Arbeidsgiverens hurtigguide til lønnsskatt

Intro

Å ansette medarbeidere for første gang byr på en rekke utfordringer, fra onboarding og etterlevelse av lover og regler til håndtering av lønn - en spesielt komplisert oppgave. Beregning og innrapportering av arbeidsgiveravgift kan forvirre selv erfarne bedriftseiere. Nøyaktig håndtering av lønnsskatt er avgjørende, ettersom feil kan føre til alvorlige økonomiske straffer og til og med strafferettslige konsekvenser.

Når du har lest denne artikkelen, vet du hva du må gjøre for å administrere lønnsavgiftene for dine ansatte på en effektiv måte og sikre at de etterleves.

Hva er arbeidsgiveravgift?

Arbeidsgiveravgift er en avgift som arbeidsgivere holder tilbake fra de ansattes lønnsslipp og overfører direkte til staten. Disse skattene bidrar til å finansiere ulike trygdeordninger, blant annet Social Security og Medicare. Både arbeidstakere og arbeidsgivere bidrar til arbeidsgiveravgiften, men det er arbeidsgiverens ansvar å trekke avgiften og sende den videre til myndighetene.

Typer arbeidsgiveravgift

I USA er arbeidsgivere ansvarlige for ulike skatter og fradrag på lønn. Her er en oversikt over hva du bør være klar over når det gjelder lønnsskatt:

Føderal inntektsskatt

Føderal inntektsskatt pålegges lønn og overskudd og betales til den amerikanske staten. Ifølge IRS gjelder denne skatten både opptjent inntekt (lønn, tips, provisjon) og uopptjent inntekt (renter, utbytte). Skatten kan ilegges både privatpersoner og bedrifter.

USA har et progressivt føderalt inntektsskattesystem, noe som betyr at skattesatsen øker med høyere inntektsnivå. For eksempel betaler en ansatt som tjener under 44 725 dollar i året, en skattesats på 12 %, mens en som tjener over 578 126 dollar i året, betaler 37 % skatt. Ansatte som tjener mindre enn 11 000 dollar, betaler ingen føderal inntektsskatt. Selv om det teknisk sett ikke er en skatt på lønn, er tilbakeholdelse av føderal inntektsskatt en viktig del av lønnsutbetalingen.

Trygde- og trygdeavgift (FICA)

Arbeidsgivere må bidra til trygde- og sykelønnsskatt for sine ansatte, samlet kjent som FICA-skatt (Federal Insurance Contribution Act). FICA-skattesatsene varierer fra 10-37 %, fordelt likt mellom arbeidsgivere og arbeidstakere.

• Sosial sikkerhet: Denne avgiften støtter Old-Age and Survivors Insurance Trust Fund (OASI) og Disability Insurance Trust Fund (DI), som sørger for ytelser til pensjonister, etterlatte og uføre.
• Medicare: Bidragene går til Hospital Insurance Trust Fund og Supplementary Medical Insurance Trust Fund, som bidrar til å dekke medisinske utgifter.

Føderal arbeidsledighetsskatt (FUTA)

Federal Unemployment Tax Act (FUTA) er en arbeidsgiverbetaltskatt som finansierer kompensasjon for arbeidsløse arbeidstakere. I motsetning til andre skatter trekkes ikke FUTA fra de ansattes lønnsslipp, men betales i stedet direkte av arbeidsgiverne.

Pensjoneringsprogrammer

Arbeidsgivere kan også tilby pensjonsordninger der en del av de ansattes lønn trekkes fra for å opprette pensjonsfond som er tilgjengelige når de går av med pensjon. Satsen for disse fradragene varierer fra bedrift til bedrift og fra person til person.

Statlig inntektsskatt

Det er store forskjeller mellom delstatene når det gjelder regler, satser og intervaller for statlig inntektsskatt. Noen delstater har en fast sats, mens andre bruker et progressivt system. Noen få delstater, som Florida og Texas, har ingen statlig inntektsskatt. Arbeidsgivere må holde tilbake den aktuelle statlige inntektsskatten fra de ansattes lønnsslipp og innbetale den til de statlige skattemyndighetene.

Statlig arbeidsledighetsskatt (SUTA)

SUTA er også kjent som State Unemployment Insurance (SUI) eller reemployment tax, og finansierer arbeidsledighetstrygd for oppsagte arbeidstakere. I de fleste delstater er det kun arbeidsgivere som bidrar til SUTA. Satser og skattepliktig lønnsgrunnlag varierer fra stat til stat. I Florida, for eksempel, gjelder satsen for de første 7000 dollar av hver ansattes årslønn.

Lokale skatter

Arbeidsgivere bør også sjekke om det finnes lokale arbeidsgiveravgifter som kreves av byer eller kommuner. Både arbeidsgivere og arbeidstakere kan bidra til disse skattene, som finansierer lokale tjenester og infrastruktur. Philadelphia krever for eksempel en lønnsskatt av både innbyggere og utlendinger som jobber i byen. Arbeidsgivere må holde tilbake denne skatten fra lønnen og overføre den til byen. Satser og bruk av disse skattene varierer fra sted til sted, og de går ofte til å finansiere kommunale tjenester som offentlig sikkerhet og parkvedlikehold.

Hva er forskjellen mellom lønns- og inntektsskatt?

Selv om både arbeidsgiveravgift og skatt på arbeidstakerinntekt er knyttet til ansettelsesforhold, er de av ulik karakter.

