Darba laika uzskaites priekšrocības, kas jāzina katram uzņēmuma īpašniekam

Ievads

Mūsdienu uzņēmējdarbībā darbinieku darba laika uzskaitei ir ļoti liela nozīme. Tas sniedz ieskatu par to, kā tiek izmantoti resursi un kā tiek tērēts laiks dažādos projektos.

Tradicionāli uzņēmumi ir lielā mērā paļāvušies uz darba laika uzskaites lapām, lai tabulu formātā reģistrētu darba laika datus un sekotu līdzi darba stundām. Tomēr, attīstoties tehnoloģijām, daudzas digitāli attīstītas organizācijas ir pārgājušas uz digitālajām darba laika uzskaites lapām to neaizstājamo funkcionalitāšu dēļ, kā arī ir novērojušas ievērojamus uzlabojumus peļņas rādītājos un projektu izpildes rezultātos.

Tāpēc šajā blogā mēs apspriedīsim galvenās priekšrocības, ko sniedz darba laika uzskaites lapu izmantošana darbiniekiem, un to, kā tas var palīdzēt racionalizēt algu aprēķinu apstrādi, uzlabot komandas produktivitāti un veicināt pozitīvas attiecības ar klientiem un komandām.

Kas ir darba laika uzskaites tabula?

Darba laika uzskaites tabula ir rīks, ko uzņēmumi izmanto, lai izsekotu darbinieku kopējo darba laiku noteiktā laikposmā. Uzņēmumi var izmantot darbinieku darba laika datus no darba laika uzskaites lapas, lai apstrādātu algas, izrakstītu rēķinus klientiem, novērtētu projektu piegādes un izsekotu darba kavējumu tendences. Uzņēmumi parasti izmanto trīs veidu darba laika uzskaites lapas:

Papīra formātā

Darba laika uzskaitei visbiežāk izmanto papīra formāta darba laika uzskaites lapas, tostarp drukājamas darba laika kartes, perfokartes, reģistrus u. c., kas ir tradicionālās darbinieku darba stundu uzskaites metodes. Tomēr šajās arhaiskajās darba laika uzskaites lapās darba laiks bija jāievada manuāli, un tajās bija iespējamas cilvēku kļūdas, datu drošība un laika zādzības.

Izklājlapas

Elektroniskās izklājlapas pārveidoja darba laika uzskaites lapu izkārtojumu, lai padarītu darba laika uzskaites procesu organizētāku, racionālāku un mazāk drudžainu. Tabulu raksturs, vienkāršība un lietošanas ērtums padara izklājlapas, īpaši Excel formātā, par vienu no pieprasītākajiem laika uzskaites risinājumiem uzņēmumiem. Patiesībā uzņēmumi var pat izmantot vairākos formātos pieejamās Excel laika uzskaites lapu veidnes, lai uzskaitītu darbinieku darba laiku katru dienu/nedēļu/mēnesi.

Digitālās darba laika uzskaites lapas

Papīra sistēmām un izklājlapām bija vairāki ierobežojumi funkcionalitātes ziņā, un tās bija arī jutīgas pret laika zādzībām, datu drošību un kļūdainu datu ievadīšanu, kas deva ceļu digitālajām darba laika uzskaites tabulām, piemēram, darba laika uzskaites programmatūrai, kas ne tikai precīzi reģistrē laika datus, bet arī piedāvā daudzas funkcijas, piemēram, detalizētu pārskatu sniegšanu, apstiprināšanas ceļus, validāciju un citas.

Attēlu avots

Turpinājumā mēs padziļināti aplūkosim, kāpēc uzņēmumiem vajadzētu izmantot laika uzskaites programmatūru, kas pazīstama arī kā tiešsaistes darba laika uzskaites lapas, un kā tā var palīdzēt uzlabot to rentabilitāti un kompetenci.

10 Timesheet priekšrocības, kas jāzina katram uzņēmuma īpašniekam {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Precīza rēķinu izrakstīšana klientiem

Neatkarīgi no tā, vai tas ir grāmatvedības, ārštata vai jebkurš cits uzņēmums, ir ļoti svarīgi sekot līdzi vairākos projektos nostrādātajām stundām, lai aprēķinātu rēķinus dažādiem klientiem.

