Ievads
Mūsdienu digitālajā laikmetā [zināšanas](https://www.getguru.com/reference/types-of-knowledge) ir vairāk nekā tikai spēks - tā ir veiksmes valūta. Neatkarīgi no tā, vai esat uzņēmuma vadītājs vai darbinieks, spēja piekļūt zināšanām, dalīties ar tām un efektīvi tās izmantot var būt ļoti svarīga. Taču milzīgais informācijas apjoms, ar ko saskaramies katru dienu, var padarīt šo uzdevumu sarežģītu. Ieviesiet zināšanu pārvaldību (KM)- risinājumu, kas maina spēles, lai palīdzētu organizācijām racionalizēt informāciju, palielināt produktivitāti un veicināt inovācijas.
Bet kas īsti ir zināšanu pārvaldība un kā tā var uzlabot jūsu produktivitāti? Izklāstīsim to sīkāk.
Kas ir zināšanas?
Pirms pievērsties [KM](https://www.getguru.com/reference/what-is-knowledge-management), ir svarīgi saprast, ko mēs saprotam ar zināšanām. Zināšanas nav tikai dati vai informācija. Tās ir jēgpilnas atziņas, ko mēs gūstam no savas pieredzes, zināšanām un uzkrātajiem faktiem. Organizācijā zināšanas var būt stratēģiju, projektu ieskatu, gūtās pieredzes vai nozares zinātības veidā. Tomēr bez efektīvas sistēmas šo zināšanu izmantošanai tās bieži vien paliek neizmantots potenciāls.
Daudzi uzņēmumi neapzinās, cik daudz zināšanu izkļūst cauri, kad darbiniekiem ir grūti piekļūt attiecīgajai informācijai. Ja zināšanas ir decentralizētas, paslēptas e-pastos vai ieslēgtas cilvēku prātos, produktivitāte cieš.
Kas ir zināšanu pārvaldība (KM)?
Zināšanu pārvaldība (KM) ir māksla apkopot, organizēt un izplatīt zināšanas organizācijā, lai nodrošinātu to pieejamību, izmantojamību un ietekmi. Tā ir kas vairāk nekā tikai dokumentu glabāšana koplietojamā mapē - KM ietver tādas kultūras izveidi, kurā zināšanas tiek nepārtraukti koplietotas un izmantotas komandās, palīdzot visiem strādāt gudrāk.
Zināšanu pārvaldības reālā ietekme
Iedomājieties šādu scenāriju: Pārdošanas komanda gatavojas tikšanās reizei ar lielu klientu. Ar labi izveidotu KM sistēmu viņi var piekļūt datu bāzei par iepriekšējo sadarbību ar klientiem, veiksmīgām pārdošanas stratēģijām un detalizētiem gadījumu pētījumiem - dažu minūšu laikā. Tā vietā, lai cīnītos par informāciju, viņi var koncentrēties uz to, lai pilnveidotu savu piedāvājumu.
Vai arī aplūkojiet ražošanas uzņēmumu, kas ražošanas līnijā regulāri saskaras ar tehniskām problēmām. Tā vietā, lai katru problēmu risinātu no jauna, KM sistēma ļauj darbiniekiem ātri piekļūt risinājumiem, kas ir darbojušies līdzīgos gadījumos, tādējādi samazinot dīkstāves laiku un nodrošinot netraucētu darbību.
Šie ir tikai daži piemēri, kā KM var tieši palielināt produktivitāti, nodrošinot darbiniekiem tūlītēju piekļuvi pareizai informācijai pareizajā laikā.
Kā KM palielina produktivitāti
Lūk, kā labi ieviesta zināšanu pārvaldības (KM) sistēma tieši veicina lielāku produktivitāti visā organizācijā:
-
Samazina meklēšanas laiku: saskaņā ar pētījumiem darbinieki patērē līdz pat 20 % sava laika informācijas meklēšanai. KM krasi samazina šo laiku, centralizējot zināšanas, ļaujot komandām koncentrēties uz uzdevumu izpildi, nevis resursu meklēšanu.
-
Novērš zināšanu zudumu: kad darbinieki aiziet no darba vai maina amatu, vērtīgas zināšanas bieži vien aiziet pa durvīm kopā ar viņiem. KM sistēma saglabā šīs zināšanas, padarot tās pieejamas citiem.
-
Veicina nepārtrauktu mācīšanos: KM veicina kultūru, kurā zināšanas tiek pastāvīgi atjauninātas un ar tām dalās. Šāda mācību vide palīdz darbiniekiem sekot līdzi jaunākajiem sasniegumiem, ieviest jauninājumus un pieņemt labākus lēmumus.
