijkste aandachtspunt, en de boodschap die je echt probeert over te brengen, verdwijnt naar de achtergrond.

4. Luister aandachtig

U luistert niet echt als u een discussie voert, en uw aandacht is eerder gericht op wat u vervolgens gaat zeggen dan op wat de ander zegt. Je kunt cruciale onderdelen van hun boodschap verkeerd interpreteren of over het hoofd zien, wat kan leiden tot onvruchtbare beslissingen. Alle aandacht geven is de eerste stap in effectieve communicatie.

5. Houd een positieve lichaamstaal

Het vermogen om je lichaamstaal te beheersen is absoluut noodzakelijk voor communicatie. Door een lijn te visualiseren die van je borst naar het plafond of de hemel loopt en je zachtjes hoger trekt, kun je oefenen in rechtop staan. Pas op dat je niet overdrijft. U wilt er zo natuurlijk mogelijk uitzien.

6. Kijk uit naar moeilijke emoties

Soms veroorzaken moeilijke omstandigheden veel krachtige emoties. We moeten onze eigen emoties kunnen identificeren en beheersen als we de communicatie willen verbeteren. We moeten ook adequaat kunnen reageren op uitingen van woede of ontevredenheid van anderen.

Hoewel we elke dag met anderen praten, hebben sommige mensen niet geleerd of de kans gekregen om de juiste communicatietechnieken te oefenen.

Begin vandaag met beter communiceren

Elk jaar staan communicatievaardigheden bovenaan de lijst van gevraagde vaardigheden bij werkgevers. De reden hiervoor is dat communicatie onze professionele en persoonlijke relaties soepel houdt. Het is hoe we zorg tonen, veranderingen teweegbrengen en dingen gedaan krijgen. Dat is reden genoeg om deze belangrijke vaardigheden te verbeteren en te blijven verbeteren. Gelukkig kunnen we allemaal leren beter te communiceren.

Als je meer weet over communicatiestijlen, kun je beter je stem laten horen, tegen wie je ook praat. En dat is een essentieel onderdeel van het leiden van anderen en hen helpen jouw standpunt in te zien.

Bedenk dat de meeste mensen een mix van communicatiestijlen hebben en zich kunnen aanpassen aan hun stemming en de situatie. Het is uw taak als communicator en leider om ervoor te zorgen dat iedereen u begrijpt, met wie u ook te maken hebt. Wat uw stijl ook is, als u een manier van communiceren met uw team ontwikkelt die voor u werkt, bent u op weg naar succes voor uw bedrijf.