101 rokasgrāmata par projektu vadību

Ievads

Kas ir projektu vadība?

Projektu pārvaldība, kā norāda nosaukums, ir saistīta ar projektu pārvaldību. Būdams projektu vadītājs, jūs esat iniciatīvas īstenošanas līderis. Projektu vadība ir saistīta ar to, lai jūsu komandai būtu pieejami nepieciešamie rīki, kas ļautu turpināt iesākto un veiksmīgi pabeigt projektu. Projektu vadībā ierobežojumi ir saistīti ar darbības jomu, laiku un budžetu, un jums kā projektu vadītājam ir jāizstrādā plāns, lai palīdzētu savai komandai gūt panākumus, ņemot vērā šos ierobežojumus.

Neatkarīgi no tā, vai strādājat projektu vadības jomā, vai nē, vairumā profesiju ir nepieciešamas projektu vadības prasmes, tāpēc tā ir vērtīga prasme jebkurā nozarē. Lai palīdzētu jums nostāties uz panākumu ceļa, šeit ir mūsu izklāsts par projektu vadības vadīšanu.

Padomi par zvaigžņu projektu vadību

1. Definējiet savu projektu

Kad sākat izstrādāt projekta īstenošanas plānu, vispirms ir jādefinē, kas ir jūsu projekts. Identificējiet sava projekta mērķi un darbības jomu, nosakot, ko jūsu komanda vēlas sasniegt un ko ne, lai noteiktu ierobežojumus un robežas.

Tad apsveriet savus mērķus un izmantojiet SMART (konkrēts, izmērāms, sasniedzams, atbilstošs un laikā ierobežots) mērķu noteikšanas metodoloģiju. Tas palīdzēs jums sīkāk definēt projekta mērķus un nodrošinās, ka jūs saglabāsiet reālistiskus mērķus un sekosiet līdzi nospraustajam mērķim. Šajā brīdī jums arī jānosaka galvenās projekta ieinteresētās personas, t. i., grupas vai personas, kuras ir ieinteresētas jūsu projekta iznākumā. Kad projekts ir labi definēts, varat izveidot projekta hartu - oficiālu dokumentu, kurā apkopots jūsu projekta mērķis, nolūks un plānotās prasības.

2. Izvirzīt mērķus

Nosakot projekta mērķus, pārliecinieties, ka tie ir saskaņoti ar jūsu organizācijas un citu nodaļu, tostarp mārketinga, juridiskā, zīmola pārvaldības, sabiedrisko attiecību un citu nodaļu, mērķiem. Pārvērtējiet sava uzņēmuma motīvus, lai pārliecinātos, ka jūsu projekts atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām. Mērķu noteikšanas posmā jums arī jādefinē, kā jūs plānojat novērtēt sava projekta panākumus, izmantojot galvenos rādītājus. Ilustrējiet savus veiksmes kritērijus, lai palīdzētu jūsu komandai novērtēt, vai projekts atbilst jūsu mērķiem.

3. Izstrādājiet savu plānu

Lai projekts tiktu uzsākts ar pareizo soli, ir jāizstrādā rūpīgs darbības plāns. Plānā jāiekļauj ne tikai projekta darbības joma, laika grafiks, resursi un riski, bet arī dažādu uzdevumu hierarhiskais sadalījums. Tas palīdz padarīt jūsu projektu vadāmu un palīdz sadalīt pienākumus un aplēst nepieciešamos resursus. Resursi var ietvert cilvēkresursus, finanšu un materiālos resursus, un to noteikšana jau projekta sākumā palīdz pienācīgi sadalīt nepieciešamos resursus.

Vēl viens būtisks projekta vadības un plāna izveides aspekts ir saziņa. Izstrādājiet skaidrus saziņas plānus, kuros būs noteikts, kā jūs nodosiet informāciju komandas locekļiem un ieinteresētajām pusēm.

4. Izveidot grafiku

Kopā ar plānu ir jāizstrādā arī projekta grafiks. Paredzamais projekta grafiks palīdzēs jums un jūsu komandai nodrošināt, lai viņi sekotu līdzi savām lomām un pienākumiem, kā arī kalpos kā resurss ieinteresētajām pusēm.

