5 soorten inkooporders die je in 2023 moet kennen

Intro

Een goed gestructureerd inkoopproces is van vitaal belang voor een ononderbroken bedrijfsvoering. Het documenteren van elke stap van je aankopen vergroot de zichtbaarheid en is cruciaal voor het handhaven van buffers en het optimaliseren van de besluitvorming.

In het huidige digitale bedrijfslandschap hebben inkooporders een nieuwe betekenis gekregen. Ze spelen een sleutelrol bij het in de hand houden van vraag en aanbod, het traceren van facturen en het afstemmen van alles, zodat alles op rolletjes loopt.

Gezien deze situatie is het belangrijk om het inkooporderproces zo efficiënt mogelijk te maken. Het verbetert niet alleen de operationele efficiëntie en verkort de verwerkingstijd, maar het verhoogt ook de tevredenheid van de werknemers.

Deze blog is gemaakt om vijf veelvoorkomende soorten inkooporders voor je uit te leggen. We laten je zien hoe elk type je inkoopproces soepel en succesvol kan laten verlopen.

Wat is een inkooporder?

Een inkooporder is een juridisch document dat een koper afgeeft aan een leverancier voor de aankoop. Het beschrijft de hele transactie in detail, met artikelbeschrijvingen, hoeveelheden, prijzen, betalingsvoorwaarden, leveringsdata en andere relevante informatie.

Het is een juridisch bindend contract dat de overeengekomen voorwaarden vastlegt en dient als referentie voor beide partijen tijdens het inkoopproces.

Het helpt ervoor te zorgen dat je de juiste producten krijgt en tijdige levering vereenvoudigt de inkoop en brengt duidelijkheid en verantwoordelijkheid in je bedrijfsvoering.

Bron

Beheer van inkooporders: Een kort overzicht

Het georganiseerde beheer van het inkooporderproces van een bedrijf staat bekend als inkooporderbeheer. Het is een verzameling vastgelegde principes en procedures die de beschikbaarheid van volledige, actuele informatie over een of meer inkooporders garanderen.

Het houdt in dat inkooporders van begin tot eind worden aangemaakt, beoordeeld, geautoriseerd en gevolgd.

Deze interne inkoopprocedure garandeert een goede zichtbaarheid en documentatie van alle aankopen, waardoor toekomstige audits eenvoudiger worden.

Inkooporderbeheer dient als een routekaart voor het inkooptraject. Het geeft alle belangrijke details over wat, waar en hoeveel er moet worden gekocht. Dit proces helpt alles soepel te laten verlopen en houdt de transacties nauwkeurig bij, wat van onschatbare waarde is voor het nemen van weloverwogen beslissingen.

Wat is het doel van een inkooporder?

Laten we je niet overladen met informatie. De inkooporder is bedoeld als formeel document tussen koper en verkoper. Het legt alle belangrijke aankoopdetails vast, wat handig is voor toekomstige audits en het bijhouden van gegevens.

In eerste instantie is een inkooporder niet wettelijk bindend. Zodra de verkoper echter akkoord gaat met de voorwaarden, wordt het een juridisch bindend document voor zowel de koper als de verkoper.

Soorten inkooporders die SaaS-inkopers moeten kennen

Als het op inkooporders aankomt, past één maat niet voor iedereen. Hoewel je misschien hebt aangenomen dat alle inkooporders identiek zijn, is dit niet waar. In werkelijkheid zijn er vijf soorten inkooporders, elk met een ander informatieniveau.

Dus als je ze wilt leren kennen, laat ons dan eens kijken;

1. Standaard inkooporder

De standaard inkooporder is de order waar de meeste inkopers op vertrouwen. Het toont de intentie om een enkele transactie uit te voeren met gespecificeerde productsoorten, artikelkwaliteit en hoeveelheid. De inkooporder bevat alle informatie die nodig is om de transactie te voltooien.

Inkooporder voorbeeld 1:

Bron

Een standaard inkooporder is een eenvoudige en veelgebruikte oplossing voor eenmalige aankopen. Het is geschikt voor situaties waarin de koper de aankoopdetails begrijpt en het artikel of de dienst, het bedrag, het leveringsschema en de betalingsvoorwaarden kan identificeren.

