5 tips om een sterk team op afstand samen te stellen

Intro

Het aantal werknemers dat wereldwijd op afstand werkt, is de afgelopen jaren aanzienlijk gestegen, tot 28% in 2023. Dit aantal is gestegen dankzij verschillende factoren, zoals de COVID-19 pandemie en het verlangen van millennials naar een betere balans tussen werk en privé.

Wat de reden ook is, het stijgende aantal telewerkers benadrukt het belang van het opbouwen van een robuust team op afstand. 3M, Twitter en HubSpot behoren tot de grote bedrijven die al zijn overgestapt op werken op afstand.

Een model voor werken op afstand is zeer succesvol gebleken voor het verhogen van de productiviteit. Het bereiken van een goed gestructureerd team op afstand vergt echter tijd en zorgvuldige implementatie. In dit artikel worden vijf tips besproken voor het opbouwen van een robuust team op afstand.

Voorzichtig werven

Om een robuust team op afstand op te bouwen, moet je de werknemers erkennen die de discipline, drive en vaardigheden hebben om thuis te werken, aangezien je er niet zult zijn om toezicht op hen te houden.

Gun uzelf meer tijd met het rekruteringsproces en geef de voorkeur aan kandidaten met uitstekende communicatieve vaardigheden, snelle reactietijden en kennis van hun vakgebied. Zorg er bovendien voor dat uw rekruten nauw aansluiten bij de cultuur en doelstellingen van uw bedrijf.

(Afbeelding Bron: Statista)

Gelukkig wordt het rekruteringsproces iets eenvoudiger voor bedrijven die toptalent willen aannemen nu steeds meer werknemers de flexibiliteit van werken op afstand opeisen.

Wees duidelijk over werkverwachtingen

Externe teams moeten vanaf dag één de verwachtingen begrijpen. Begin met het opstellen van duidelijke verwachtingen voor werk op afstand , zoals communicatie, deadlines voor taken en werktijden. Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat je team op afstand op één lijn zit:

• Gebruik kaders voor het stellen van doelen om ervoor te zorgen dat de doelen van werknemers op afstand overeenkomen met de doelstellingen van het bedrijf.
• Zorg voor duidelijke communicatiemethoden zoals e-mail of instant messaging software.
• Geef regelmatig feedback over je prestaties en pak verbeterpunten aan.
• Werkverplichtingen vastleggen, zoals verwachte dagen, toegestane pauzes en jaarlijks verlof.

Nadat je deze duidelijke richtlijnen en verwachtingen hebt opgesteld, weet je team wat je van hen verlangt en hebben ze geen excuus om niet aan je verwachtingen te voldoen.

In contact komen met externe medewerkers

Onthoud dat er veel belangrijke verschillen zijn tussen het managen van werknemers op afstand en werknemers in persoon, waarvan communicatie het belangrijkste is.

Gebruik betrouwbare communicatiemiddelen om regelmatig in contact te komen met je team op afstand. Werknemers die geen verbinding hebben en niet betrokken zijn, zullen niet zo gelukkig of productief zijn.

Gebruik communicatietools zoals Microsoft Teams, Slack of Zoom om regelmatig contact te houden met externe medewerkers, teamvergaderingen te houden en virtuele teambuildingactiviteiten te organiseren. Videoconferenties zijn cruciaal geworden: 90% van de externe werknemers vertrouwt erop.

Naast communicatie is samenwerking in een team vooral belangrijk als je externe werknemers wilt betrekken. Projectbeheertools zoals Zoho, Monday en Trello kunnen je helpen om efficiënt samen te werken aan projecten.

Tijdregistratie gebruiken

Je kunt werknemers op afstand misschien niet persoonlijk in de gaten houden, maar je moet er toch voor zorgen dat hun productiviteit tijdens werktijd aan de verwachtingen voldoet.

Gebruik tijdregistratiesoftware om ervoor te zorgen dat ze werken wanneer dat zou moeten. Bovendien kan tijdregistratiesoftware je helpen om vast te stellen waar workflows efficiënter kunnen en welke teamleden meer training of structuur nodig hebben.

Er zijn veel gratis en betaalde tijdregistratie apps en software online, waaronder TSheets, Zoho Projects, Hubstaff, VeriClock en Clockify. Deze tools kunnen tijdgerelateerde herinneringen sturen via de door jou gekozen communicatieplatforms of zorgen voor automatische kloktijden.

De juiste apparatuur en software leveren Toegang

Afhankelijk van de aard van het werk van je team, kunnen ze toegang nodig hebben tot een computer of laptop, een muis en toetsenbord, een printer, een smartphone, of meer.

Sommige bedrijven vragen werknemers om hun eigen computers en andere apparaten te gebruiken. Niet iedereen kan zich echter technologie van goede kwaliteit veroorloven, dus is het beter om je team op afstand te voorzien van de apparatuur die ze nodig hebben om de kans op succes van je team op afstand te vergroten.

Daarnaast moet je je werknemers op afstand toegang geven tot de software die ze nodig hebben om hun werk efficiënt te doen. Denk hierbij aan communicatiesoftware zoals Slack, bewerkingssoftware zoals Adobe, een contentmanagementsysteem, een account voor stockafbeeldingen en een zakelijke e-mail.

Klaar om een robuust team op afstand samen te stellen?

Onderzoek toont aan dat werknemers op afstand tussen 35 en 40% productiever zijn dan werknemers op kantoor.

We begrijpen echter dat het niet eenvoudig is om met succes een team op te bouwen van betrokken en samenwerkende werknemers die verspreid zijn over het hele land of zelfs de hele wereld. Door de vijf tips in dit artikel te volgen, pluk je de vruchten van het bouwen van een team op afstand.