Velge riktig programvare for lagerstyring av mat og drikke: Funksjoner som betyr noe

Intro

La oss være ærlige. Å drive en næringsmiddelvirksomhet - enten det er en restaurant, et snackmerke eller en fullskala produksjonsenhet - kan noen ganger føles som å sjonglere med én hånd mens man slukker branner med den andre.

Og varelageret?

Det er ofte der det begynner å brenne.

Enten det er snakk om ferske råvarer som ødelegges før du rekker å selge dem, eller det er snakk om å spore opp kilden til en emballasjefeil, kan dårlige lagersystemer koste deg mer enn bare penger. De stjeler tid, skaper frustrasjon blant de ansatte og - verst av alt - kan ødelegge kundenes tillit.

Det er her riktig programvare for lagerstyring av mat og drikke utgjør en stor forskjell.

Men hvordan vet du hva du skal se etter, når det finnes så mange alternativer? Hvordan skiller du det som virkelig er nyttig fra det som bare er prangende markedsføring?

La oss finne ut av det sammen - uten moteordene.

Hvorfor det er viktigere enn noensinne å ha riktig lagerbeholdning

Lagerbeholdning er ikke bare "lager i hyllene". Det er ingrediensene, produksjonsmaterialene og de ferdige varene. Og alt er i rask bevegelse - det ankommer, brukes, pakkes om, sendes ut, returneres eller kastes.

Hvis du er avhengig av manuelle metoder eller programvare som er utviklet for en annen type virksomhet, har du sannsynligvis problemer:

• Svinn eller svinn du kunne ha unngått

• At du går tom for ingredienser på det verst tenkelige tidspunktet

• Overbestilling for å være på den sikre siden

• Feil som slår tilbake på deg under revisjoner

Ingen har tid til det.

Det du trenger, er et system som gir deg oversikt. Et system som lar deg vite hva som er hvor, hvor lenge det vil vare og hva som må gjøres - uten å gjøre ting vanskeligere.

La oss snakke om det som faktisk betyr noe

Glem salgsfluffen. Dette er funksjonene som utgjør en reell forskjell i den daglige driften.

1. Lagerbeholdning som oppdateres mens du jobber

Tenk deg å sjekke lagerbeholdningen og vite at den er 100 % oppdatert. Ikke en grov gjetning. Ikke et tall fra i går. Men nøyaktig hva som befinner seg i fryseren, kjøleskapet eller tørrlageret akkurat nå.

Det er det sporing av lagerbeholdningen i sanntid bør gjøre:

• Vis direkte tellinger på tvers av flere lokasjoner

• Gjenspeiler forbruk fra salg eller produksjon umiddelbart

• Hjelper deg med å oppdage avvik tidlig - før de vokser seg store

• Fungerer problemfritt med strekkodeskanning eller mobile verktøy

Det handler ikke om perfeksjon. Det handler om å ha et system som forteller deg hva som skjer mens det skjer.

2. Utløpsdatasporing som ikke går glipp av noe

Mat- og drikkebedrifter lagerfører ikke bare varer - de lagerfører varer med tikkende klokker.

God programvare holder deg i forkant av ødeleggelser:

• Markerer varer som nærmer seg utløpsdato

• Foreslå hva som skal brukes eller selges først

• Hjelper teamet ditt med å rotere lageret riktig

• Registrerer utløpsinformasjon fra det øyeblikket du mottar den

Ingen flere klistrelapper på emballasjen. Slutt på å gjette hvilken pall med ost som skal brukes først.

3. Oppskrifter som synkroniseres med lagerbeholdningen

Enten du lager pastasauser, drikkevarer på flaske eller ferdigpakkede smørbrød, bør lagersystemet ditt forstå hva som inngår i produktene dine.

Det betyr at du kan gjøre det:

• Knytte ingredienser til hvert menyelement eller produkt

• Redusere råvarelageret etter hvert som produktene lages

• Prognoser for hva du vil trenge basert på salg

• Oppdater kostnadene automatisk når leverandørprisene endres

Det er tidsbesparende - og det øker nøyaktigheten på en måte som manuell sporing aldri kunne ha gjort.