Een_ SaaS-bedrijf heeftbijvoorbeeld een nieuwe printer nodig voor zijn werkplek. Ze maken een standaard inkooporder aan die het aantal en de specificaties van de benodigde printer specificeert, evenals de leverdatum en de afgesproken prijs.

Een standaard inkooporder moet het volgende bevatten:

• Verkoperinformatie en artikelbeschrijving
• Verwachte leveringsdatum en -locatie
• Afgesproken betaling, vervaldatum en boetes voor te late betaling.
• Prijsdetails van elk product.

2. Geplande inkooporder

Met een geplande inkooporder (PPO) kunnen inkopers toekomstige behoeften plannen door vooraf een inkooporder in te dienen. Het artikel, de prijs en de betalingsvoorwaarden zijn allemaal bekend, maar de hoeveelheid en leveringsdatum zijn gebaseerd op goed geïnformeerde schattingen. PPO's zijn geschikt voor semi-regelmatige uitgaven, zoals kantoorbenodigdheden.

Inkooporder voorbeeld 2:

Bron

Een organisatie besteltbijvoorbeeld regelmatig kantoorbenodigdheden, zoals printerpapier en briefpapier. De inkoopafdeling evalueert eerdere verbruikspatronen voordat een inkooporder wordt aangemaakt met verwachte hoeveelheden en variabele leveringsdata. Ze geven PPO's vrij aan leveranciers als dat nodig is om aan de vereisten te voldoen.

Geplande inkooporders bevatten uitgebreidere informatie dan standaard inkooporders, wat resulteert in een efficiëntere inkoop voor verwachte behoeften. Bedrijven kunnen hun voorraadbeheer optimaliseren en een consistente levering van essentiële goederen handhaven door een gedetailleerd overzicht van verwachte aankopen te bieden.

Een geplande inkooporder moet het volgende bevatten;

• Duidelijke en specifieke informatie over de artikelen of diensten
• Verzend- en belastinggegevens
• Leveringsinstructies en prijsvoorwaarden
• De prijs van elk item.

3. Blanco aankooporder

Bij een Blanket Purchase Order (BPO) plaatst de inkoper meerdere bestellingen tegelijk om met de leverancier te onderhandelen over kortingen. Het interessante van leveranciers is dat ze meer openstaan voor het aanbieden van kortingen voor bulkorders. Bedrijven kunnen efficiënter producten inkopen via BPO, waardoor redundantie wordt geminimaliseerd en de inkoop wordt gestroomlijnd.

Inkooporder voorbeeld 3:

Bron

Een bedrijf moetbijvoorbeeld regelmatig printercartridges en papier kopen. In plaats van afzonderlijke bestellingen te plaatsen, sluiten ze een deal met één leverancier voor bulkaankopen over een bepaalde periode. De BPO specificeert de hoeveelheid, de kosten en de overeengekomen kortingen voor elk artikel, zodat de inkoop betaalbaar blijft.

Zakelijke inkooporders (BPO's) zijn als een superhelder venster in hoe producten en diensten in elkaar zitten. Ze helpen organisaties om het kopen van spullen efficiënt en portemonneevriendelijk te maken.

Met BPO's kunnen kopers ervoor zorgen dat ze genoeg voorraad hebben en die lastige momenten vermijden als de voorraad opraakt. Ze hoeven alleen maar aan te geven hoeveel ze willen hebben en te profiteren van kortingen.

De algemene inkooporder moet het volgende bevatten:

• Specificeer de hoeveelheid producten die in de loop van de tijd moet worden geleverd
• Een overzicht van de onderhandelde eenheidsprijzen, eventuele extra kortingen of aanpassingen
• Neem betalingsvoorwaarden, kwaliteitsnormen, retourbeleid of boetes op
• Bevestigde prijsinformatie voor elk item

4. Contractuele inkooporder

Een Contract Purchase Order (CPO) is de meest officiële en wettelijk afdwingbare inkooporder. Het houdt in dat de koper en verkoper een contract sluiten waarin de inkoopvoorwaarden worden beschreven voordat er een inkooporder wordt uitgegeven. Deze overeenkomst beschermt beide partijen juridisch.

Inkooporder voorbeeld 4:

Bron

Een Contract Purchase Order (CPO) biedt meer flexibiliteit en meer gedetailleerde specificaties dan een Standard Purchase Order (SPO). Het bevat richtlijnen voor het uitgeven van inkooporders aan leveranciers, het beheren van extra kosten, het aanpakken van fouten en andere cruciale aspecten van de zakelijke samenwerking.