-
Palielina sadarbību: Ja visiem ir piekļuve vienām un tām pašām zināšanām, tiek likvidēti "silosi". Komandas sadarbojas efektīvāk, un starpfunkcionālā zināšanu apmaiņa kļūst par normu.
-
Uzlabo lēmumu pieņemšanu: KM sistēmas nodrošina lēmumu pieņēmējiem vieglu piekļuvi datiem, pētījumiem un iepriekšējai pieredzei, tādējādi ļaujot pieņemt pamatotākus un ātrākus lēmumus.
Pareizas zināšanu pārvaldības programmatūras atrašana
Lai patiesi atraisītu zināšanu pārvaldības potenciālu, ir nepieciešami pareizie rīki. Tirgū ir pieejami dažādi [zināšanu pārvaldības rīki] https://www.getguru.com/reference/knowledge-management-tools, kas paredzēti, lai palīdzētu uzņēmumiem efektīvi uzglabāt, organizēt un kopīgot zināšanas. Šeit ir daži no labākajiem risinājumiem:
1. Confluence by Atlassian
Ja jūsu organizācija augstu vērtē sadarbību, Confluence varētu būt jūsu labākā izvēle. To plaši izmanto satura radīšanai un organizēšanai dažādās komandās, un tā integrācija ar citiem Atlassian produktiem, piemēram, Jira, padara to neaizstājamu izstrādes komandām. Ar tādām funkcijām kā kopīgas darbvietas, dokumentu koplietošana un strukturēti zināšanu repozitoriji Confluence ir izstrādāts, lai veicinātu zināšanu koplietošanu un komandas saliedētību.
2. Microsoft SharePoint
Lielākām organizācijām Microsoft SharePoint ir spēcīgs risinājums. Tas piedāvā plašu dokumentu pārvaldības, sadarbības un KM rīku klāstu, padarot to par vienas pieturas risinājumu. SharePoint elastīgums ļauj izveidot pielāgotas zināšanu bāzes, darba plūsmas un intranetus, kas atbilst jūsu organizācijas īpašajām vajadzībām.
3. Guru
Uzņēmumiem, kuriem ir ļoti svarīga reāllaika piekļuve informācijai, Guru ir izcils risinājums. Guru uztver zināšanas uzreiz un sakārto tās viegli pieejamās kategorijās. Tā pārlūkprogrammas paplašinājums ļauj darbiniekiem iegūt attiecīgo informāciju tieši darba laikā, tāpēc tas ir ideāli piemērots klientu atbalsta un pārdošanas komandām, kurām ātri nepieciešamas atbildes.
4. Jēdziens
Notion nodrošina jaunuzņēmumiem un mazajiem uzņēmumiem visaptverošu risinājumu zināšanu pārvaldībai, uzdevumu pārvaldībai un piezīmju veikšanai. Tā vienkāršā saskarne un pielāgojamās datubāzes funkcijas ļauj viegli izveidot zināšanu krātuves, komandas rokasgrāmatas un projekta dokumentus.
5. Document360
Attiecībā uz tehniskās dokumentācijas pārvaldību Document360 ir izcils. Tā intuitīvais redaktors un spēja apstrādāt milzīgu tehnisko zināšanu apjomu padara to par SaaS un tehnoloģiju uzņēmumu favorītu. Komandas var sadarboties zināšanu bāzu rakstos, nodrošinot, ka visi, sākot no izstrādātājiem un beidzot ar klientu apkalpošanas pārstāvjiem, ir vienisprātis.
6. Bloomfire
Organizācijām, kurās liels uzsvars tiek likts uz meklēšanas iespējām un zināšanu atklāšanu, Bloomfire piedāvā mūsdienīgu risinājumu. Tā mākslīgā intelekta nodrošinātās meklēšanas funkcijas nodrošina, ka darbinieki var atrast vajadzīgo informāciju neatkarīgi no tā, cik plaša ir zināšanu bāze. Pateicoties multimediju atbalstam un diskusiju forumiem, Bloomfire arī uzlabo iesaistīšanos komandās.
Secinājums
Mūsdienu darbavietā, kas balstīta uz zināšanām, ir svarīgi, lai informācijas pārvaldībai būtu pareizie rīki un prakse. Zināšanu pārvaldība (KM) ne tikai racionalizē komandu darbu, bet arī veicina sadarbības, nepārtrauktas mācīšanās un inovāciju kultūru. Ieguldot līdzekļus pareizos zināšanu pārvaldības rīkos, jūs nodrošināsiet, ka zināšanas nekad netiks zaudētas, produktivitāte pieaugs un jūsu organizācija uzplauks arvien konkurētspējīgākā pasaulē.
