UC Provisioning automatiseren: Wat u moet weten

Intro

In verschillende sectoren vertrouwen bedrijven op Unified Communication-platforms (UC) met verschillende functies. Deze omvatten spraakoproepen, videoconferenties en instant messaging voor naadloze samenwerking. Het helpt ook de productiviteit van het personeel te verhogen en zaken te doen via een gestroomlijnde interface.

Voor werknemers is de ervaring moeiteloos omdat ze de juiste hulpmiddelen en apparaten hebben. Voor hen valt het allemaal op zijn plaats, maar dat geldt niet voor het UC-team. Het UC-team is verantwoordelijk voor het handmatig beschikbaar stellen en bewaken van die tools.

Handmatige UC provisioning is allesbehalve moeiteloos en IT-personeel besteedt er talloze uren aan. Ze deprovisioneren en monitoren ook oudere UC-tools en -diensten telkens wanneer een werknemer in dienst treedt. Ze doen dit wanneer de werknemer van functie verandert, het bedrijf verlaat of een ondersteuningsprobleem heeft.

En niet te vergeten, sinds de invoering van hybride werkmodellen zijn de UC-teams extra belast. Daarom zijn grote bedrijven overgestapt op automatiseringsplatforms om ook hun UC-teams voordelen te bieden. Laten we eens bekijken hoe UC is ontstaan en hoe de automatisering ervan alle betrokken partijen ten goede komt.

Wat is Unified Communications (UC) Provisioning?

UC provisioning en tracking is een proces dat ervoor zorgt dat de UC-tools optimaal functioneren. Het monitoren van het gebruik ervan wordt vaak uitgevoerd door IT-personeel of UC-dienstverleners. Zij helpen ervoor te zorgen dat UC-apps altijd beschikbaar en in topwinkelvorm zijn. Met hoeveel bedrijven het gebruikt, kunt u zich voorstellen hoe druk IT-medewerkers het kregen in hybride werkomgevingen.

User provisioning software helpt bedrijven bij het beheren en bijhouden van gebruikersaccounts in UC-beheer. In combinatie met andere software omvat deze software systemen voor identiteitsbeheer en toegangscontrole. De software kan bedrijven helpen het auditproces van gebruikersaccounts te automatiseren.

Dit proces helpt het IT-personeel tijd en moeite te besparen, waardoor de productiviteit en de uptime toenemen. Daarom heet het geautomatiseerde gebruikersvoorziening, omdat ze individuele accounts niet handmatig hoeven te controleren. De IT-medewerkers krijgen nauwkeurige gegevens over wat ze moeten oplossen, zodat ze alleen hoeven te helpen bij dringende zaken.

De software helpt bedrijven ook de beveiliging te verbeteren en helpt bij het oplossen van gebruikersgerelateerde problemen. Bedrijven kunnen zo een waardevol inzicht krijgen in de gebruikersactiviteiten, wat helpt bij marketingstrategieën.

Wat is de geschiedenis van Unified Communications?

(Bron: Pexels)

Inzicht in de geschiedenis helpt je meer te weten te komen over de betekenis en etymologie ervan. Zelfs hulpmiddelen hebben hun oorsprong en hoe ze een industrie hielpen slagen. Ze zeggen dat woorden willekeurig ontstaan, dus hoe is de term "Unified Communications" ontstaan?

In de jaren 80 was er een Private Branch Exchange (PBX) telefoonsysteem dat de meeste bedrijven gebruikten. Lokale telefoonbedrijven boden en beheerden die met analoge lijnen die gesprekken van de centrale naar de klant stuurden.

In de jaren negentig werd e-mail steeds algemener en kozen bedrijven voor op het Internet Protocol (IP) gebaseerde netwerken. Er waren ook ontwikkelingen in spraaktechnologie, bekend als Voice over IP-telefoonsystemen (VoIP). Deze staan bekend om het verzenden van spraakverkeer over datanetwerken. Hun populariteit en kosteneffectiviteit leidden tot de achteruitgang van de traditionele PBX-systemen.

Door de vooruitgang van IP-telefonie konden telefoons op hetzelfde netwerk als computers werken, wat meer mogelijkheden bood. Het idee van geavanceerde integratie tussen computers en telefoons leidde tot het idee van "Unified Messaging". Dit omvat gestroomlijnde voicemail, e-mail en andere op tekst gebaseerde berichtensystemen.