Contract Purchase Orders bieden een veilig en efficiënt kader voor zakelijke transacties, vooral wanneer je met wederverkopers werkt of in gecompliceerde inkoopomgevingen.

Inkooporder moet het volgende bevatten:

• De referentie van het overeengekomen contract
• Reikwijdte van het contract en wijzigingen
• Beëindigings- en uittredingsclausules

5. Digitale inkooporder

Een digitale inkooporder is een moderne en gestroomlijnde techniek voor het elektronisch beheren van inkooporders die de productiviteit en het teamwerk in het inkoopproces verbetert. Bedrijven kunnen tijd besparen, papierwerk tot een minimum beperken en een nauwkeurige administratie garanderen door de inkooporderprocedure te digitaliseren.

Inkooporder voorbeeld 5:

Bron

Een eenvoudige manier om een digitale inkooporder te maken en te delen is door Microsoft Excel of Open Office te gebruiken. Deze systemen bevatten al bestaande sjablonen die gemakkelijk kunnen worden aangepast om specifieke elementen te bevatten die nodig zijn voor elke inkooporder.

Een_ bedrijf datbijvoorbeeld kantoorbenodigdheden koopt, kan een digitale Excel-sjabloon voor inkooporders gebruiken om de hoeveelheid, de artikelomschrijving en de overeengekomen prijs_ over te brengen.

Door de digitale inkooporder uit te wisselen met de leverancier, hebben beide partijen een duidelijk beeld van de inkoopinformatie, wat leidt tot betere communicatie en snellere levering.

Digitale inkooporders bieden ook meer mogelijkheden voor tracering en rapportage, waardoor bedrijven hun budgetten beter kunnen beheren en inkooppatronen kunnen evalueren. Inkopers en leveranciers profiteren van transparantie, waardoor een wederzijds voordelig en efficiënt inkoopproces mogelijk wordt.

Hoe werkt een inkooporder?

Inzicht in de complexe werking van een inkooporder is essentieel voor organisaties die hun processen willen optimaliseren.

Inzicht in de behoefte aan producten

Het proces begint wanneer de koper erkent dat er behoefte is aan een bepaald product of een bepaalde dienst die de verkoper kan leveren. De koper specificeert het artikel, de benodigde hoeveelheid en de gewenste leverdatum.

Een productiebedrijf kan tijdens de feestdagen bijvoorbeeld een enorme hoeveelheid grondstoffen nodig hebben om aan de toegenomen vraag naar zijn producten te voldoen. De inkoper moet de exacte soorten en hoeveelheden benodigde materialen en het leveringstijdschema definiëren om ervoor te zorgen dat hij voldoende grondstoffen heeft om zijn productiedoelen te bereiken.

Koper creëert een inkooporder

Op basis van de gedefinieerde behoeften creëert de koper een inkooporder die alle relevante feiten bevat, zoals productomschrijving, hoeveelheid, prijs, leverdatum en aanvullende voorwaarden. De inkooporder wordt verzonden als een formeel verzoek aan de leverancier voor de gespecificeerde producten of diensten.

Om onregelmatigheden of vertragingen in het inkoopproces te voorkomen, moet de inkoper ervoor zorgen dat de details van de inkooporder nauwkeurig en volledig zijn voor de verkoper.

De koper kan bijvoorbeeld de specifieke soorten en hoeveelheden grondstoffen die nodig zijn, de overeengekomen eenheidskosten en de leveringsdatum specificeren.

Een inkooporder wordt beoordeeld door de verkoper

Zodra de inkooporder naar de leverancier is gestuurd, zal deze deze deze zorgvuldig bestuderen om er zeker van te zijn dat deze overeenkomt met zijn voorraad en dat hij in staat is om aan de vraag van de koper te voldoen.

De verkoper moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat hij de gewenste artikelen op voorraad heeft en ze op de afgesproken datum kan leveren. Als je inventariscontroles over het hoofd ziet, leidt dat tot problemen met de levering van producten; als koper moet je van tevoren de beschikbaarheid van het product controleren.