Uzņēmumiem, kas no klientiem iekasē samaksu par stundu, darba laika uzskaites tabula kalpo klientiem un palīdz sagatavot precīzus rēķinus.

Digitālā darba laika uzskaites tabula palīdz uzņēmumiem gūt ieskatu par dažādos projektos pavadītā darba laika datiem, nodrošinot klientiem pareizu un savlaicīgu rēķinu sagatavošanu. Tas palīdz uzturēt veselīgas attiecības starp klientiem un uzņēmumu īpašniekiem.

Šāda laika uzskaites programmatūra ir aprīkota arī ar konfigurējamām atskaišu funkcijām, kas atklāj informāciju par laika izmantošanu un palīdz klientiem sekot līdzi tam, kur tiek izmantota viņu nauda un vai tā ir izmantota lietderīgi.

Detalizētie pārskati ļauj klientiem redzēt, cik daudz laika resursi ir veltījuši dažādu projekta daļu izpildei, tādējādi kalpojot par pierādījumu rēķinu aprēķināšanai un precizitātei.

* Racionalizēta algu aprēķināšana

Darba laika uzskaites lapas ir noderīgas organizācijām, kas pieņem darbā darbiniekus, kuri strādā par stundu, jo tās palīdz organizācijām sekot līdzi darbinieku darba stundām.

Darba laika uzskaites programmatūra izseko kopējo darba un virsstundu skaitu, kas palīdz uzņēmumiem taisnīgi un precīzi atlīdzināt darbiniekiem, pamatojoties uz nostrādāto stundu skaitu.

Šī programmatūra arī uzskaita darbinieku darba stundas, atvaļinājumus, uzkrājumus, virsstundas, atvaļinājuma pabalstus u. c., palīdzot uzņēmumiem efektīvi pārvaldīt darbinieku algu sarakstu, kā arī pabalstus un papildu samaksu.

Turklāt, izmantojot darba laika uzskaites lapas, darba devēji var viegli izpildīt ar darba samaksu saistītos noteikumus par virsstundām, piemaksām par maiņām u. c., lai ievērotu obligātos tiesību aktus.

Turklāt darba devēji/vadītāji darba algas aprēķināšanas konfliktsituāciju gadījumā vienmēr var atsaukties uz darba laika uzskaites datiem, lai pārbaudītu darba stundas un kopējo konkrētiem projektiem veltīto stundu skaitu.

Šādā veidā digitālās darba laika uzskaites lapas samazina administratīvo uzdevumu veikšanai patērēto laiku un izmaksas, tādējādi atbrīvojot darbiniekus no manuālas darba laika datu ievadīšanas, lai viņi varētu pievērsties produktīvākam darbam, kas var radīt vērtību organizācijai.

* Novērš mikropārvaldību

Grupu vadītāji vai pārraugi bieži vien kontrolē darbinieku darbību, lai pārvaldītu, pie kā darbinieki strādā un cik daudz laika viņi patērē uzdevuma izpildei.

Attēlu avots

Izmantojot darba laika uzskaites lapas, vadītāji var novērst nepieciešamību kontrolēt darbiniekus un viegli uzzināt, pie kā viņi strādā, cik daudz laika ir patērējuši uzdevumu izpildei un kā kopumā tiek izmantoti resursi.

Tādējādi darba laika uzskaites žurnāli ļauj vadītājiem izvairīties no komandu uzraudzības un mikrolīmeņa vadības, samazinot konfliktu iespējamību starp vadītājiem un komandas locekļiem.

* Labāka prognozēšana un novērtēšana

Viena no galvenajām digitālo darba laika uzskaites lapu izmantošanas priekšrocībām ir tā, ka to datus var izmantot, lai novērtētu resursus, piemēram, laiku, darbaspēku un izmaksas turpmākajiem projektiem.

