Slik kan du effektivt forhindre tidstyveri på arbeidsplassen

Introduksjon

Benjamin Franklin, en av USAs grunnleggere, var mange ting - forfatter, vellykket forretningsmann, trykker, filantrop, politiker og oppfinner.

I et av essayene sine - "Advice to a Young Tradesman" - skrev han: "Husk at tid er penger."

Franklin ville ha moret seg over at rådene hans til unge håndverkere fortsatt er relevante etter 275 år, særlig for organisasjoner som ønsker å løse utfordringen med "tidstyveri" og samtidig utnytte de ansattes tid optimalt.

Tidstyveri er en stor utfordring for organisasjoner som ønsker å forbedre produktiviteten på arbeidsplassen. Hvis man ikke tar tak i problemet, kan det føre til tap av fortjeneste og påvirke organisasjonens vekstmuligheter og bærekraft på lengre sikt.

Når organisasjoner undersøker årsakene til de ansattes lave produktivitet, må de gå i dybden på om de ansatte bevisst eller ubevisst driver med tidstyveri. Denne bloggen vil hjelpe deg med å forstå hva tidstyveri er, hvordan de ansatte gjør det og hvordan du som arbeidsgiver kan forhindre det.

Hva er tidstyveri?

Bildekilde

Tidstyveri er rett og slett at ansatte misbruker arbeidstid, enten ved å late som om de jobber og engasjere seg i ikke-arbeidsrelaterte aktiviteter, bevisst eller ubevisst. På denne måten får de ansatte betalt for timer de ikke har jobbet, noe som fører til tap av produktivitet og produksjon for organisasjonen.

Tidstyveri kan virke trivielt og til og med vanskelig å forstå, siden det ikke er som materielt tyveri. Vi er vant til å tenke på tyveri som fysisk tap av eiendom eller eiendeler. Derfor kan det være utfordrende for organisasjoner å forstå konturene av tidstyveri og hvordan det påvirker virksomhetens resultater.

Det er imidlertid en form for forseelse som kan føre til et enormt tap av produksjon og inntekter, spesielt for større organisasjoner med et betydelig antall ansatte.

La oss illustrere dette med et eksempel fra en organisasjon med 700 ansatte. Hvis hver ansatt stjeler eller misbruker 30 minutter om dagen, mister organisasjonen 21 000 minutter eller 250 timer produktiv tid hver dag!

Det kan dreie seg om hundretusener av arbeidstimer og millioner av kroner, noe som understreker hvordan tidstyveri kan påvirke virksomhetens resultater og til og med true organisasjonens bærekraft på lengre sikt.

Nå som vi har forstått hva som utgjør tidstyveri, kan vi se på noen måter ansatte stjeler tid fra arbeidsgiveren på.

Syv måter ansatte begår tidstyveri på

Oppfinnsomheten kjenner ingen grenser, og det er ingen mangel på måter ansatte kan stjele tid på. Nedenfor har vi imidlertid listet opp syv velkjente måter ansatte stjeler tid fra organisasjonen på.

1. Automatisering av mus

En av de mest effektive måtene å lure tidsregistreringsverktøyene på er å bruke en automatisert mus. De ansatte kan plassere en museboks på toppen av en batteridrevet eller fjernstyrt enhet som de kan betjene på avstand.

På denne måten fortsetter musen å sveve over skjermen med jevne og forhåndsdefinerte intervaller, alt etter hva brukeren finner hensiktsmessig, slik at dataskjermen holdes aktiv. Ettersom tidsregistreringsverktøyet forutsetter at brukeren er aktiv, kan det ikke registrere mistenkelig aktivitet og rapportere tidstyveri.

2. Åpne flere små vinduer

En annen effektiv og enkel måte å stjele tid på er å åpne flere små vinduer på dataskjermen. I slike vinduer kan de ansatte surfe på Internett, chatte med venner eller til og med handle på nettet. Samtidig holder de hovedvinduet åpent for kontorrelaterte aktiviteter. Ettersom noen typer programvare for tidsregistrering på nettet sporer fullskjermvinduet, kan de ansatte bli lurt til å registrere at de jobber aktivt med kontorrelaterte oppgaver.

3. Timing av skjermbildeprogramvaren

For å kunne bruke dette trikset kreves det en viss kunnskap om programvare, spesielt evnen til å omgå eller knekke programvarekoden som brukes til å spore de ansatte. Ansatte kan hacke tidsregistreringsprogramvaren for å finne ut i hvilket tidsintervall programvaren tar et skjermbilde av brukerens dataskjerm.

