Een uitgebreide gids voor naleving van de sociale media voor 2023

Intro

In 2021 verwacht 91,9% van de bedrijven dat marketingmedewerkers gebruik zullen maken van sociale media. Het is tegenwoordig bijna onmogelijk voor bedrijven om te overleven zonder aanwezigheid van sociale media. Het is een essentiële, directe vorm van tweerichtingscommunicatie die contact met klanten en prospects mogelijk maakt en de bedrijfsgroei kan versnellen.

Deze toename van het gebruik van sociale media heeft onvermijdelijk geleid tot strengere regels en voorschriften. Daarom moeten marketeers weten wat ze doen en hard werken om risico's te vermijden die hen in heet water kunnen doen belanden.

Eenvoudig gezegd betekent social media compliance het volgen van de regels bij het gebruik van een social media platform om te communiceren. Er komt echter meer bij kijken. Er is een complexe mix van platformregels, branchevoorschriften en lokale wetten waaraan u zich moet houden.

Wat zijn de risico's van niet-naleving?

Het schenden van social media compliance kan voor bedrijven reputatieschade, boetes of persoonlijke risico's betekenen. Afhankelijk van het bedrijfstype en de locatie kunnen de risico's variëren, maar in grote lijnen vallen ze in de volgende categorieën uiteen:

Gegevensbescherming en privacy

Het is van vitaal belang dat u zich bewust bent van de wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy in de landen en regio's waar uw klanten gevestigd zijn. Er zijn veel gemeenschappelijke overlappingen, waaronder de veilige opslag van persoonsgegevens, beperkingen op ongevraagde berichten en het informeren van klanten over waar en hoe hun gegevens worden opgeslagen en gebruikt.

Vertrouwelijkheid

Marketeers moeten de regels inzake vertrouwelijkheid in hun sector begrijpen. Als u werkt met de onderwijssector, de financiële sector of de gezondheidszorg zijn hier strikte regels voor. Gereglementeerde sectoren moeten een strikt, intern social media-beleid hebben.

Marketingregels

Wetten met betrekking tot voedsel, drugs, alcohol en tabak kunnen betekenen dat marketeers voorzichtig moeten zijn met het plaatsen van berichten over deze zaken. Met de toename van 'nepnieuws' kunnen ook beweringen die onwaar blijken te zijn een risico vormen voor marketeers. Sociale-mediamarketing rond afslankpillen, valse aanbevelingen van influencers en COVID-19 kunnen in een onderzoek belanden.

Toegang en archivering

Als u in een gereguleerde sector werkt, is het om juridische redenen belangrijk dat u alle communicatie archiveert. In sommige landen kunnen de accounts van overheidsfunctionarissen en ministeries zelfs de meest problematische gebruikers niet blokkeren, omdat dit wordt beschouwd als een schending van de wetgeving inzake vrije meningsuiting.

Hoe zit het met de risico's voor jou?

Het is ook essentieel om uzelf online te beschermen. Gegevens zoals uw telefoonnummer die openbaar worden gemaakt voor uw klanten kunnen ook worden gezien door oplichters en spammers. Zorg voor bescherming, zoals een aanpasbaar nummerweergave-systeem, om dergelijke inkomende oproepen te detecteren.

Omdat er een verband bestaat tussen sociale media en een call-to-action, kunnen telefoontjes terug worden gekoppeld aan sociale media en kunnen eventuele risico's van sociale media snel worden overgedragen. Daarom is monitoring van telefoongesprekken belangrijk.

Is het beter om de sociale media helemaal links te laten liggen?

Helemaal niet. Sociale media is een geweldig middel om mensen naar uw website te leiden. Als u werkt aan het stimuleren van uw sociale media SEO, kunt u echt verkeer in de juiste richting sturen. Als uw website ook goed geoptimaliseerd is, kan het een tweerichtingsrelatie zijn.

Dit is waar u een hulpmiddel voor websitecontrole kunt overwegen. Het is echter van cruciaal belang om het spel voor te blijven en de naleving te blijven controleren.

