Bereik een prachtige vergadercultuur volgens uw team

Intro

De gemiddelde werknemer besteedt 6 uur aan vergaderingen. Managers besteden gemiddeld meer dan 23 uur per week aan vergaderingen, en dat aantal neemt volgens onderzoek toe. Vergaderingen zijn een activiteit die zoveel tijd en energie kost op de werkplek. Ze krijgen weinig aandacht vanuit een cultuurperspectief, en er wordt te weinig aandacht besteed aan dit probleem. Vergaderingen zijn een van de meest kritische, maar over het hoofd geziene gebieden van de bedrijfscultuur.

Er zijn vele redenen voor dit gebrek aan aandacht. Geen duidelijk proces om ze effectief te maken. De soms last-minute en informele aard van het delen van informatie. De studie van vergaderingen is breed en divers, maar gezien de zeer uiteenlopende aard van vergaderingen zijn er meestal weinig bruikbare conclusies.

Bij Hybryd hebben we ons het afgelopen jaar toegelegd op het verbeteren van vergaderingen in allerlei organisaties. Uit honderden experimenten en proeven hebben we geleerd hoe vergaderingen verlopen. Hieronder staan enkele van onze belangrijkste bevindingen.

Vergaderingen op een manier die de cultuur voorop stelt

Cultuur is de ziel van een bedrijf, het zijn de overtuigingen en gedragingen die mensen sturen in hun gedrag en interactie. Wanneer u nieuwe leden aanwerft, zijn vergaderingen de manier waarop het team met elkaar omgaat. Vergaderingen geven uw nieuwe teamleden de beste indruk van uw cultuur. Waar ze het echt zullen merken is in vergaderingen. Ze zijn een venster op uw organisatie.

Hoe kunnen vergaderingen de cultuur versterken?

• Weten de mensen die voor een vergadering worden uitgenodigd waar de vergadering over gaat?
• Weten zij welk resultaat de vergadering wil bereiken?
• Deelt de leider van de vergadering tijdig informatie?
• Voelen de deelnemers zich op hun gemak bij het delen van hun ideeën?
• Zijn de resultaten en besluiten van de vergadering beschikbaar voor mensen die niet bij de vergadering aanwezig waren?
• Zijn ze alleen toegankelijk voor een selecte groep mensen?

Vergaderingen versterken de cultuur die u wilt opbouwen

Sommige vergaderpraktijken verwijderen u van de gewenste cultuur, terwijl andere vergaderpraktijken een positieve cultuur versterken. Klanten kwamen bij ons omdat ze zowel de resultaten als de cultuur wilden verbeteren. Bedrijven introduceerden vaak nieuwe vergaderprocessen, vergaderingen gestructureerd met de hoogste leiding en een overkoepelend kader voor de vergadering. Het probleem is om het team aan boord van deze processen te krijgen.

De sleutel tot betere resultaten is het voor de teamleden gemakkelijk te maken om het kader aan te nemen. Het moet duidelijk zijn, gemakkelijk te gebruiken en beschikbaar wanneer ze het nodig hebben.

Hier zijn enkele van de beste praktijken die u zullen helpen een vergaderheld te worden:

• Stel een doel, zorg ervoor dat het specifiek en uitvoerbaar is.
• Stel een agenda op om ervoor te zorgen dat niets wordt gemist tijdens vergaderingen.
• Agenda's zorgen er ook voor dat uw team op één lijn zit wanneer de vergadering begint.
• Voorwerk als er hiaten in de kennis zijn die bij aanvang van de vergadering moeten zijn gedicht.
• Notities, zelfs kleine geheugensteuntjes helpen de informatiedeling in het bedrijf te vergroten.
• Het toewijzen van notities aan acties helpt bij de verantwoording tussen vergaderingen om het succes van het project te waarborgen.

Na de eerste paar vergaderingen met dit systeem zult u een duidelijke verschuiving zien in zowel de resultaten als de betrokkenheid van de werknemers. Doelsucces en verantwoording helpen elk bedrijf en hun cultuur.

Hoe moet uw cultuur uw vergaderingen beïnvloeden?

Uw cultuur moet de leidraad vormen voor uw vergaderprocessen en het verloop van uw vergaderingen. In de nieuwe wereld van hybride werk teams werken vaak blended modellen. Het is belangrijker dan ooit om de cultuur goed in de gaten te houden. De vergaderingen van uw teams bieden een groot aantal mogelijkheden om de waarden en doelstellingen van het bedrijf tot uitdrukking te brengen.

Ieders tijd respecteren, duidelijk communiceren en een vlotte overdracht van informatie zijn slechts enkele van de manieren waarop u de cultuur via vergaderingen kunt ondersteunen. Duidelijke doelstellingen, agenda's en voorwerk zijn slechts enkele van de belangrijke hulpmiddelen die u op weg kunnen helpen.