Oppnå en fantastisk møtekultur i henhold til teamet ditt

Introduksjon

Den gjennomsnittlige arbeidstakeren bruker 6 timer i møter. Ledere bruker i gjennomsnitt mer enn 23 timer i uken på møter, og dette tallet er økende, ifølge undersøkelser. Møter er en aktivitet som tar mye tid og energi på arbeidsplassen. De får lite oppmerksomhet fra et kulturperspektiv, og det brukes ikke nok krefter på dette problemet. Møter er et av de mest kritiske, men likevel oversette områdene av bedriftskulturen.

Årsakene til denne mangelen på oppmerksomhet er mange. Ingen klar prosess for å gjøre dem effektive. Informasjonsutvekslingen skjer noen ganger i siste liten og er uformell. Studien av møter er bred og mangfoldig, men på grunn av møtenes svært uensartede karakter er det som regel få ting å ta med seg videre.

I Hybryd har vi brukt det siste året på å forbedre møter i alle typer organisasjoner. Vi har lært av hundrevis av eksperimenter og forsøk hvordan møter forløper. Nedenfor er noen av de viktigste funnene våre.

Møtene avholdes på en måte som setter kulturen i sentrum.

Kultur er et selskaps sjel, det er det settet av oppfatninger og atferd som styrer hvordan folk handler og samhandler. Når du tar ombord nye medlemmer, er det gjennom møter at teamet samhandler. Møter er det som gir de nye teammedlemmene dine de beste ledetrådene til kulturen din. Det er i møtene de virkelig vil legge merke til den. De er et vindu mot organisasjonen din.

Hvordan kan møter styrke kulturen?

• Vet de som er invitert til et møte, hva møtet handler om?
• Vet de hva som er målet med møtet?
• Deler møtelederen informasjon i tide?
• Føler deltakerne seg komfortable med å dele ideene sine?
• Er møteresultater og beslutninger tilgjengelige for personer som ikke deltok på møtet?
• Er de bare tilgjengelige for en utvalgt gruppe mennesker?

Møter styrker kulturen du ønsker å bygge opp

Mens noen møtepraksiser beveger deg bort fra den ønskede kulturen, forsterker andre møtepraksiser en positiv kultur. Kundene kom til oss fordi de ønsket å forbedre både resultater og kultur. Bedriftene innførte ofte nye møteprosesser, strukturerte møter med toppledelsen og et overordnet rammeverk for møtet. Problemet er å få teamet med på disse prosessene.

Nøkkelen til bedre resultater er å gjøre det enkelt for teammedlemmene å ta rammeverket i bruk. Det må være tydelig, enkelt å bruke og tilgjengelig når de trenger det.

Her er noen av de beste fremgangsmåtene som vil hjelpe deg med å bli en møtehelt:

• Fastsett et mål, sørg for at det er spesifikt og gjennomførbart.
• Sett opp en agenda for å sikre at ingenting blir oversett på møtene.
• Dagsordener sørger også for at teamet ditt er på samme side når møtet starter.
• Forarbeid når det er kunnskapshull som må tettes ved møtestart.
• Notater, selv små påminnelser, bidrar til å øke informasjonsdelingen på tvers av selskapet.
• Tildeling av notater til tiltak bidrar til ansvarlighet mellom møtene for å sikre at prosjektet lykkes.

Etter de første møtene med dette systemet vil du se en merkbar endring i både resultater og ansattes engasjement. Måloppnåelse og ansvarlighet hjelper enhver bedrift og deres kultur.

Hvordan bør kulturen din påvirke møtene dine?

Kulturen din bør være retningsgivende for hvordan møteprosessene gjennomføres og hvordan møtene ledes. I den nye verdenen med hybride arbeidsteam jobber man ofte etter blandede modeller. Det er viktigere enn noen gang å følge nøye med på kulturen. Møtene teamene dine har, gir en rekke muligheter til å uttrykke bedriftens verdier og mål.

Respekt for alles tid, tydelig kommunikasjon og enkel overføring av informasjon er bare noen av måtene du kan støtte kultur gjennom møter på. Klare mål, agendaer og forarbeid er bare noen av de viktige verktøyene som kan hjelpe deg på veien.