Denne informasjonen kan hjelpe dem med å tidsbestemme aktivitetene sine slik at tidsregistreringsprogrammet registrerer at de er i arbeid. I mellomtiden kan den ansatte enkelt surfe på Internett eller utføre ikke-arbeidsrelaterte oppgaver i tidsrommet mellom de to skjermbildene.

4. Bruk av flere skjermer

Noen ansatte kobler den bærbare datamaskinen til flere andre skjermer via USB-kabler. På denne måten kan de betjene flere vinduer samtidig mens de bruker hovedvinduet til kontorrelaterte oppgaver. Dessverre er det ikke mange tidsregistreringsprogrammer på markedet som kan identifisere og spore flere skjermer.

Denne mangelen gjør det mulig for noen ansatte å stjele arbeidsgivers tid.

5. Manipulering av programvarekoden

Det er en mer uvanlig måte å lure tidsregistreringsprogramvaren på. Ansatte med god kjennskap til teknologi og programvare kan imidlertid utnytte tidsregistreringsverktøy ved å gjøre endringer i programvarekoden.

Noen tidsregistreringsverktøy er utsatt for hacking og manipulering, noe som gjør det mulig for de ansatte å endre måten de jobber på. På denne måten kan slike verktøy registrere feilaktig informasjon som er forhåndsinnmeldt av de ansatte.

6. Stansing av kompis

Bildekilde

Kompisstempling som et middel til å lure arbeidsgivere om ansattes bruk av arbeidstid har eksistert siden konseptet med tidsregistrering ble kjent. Buddy punching innebærer stedfortredende oppmøte, der en annen ansatt stempler oppmøtet på vegne av sine kolleger.

Organisasjoner har imidlertid i stor grad satt en stopper for dette tidstyveriet ved å innføre biometriske oppmøtesystemer, der de ansatte registrerer oppmøtet sitt ved hjelp av netthinneskanning, fingeravtrykk, ansiktsgjenkjenning osv.

7. Overdreven uproduktiv surfing på Internett

Det er helt naturlig at ansatte surfer på Internett, og det hender at de gjør det for å undersøke eller bekrefte informasjon eller for å få innsikt i emner som de sannsynligvis kommer til å diskutere med kunder, ledere eller kolleger. Overdreven nettsurfing, spesielt når det gjelder uproduktive oppgaver som å svare på personlige e-poster, handle på nettet eller lese om ikke-arbeidsrelaterte emner, kan imidlertid føre til tap av produktiv arbeidstid.

Noen ansatte kan også surfe meningsløst på Internett i arbeidstiden mens de later som om de leter etter relevant informasjon i forbindelse med arbeidsoppgaver. For å håndtere slike situasjoner kan det være lurt å inspirere de ansatte på ulike måter for å øke prestasjonene deres.

Konsekvenser av tidstyveri for bedrifter

Bransjeresultater tyder på at tidstyveri fortsatt er en alvorlig kilde til inntektslekkasje for organisasjoner. En bransjerapport avslørte for eksempel at tidstyveri forårsaket et årlig tap på mellom 20 og 50 milliarder dollar for amerikanske organisasjoner.

Samtidig taper bedrifter globalt mer enn 400 milliarder dollar i tapt produktivitet på arbeidsplassen! Dette er alvorlige tall som gir grunn til bekymring for organisasjoner som opplever flere kriser, som et turbulent arbeidsmarked og uinspirerende makroøkonomiske indikatorer i viktige markeder.

Hvordan stoppe tidstyveri

Nedenfor nevnes noen måter organisasjoner kan stoppe tidstyveri på.

1. Styrke medarbeidernes engasjement

En fersk bransjerapport bekrefter at engasjementet blant de ansatte er på et historisk lavt nivå. Bare en femtedel, eller 21 %, av den globale arbeidsstyrken identifiserer seg som aktivt engasjerte. Samtidig var 44 % av de ansatte stresset i 2022, noe som var enda høyere enn i 2021.

Den brå overgangen til fjernarbeid og hybride arbeidsplasser har påvirket balansen mellom arbeid og privatliv og ført til økt utbrenthet. Slike utfordringer har påvirket de ansattes evne til å fokusere på kontorrelaterte oppgaver og balansere privat- og yrkeslivet. For å håndtere dette må organisasjoner bruke tid sammen med de ansatte for å forstå årsakene til den lave produktiviteten og behovet for å finne måter å lure tidsregistreringsprogramvaren på.

