11 tips voor marketingteams die op afstand werken

Intro

Vind je het moeilijk om je marketingtaken bij te houden terwijl je op afstand werkt? Overweeg dan om gebruik te maken van deze 11 supertips voor marketingteams die op afstand werken.

Het kan een zware strijd zijn om een marketingteam te managen, campagnes bij te houden en statistieken te analyseren, vooral als je niet in dezelfde fysieke ruimte bent.

Maar de beloningen zijn de moeite waard: 77% van de werknemers in een externe omgeving rapporteert een hogere productiviteit en 52% neemt minder vaak vrij.

Dus hoe overwin je de uitdagingen van het leiden van een marketingteam en profiteer je tegelijkertijd van de voordelen van werken op afstand?

Stel duidelijke verwachtingen op, zorg voor een georganiseerde structuur, communiceer regelmatig en gebruik de juiste hulpmiddelen. Als dit eenmaal is bereikt, is je marketingteam klaar voor succes.

In dit artikel leer je de meest effectieve processen en tips om marketing op afstand te managen. Pas deze toe op je bedrijf en je team zal beter beheersbaar en succesvoller zijn.

1. Zorg voor een vlekkeloos wervings- en inwerkproces op afstand

Om een team op afstand succesvol te managen, moet je talent effectief aannemen en begeleiden.

Begin met het gebruik van digitale platforms zoals Indeed of LinkedIn om uw nieuwe vacature te promoten en zorg ervoor dat het duidelijk is dat de functie op afstand kan worden uitgeoefend vanaf elke locatie. Dit maakt het makkelijker voor potentiële kandidaten om uw vacature te vinden en te solliciteren.

Bij het evalueren van kandidaten op afstand kan een virtueel wervingsproces zeer effectief zijn. Dit kan bestaan uit video-interviews met aanwervende managers, virtuele taken of schriftelijke tests om de vaardigheden van een kandidaat te beoordelen.

Als je openstaat voor het aannemen van kandidaten op verschillende locaties en in verschillende tijdzones, voorzie hen dan van een plaats tijdens het aanwervingsproces door interviews in te plannen tijdens hun werkuren.

Zet tijdens het sollicitatieproces je oordeel over de locatie van een kandidaat opzij en evalueer hem op basis van zijn kwalificaties en geschiktheid voor de functie.

Als je iemand aanneemt voor een functie die op afstand of op kantoor kan worden vervuld, voer dan alle gesprekken via een videogesprek om locatievooroordelen te voorkomen.

Als je eenmaal een nieuw teamlid hebt aangenomen, zorg dan voor een soepel virtueel inwerkproces waarin hij of zij kennismaakt met het bedrijf en het team.

Digitaliseer je inwerkproces door essentiële documenten en bronnen aan te bieden in PDF, Google Doc of online formaat. Overweeg het opzetten van een interne trainingswebsite of kennisbank waar nieuwe medewerkers toegang toe hebben.

Overweeg om virtuele trainingssessies te houden voor complexere processen om nieuwe medewerkers door verschillende taken te leiden.

Regelmatige check-ins, loopbaangesprekken en voortdurende training met hun supervisor zijn essentieel om ervoor te zorgen dat externe werknemers zich gesteund voelen en vooruitgang boeken in hun functie.

Om je virtuele inwerkproces te verbeteren, vraag je nieuwe externe werknemers om feedback na hun eerste paar maanden om te bepalen wat werkt en wat moet worden verbeterd.

Uiteindelijk moet het onboarden van externe werknemers ervoor zorgen dat ze zich geïnformeerd, ondersteund en zelfverzekerd voelen in hun nieuwe rol.

2. Stel duidelijke doelen en verwachtingen

Ga er niet zomaar van uit dat je marketingteam al weet welke doelen je van ze verwacht - geef ze meer aanwijzingen dan je zou doen als jullie samen op kantoor zouden zitten.

Geef je team autonomie om die doelen te bereiken. Hierdoor zullen ze zich doelgerichter voelen in hun werk en krijgen ze een gevoel van eigenaarschap over hun projecten.

In marketing kan het een uitdaging zijn om KPI's vast te stellen voor medewerkers in creatieve functies, omdat er niet altijd een direct verband is met gegenereerde leads zoals in andere functies.

Om dat te voorkomen, stel je campagnespecifieke doelen waar het team samen naartoe kan werken.

