5 effectieve interne communicatiemiddelen om de workflow van uw bedrijf te verbeteren

Intro

Een startup runnen zonder een degelijk communicatiesysteem tussen afdelingen en teamleden kan chaotisch zijn.

Het is net een orkest zonder dirigent. Iedereen bespeelt zijn instrument, maar het geluid is niet harmonieus.

Om projecten op tijd af te krijgen, heb je een communicatiesysteem nodig dat iedereen op één lijn houdt. De makkelijkste manier om dit te doen is door gebruik te maken van een interne communicatietool.

De meeste tools voor interne communicatie kunnen taken aan zoals sms'en, videovergaderen en het plannen van projecten.

Toch kan het moeilijk zijn om een keuze te maken uit de verschillende opties op internet.

Daarom hebben we besloten om de beste, volgens onze boeken, vijf interne communicatiemiddelen op een rijtje te zetten die jij en je teamleden zouden moeten overwegen.

Instant Messaging App: Slack

Slack is een berichtenapp voor bedrijven die mensen verbindt met de informatie die ze nodig hebben.

Met een georganiseerde ruimte genaamd "Kanalen" kan je team toegang krijgen tot alle benodigde informatie, ongeacht locatie, tijdzone en wanneer het hen uitkomt.

Zo kun je gemakkelijk de juiste beslissingen nemen om een lopend project te versnellen.

De gebruikersinterface is eenvoudig te gebruiken, zodat nieuwe gebruikers het platform snel kunnen ervaren.

Slack-gebruikers kunnen bestanden delen en spraak- en videogesprekken voeren, waardoor het een geweldige interne communicatietool is.

Je kunt ook software en aangepaste apps rechtstreeks in Slack integreren. Zo kunnen jij en je team tijd besparen en van de ene taak naar de andere overschakelen.

Prijzen:

Gratis plan met beperkte functies

Business Plus-plan: $12,50/maand

Enterprise Grid (neem contact op met verkoop)

Functies ter ondersteuning van teamcommunicatie

• Kanalen: Met Slack kun je een ruimte creëren waar je met je teamleden over één ding kunt communiceren, zodat iedereen op dezelfde lijn zit.

Voordelen: Je kunt kanalen aanmaken voor specifieke onderwerpen, teams of projecten om gesprekken georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk te houden. De kanalen kunnen openbaar of privé zijn.

Nadelen: Slack heeft talloze manieren om je op de hoogte te stellen wanneer je een nieuw bericht hebt, waardoor je dat triggerende effect krijgt om te zien wat er gebeurt.

• Directe berichtenuitwisseling: Dit is een kleiner gesprek in Slack buiten de kanalen om.

Voordelen: Sommige gesprekken zijn niet bedoeld voor algemeen gebruik. Je kunt rechtstreeks naar hun DM's gaan en privéberichten sturen naar teamleden voor één-op-één gesprekken.

Nadelen: Je berichtgeschiedenis raakt begraven.

• Bestanden delen: Je kunt documenten, afbeeldingen, video's en andere bestanden rechtstreeks delen in Slack-gesprekken.

Voordelen: Het maakt het makkelijk om te delen en samen te werken met iemand in realtime. Dit is geweldig voor als je onmiddellijk antwoord nodig hebt op een deadline.

Nadelen: Er is een minimale bestandsopslag omdat je maar zoveel opslagruimte krijgt als waar je als bedrijf voor betaalt. Slack verwijdert bestanden langzaam na verloop van tijd.

• Integraties: Slack heeft het voor werknemers mogelijk gemaakt om efficiënt samen te werken met andere software.

Voordelen: Slack kan worden gekoppeld aan andere apps of software (bijv. Google Drive, Trello en GitHub) om informatie te centraliseren en processen te automatiseren.

Nadelen: Met zoveel functies en integraties kan Slack overweldigend zijn voor nieuwe gebruikers. Het kan even duren voordat je gewend bent aan alle functies en ze effectief leert gebruiken.