Laika grafiku varat izstrādāt, izmantojot PERT diagrammas vai citu grafiku sastādīšanas rīku pēc savas izvēles. Šajā posmā definējiet uzdevumu atkarības un kritiskos pārvietošanās ceļus. Pēc tam piešķiriet šos uzdevumus komandas locekļiem un nosakiet termiņus katram no viņiem pienākošos pienākumu daļai. Lai gan ne vienmēr viss notiks, kā plānots, plānotais grafiks piedāvā plānu, ko varat atjaunināt vai mainīt projekta gaitā.

5. Izpildīt projektu

Kad ir veikta atbilstoša plānošana, jūs un jūsu komanda varat sākt projektu. Jums kā projekta vadītājam var šķist, ka varat sēdēt un atpūsties, taču tā nav taisnība. Jūsu uzdevums šajā posmā ir īstenot plānu un nodrošināt, ka jūsu komanda veic uzdevumus atbilstoši jūsu noteiktajiem standartiem.

Uzraugiet katra komandas locekļa progresu, kā arī projekta kopējo sniegumu. Sekojiet līdzi laikam, izmaksām un kvalitātei, kā arī pārliecinieties, ka identificējat un novēršat problēmas, tiklīdz tās rodas. Par laimi, tirgū ir daudz projektu vadības rīku, kas palīdzēs jums sekot līdzi, sākot no Wrike līdz Asana un citiem.

6. Saziņa un ziņošana

Kad jūs un jūsu komanda virzās uz priekšu projekta gaitā, jūsu kā projekta vadītāja uzdevums ir arī informēt galvenās ieinteresētās personas par projekta statusu, problēmām un sasniegumiem. Sniedziet skaidrus progresa ziņojumus, izmantojot galvenos rezultatīvos rādītājus, kurus esat noteicis savā plānā. Turklāt pārliecinieties, ka uzturat atvērtas saziņas līnijas gan komandas iekšienē, gan starp ārējām ieinteresētajām personām.

7. Projekta risku un izmaiņu mazināšana

Pat ar perfekti izstrādātu plānu var rasties problēmas un izmaiņas, un jūsu pienākums ir nodrošināt, lai tās tiktu pārvaldītas visā projekta dzīves ciklā. Saskaroties ar projekta problēmām, pēc vajadzības īstenojiet riska mazināšanas un ārkārtas rīcības plānus. Turklāt dokumentējiet un sekojiet līdzi visiem identificētajiem riskiem, lai varētu par tiem ziņot projekta atjauninājumos.

Ja ir nepieciešamas izmaiņas, jāizveido arī izmaiņu kontroles process, lai palīdzētu novērtēt un izlemt, vai izmaiņas ir pamatotas. Tāpat kā dokumentējot projekta problēmas, pārliecinieties, ka rūpīgi reģistrējat visas veiktās izmaiņas, novērtējat to ietekmi un attiecīgi koriģējat plānu.

8. Mācieties no sava projekta un priecājieties par saviem panākumiem.

Kad projekts ir pabeigts, ir svarīgi apkopot atsauksmes ne tikai no savas komandas, bet arī no ieinteresētajām personām. Dokumentējiet projekta gaitā gūto pieredzi un noskaidrojiet, kas izdevās un ko varēja uzlabot, lai šo pieredzi varētu izmantot turpmākajos projektos. Visbeidzot, arhivējiet šo informāciju turpmākai izmantošanai.

Tad varat svinēt projekta panākumus. Neaizmirstiet atzīt un apbalvot ikviena iesaistītā smago darbu, lai palīdzētu veicināt pozitīvu kultūru jūsu komandā.

Veiksmīga projektu vadība

Atcerieties, ka projektu pārvaldība ir dinamisks process, kas prasa, lai jūs saglabātu elastību un pielāgotos, palīdzot jums tikt galā ar neparedzētiem izaicinājumiem un izmaiņām, kas var rasties jūsu projekta dzīves cikla laikā. Ar rūpīgu plānu, atbilstošu komandu un spēju pielāgoties projekta laikā, kā arī ar pārdomātām pārdomām pēc projekta pabeigšanas jūs iegūsiet nepieciešamos instrumentus, lai pilnveidotu savas kā projekta vadītāja prasmes un palīdzētu virzīt komandu un uzņēmumu uz panākumu ceļa.