Beskyttelse av kundedata i GDPR-kompatibel markedsføring: Beste praksis

Introduksjon

Personvernforordningen (GDPR) trådte i kraft for flere år siden, og etter hvert som tiden gikk, dukket det opp et spørsmål i flere bransjer: Hvordan har GDPR påvirket markedsføringen? Svaret er at GDPR har påvirket markedsføringstilnærmingen i betydelig grad. Alle organisasjoner av ulik størrelse og i nesten alle bransjer som jobber med EU og Storbritannia, bør følge denne forordningen for å unngå juridiske problemer. Derfor er GDPR regional i sin utforming, men faktisk global.

I dette innlegget forklarer vi hva GDPR betyr for markedsførere, og vi presenterer beste praksis som en organisasjon kan innføre i markedsføringen for å beskytte kundeinformasjonen mer effektivt. Disse fremgangsmåtene kan hjelpe deg med å redusere risikoen for juridiske problemer, svekket omdømme og alvorlige bøter.

Hva er GDPR for markedsførere?

Personvernforordningen ble innført av EU-kommisjonen og trådte i kraft i 2018 med det formål å forbedre databeskyttelsen for innbyggerne i EU. På dette området definerer GDPR hvordan brukerdata kan beskyttes mot tyveri, misbruk og salg av egnede enheter. GDPR definerer to enheter med ulike ansvarsområder i henhold til loven: behandlingsansvarlige (enheter som oppbevarer og lagrer sensitive data) og databehandlere (enheter som behandler dataene til fordel for behandlingsansvarlige).

Hovedprinsippene i personvernforordningen, som utgjør hovedfokuset i hele loven, er følgende:

• Lovlighet, åpenhet og rettferdighet
• Formålsbegrensning
• Minimering av data
• Nøyaktighet
• Lagringsbegrensning
• Sikkerhet
• Ansvarlighet

For markedsførere betyr GDPR at de må utvikle en ærlig og transparent tilnærming til kundedata. Mer presist kan man si at sensitive data som kan være verdifulle eller identifisere en person, skal behandles med respekt. En organisasjon kan bare samle inn slike data etter å ha innhentet et klart samtykke fra dataeieren (kunden), utelukkende foreta de nødvendige registreringene og sikre at dataene er nøyaktige. En annen viktig detalj er organisasjonens forpliktelse til å bruke nødvendige midler for å beskytte kundedata på en pålitelig måte.

Beste fremgangsmåter for kundedatasikkerhet i GDPR-markedsføring

Hvordan beskytter bedrifter kundeinformasjon i henhold til personvernforordningen? For markedsførere finnes det velprøvde løsninger og praksiser som bidrar til å sikre beskyttelse av sensitive data og overholdelse av personvernforordningen. Ta en titt på anbefalingene nedenfor og bruk dem for å øke organisasjonens databeskyttelseseffektivitet generelt, og for å beskytte kundedata på en mer pålitelig måte spesielt.

Samle inn kun de nødvendige opplysningene og få kundens samtykke.

Å redusere mengden innsamlede data er en av de mest effektive måtene en organisasjon kan redusere risikoen for datatap og datainnbrudd på. Hackere har som mål å angripe databaser med så mye data som mulig, for jo flere og bredere typer data de får tilgang til, desto større fortjeneste kan de oppnå. Når en organisasjon ikke lagrer store mengder kundedata, kan det hende at nettkriminelle velger å ikke angripe disse databasene.

Som markedsfører kan og bør du bare samle inn de dataene som er nødvendige for aktuelle markedsføringsformål. Gå gjennom arbeidsflyten og malene for datainnsamling, og analyser datapraksis for å sjekke om dataene du samler inn, faktisk brukes. Hvis noen data ikke brukes eller ikke har noen vesentlig innvirkning på kundenes opplevelse, bør du vurdere å la være å samle inn denne typen data og fjerne de postene du allerede har til rådighet.