• Video- en spraakgesprekken: Met Slack kun je realtime gesprekken voeren met je teamleden via video- en spraakgesprekken om klussen te klaren.

Voordelen: Gemakkelijk te gebruiken.

Nadelen: Bij het voeren van video- of spraakgesprekken vanuit Slack kunnen gebruikers problemen ondervinden met trage reacties van de persoon aan de ontvangende kant van het gesprek.

Intranetplatform: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint onthult een eenvoudige manier om samen te werken en informatie te delen met je team.

SharePoint wordt gebruikt door meer dan 190 miljoen mensen over de hele wereld en verandert de manier waarop uw team verbinding maakt, communiceert en samenwerkt.

Microsoft SharePoint is een webgebaseerd samenwerkings- en documentbeheerplatform dat samenwerkt met verschillende applicaties om documenten op te slaan en informatie te communiceren binnen een organisatie.

Dankzij de grote flexibiliteit gebruiken organisaties SharePoint om een intranet (of intern intern internetsysteem) te maken dat werkt als elke andere website, voor elk project, team, afdeling en divisie.

Er kunnen subsites worden gemaakt voor een specifieke afdeling of een specifiek team. Via deze gecentraliseerde, beveiligde ruimtes kunnen gebruikers documenten openen, delen en bewerken.

Functies ter ondersteuning van teamsamenwerking en het delen van documenten

• Extern delen van bestanden en inhoud:

SharePoint maakt het mogelijk om documenten en mappen op te slaan met externe gebruikers en hen gecontroleerde toegang te verlenen.

Voordelen: SharePoint is tijdbesparend. Je hebt gemakkelijk toegang tot gedeelde bestanden en documenten.

Nadelen: Je kunt te maken krijgen met beveiligingsproblemen.

• Inhoudsbeheer: SharePoint organiseert en beheert inhoud met behulp van bibliotheken, lijsten, metadata, records management en bewaarbeleid.

Documenten kunnen ook een goedkeuringsproces doorlopen om de kwaliteits- en nalevingsnormen te handhaven.

Voordelen: Met SharePoint kan je team waardevolle organisatorische gegevens en documenten opslaan en verzamelen.

Nadelen: Hoewel de interface van SharePoint eenvoudig te gebruiken is, kan het nog steeds veel training vereisen om ervoor te zorgen dat je team het correct gebruikt.

• **Teamsites: **SharePoint biedt een plek voor groepen gebruikers om inhoud, gegevens en nieuws te bekijken en eraan samen te werken.

Voordelen:

• Je team kan samenwerken aan inhoud en gegevens en tegelijkertijd aan documenten werken.

Minpunten:

• Het kan moeilijk zijn voor niet-technische gebruikers om het in te stellen en aan te passen.
• Communicatiesites: Deel en communiceer berichten binnen organisaties met aanpasbare, dynamische subsites.

Voordelen:

• Effectief voor het verspreiden van berichten en informatie binnen organisaties.
• Maakt dynamische en branded subsites mogelijk.
• Integratie met andere Office 365 apps voor uitgebreide communicatie.

Minpunten:

• Het maken en onderhouden van verschillende subsites kan enige technische expertise vereisen.
• Toegankelijk op mobiele apps zodat teamleden overal kunnen samenwerken.

Voordelen:

• Zorgt ervoor dat teamleden met Android-, iOS- en Windows-apparaten onderweg kunnen samenwerken.
• Mobiele apps bieden toegang tot intranetten, teamsites en content.

Minpunten:

• Mobiele apps bieden mogelijk niet dezelfde functies en functionaliteit als de desktopversie.
• Automatiseer bedrijfsprocessen door waarschuwingen en workflows aan te maken.

Voordelen:

• Stroomlijnt en automatiseert workflows en meldingen.
• Helpt de productiviteit en consistentie in bedrijfsprocessen te verbeteren.
• Integratie met Power Automate voor uitgebreide automatiseringsmogelijkheden.