Verander de mentaliteit van je team zodat ze doelen zien als iets waar ze naartoe kunnen werken om de algemene communicatie en teambinding te verbeteren.

3. Luister naar ieders ideeën

We hebben allemaal wel eens meegemaakt dat we in een slechte omgeving werkten. Vaker wel dan niet omdat we niet de ruimte hadden om te groeien of ons gehoord te voelen.

Dit geldt vooral voor marketingteams op afstand die afhankelijk zijn van creativiteit en communicatie om uit te blinken in hun functie. Met videogesprekken is het makkelijk voor sommige stemmen om niet gehoord te worden.

Maak speciale ruimtes of workshops voor innovatie en suggesties. Als videogesprekken niet voor iedereen werken, probeer dan een brainstormtool zoals Miro te gebruiken.

Als je op dit moment geen tijd besteedt aan innovatie, is het tijd om te beginnen. Overweeg een specifiek moment uit te trekken voor je team om je hierop te richten. Heroverweeg hoe je innovatie benadert en maak er een prioriteit van.

Geef je team de ruimte om te innoveren, hun volledige potentieel te ontsluiten en een positievere werkomgeving te creëren.

Vergeet niet dat een slechte werkomgeving giftig kan zijn voor het moreel en de productiviteit van je team. Stimuleer een omgeving die groei en innovatie aanmoedigt om een meer betrokken en gemotiveerd team te creëren.

4. Gebruik de juiste marketingsoftware

Zorg ervoor dat je team tools gebruikt die gemakkelijk te beheren en efficiënt te gebruiken zijn.

Marketingteams vertrouwen vaak op verschillende softwaretools, zoals e-mailmarketingplatforms, tools voor het beheer van sociale media, ontwerptools, CRM's en tools voor webpublicaties.

Hoewel deze tools het marketingbeheer gemakkelijker kunnen maken, moet je de zaken niet te ingewikkeld maken met te veel softwareopties.

Om je marketingbeheer op afstand te stroomlijnen, kun je overwegen om volledig geïntegreerde marketingoplossingen te gebruiken. Je externe teamleden kunnen niet gewoon even naar het bureau van een collega gaan om een snelle vraag te stellen of een update te krijgen.

Als je marketingtools en apps samenwerken op één platform, is het makkelijker om je werk op afstand te beheren.

Dat vermindert de behoefte aan technische ondersteuning en zorgt ervoor dat je hele team altijd op één lijn zit.

Geïntegreerde marketingoplossingen besparen tijd en maken het uitvoeren van campagnes veel eenvoudiger, wat cruciaal is als je marketing op afstand beheert.

5. Gebruik eenvoudige communicatiesoftware

Als je met een marketingteam op afstand werkt, moet een van je topprioriteiten het opzetten van effectieve communicatiekanalen zijn. Effectief samenwerken is bijna onmogelijk zonder gemakkelijk contact te maken met je team.

E-mails kunnen traag en onsynchroon zijn, dus zorg voor het juiste platform voor teamberichten en videovergaderingen.

Zoek naar snelle en gebruiksvriendelijke software waarmee je gemakkelijk in contact kunt blijven met je team, kunt samenwerken aan projecten en onmiddellijk updates kunt krijgen wanneer dat nodig is.

Externe contentteams vertrouwen op verschillende diensten voor communicatie, samenwerking en organisatie. Enkele van de veelgebruikte services zijn:

• Slack is een krachtige toepassing voor teamcommunicatie waarmee teams kunnen chatten en privéberichten kunnen versturen. Het helpt de samenwerking tussen teamleden te vergemakkelijken.
• Confluence is ideaal voor het gezamenlijk maken van onderling verbonden documenten. Het helpt bij het documenteren van processen en het maken van stijlgidsen.
• Trello, DivvyHQ, CoSchedule en Google Calendar zijn fantastische tools voor het maken van gedeelde redactionele kalenders. Hiermee wordt het beheren van de publicatie van content een fluitje van een cent.
• Airtable, Basecamp en Asana zijn geweldig voor het toewijzen en bijhouden van taken in teams op afstand.
• Zoom is een robuust videoconferentieplatform dat grote en individuele teamvergaderingen ondersteunt. Met deze tool blijven teams op afstand verbonden en kunnen ze effectief werken.

6. Slaap niet over de online beveiliging van je externe team

Een van de risico's van het managen van een marketingteam op afstand is de potentiële bedreiging voor de informatiebeveiliging.