• Arbeidsgiveravgift: Disse deles av både arbeidsgiver og arbeidstaker og beregnes som en prosentandel av den ansattes lønn, der arbeidsgiveren matcher beløpet. De består hovedsakelig av trygde- og sykelønnsskatt.
• Inntektsskatt for ansatte: Denne progressive skatten er utelukkende arbeidstakerens ansvar. Skattesatsen øker i takt med den enkeltes skattepliktige inntekt. Basert på den ansattes W-4-skjema holder arbeidsgiverne tilbake denne skatten fra den ansattes lønnsslipp og overfører den til staten.

Hvordan beregner jeg arbeidsgiveravgift?

Lønnsberegning for nybegynnere innebærer å summere alle de enkelte skattene som utgjør skatt. Følg disse trinnene:

1. Fastsett bruttoinntekt: Fastsett den ansattes totale inntekt før eventuelle fradrag, inkludert vanlig timelønn, overtid, bonuser, provisjoner og tips.

2. Beregn trygdeavgift: Multipliser bruttolønnen med arbeidsgiverens andel av trygdeavgiften, som er 6,2 %.

3. Beregn Medicare-skatt: Multipliser den ansattes bruttolønn med arbeidsgiverens andel av Medicare-skattesatsen, 1,45 %.

4. Beregn føderal arbeidsledighetsskatt (FUTA): Multipliser de første 7 000 dollar av hver ansattes årslønn med FUTA-skattesatsen på 6 %. I noen tilfeller kan du kvalifisere for et fradrag på opptil 5,4 %, noe som kan redusere FUTA-skattesatsen til så lavt som 0,6 %.

5. Beregn statlig arbeidsledighetsskatt (SUTA): Denne beregningen varierer fra stat til stat. Vanligvis multipliserer du en del av den ansattes lønn med delstatens SUTA-skattesats.

6. Total arbeidsgiveravgift: Legg sammen alle de beregnede skattene for å finne det totale beløpet for arbeidsgiveravgift.

Når skal man betale arbeidsgiveravgift?

Her finner du frister for innlevering av ulike veiledninger til lønns- og trekkoppgaver:

1. Skjema 940: Dette skjemaet, som brukes til å rapportere den årlige FUTA-skatten (Federal Unemployment Tax Act), skal leveres innen 31. januar det påfølgende året.
2. Skjema 941: Dette skjemaet brukes til å rapportere inntektsskatt, trygdeavgift og Medicare-skatt som er trukket fra de ansattes lønnsslipp, samt arbeidsgiverens andel av trygde- og Medicare-skatt. Forfallsdatoene er

• 30. april for første kvartal (1. januar til 31. mars)
• 31. juli for andre kvartal (1. april til 30. juni)
• 31. oktober for tredje kvartal (1. juli til 30. september)
• 31. januar for fjerde kvartal (1. oktober til 31. desember)

3. Skjema 944: For arbeidsgivere som skylder 1000 dollar eller mindre i lønnsskatt for året, skal dette skjemaet leveres 31. januar året etter.
4. Fyll ut skjema W-3: Detteskjemaet sendes til Social Security Administration (SSA) sammen med kopi A av alle skjemaene W-2 som er utstedt i løpet av året. Her rapporteres totale inntekter, trygdelønn, Medicare-lønn og tilbakeholdte beløp for alle ansatte. Skjemaet skal leveres innen 31. januar året etter.

Hva er straffen for ikke å betale arbeidsgiveravgift?

Manglende overholdelse av lønnsskattforpliktelsene kan føre til betydelige bøter fra skattemyndighetene:

• Manglende innbetaling: Hvis lønnsskatten ikke blir innbetalt i tide, påløper det bøter på mellom 2 % og 15 % av den ubetalte skatten, avhengig av hvor mange dager den er forsinket.
• Manglende innlevering: Straffegebyret for for sen innlevering av lønnsskatteskjemaer varierer vanligvis fra 5 % til 25 % av den ubetalte skatten for hver måned eller del av en måned som innleveringen er forsinket.
• Straff for tilbakebetaling til fondet: Hvis du holder tilbake arbeidsgiveravgift fra de ansatte, men unnlater å innbetale den til skattemyndighetene, kan du bli ilagt en straff som tilsvarer hele det ubetalte beløpet, noe som i praksis innebærer en fordobling av forpliktelsen.
• Straff for feilklassifisering av ansatte: Feilklassifisering av ansatte som selvstendige oppdragstakere kan føre til bøter, inkludert 1,5 % av lønnen, 40 % av FICA-skatten som ikke er trukket fra den ansatte, samt 100 % av arbeidsgiverens andel av FICA-skatten som skulle ha vært betalt.

Hvordan kan jeg sende inn lønnsskatten elektronisk?

Skattemyndighetene tilbyr to alternativer for elektronisk innlevering av lønnsskatteskjemaer:

1. Send inn skjemaene selv: Du kan sende inn skjemaene direkte via skattemyndighetenes e-file-system.

2. Bruk en autorisert IRS e-file-leverandør: Du kan finne en skatteekspert via IRS' tjeneste for å finne autoriserte e-file-leverandører som kan sende inn lønnsskatteskjemaene på dine vegne.

Konklusjon

Å forstå lønnsskatten er et viktig ansvar som krever at man er nøye med detaljene. Prosessen kan virke uoverkommelig, spesielt for nye arbeidsgivere, og det gjelder alt fra å beregne hver enkelt type lønnsskatt til å overholde de respektive innleveringsfristene.

Husk å holde deg informert om føderale, statlige og lokale skattelover, og nøl aldri med å rådføre deg med skatteeksperter for å sikre etterlevelse og nøyaktighet. Ved å forstå dine skatteforpliktelser og følge beste praksis kan du effektivisere lønnsutbetalingen og redusere risikoen for utilsiktede økonomiske konsekvenser.