Minpunten:

• Het opzetten van complexe workflows kan technische expertise vereisen.
• Zoekfuncties die helpen relevante mensen en belangrijke inhoud te vinden.

Voordelen:

• Krachtige zoekmogelijkheden om relevante mensen en inhoud te vinden.
• Helpt bij het snel vinden van belangrijke informatie en bronnen.
• Gepersonaliseerde zoekresultaten voor gebruikers.

Minpunten:

• Zoekrelevantie kan soms een uitdaging zijn om af te stemmen op specifieke behoeften.

Software voor projectbeheer: ClickUp

ClickUp is een alles-in-één projectbeheertool die oplossingen biedt voor teams om alle soorten werk af te handelen, samen te werken aan taken en hun workflows te vereenvoudigen.

Je teamleden een prettige ervaring bieden om efficiënt te werken en goede resultaten te behalen.

Met zijn flexibele hiërarchie-infrastructuur kan je team projecten organiseren, taken en subtaken beheren en doelen bijhouden wanneer het hen uitkomt.

Door de integratie van meer dan 1000 werktools zoals Slack, Google Drive, Figma en Loom kun je je projectbeheerproces versnellen en je team een stap dichter bij hun doel brengen.

ClickUp biedt u een reeks prijzen om van het beste van alles te genieten en uw productiviteit te verhogen.

Prijzen

Free Forever Plan ( het beste voor persoonlijk gebruik)

Onbeperkt plan (het beste voor kleine teams) -Onbeperkt plan

$7/lid per maand.

Business Plan (het beste voor middelgrote teams) - $12/member per maand.

**Enterprise Plan **(Beste voor veel grote teams) - Neem contact op met verkoop

Communicatie integreren in projectmanagementworkflows

• Organiseer uw projecten in ClickUp door Ruimtes en Mappen te maken. Dit helpt om een omgeving voor uw werk te creëren.

Voordelen:

• Definieert een duidelijke en georganiseerde projectstructuur.
• Werk tussen verschillende projecten en werkruimten.

Minpunten:

• Kan complex zijn voor nieuwe gebruikers vanwege de vele opties.
• Gebruik voor communicatie het commentaargedeelte om details te bespreken, updates te geven en vragen te stellen. Je kunt ook teamleden noemen om hun aandacht te trekken.

Voordelen:

• Stimuleert gerichte discussies binnen specifieke taken.
• Helpt de communicatie naar de juiste mensen te leiden.
• Alle communicatie is contextueel gekoppeld aan het werk.

Minpunten:

• Kan overweldigend worden als er niet goed mee wordt omgegaan, vooral bij grote projecten.
• Pas uw taakweergave in ClickUp aan op basis van uw projectvereisten en communicatiestijl. Kies tussen lijsten, borden of kalenders om de weergave te vinden die het beste bij u past.

Voordelen:

• Kies de weergave (lijsten, borden, kalenders) die bij je workflow past.
• Visualiseer het werk op een manier die het meest zinvol is voor je team.
• Filters en sorteeropties voor het verfijnen van taakweergaven.

Minpunten:

• De leercurve bij het instellen en configureren van weergaven, vooral voor nieuwe gebruikers.
• Als het bijhouden van tijd belangrijk is voor uw project, maak dan gebruik van de tijdregistratiefunctie van ClickUp. Hiermee kunt u werkuren registreren en transparantie behouden met betrekking tot de inspanning die in het project is gestoken.

Voordelen:

• Eenvoudig werkuren bijhouden en rapporteren voor een beter projectbeheer.
• Integratie met tijdregistratie-apps of de ingebouwde timer van ClickUp.
• Inzicht in hoe tijd wordt verdeeld over taken en projecten.

Minpunten:

• Vereist discipline om de tijd consequent bij te houden, wat sommige teamleden lastig kunnen vinden.
• Geavanceerde functies voor tijdregistratie zijn mogelijk beperkt in vergelijking met speciale tools voor tijdregistratie

Hulpmiddel voor videoconferenties: Zoom

Zoom is een van de populairste videoconferentiesoftware op de markt die mensen met elkaar verbindt, samenwerking bevordert en productiviteit vergemakkelijkt.

