Fjernteam for sosiale medier: Hvordan kommunisere effektivt

Introduksjon

I 2023 jobber mange sosiale medieteam eksternt, enten på deltid eller heltid. Ikke bare beholdt mange selskaper en hybrid- eller WFH-policy etter pandemien. Ved å tilby fullstendig fjernarbeid kan teamene også tiltrekke seg det største talentet arbeidsmarkedet har å tilby.

Det kan imidlertid være utfordrende å koordinere et eksternt team i sosiale medier. Spesielt når det gjelder kommunikasjon.

Hvordan kan du sørge for at alle er på samme side? At arbeidsflyten går knirkefritt? Hvordan kan du minimere friksjonstap og misforståelser?

Her er syv verktøy og strategier du kan bruke for å kommunisere effektivt med ditt eksterne team i sosiale medier.

Enes om ett enkelt system for dokumentsamarbeid

(Kilde: Freepik)

Til å begynne med må du bestemme deg for én plattform for dokumentsamarbeid som alle skal holde seg til. Ja, dette er grunnleggende. Likevel taper mange team fortsatt for mye tid på å sende dokumenter frem og tilbake og konvertere dem mellom filformater unødvendig.

Velg et enkelt skybasert dokumentsamarbeidssystem som lar deg dele, samskape og samredigere tekstdokumenter, regneark og presentasjoner. Uansett om det er en oppsummering av andre kvartal, en strategipresentasjon eller årsrapporten, blir det mye enklere å generere et sammenhengende dokument med et minimum av frustrasjon bare ved å ha ett sentralt system.

For tiden er de vanligste skybaserte løsningene Google Workspace og Microsoft 365. Begge tilbyr en rekke filtyper og kan integreres med et stort antall andre forretningsapper.

Prioritere skybaserte løsninger

Når vi snakker om skybaserte løsninger, bør du prioritere dem for så mange av arbeidsflytene dine som mulig, ikke bare dokumentdeling.

Lagring av filer, grafisk design, videoredigering. Det finnes sofistikerte skybaserte verktøy for alt dette. Og de gjør livet til eksterne team så mye enklere.

La oss for eksempel si at et av teammedlemmene dine tegner en grafikk til en Instagram-film eller et innlegg om en anbefaling for det nyeste produktet ditt. Hvis de gjør det i Photoshop på sin personlige bærbare datamaskin, er det bare de som kan jobbe med det. Og hvis de blir syke eller på annen måte ikke er tilgjengelige, blir du hengende igjen.

Den mest effektive løsningen er å bruke et skybasert designverktøy som Canva. Hele teamet ditt har tilgang til alle designene. Og så lenge du navngir filene og prosjektene dine riktig, kan alle finne og redigere det de trenger.

Prøv asynkrone møter

Deretter bør du vurdere å bytte til asynkrone videosamtaler, spesielt hvis du har teammedlemmer i forskjellige tidssoner.

Videosamtaler er en flott måte for teammedlemmer å samhandle på, dele ideer, vise frem de nyeste designene sine, få tilbakemelding på komplekse konsepter og knytte bånd. Men de sluker også enorme mengder tid. Og de kan være vanskelige å arrangere, særlig hvis teamet ditt er internasjonalt.

Asynkrone møter, derimot, lar deg ta opp bidraget ditt som et videoklipp - inkludert skjermdeling - og deretter dele det via en enkel lenke. Resten av teamet ditt kan deretter se det når de har tid. I tillegg kan de sjekke den automatiske transkripsjonen for de mest interessante delene av informasjonen, øke eller redusere hastigheten på klippet ditt og reagere via kommentarer eller en egen video.

Dette lar deg effektivt kommunisere mye mer og mer kompleks informasjon enn en e-post, men eliminerer behovet for å finne et tidspunkt som fungerer for alle for å sette opp en videosamtale.