Piemēram, pirms komanda uzsāk jaunu projektu, tai ir jānovērtē konkrētas detaļas, piemēram, termiņi, atskaites punkti un nepieciešamie resursi. Šādā gadījumā vadītājs var izmantot iepriekš strādātu projektu laika uzskaites datus, kuros uzdevumu raksturs ir līdzīgs šim projektam.

Tādējādi, izmantojot iepriekšējo projektu vēsturiskos datus, uzņēmumi var uzlabot darba, izmaksu un termiņu aplēses gaidāmajiem projektiem, novērst izmaksu pārsniegšanu un nodrošināt savlaicīgu projekta izpildi.

* Uzdevumu pārvaldība un prioritāšu noteikšana

"Darba laika uzskaites ļauj organizācijām labāk pārvaldīt darba plūsmu, identificēt jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi, un stratēģiski sadalīt resursus, kas veicinās veiksmīgu projektu īstenošanu un pozitīvi ietekmēs peļņas rādītājus.""

Darba laika uzskaites lapas ir vērtīgs instruments, lai noteiktu uzdevumu raksturu un laiku, kas parasti nepieciešams to izpildei.

Vadītāji var pārbaudīt darba laika uzskaites datus, lai noteiktu, kuri projekti un uzdevumi aizņem vairāk un kuri mazāk darbinieku laika. Ar šīs analīzes palīdzību vadītāji var pieņemt pamatotus lēmumus par uzdevumu prioritāšu noteikšanu, sadali un pārvaldību.

Piemēram, vadītāji un darba devēji var atteikties no projektiem, kas nesniedz lielu labumu un patērē vairāk resursu joslas platuma.

Turklāt vadītāji var saprast, kuri uzdevumi aizņem daudz laika un kuri mazāk. Šī analīze palīdz viņiem uzlabot darba plūsmu, nosakot uzdevumu prioritātes, lai vispirms varētu strādāt ar steidzamiem uzdevumiem un vēlāk ar uzdevumiem, kuru izpildes termiņi kavējas. Piemēram, ja pārdošanas komanda strādā pie administrēšanas un uzrunāšanas uzdevumiem, kas patērē daudz laika, tomēr, ja viņiem ir jāstrādā pie personalizētiem aukstajiem e-pastiem klientiem, kas aizņem salīdzinoši mazāk laika un ir prioritārs, tad viņiem var lūgt vispirms strādāt pie e-pastiem.

Attēlu avots

* Ieskats produktivitātes tendencēs

Darba laika uzskaites lapas ne tikai uzrāda darbinieku darba laika datus, bet arī palīdz vadītājiem noskaidrot produktivitātes tendences un noteikt jomas, kurās darbinieki atpaliek.

Piemēram, vadītāji var ieskatīties darbinieku darba laika uzskaites datos, lai noskaidrotu, kuri uzdevumi patērē maksimālo joslas platumu un kurus uzdevumus viņi var paveikt salīdzinoši ātri.

Šie dati palīdz vadītājiem atklāt, kurās jomās darbinieki atpaliek un kurās ir izcilākie. Atbilstoši darba veikšanai nepieciešamajam laikam vadītāji var izmantot darbiniekus dažādos projektos ar konkrētām vajadzībām.

Tāpat vadītāji var identificēt resursus, kuri, salīdzinot ar citiem darbiniekiem, pārāk daudz laika patērē vispārējiem uzdevumiem, un nodrošināt viņiem nepieciešamo apmācību un norādījumus, lai uzlabotu viņu sniegumu.

Izmantojot darba laika uzskaites programmatūru, vadītāji var ģenerēt pārskatus par konkrētām jomām, lai labāk novērtētu darbinieku sniegumu, produktivitātes tendences un darba slodzes līmeni. Šis detalizētais ieskats var palīdzēt viņiem labāk sadalīt resursus, efektīvi sadalīt uzdevumus un optimizēt darba plūsmu, lai uzlabotu vispārējo produktivitāti un efektivitāti.

* Optimāla resursu izmantošana

Viena no lielākajām uzņēmumu bažām ir par to, vai viņu darbinieki vienlīdz labi izmanto savu darbu un vai viņi nelaupa savu laiku ārpusdarba aktivitātēm.