De verkoper analyseert de inkooporder en keurt deze goed

Na de beoordeling keurt de verkoper de inkooporder goed als deze voldoet aan de specificaties van de koper. De goedkeuring van de inkooporder toont de belofte van de verkoper om het specifieke product dat in de order wordt genoemd zonder vertragingen te leveren.

Inkooporderverwerking

Met de goedgekeurde inkooporder rondt de verkoper de order af door de klant de gespecificeerde producten of diensten te leveren. Deze fase omvat het leveren van de producten of het leveren van de overeengekomen diensten.

Factuur is betaald

Tijdens deze laatste fase is de koper aansprakelijk voor het betalen van de factuur volgens de betalingsvoorwaarden van de verkoper. De betaling wordt goedgekeurd voor de ontvangen producten of diensten, zoals vermeld op de factuur.

De koper betaalt bijvoorbeeld de factuur voor de geleverde grondstoffen binnen de overeengekomen betalingstermijn.

Zo werkt een typisch inkooporderproces. Het begint met het aanmaken van de bestelling en eindigt met de goedkeuring van de factuur door de koper en de verkoper.

Elke organisatie heeft zijn eigen inkooporderinstelling; sommige omvatten kwaliteitscontroles vóór het factuurproces, maar het high-level aspect blijft hetzelfde.

Hoe kan een SaaS-beheerplatform het beheer van inkooporders stroomlijnen?

Inkoop workflow

Je kunt het aanmaken van een inkooporder vereenvoudigen met behulp van inkoopworkflows van SaaS-beheerplatforms zoals CloudEagle. De workflow wordt geactiveerd zodra de gebruiker de inkoopaanvraag indient en relevante belanghebbenden worden via e-mail en Slack gewaarschuwd om het goedkeuringsproces te versnellen.

Zodra de inkoopaanvraag is goedgekeurd, kun je de inkooporder maken en de prijsvoorwaarden toevoegen.

Geassisteerd kopen

Onderhandelen over de juiste prijsvoorwaarden met de leveranciers kan overweldigend zijn als je het alleen doet. In dat geval kun je het zware werk overlaten aan SaaS inkoopexperts. Zij onderhandelen namens jou over prijsvoorwaarden, SLA's en andere essentiële clausules en zorgen ervoor dat je de juiste producten tegen de juiste prijs krijgt.

Contractbeheer

Zodra het product geleverd is, voltooi je het factuurproces en gebruik je de contractbeheermodule van een SaaS-platform om alle essentiële documenten op één locatie op te slaan. De volgende keer dat je de aankoop of het contract wilt bekijken, heb je dus met een paar klikken eenvoudig toegang tot de relevante documenten.

Conclusie

Dit zijn de gebruikelijke typen inkooporders die kopers en verkopers gebruiken voor de aankoop van elk type product of dienst.

Elke inkooporder dient een specifiek doel en heeft zijn voor- en nadelen. Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van de SaaS-koper om te beslissen welk type inkooporder hij/zij wil versturen.

Betrek belanghebbenden van financiële en inkoopteams om de inkooporders te beoordelen voordat je ze verstuurt, zodat iedereen op één lijn zit en je een weloverwogen beslissing neemt.

Laat je inspireren door de voorbeelden die we hebben toegevoegd, gebruik SaaS-inkoopsoftware en begin met het maken van je inkooporders voor naadloze inkoopactiviteiten.

Veel succes.

FAQs

1. Wat is het verschil tussen een inkooporder en een factuur?

Inkooporders worden door inkopers aan verkopers verstrekt om het inkoopproces te bewaken en te volgen, terwijl facturen door verkopers aan klanten worden verstrekt zodra de bestelling is uitgevoerd.

2. Wordt een inkooporder behandeld als een contract?

Een inkooporder specificeert de levering, de facturering, de specifieke producten of diensten die worden gekocht, de wettelijke voorwaarden en de betaling. Wanneer een inkooporder door de leverancier wordt geaccepteerd, wordt het een wettelijk bindend contract tussen de klant en de leverancier.

3. Wat zijn de voordelen van inkooporders?

De voordelen van het gebruik van inkooporders

• Inkomende bestellingen bijhouden.
• Vermijd dubbel werk
• Minimaliseer bestelfouten.
• Juridisch papierwerk
• Efficiëntie verhogen
• Assistentie bij schaalvergroting