Sentraliser bedriftens telefoni

En annen utmerket måte å øke kommunikasjonseffektiviteten på er å få en sentral bedriftstelefontjeneste.

I likhet med mange andre verktøy på denne listen er moderne forretningstelefontjenester vanligvis skybaserte. Det betyr at teamet ditt kan få tilgang til dem fra hvor som helst, uansett hvor de befinner seg.

I tillegg kommer de med mange flere kanaler enn bare telefonsamtaler. Videosamtaler, direktemeldinger, live chat og e-post er også ofte inkludert.

I tillegg tilbyr mange leverandører også smarte tilleggsfunksjoner, ofte basert på kunstig intelligens, for å gjøre livet ditt enklere. Noen tjenester har for eksempel automatiske samtaleutskrifter og samtalesammendrag. Dette gjør det enkelt å føre møtereferater.

Utnytte meldingsbasert teamsamarbeid

(Kilde: Freepik)

Er du lei av endeløse e-postkjeder? Og går glipp av viktige meldinger fordi noen har glemt å trykke på "svar alle"?

Da kan det være lurt å bytte til meldingsbaserte verktøy for teamsamarbeid i stedet. I løpet av de siste årene har særlig Slack og Discord vokst frem som sterke utfordrere på dette feltet. Og med god grunn.

Disse verktøyene lar deg strukturere kommunikasjonen mellom teammedlemmene på en effektiv måte. Selv om du kan sende direktemeldinger til noen, er de fleste utvekslinger strukturert i kanaler.

La oss for eksempel si at du har en arbeidsgruppe i teamet ditt som skal utarbeide en ny strategi for kortformet videoinnhold som svar på et mulig TikTok-forbud i USA. I stedet for at medlemmene i denne arbeidsgruppen sender e-post til hverandre, kan du opprette en Slack-kanal der de kan utveksle meldinger og dele dokumenter. På den måten trenger ingen å bekymre seg for å gå glipp av viktig informasjon.

Utnytte prosjektstyringssuiter

Hvis du jobber med større eller mer komplekse prosjekter, eller du må koordinere et større team, bør du vurdere å bruke et prosjektstyringsverktøy.

Disse har mer sofistikerte funksjoner enn samarbeidsverktøyene ovenfor. De lar deg tildele roller, angi tidsfrister, sette opp avhengigheter mellom oppgaver og klargjøre arbeidsflyter.

Hvert teammedlem vil se oppgavene som er tildelt dem og datoen de må fullføres innen. Og hvis du vil sjekke status for et prosjekt, kan du enkelt visualisere det som en Kanban-tavle eller et Gantt-diagram.

Velg det beste verktøyet for ekstern administrasjon av sosiale medier

Til slutt er det administrasjonsverktøyet for sosiale medier du bruker. I et eksternt team kan det være litt vanskelig å velge det verktøyet som passer best for dine behov. Det finnes ulike prioriteringer.

Vurder hvor mange brukere ulike verktøy tillater på ulike planer. Om du kan spesifisere arbeidsflyter og ulike tillatelser for ulike roller. Om det er mulig å lagre og redigere utkast og legge inn kommentarer og forslag.

Dette høres kanskje grunnleggende ut, men mange gode verktøy for administrasjon av sosiale medier inkluderer faktisk ikke disse funksjonene og er derfor mindre egnet for eksterne team.

Konklusjon

Å jobbe som en del av et eksternt team kan være en flott opplevelse for motiverte eksperter på sosiale medier. Og du kan sette sammen et fantastisk, motivert og produktivt team for å ta virksomhetens sosiale medier til neste nivå.

Det vil si så lenge kommunikasjonen fungerer som den skal.

Ved å integrere verktøyene og strategiene ovenfor i arbeidsflyten din vil du kunne sikre nettopp dette. Det vil hjelpe deg med å minimere frustrasjon, feilkommunikasjon og friksjonstap. Og sørg for at hele teamet ditt kan jobbe synkronisert mot felles mål.