In de jaren 2000 leidde de vraag naar IP-telefonie tot de aanpassing van traditionele PBX-telefoonsystemen. Zij creëerden circuit packs die het telefoonsysteem konden verbinden met een IP-netwerk. Anderen maakten apparatuur waarmee spraakoproepen in bedrijfsnetwerken konden worden verbonden met meerdere locaties. Op een gegeven moment evolueerden UC-oplossingen met de integratie van real-time communicatiediensten.

In de jaren 2010 bracht Microsoft de belangrijkste speler op het gebied van zakelijke communicatie uit, Lync. Er waren veel opties, maar Lync integreerde het best met de omgeving die de meeste bedrijven gebruikten.

Cloud technologieën evolueerden en een nieuw model genaamd Unified Communications as a Service (UCaaS) ontstond. UCaaS werd meer mainstream en de levering van UC-diensten verschoof naar de cloud. UCaaS in de cloud vermindert de kapitaaluitgaven voor de implementatie van traditionele VoIP-systemen.

Op dit moment zijn UC-systemen geautomatiseerd, wat betekent dat het IT-personeel niet alles handmatig hoeft te beheren. Het systeem kan de meeste kerntaken voor zijn rekening nemen en ervoor zorgen dat uw thuiswerkende werknemers een soepele ervaring hebben. En het IT-personeel hoeft alleen nog maar eventuele problemen op te lossen die zich in het systeem voordoen.

6 Geautomatiseerde Unified Communications-voordelen

(Bron: Pexels)

1. Automatisering is kosteneffectief

Een bedrijf zal altijd manieren vinden en kansen aangrijpen om zijn kosten te verlagen. Een van deze gebieden is de automatisering van hun UC-systemen. Door de levering en het volgen van hun UC-systemen te automatiseren, kunnen ze meer geld besparen. Het zal de mogelijkheid van menselijke fouten en de noodzaak van handmatige processen wegnemen.

Eerder vermeldden we hoe IT-personeel overwerkt is bij het beheer van UC-systemen sinds de verschuiving van werkomgevingen. Als bedrijf moet u het IT-personeel betalen en hun voordelen verhogen. Op die manier worden ze naar behoren gecompenseerd voor alle moeite die ze voor u doen. Het automatiseren van uw UC provisioning verlicht echter hun werklast, wat u kosten bespaart.

2. Het verbetert de efficiëntie en productiviteit van het bedrijf.

Automatisering is de laatste tijd een veelbesproken onderwerp voor verschillende bedrijfstakken, dat gepaard gaat met verschillende vragen. Zal automatisering werknemers vervangen of alleen de werkdruk verlichten? Op het gebied van SEO zijn er keyword finders en SERP checkers die hen helpen bij hun werk. En als ze te maken hebben met backlinks, hebben ze backlink checkers en monitors.

Eén ding is zeker: hulpmiddelen en automatisering zullen de efficiëntie en productiviteit op de werkplek verbeteren. In wezen is automatisering aantrekkelijk omdat het bedrijven helpt hun resultaat te verbeteren.

Door processen te automatiseren kunnen bedrijven waardevolle middelen vrijmaken die elders kunnen worden ingezet. Zo kunt u zich concentreren op het verbeteren van de producten en diensten van uw bedrijf. Omdat ze meer tijd hebben, kan uw personeel bijvoorbeeld vergaderen en verbeteringen voorstellen. En u kunt het proces tot de voltooiing ervan inpassen in uw schema's.

Hoe dan ook, automatisering is een bewezen oplossing die uw bedrijf kan helpen te besparen en te concurreren op de markt. Het is gedaan door bedrijven in verschillende sectoren, dus het kan geen kwaad om het ook te proberen.

3. U krijgt meer zichtbaarheid in uw netwerk.

Traditionele UC-monitoring geeft een silobeeld van de toepassingen, maar moderne monitoring is anders. De platforms stellen IT-medewerkers in staat een holistisch beeld te krijgen van hun UC-omgeving. Op die manier hebben ze een beter inzicht in de algehele gezondheid van hun systemen. Als u de SEO gezondheid van uw bedrijf moet controleren, heeft Ranktracker de tool om te helpen.

Vanaf dat punt kunnen ze in de verschillende toepassingen, kantoorlocaties en specifieke medewerkers duiken. Vervolgens kunnen ze de rapportage automatiseren en op basis van die gegevens trends vaststellen. Deze mogelijkheid is nuttig bij de capaciteitsplanning en het aanpassen van softwarelicenties.