Om dit risico te beperken, kun je je externe team een VPN voor externe toegang laten gebruiken om een beveiligde verbinding tot stand te brengen waar en wanneer ze het internet gebruiken.

Wanneer je een VPN gebruikt op je iPhone of welk apparaat dan ook, worden je surfgegevens versleuteld, wat betekent dat ze niet kunnen worden onderschept of bekeken door iemand die er toegang toe probeert te krijgen.

Dit is vooral belangrijk als je met vertrouwelijke informatie werkt of thuis toegang hebt tot bedrijfsnetwerken en -bronnen.

Wees voorzichtig met het delen van wachtwoorden tussen verschillende webgebaseerde services die je team gebruikt. Gebruik betrouwbare wachtwoordbeheerdiensten zoals LastPass en 1Password om wachtwoordbeheer eenvoudiger en veiliger te maken.

Als je freelancers bedrijfscomputers gebruiken voor hun werk, hanteer dan de juiste etiquette om de apparaten veilig te houden en gevoelige gegevens te beschermen.

Hier volgen enkele tips voor werknemers die hun werkcomputer thuis gebruiken:

• Sla geen persoonlijke documenten op je werkcomputer op. Een fout bestand kan de beveiliging in gevaar brengen en alle inhoud die op de computer wordt gedownload behoort toe aan het bedrijf zodra de freelancer vertrekt.
• Vermijd websites waarvan je niet wilt dat je baas ze ziet. Dit geldt voor kantoor- en thuisinstellingen, en verdachte websites kunnen virussen of malware bevatten die het apparaat kunnen beschadigen.
• Weersta de verleiding om online te winkelen, want cookies en pop-upadvertenties kunnen het werkapparaat vertragen of de beveiliging in gevaar brengen.
• Gebruik alleen je werkmail, want persoonlijke e-mails kunnen mogelijk virussen of phishingmails naar het werkapparaat brengen.
• Zorg voor veilige aanmeldingen met multifactorauthenticatie en volg de juiste internetveiligheidsregels om de externe medewerker gefocust te houden en cyberaanvallen te voorkomen.

7. Regelmatige check-ins: Houd je team op koers

Wanneer je een team op afstand managet, kan het een uitdaging zijn om een sterke band met elk lid te onderhouden. Je kunt niet echt informele gesprekken met ze voeren of ze face-to-face vragen stellen.

Plan dus regelmatig één-op-één gesprekken en informele virtuele koffiechats om een persoonlijke band met elke werknemer te onderhouden.

Bespreek hun werkvoortgang tijdens deze vergaderingen, bied ondersteuning en geef feedback.

Door regelmatig een loopbaangesprek met elke werknemer te plannen, kun je hen laten zien dat je om hun professionele groei geeft en dat er binnen het bedrijf doorgroeimogelijkheden zijn.

Om jezelf toegankelijker te maken voor je team op afstand, moet je wat flexibele tijd vrijmaken in je agenda. Dit stelt je in staat om te bellen of te videovergaderen als een collega een vraag of zorg heeft die beter persoonlijk kan worden behandeld dan via tekstberichten.

Communiceer je beschikbaarheid via instant messaging software, zodat je team weet wanneer ze je kunnen bereiken. Maak "air time" deel van je schema om je teamleden snelle check-ins aan te bieden om bij te praten over hun werkvoortgang en om ervoor te zorgen dat ze zich gesteund voelen.

8. Wees je bewust van tijdzones

Werken op afstand biedt de mogelijkheid om talent van over de hele wereld in te huren. Dat vergroot de diversiteit van je team en verbreedt je perspectieven.

Maar de clou? Je moet je aanpassen aan verschillende tijdzones. Als teammanager op afstand moet je manieren vinden om te werken met de verschillende werktijden van je team en iedereen aanmoedigen om rekening te houden met de roosters van hun teamgenoten.

Vraag werknemers op afstand bij het inwerken van nieuwe werknemers of het maken van een teamkalender om hun werkuren en niet-werkuren op te geven.

Voer een eerste gesprek met het team over tijdzones en gewenste werktijden om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van elkaars beschikbaarheid.

Als een groot deel van je team zich in een andere tijdzone bevindt, overweeg dan om je schema één dag per week aan te passen aan dat van hen.