I henhold til GDPR må du i tillegg informere kundene dine om hvilke data du samler inn, og få deres uttrykkelige tillatelse til innsamlingen. På den annen side må du gi kunden mulighet til å trekke seg når som helst. I henhold til GDPR kan innsamling av sensitive data uten kundens tillatelse medføre bøter.

Revidere adresselister

Igjen er det slik at jo større datamengder organisasjonen lagrer, desto større er risikoen for datainnbrudd. Regelmessige revisjoner av adresselister er derfor en GDPR-praksis du bør integrere i din e-postmarkedsføring. Kunder som melder seg av e-postkampanjer, nyhetsbrev og annet markedsføringsmateriell, bør få informasjonen sin fjernet fra databasen. I tillegg kan det være nødvendig å sortere kundeadressene etter hvilken kategori de tilhører, slik at du unngår å sende dem markedsføringsmateriell de ikke ønsker å motta.

Vurder å automatisere prosessen med å rydde opp i e-postmarkedsføringslisten for å overholde GDPR, spare tid og forbedre brukeropplevelsen med mer personlig tilpassede e-poster.

Sett sammen et datahåndteringsteam

Moderne organisasjoner, også mindre, samler inn, lagrer og behandler terabyte med data til markedsføring og andre formål. Med et datahåndteringsteam om bord kan du få dataene kategorisert, prioritert for bruk og kontrollert i henhold til de juridiske kravene til databeskyttelse. Kvalifiserte datahåndteringseksperter kan hjelpe deg med å sikre et høyere sikkerhetsnivå for kundedata, samtidig som du sparer tid og penger på lagring, søk og beskyttelse.

Gå gjennom måten du samler inn personopplysninger på

Dette omfatter i det minste arbeidsflyten for datainnsamling og den veien dataene går før de blir lagret. Du bør også vurdere å sjekke landingsside-skjemaet du bruker til å be kundene om å oppgi de nødvendige opplysningene. GDPR krever også at organisasjoner legger til popup-vinduer som informerer besøkende på nettstedet om datainnsamlingen, og at de gir sitt eksplisitte samtykke til at du kan samle inn personopplysninger.

Det neste viktige trinnet her er å overvåke andre kilder til sensitive data (hvis organisasjonen din har dem som datainnsamler eller databehandler i henhold til kontraktskravene). Til slutt må du kartlegge hvilke tredjeparter som kan få tilgang til dataene underveis. Husk at personvernforordningen krever at det inngås juridiske kontrakter mellom ulike enheter som arbeider med sensitive kundeopplysninger, og vurder å utelukke tredjeparter uten kontraktsansvar fra leverandørkjeden.

Begrense og kontrollere datatilgang

Akkurat som med tredjepartsleverandører handler beskyttelse av kundedata i en organisasjon om tilgangskontroll. Analyser hvilke data og tilganger som er nødvendige for at de ulike avdelingene og teammedlemmene skal kunne utføre sine oppgaver. Gi deretter disse avdelingene og teammedlemmene kun de tilgangsnivåene og tillatelsene de trenger. Følg prinsippet om minst mulig privilegier (PoLP) og integrer løsninger for rollebasert tilgangskontroll (RBAC) for å administrere datatilgangstillatelser for team på en effektiv og rask måte.

Lær opp de ansatte

Nok en gang er GDPR en kompleks lov som er obligatorisk for alle organisasjoner som samler inn personopplysninger om EU-borgere. Rettslige konsekvenser og bøter i henhold til denne loven er alvorlige, og selv en liten feil fra en ansatt kan utløse en rettslig prosess. Ansatte og ledere bør derfor kjenne til kravene og nyansene i GDPR-loven for å redusere sannsynligheten for menneskelige feil. Vurder å gi alle nyansatte opplæring i overholdelse av kravene, og innfør aktuelle tester, for eksempel en gang i året, for å sikre at de ansatte ikke bare i markedsføringsteamet, men også i andre avdelinger, har GDPR-kunnskaper.