Zoom is een cloudgebaseerd videovergaderplatform om virtueel te vergaderen met collega's via video of audio, of beide wanneer persoonlijke vergaderingen niet mogelijk zijn.

Het is een essentieel hulpmiddel voor kleine, middelgrote en grote teams die contact willen houden en hun dagelijkse werkprocessen met minimale onderbrekingen willen voortzetten.

Met de gebruiksvriendelijke functies, variërend van één-op-één vergaderingen, groepsvideoconferenties, delen van schermen en opnemen, halen jij en je team het meeste uit effectieve strategievorming en komen ze tot een gewenste conclusie voor elk inwerkproject.

Prijzen

Basisplan - Gratis plan voor groepsbijeenkomsten met 100 deelnemers van 40 minuten.

Pro Plan - $15,99/£11,99 per maand, waarmee je een persoonlijke vergader-ID kunt aanmaken voor terugkerende Zoom-vergaderingen en 30 uur lang vergaderingen kunt opnemen, met 5 GB cloudopslag.

Business Plan - $19,99/£15,99 per maand. Je kunt je Zoom-meetings voorzien van eigen URL's en bedrijfslogo's en Zoom-meetings worden opgenomen. Het heeft tijdslimieten van 30 uur voor maximaal 300 deelnemers, met 5 GB cloudopslag.

Business Plus - Kosten $25,00 per maand met minimaal 10 gebruikers. Vergaderingen van 30 uur, 10 GB cloudopslag en maximaal 300 deelnemers.

Bron: Zoom_

Enterprise Plan - Dit niveau is bedoeld voor bedrijven met meer dan 1.000 werknemers en je moet contact opnemen met de verkoopafdeling om de prijs te bepalen.

Best practices voor productieve virtuele vergaderingen

• Stel een agenda op: Deel vooraf een duidelijke agenda met de doelstellingen van de vergadering en de te bespreken onderwerpen. Dit helpt deelnemers om voorbereid te komen.
• Plan verstandig: Kies vergadertijden die werken voor alle deelnemers en houd de duur van de vergadering zo kort mogelijk terwijl alle belangrijke punten aan bod komen.
• Technologie testen: Zorg ervoor dat je Zoom account en apparatuur correct werken voor de vergadering. Test je camera, microfoon en internetverbinding.
• Deelnemers betrekken: Moedig actieve deelname aan door vragen te stellen, polls te gebruiken of deelnemers toe te staan hun schermen te delen of zichzelf uit te zetten als dat nodig is.
• Dempen wanneer u niet spreekt: Zet uw microfoon op mute als u niet spreekt om achtergrondgeluiden en afleidingen te minimaliseren.
• Opnemen: Neem de vergadering op voor degenen die er niet bij kunnen zijn en deel de opname na afloop voor referentie.
• Achtergrond: Kies een professionele of neutrale achtergrond voor een gepolijste uitstraling.

Samenwerkingssuites: Notion

Notion heeft de manier waarop teams werken veranderd met zijn veelzijdige, gebruiksvriendelijke en aanpasbare samenwerkingssuite, waardoor teams productiever, georganiseerder en creatiever kunnen werken.

Het is meer dan alleen een hulpmiddel.

Notion is een alles-in-één complexe tool die voor verschillende doeleinden kan worden gebruikt: notities maken, taakbeheer, kennisbeheer en databasebeheer. Dit is een eigenschap die het onderscheidt - Veelzijdigheid.

Met de drag-and-drop interface biedt Notion gebruikers sjablonen om hun werkruimte aan te passen aan hun behoeften en snel aan de slag te gaan.

Als een van de krachtigste samenwerkingsplatforms kunnen gebruikers taken toewijzen, deadlines instellen, de voortgang van lopende projecten bijhouden of zelfs een heel bedrijf leiden, precies zoals zij dat willen.