4. Mobil tilgang og støtte for strekkoder

La oss være ærlige: Det er produktivitetsødeleggende å måtte dra medarbeiderne til en datamaskin hver gang de skal sjekke lagerbeholdningen.

Mobile verktøy og strekkodeskanning hjelper teamet ditt:

• Telle lagerbeholdningen raskere

• Motta leveranser med færre feil

• Oppdage og løse problemer på stedet

• Vær på gulvet i stedet for å jage papirarbeid

Du vil at de ansatte skal fokusere på maten, ikke på å kjempe mot systemet.

5. Smarte innkjøpsforslag (fordi du har nok å tenke på)

Hvis du går tom for ingredienser, går alt galt. Bestiller du for mye? Det er penger i sluket.

Et smart system venter ikke bare på at du skal reagere. Det ser trender og hjelper deg med å planlegge.

Funksjoner du bør se etter:

• Automatiserte innkjøpsordrer basert på bestillingspunkter

• Prognoser som justerer for sesongvariasjoner eller kampanjer

• Sporing av leverandørens ytelse

• Et sentralt sted å administrere bestillinger, kvitteringer og returer

Det er som å ha et ekstra sett med øyne på innkjøpene dine - uten lønnen.

6. Synkroniserer med dine eksisterende verktøy

Varelageret lever ikke i en boble. Det er koblet til salg, økonomi og rapportering.

Hvis programvaren din ikke kan snakke med:

• POS-systemet (Point-of-Sale) ditt

• Regnskapsplattformen din (som Xero, QuickBooks eller MYOB)

• Dine nettbestillinger eller e-handel

• Leverandørene eller lageret ditt

...blir du sittende fast med dobbel bokføring. Og det er det ingen som trenger mer av.

Se etter programvare som er enkel å integrere. Jo færre klikk, jo bedre.

7. Etterlevelse er ikke en bonus - det er et must

Du kjenner allerede til presset fra regelverket for mattrygghet. Lagerprogramvaren din bør hjelpe deg med å overholde regelverket - ikke la deg komme i knipe ved en tilbakekalling eller inspeksjon.

Du vil ha funksjoner som

• Batch- og partisporing

• Revisjonsklar rapportering

• Sporbarhet for leverandører

• Etiketter for allergener, produksjonsdatoer eller sertifiseringer

Du får ikke ekstra poeng for å oppfylle standarder for mattrygghet. Men å komme til kort? Det blir fort veldig dyrt.

8. Enkel nok til at de ansatte faktisk kan bruke den

Dette er kanskje den mest oversette funksjonen av alle.

Et verktøy kan ha all verdens funksjoner - men hvis de ansatte ikke bruker det, er det bare nok et abonnement som tærer på budsjettet.

Se etter programvare som er:

• Ren og enkel å navigere i

• Utviklet med tanke på din type virksomhet

• Støttes av solid kundestøtte (live chat er en gevinst)

• Rask å lære opp nyansatte i

Husk: Det handler ikke om hvor "avansert" verktøyet er. Det handler om hvor godt det passer inn i den faktiske arbeidsflyten din.

Kostnadsspørsmålet: Betaler du for mye eller underinvesterer du?

Her er sannheten: Noen programvarer er overpriset i forhold til hva de gjør. Andre ser billige ut på overflaten, men mangler funksjoner du vil få bruk for i løpet av noen måneder.

Hva er det verdt å betale for?

• Sparer tid hver uke

• Færre feil i lagerbeholdningen

• Redusert svinn eller tapt lagerbeholdning

• Bedre marginer gjennom nøyaktige innkjøp

Det handler ikke bare om pris. Det handler om hva programvaren faktisk gir tilbake til virksomheten din.

Avsluttende tanker: Velg programvare som fungerer som en lagkamerat

Du trenger ikke en mirakelløsning. Du trenger noe pålitelig. Noe som hjelper, ikke hindrer.

Å velge riktig programvare for lagerstyring av mat og drikke handler om mer enn funksjoner på en sjekkliste. Det handler om hvor godt den passer inn i rytmen din, hvor raskt de ansatte kan komme om bord, og hvor trygt du kan ta beslutninger basert på det den viser deg.

Det finnes ikke noe perfekt alternativ. Men det finnes et som passer for deg.

Og å finne det? Det er verdt innsatsen