Revidere data- og sikkerhetstilnærmingene dine

Truslene mot cybersikkerheten utvikler seg hele tiden, og cyberkriminelle finner stadig nye måter å infiltrere beskyttede systemer og få tilgang til sensitive data på. Uansett hvilke sikkerhetstiltak du har, bør du som markedsfører alltid bestrebe deg på å forbedre beskyttelsen av markedsføringsdata. For å gjøre det på en effektiv måte må du sette opp arbeidsflyter for IT-sikkerhetsrevisjon som holder deg oppdatert på de nyeste trendene innen cyberbeskyttelse.

Vurder å implementere regelmessige fullskala penetrasjonstester med en sikkerhetsekspert som prøver å trenge gjennom organisasjonens beskyttelse. På denne måten kan du oppdage sårbarheter i sikkerhetslagene dine og deretter innføre rettelser før hackere kan bruke dem til å gjennomføre et faktisk innbrudd. Kompleksiteten i moderne infrastrukturer og utviklingen av verktøy for cyberangrep gjør det nesten umulig å skape en uovervinnelig beskyttelsesperimeter.

I tillegg bør du gå gjennom dataene du lagrer. Hvis det finnes data som du ikke bruker til markedsføringsformål (og som du ikke kommer til å bruke i fremtiden), bør du vurdere å slette dem. På den måten reduserer du organisasjonens potensielle sårbarhet og reduserer også sjansene for lekkasje av sensitive data selv etter et vellykket datainnbrudd.

Utfør regelmessige sikkerhetskopieringer

Hva er en av de største risikoene ved at en organisasjon lagrer kundedata? Normalt vil man si at det er tyveri eller lekkasje av data. I personvernforordningen er det imidlertid fastsatt straffer for en annen hyppig konsekvens av sikkerhetsbrudd: tap av data. I tillegg kan tap av sensitive data, som for eksempel kundebasen etter et vellykket løsepengevirusangrep, føre til betydelige problemer for organisasjonens virksomhet og lønnsomhet i fremtiden.

Uansett hvilke sikkerhetstiltak som brukes i organisasjonens infrastruktur, ligger angriperne alltid ett skritt foran ethvert forsvar. Det betyr at beskyttelsen kommer til å svikte før eller siden, noe som setter dataene dine i fare.

Sikkerhetskopiering, som er en frittstående kopi av data som kan gjenopprettes og lagres på et annet lagringsmedium, er det eneste

Pålitelig måte å holde kontroll på nødvendige data etter store datatapskatastrofer. Vurder å bruke NAKIVO Backup & Replication hvis du bruker Microsoft-produkter til å organisere datautveksling og -håndtering i organisasjonen. Uansett hvilken IT-infrastruktur du har, bør du ha som mål å automatisere sikkerhetskopiering av sensitive data og sikre rask gjenoppretting for å oppfylle kravene i GDPR når som helst.

Konklusjon

Personvernforordningen er obligatorisk for organisasjoner som samler inn personopplysninger om EU-borgere. For å sikre at GDPR overholdes og forbedre beskyttelsen av kundedata i markedsføringsaktiviteter, bør du:

• Minimer datainnsamlingen: Samle inn og lagre bare det du trenger;
• Gjennomføre regelmessige utsendelsesrevisjoner;
• Sett sammen et datahåndteringsteam for å optimalisere innsamling, bruk og beskyttelse av sensitive data;
• Vær klar over hvordan og hvor du får dataene dine;
• Begrens datatilgangen med RBAC-modellen og følg prinsippet om minste privilegium;
• Sørg for at de ansatte kjenner til GDPR-kravene og følger dem;
• Oppdater jevnlig dine databeskyttelsesmetoder;
• Integrer arbeidsflyten for sikkerhetskopiering i organisasjonens IT-miljø.