(Screenshot overgenomen van ranktracker.com)

Wat komt er in 2023

Zoals we al zeiden, is sociale media nog steeds een geweldige manier om klanten/potentiële klanten aan te trekken en met hen te communiceren. Om uw compliance-strategie vooruit te plannen, is het belangrijk te weten welke veranderingen we volgend jaar in de sociale media zullen verwachten.

1. Vaarwel koekjes

In 2023 komt er een einde aan de cookie. Hoewel veel gebruikers dit toejuichen, zijn er zorgen over reclame en hoe het daarna zal werken. Met dit in gedachten moet u nu beginnen met het opbouwen van echte relaties met klanten in plaats van te vertrouwen op cookies.

Bouw positieve relaties en e-maillijsten op om vooruit te plannen op eventuele veranderingen die dit zou kunnen betekenen in termen van regelgeving en naleving.

2. In 2023 zal de vraag naar eerlijkheid en integriteit toenemen. Regeringen staan onder druk om onwaarheden aan te pakken, dus als u vertrouwt op nepnieuws of nepgetuigenissen, is het nu tijd om te veranderen.
3. Gedecentraliseerde sociale media platforms. Dit kan een uitdaging vormen voor sociale mediasites in centraal bezit (of de grote spelers in sociale media). Traditioneel heeft de eigenaar van het socialemediabedrijf de touwtjes in handen, maar in 2023 zullen de kleinere, gedecentraliseerde socialemediaplatforms de gebruiker in een machtigere positie brengen.

Dit kan oudere, grotere bedrijven dwingen rekening te houden met de wensen en behoeften van de klant en kan leiden tot nieuwe regels.

Hoe handhaaf je compliance op sociale media

(Vrij te gebruiken beeld afkomstig van Pexels)

Een risicobeoordeling uitvoeren

Met een risicobeoordeling kunt u niet elke eventualiteit voorkomen, maar wel voorspellen wat er kan gebeuren, wat de risico's voor uw bedrijf zijn en wat u kunt doen om ze te voorkomen en te beperken.

Begrijp de voorschriften van uw sector.

Grotere gereglementeerde industrieën hebben waarschijnlijk interne compliance-experts en zouden alle vragen over compliance moeten kunnen beantwoorden, dus het is belangrijk dat marketingteams nauw samenwerken met compliance-experts.

Controleer wie toegang heeft tot sociale media-accounts

Controle houden over wie toegang heeft tot en berichten kan plaatsen op uw zakelijke sociale media-accounts is een belangrijk onderdeel van het handhaven van compliance. Teamleden moeten de juiste training krijgen om toegang te krijgen tot sociale media en het kan zijn dat een senior teamleider alle media beoordeelt voordat ze worden geplaatst om de kwaliteit, nauwkeurigheid en natuurlijk de naleving te waarborgen. Door het wachtwoord aan meerdere teamleden te geven, ontstaat het onnodige risico van onopzettelijke of kwaadwillige inbreuken.

Software om alle sociale media op één plaats te beheren kan hierbij helpen. Er kan een tickettoewijzingssysteem worden gebruikt, zodat vragen naar de juiste teammoderator kunnen worden gestuurd.

Rekeningen controleren

Afhankelijk van uw sector kan dit betekenen dat u binnen een bepaalde termijn moet reageren op opmerkingen en rechtstreekse berichten. Het kan zijn dat u verplicht bent opmerkingen te melden aan een regelgevend of bestuursorgaan. U kunt zelfs aansprakelijk zijn voor opmerkingen die door anderen zijn achtergelaten als ze misleidend zijn. Bijvoorbeeld het accepteren van een valse getuigenis en deze op uw social media-pagina achterlaten terwijl u weet dat deze misleidend is voor het publiek.

Kijk uit voor copycat sites. Dit kunnen bedrieglijke sites zijn die zijn opgezet om uw volgers te verzamelen, fansites die niet kwaadaardig bedoeld zijn of sites die kwaad willen doen. In ieder geval kan een copycat-site opzettelijk of onopzettelijk de naleving van de regels schenden en uw reputatie schaden.