Dankzij de krachtige zoekfunctie kunnen gebruikers met grote hoeveelheden gegevens binnen enkele seconden zoeken naar een specifieke notitie, taak of database-item.

Hier zijn 5 manieren waarop je Notion voor je werk kunt gebruiken:

• Doelen bijhouden
• Ontwerpsystemen maken
• Automatiseren met API
• Inhoud bijhouden en beheren
• Complexe projecten beheren

Prijzen

Gratis plan: Het beste voor iemand die elke hoek van zijn leven en werk wil organiseren

Prijs: Gratis

Plus Plan: Het beste voor kleine groepen die een hulpmiddel willen om te plannen en te organiseren.

Prijs: $8 per gebruiker per maand/ jaarlijks gefactureerd ($10 per gebruiker/ maandelijks gefactureerd)

Bedrijfsplan: Het beste voor bedrijven die Notion gebruiken om verschillende teams en tools met elkaar te verbinden.

Prijs: $15 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd ($18 per maand)

Bron: Notion_

**Enterprise: **Geavanceerde besturingselementen en ondersteuning voor uw hele organisatie.

**Prijs: **Contact verkoopteam

**Features Supporting Team Collaboration **

• Samenwerking in realtime: Meerdere teamleden kunnen tegelijkertijd aan hetzelfde document of dezelfde pagina werken, waardoor het eenvoudig is om in realtime samen te werken.

Voordelen:

• Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd aan een document werken.
• Eenvoudige communicatie binnen documenten.
• Wijzigingen bijhouden en teruggaan naar vorige versies.

Minpunten:

• Internetverbinding vereist voor real-time samenwerking.
• Beperkt tot gebruikers met een Notion-account.
• Gedeelde werkruimte: Met Notion kunt u een gedeelde werkruimte maken voor uw team, geselecteerde mensen of het hele web, waardoor het gemakkelijk wordt om informatie collectief te organiseren en te openen, op pagina's waaraan wordt gewerkt.

Voordelen:

• Je kunt gedeelde werkruimten creëren die zijn aangepast aan jouw behoeften.
• Alle teamgerelateerde informatie op één plek.
• Wijs rechten toe om te bepalen wie inhoud kan bekijken en bewerken.

Minpunten:

• Moeite met leren instellen en aanpassen.
• Gratis plan met beperkingen op de grootte van de werkruimte.
• Database en sjablonen: U kunt een aangepaste database maken en uw werkruimte aanpassen met sjablonen om projecten, taken en andere informatie gezamenlijk te beheren.

Voordelen:

• Gegevens eenvoudig organiseren en filteren.
• Een breed scala aan sjablonen voor verschillende gebruikssituaties.
• Maak sjablonen voor specifieke behoeften.

Minpunten:

• Het opzetten van de database kan tijdrovend zijn.
• Sjablonen voldoen mogelijk niet aan zeer specifieke vereisten
• Taakbeheer: Met de functies voor taak- en projectbeheer van Notion kunnen teams de voortgang bijhouden en taken toewijzen aan teamleden.

Voordelen:

• Taken en projecten visualiseren met borden.
• Eenvoudig taakbeheer met selectievakjes.
• Houd deadlines bij.

Minpunten:

• Sommige gebruikers geven de voorkeur aan speciale taakbeheerprogramma's voor meer geavanceerde functies.
• Taakbeheer kan minder intuïtief zijn voor nieuwkomers in Notion.
• Integratie met tools: Notion voegt een breed scala aan apps en tools toe, zoals Slack, Google Drive en meer, om workflows te stroomlijnen.

Voordelen:

• Ondersteunt verschillende integraties via apps van derden en Zapier.
• API-toegang voor aangepaste integraties.
• Webclipper extensie voor het snel vastleggen van inhoud.

Minpunten:

• Beperkte ingebouwde integraties in vergelijking met gespecialiseerde tools.
• Voor sommige integraties kan een betaald abonnement of services van derden nodig zijn.