Uw bedrijf heeft bijvoorbeeld ontdekt dat het het aantal telecommunicatielijnen in zijn kantoren kan verminderen. Dat komt omdat meer werknemers ervoor kiezen thuis te werken, maar dat betekent dat u de licenties moet verhogen. U zult ook de capaciteit voor externe toegang in deze opstelling moeten verhogen.

4. Automatisering kan u helpen schalen

Kunnen schalen is van vitaal belang voor groei in het bedrijfsleven. En automatisering is een van de meest effectieve manieren om dat te doen. Zoals eerder gezegd, helpt het automatiseren van processen bedrijven om middelen vrij te maken. En het stelt hen in staat die middelen elders in te zetten, zodat er ruimte ontstaat voor verbetering.

Automatisering van voorzieningen helpt bedrijven ook om processen die het meest geschikt zijn voor het bedrijfsleven op niveau te brengen. Het kan gaan van eenvoudige taken tot complexe processen, zoals gegevensinvoer en marketing. Het maakt nauwelijks uit om welk bedrijfsonderdeel het gaat, want bijna alles kan nu worden geautomatiseerd. En dat betekent dat er meer manieren zijn om uw doelen te helpen bereiken.

5. Automatisering vermindert risico's en minimaliseert fouten

Bij traditionele provisioning is de kans groot dat IT-medewerkers handmatige configuratiefouten maken. Ze kunnen ook per ongeluk de verkeerde instellingen selecteren wanneer er veel stappen zijn binnen complexe platforms.

Maar UC-teams kunnen deze ervaring vereenvoudigen en gestandaardiseerd beleid creëren door de UC te automatiseren. Dit beleid helpt menselijke fouten te voorkomen en zorgt voor consistentie tussen verschillende werknemersrollen. Ze zorgen er ook voor dat apparaten correct worden voorzien van de juiste toepassingen en tools.

Risicobeperking is belangrijk in de publieke sector en andere sterk gereguleerde sectoren. Zo moeten financiële diensten en de gezondheidszorg aan strenge compliance-normen voldoen. Een verkeerde toegang verlenen aan een werknemer of ex-werknemer in die sectoren kan immers desastreus zijn.

6. Automatisering verbetert werknemerservaring

De opkomst van hybride werk betekent dat meer werknemers buiten het kantoor werken, waarvoor UC-tools nodig zijn. Anders zal de samenwerking op afstand niet naadloos verlopen en zullen de werknemers een slechte ervaring hebben. Maar met een betere zichtbaarheid en geautomatiseerde rapportage kunnen IT-medewerkers die tools controleren.

Zij kunnen hardware en hypervisors in de gaten houden om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van spraak- en videogesprekken consistent is. Dit voorkomt verstoring van de taken en de ervaring van de digitale medewerker. Maar als er toch iets misgaat, maken moderne UC-bewakingsplatforms het voor het team gemakkelijker om problemen op te lossen.

Het IT-personeel kan bijvoorbeeld een synthetische verkeerstest uitvoeren om de activiteit van werknemers te simuleren. Zo kunnen ze de bron van het probleem bepalen, of het nu gaat om bandbreedte of latency. Er zijn vele problemen die zij naast de gegeven voorbeelden kunnen identificeren.

Conclusie

Het idee van een uniform communicatiesysteem gaat ver terug en is geëvolueerd tot wat het nu is. Technologische ontwikkelingen maken de hulpmiddelen steeds beter en het leven van de werknemers steeds gemakkelijker. Voordat hybride werkruimten de norm werden, had het IT-personeel er geen moeite mee om de UC-voorzieningen handmatig bij te houden. Maar nu is het uiterst stressvol om alles handmatig te beheren, vandaar de opkomst van de automatisering.

Geautomatiseerde user provisioning en provisioning software als geheel hebben veel voordelen. Het is bijvoorbeeld kosteneffectief en het verhoogt de efficiëntie en productiviteit op het werk. U krijgt ook een beter inzicht in uw netwerk, waardoor de kans op fouten afneemt. En dit alles helpt de digitale werknemerservaring te verbeteren, zodat hun werk soepel verloopt. Tegelijkertijd helpt automatisering de groei van uw bedrijf te bevorderen, zodat u de concurrentie kunt bijbenen.