Darba laika uzskaites grafikā tiek reģistrēts, pie kā, cik ilgi un pie kādiem projektiem darbinieki ir strādājuši. Šī skaidrā resursu laika datu pārskatāmība nodrošina, ka resursi netiek ne nepietiekami, ne pārmērīgi izmantoti, un, ja nepieciešams, to uzdevumus var deleģēt, lai novērstu darbinieku izdegšanu.

Turklāt, ja vadītāji konstatē, ka resursu joslas platums ir pilnībā izmantots un ir nepieciešami papildu resursi, lai sadalītu darbu, viņi var atzīmēt nepieciešamību pēc pagaidu personāla vai liela apjoma darbinieku pieņemšanas darbā un pieprasīt vadībai attiecīgi pieņemt darbā papildu resursus.

* Klientu informēšana par projekta progresu

Projektos, kas saistīti ar klientiem, darba laika uzskaites tabula var darīt brīnumus, jo tā ļauj klientiem redzēt detalizētu sadalījumu par to, cik daudz laika ir patērēts vairākiem uzdevumiem, un secināt par projekta progresu.

Šī analīze ne tikai palīdz klientiem ar sarežģītām projekta detaļām, bet arī ļauj komandai iesaistīt klientus projekta gaitā, nodrošinot, ka viņu cerības attiecībā uz termiņiem ir saskaņotas ar komandu, un vajadzības gadījumā veicot korekcijas.

* Labāka projektu vadība un savlaicīga piegāde

Laika grafiks sniedz holistisku pārskatu par laiku, kas pavadīts, veicot vairākus uzdevumus, un mazina projekta darbības jomas paplašināšanos.

Tādējādi, izmantojot darba laika uzskaites datus, vadītāji var novērst projekta vājās vietas, vajadzības gadījumā piesaistīt vairāk resursu, salīdzināt reālos un faktiskos termiņus un pieņemt pamatotus lēmumus, lai nodrošinātu, ka projekts nenovirzās no pareizā ceļa.

Šī reāllaika darba laika uzskaites datu pārredzamība palīdz vadītājiem optimizēt darba plūsmu un laiku pa laikam pieņemt proaktīvus lēmumus, lai saglabātu projekta izpildes gaitu un nodrošinātu savlaicīgu izpildi.

* Samazināts neplānotu prombūtņu skaits

Ja jums nav precīzas darbinieku prombūtnes uzskaites vai ja to reģistrēšanai izmantojat manuālu procesu, darba kavējumu modelis, visticamāk, var palikt nepamanīts, atstājot darbiniekus neziņā par to, kas no viņiem tiek sagaidīts.

Digitālajās darba laika uzskaites lapās var sekot līdzi neplānotām prombūtnēm un atzīmēt, ja šīs prombūtnes ir kļuvušas par tendenci. Atklājot dažu darbinieku kavējumu modeļus, vadītāji var veikt proaktīvas darbības, lai samazinātu to rašanos, uzlabotu iesaistīšanos un palīdzētu darbiniekiem ievērot nepieciešamos organizācijas noteikumus un normas.

Apakšējā līnija

Uzņēmējdarbības vidē katrs mirklis ir svarīgs, un darba laika uzskaites lapas paver uzņēmumiem iespēju apkopot datus par darbinieku darba laiku un analizēt tos, lai pieņemtu pamatotus lēmumus. Uzņēmumi var izmantot jebkuras darba laika uzskaites lapas, neatkarīgi no tā, vai tās ir papīra vai izklājlapas. Tomēr uzņēmība pret kļūdām, laika zādzībām un manuālu apstrādi padara tās nekompetentas mūsdienīgai lietošanai un paver ceļu darba laika uzskaites programmatūrai. Kā minēts iepriekš, šīs modernās darba laika uzskaites lapas ne tikai uzlabo uzņēmumu resursu izmantošanu, bet arī palīdz tiem iegūt reāllaika ieskatu galvenajos uzņēmējdarbības rādītājos, lai labāk pieņemtu lēmumus.