Een andere optie is om een split shift te implementeren waarbij je werkt tijdens de meest actieve uren van elke tijdzone. Deze aanpak kan je helpen om in contact te blijven met je teamleden wereldwijd en op de hoogte te blijven van hun werkvoortgang.

9. Bouw sterke banden op tussen teamleden

Het opbouwen van een sterke teamcultuur kan een uitdaging zijn in een externe werkomgeving waar collega's alleen met elkaar in contact komen tijdens werkvergaderingen en teamfeesten.

Overweeg het organiseren van virtuele activiteiten zoals Pictionary of karaoke om een betere teambinding te bevorderen. Deze activiteiten hebben niets met werk te maken, maar kunnen teamgenoten in staat stellen om te kletsen, over elkaar te leren en plezier te hebben.

Mogelijkheden identificeren voor persoonlijke interactie met individuele teamleden.

Plan koffieklets op afstand of andere informele gesprekken die alleen bedoeld zijn om je teamgenoten persoonlijker te leren kennen.

Leer je teamleden kennen en begrijp hoe ze moeten samenwerken, communiceren en samenwerken.

Of het nu gaat om virtuele activiteiten of informele gesprekken, tijd die samen wordt doorgebracht bouwt een goede verstandhouding op en versterkt de teamcultuur ondanks de fysieke afstand.

10. Wees emotioneel intelligent

Het managen van een team op afstand kan emotionele uitdagingen met zich meebrengen en emotionele intelligentie (EQ) is essentieel om hiermee om te gaan. Met EQ kun je je emoties herkennen en op de juiste manier reageren op verschillende situaties, zelfs als je op afstand werkt.

Het kan bijvoorbeeld verleidelijk zijn om externe werknemers te micromanagen, maar een emotioneel intelligente manager zal check-ins plannen om ervoor te zorgen dat het team op het juiste spoor zit.

Behoud autonomie en vertrouwen om succesvol te zijn in teammanagement op afstand.

Stel dat een medewerker een fout maakt terwijl jij offline bent. Een emotioneel intelligente manager zou geen boze e-mails sturen en in plaats daarvan een chatgesprek plannen om constructieve feedback met de medewerker te bespreken.

Vergeet niet dat digitale communicatie respectvol en professioneel moet zijn.

Als er meningsverschillen ontstaan tussen teamgenoten, pak ze dan snel aan en laat het team weten dat je beschikbaar bent om problemen op te lossen. Moedig je team aan om EQ te gebruiken in hun werk. Maak duidelijk welk gedrag aanvaardbaar is.

Gebruik emotionele intelligentie om vertrouwen op te bouwen en moedig je team aan om naar hen toe te komen met vragen en zorgen.

11. Houd uw leermiddelen up-to-date

Om ervoor te zorgen dat een marketingteam op afstand altijd leert en verbetert, moet je een speciaal communicatiekanaal hebben voor het delen van kennis en trainingssessies. Organiseer regelmatig teamvergaderingen waar leden hun ervaringen en tips kunnen delen.

Houd alle leermiddelen up-to-date en gemakkelijk toegankelijk. Dit kan een gedeelde set documenten omvatten met standaard werkprocedures (SOP's), sjablonen en andere nuttige bronnen.

Zorg dat je deze bronnen bij de hand hebt, zodat je snel de juiste informatie kunt vinden als dat nodig is. Dat stroomlijnt de workflow en verhoogt de efficiëntie.

Moedig teamleden aan om zelfstandig te blijven leren via bronnen zoals online cursussen, webinars en brancheconferenties.

Bied toegang tot deze bronnen of stel een budget beschikbaar voor teamleden om deel te nemen om op de hoogte te blijven van de nieuwste marketingtrends en -strategieën.

Inpakken

Als je nog nooit de kans hebt gehad om op afstand te werken of leiding te geven aan een team van externe medewerkers, kan het overweldigend voelen om een effectieve strategie te ontwikkelen voor het managen van verspreide teams.

Maar laat je niet ontmoedigen door de eerste uitdagingen. Met tijd en moeite kun je een bloeiende cultuur van werken op afstand creëren waarin je team optimaal kan presteren.

Focus op het creëren van een werkomgeving die samenwerking, creativiteit en wederzijds respect tussen alle teamleden stimuleert, ongeacht hun locatie.

Investeer in het opbouwen van een positieve bedrijfscultuur zodat teamleden met verschillende achtergronden zich gesterkt voelen om hun unieke perspectieven, ideeën en werkbenaderingen te delen.