Overwegingsfactoren bij het kiezen van een intern communicatie-instrument

Nu je bekend bent met deze tools, is het maken van een keuze welk tool je gaat gebruiken van het grootste belang.

Het kiezen van de beste tool voor je bedrijf hangt sterk af van je doelstellingen en de grootte van de mensen die je wilt bereiken.

Naarmate je team groeit, groeit ook de behoefte aan communicatie- en documentatietools van hoge kwaliteit om de interactie tussen teams te vergemakkelijken en te verbeteren.

Dus hoe kies je de juiste tool voor jouw bedrijf?

Zakelijke behoeften en doelen

Wanneer je een communicatiemiddel kiest, is dat in de eerste plaats om een probleem op te lossen, maar voor sommige bedrijven kan dat anders zijn.

Sommigen hebben misschien vooral een tool nodig voor realtime chat, om de communicatie te vergemakkelijken, terwijl anderen misschien een geavanceerde functie nodig hebben, zoals projectbeheer, het delen van documenten of videoconferenties.

Wat het ook is, inzicht in je bedrijfsbehoeften komt ook overeen met je doel om deze tools te krijgen, hetzij om de productiviteit te verhogen, de communicatie te vergemakkelijken of de workflow te verbeteren.

Gebruiksvriendelijkheid

Een ingewikkelde interface zal de acceptatie belemmeren en het idee tenietdoen dat het een probleemoplosser is.

Een gebruiksvriendelijke interface is een belangrijke factor bij het kiezen van een communicatietool, omdat een goed ontworpen interface de leercurve van je team of werknemers verkleint.

Een tool die gemakkelijk te gebruiken is, zal waarschijnlijk een integraal onderdeel worden van de dagelijkse activiteiten van de organisatie.

Integratiemogelijkheden

Je communicatietool moet verbinding kunnen maken met de andere tools en systemen die je in je organisatie gebruikt, zoals projectbeheer, CRM of e-mailplatforms.

Deze verbinding zorgt voor naadloze workflows, waardoor er minder handmatige gegevens en invoer nodig zijn en de algehele efficiëntie verbetert.

Door te kiezen voor een interne communicatietool kan je organisatie bovendien gebruikmaken van bestaande software-investeringen en een digitale omgeving creëren die je specifieke bedrijfsbehoeften en -doelstellingen ondersteunt.

Kosten

Door de kosten van de tool af te wegen tegen het vermogen om bij te dragen aan het succes van je organisatie, wordt het een kosteneffectieve keuze.

Door een kosteneffectieve keuze te maken voor het te gebruiken communicatiemiddel zorgt u ervoor dat uw organisatie haar middelen verstandig kan toewijzen, waardoor de ROI wordt geoptimaliseerd.

Naast de aanschafkosten is het ook essentieel om abonnementskosten, onderhoudskosten en aanpassingskosten in overweging te nemen bij het kiezen van een interne communicatietool.

Op deze manier stem je het budget van je organisatie op elkaar af, zodat je tool niet ten koste gaat van je financiële middelen.

Conclusie

Als het aankomt op communiceren binnen je organisatie, is hoe je de boodschap overbrengt net zo belangrijk als de boodschap die je verstuurt.

Daarom zorgt het gebruik van interne communicatietools in je bedrijf ervoor dat je team actief betrokken is bij het uitvoeren van een klus of project.

De vijf besproken tools - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion en Zoom - hebben elk hun eigen mogelijkheden om te voldoen aan de behoeften van jouw organisatie.

Of het nu gaat om taakbeheer, projectsamenwerking, het delen van documenten of chatberichten, er is een tool voor elke zakelijke behoefte.

Gratis proefversies en demo's zijn een perfecte manier om te bepalen of deze tools geschikt zijn voor jou.

Dus welk voordeel, functies of budget je ook hebt bij het kiezen van de beste tool voor je bedrijf, er moet rekening worden gehouden met je zakelijke behoeften.