Engasjerte medarbeidere er mindre tilbøyelige til å kaste bort arbeidstiden på uproduktive oppgaver og skaper større verdier for organisasjonen. For å oppnå dette kan arbeidsgivere iverksette ulike aktiviteter for å øke produktiviteten og bidra til å redusere problemet med tidstyveri.

2. Kommunisere effektivt

Effektiv kommunikasjon er viktigere enn noensinne, særlig etter hvert som de personlige møtene blir sjeldnere og fjernarbeid blir mer vanlig. Organisasjoner bør ikke bare kommunisere effektivt for å engasjere de ansatte, men også for å få dem til å forstå behovet for tidsregistreringssystemer.

Organisasjonene må få de ansatte til å forstå at slike tidsregistreringsmekanismer ikke brukes for å detaljstyre dem, men for å gi dem mer handlingsrettet innsikt i hvordan de kan settes i stand til å utføre mer verdiskapende oppgaver. Bedriftsledere må gå i bresjen for å institusjonalisere slik praksis i hele organisasjonen ved å opptre som endringsskapere.

Les også: 5 effektive verktøy for internkommunikasjon som kan forbedre arbeidsflyten i bedriften din

3. Innebygd programvare for tidsregistrering

Bildekilde

Å ta i bruk en programvare for tidsregistrering er et strategisk grep for bedrifter som ønsker å øke produktiviteten og forebygge tidstyveri. Ved å ta i bruk et tidsregistreringsverktøy som Replicon, kan organisasjoner overvåke de ansattes arbeidstid og aktiviteter nøyaktig, noe som reduserer risikoen for tidstyveri. Disse avanserte løsningene gir sanntidsinnsikt i oppgaver og tidslinjer for prosjekter, noe som sikrer ansvarlighet og åpenhet på arbeidsplassen. Noen av disse verktøyene tilbyr AI-drevne timelister og mobile timelister som hjelper organisasjoner med å registrere tid og oppmøte, bestille avspasering og administrere arbeidsplaner effektivt når som helst og hvor som helst.

4. Tilrettelegge for fleksibel arbeidstid

Bildekilde

Arbeidsgivere kan hjelpe de ansatte med å få et bedre arbeidsliv ved å legge til rette for fleksible arbeidstider. Fleksible arbeidstider kan hjelpe de ansatte med å håndtere privatlivet og ansvaret sitt på en måte som gjør at de ikke trenger å lyve om at de er på nettet på "faste" tidspunkter eller finne smarte måter å lure tidsregistreringsprogramvaren på.

På den måten kan de konsentrere seg om arbeidet og leve et mer stressfritt liv, noe som vil bidra til å øke produktiviteten, noe som på sikt vil komme organisasjonen til gode ved at den vinner kampen om talentene!

Du kan prøve ut fleksible arbeidstidsordninger der de ansatte kan jobbe et bestemt antall timer, men selv velge når de vil jobbe, eller til og med prøve ut komprimerte arbeidsplaner som 4/10, 9/80 eller 2-2-3, som gjør det mulig for de ansatte å fullføre arbeidsuken på mindre enn de vanlige fem dagene, slik at de får mer fritid til personlige aktiviteter.

5. Fokus på resultater

Organisasjoner må utvikle en kultur der ansatte og ledere fokuserer på resultater snarere enn på tiden som brukes på et prosjekt eller en oppgave. Dette kan være en endring fra det etablerte paradigmet der "tidsbruk" anses som målestokken for produktivitet.

Slike endringer krever imidlertid langsiktige tiltak og engasjement, ettersom det tar lang tid før kulturelle endringer manifesterer seg.

6. Revisjon med omhu

Ved å undersøke hvordan de ansatte bruker tiden sin, kan man få dyp innsikt i trender i hele organisasjonen, som ledere kan bruke til å lage veikart for forbedringer. En organisasjon kan for eksempel automatisere administrative oppgaver hvis medarbeiderne bruker mer tid på administrative aktiviteter enn på forretningskritiske oppgaver.

Konklusjon {#conclusion}

De siste årene har vært turbulente for organisasjoner over hele verden. Reduserte profittmarginer, en betydelig nedgang i kundenes forbruk, en rasende kamp om talentene og økende personalkostnader gjør det nødvendig å se nærmere på hvordan man kan tette inntektslekkasjene. En enkel, men svært effektiv måte å forbedre bunnlinjen på er å ta tak i problemet med tidstyveri blant de ansatte.