Zorg ervoor dat freelance of externe bureaus zoals verkopers geen overdreven of valse beweringen doen op uw sociale media-accounts. Externe bureaus moeten op de hoogte zijn van alle voorschriften waaraan uw branche zich moet houden.

Alles archiveren

U moet alle communicatie via sociale media archiveren als u actief bent in een gereguleerde sector. U kunt gespecialiseerde software kopen, zoals een geautomatiseerde social media compliance checker om dit voor u te doen.

Houd de opleiding van het personeel regelmatig en up-to-date

Om gebruikers betrokken te houden, worden de functies van sociale media voortdurend bijgewerkt, en dus ook de voorschriften. Wat vorig jaar aanvaardbaar was, is dat misschien niet meer, dus het is belangrijk om op de hoogte te blijven van wijzigingen.

De grootste verandering die in 2023 wordt verwacht is de groei van AI. Automatische ondertiteling en het filteren van beledigende commentaren zijn al ingevoerd en hier moet je voorzichtig zijn. Auto Captioning doet het niet altijd goed, dus zorg ervoor dat je de tekst dubbel controleert voordat je iets post.

Een actueel beleid voor sociale media hebben

Dit referentiepunt moet relevant zijn voor uw bedrijfstak en alle voorschriften omvatten. Deze zullen van bedrijfstak tot bedrijfstak verschillen, maar moeten de volgende onderdelen omvatten:

• Een beleid voor sociale media. Dit omvat richtlijnen, regels en voorschriften en informeert gebruikers over hoe zij zich aan de regels moeten houden.
• Een beleid voor aanvaardbaar gebruik. Dit informeert gebruikers en fans over hoe ze op een aanvaardbare manier met u kunnen omgaan.
• Een privacybeleid. Dit informeert gebruikers over hoe hun gegevens worden opgeslagen, verzameld en gebruikt.
• Nalevingsbeleid voor influencers (indien van toepassing). Influencers zijn zich misschien niet zo bewust van compliance als u, met name branchegerelateerde compliance, dus bouw een compliancebeleid in uw contractuele overeenkomst in. In 2023 wordt de compliance-regelgeving ingevoerd en u zult up-to-date moeten blijven. Pas op als u vertrouwt op tools voor gegevenstoestemming van derden, want die zijn misschien niet up-to-date genoeg voor uw regio.

Volledige transparantie

Laat gebruikers weten wanneer derden worden betaald of gecompenseerd om uw product of dienst te promoten. Op dezelfde manier moeten werknemers die bedrijfsberichten op hun privéaccounts plaatsen, bekendmaken wie ze zijn.

Een geweldige klantenservice hebben

Als je het geluk hebt een grote aanhang op sociale media te hebben, is het waarschijnlijk dat je wordt overspoeld met vragen, klachten en berichten van mensen die hulp nodig hebben. Het is belangrijk dat je een goed team achter je hebt staan om de communicatie op een beleefde, professionele manier af te handelen.

Aan de andere kant hebt u gedaan wat u kunt, maar u kunt niet elke inbreuk op de naleving van sociale media voorspellen. Mochten zich problemen voordoen, dan is het belangrijk dat uw klantenserviceteam goed is uitgerust om elke inbreuk op de regelgeving effectief af te handelen.

Een goed klantenserviceteam kan intern zijn, maar het uitbesteden van uw klantenserviceteam kan een meer kosteneffectieve manier zijn en vermindert uw nalevingsrisico.

Laatste gedachten

Social media compliance is een continu proces. Het is niet genoeg om het te doen en te vergeten. U moet wijzigingen in regels, voorschriften, wetten en softwarefuncties in de gaten houden om compliant te blijven. Aangezien 2023 naar verwachting grote veranderingen voor sociale media met zich mee zal brengen, zou dit een omwenteling in de compliance-regels kunnen betekenen.

Om voorop te blijven lopen, moet u vooruit plannen. Kijk uit naar veranderingen en wees klaar om veranderingen in uw beleid en praktijken door te voeren.