Organizētu failu nozīme uzņēmumiem

Ievads

Mūsdienu digitālajā laikmetā ir viegli pieņemt, ka visi faili tiek glabāti elektroniski. Tomēr daudzi uzņēmumi joprojām paļaujas uz papīra dokumentu uzskaites sistēmām, lai saglabātu svarīgus dokumentus. Neatkarīgi no tā, vai faili ir fiziski vai digitāli, organizētas kartotēkas sistēmas uzturēšana ir būtiska jebkura uzņēmuma panākumiem. Šeit ir sniegti daži padomi, kā uzturēt elektroniskās un papīra dokumentu reģistrācijas sistēmas.

Elektroniskās dokumentu iesniegšanas sistēmas

1. Izveidojiet sistēmu: Sāciet ar elektronisko failu organizēšanas sistēmas izveidi. Tas var būt tik vienkārši kā mapju izveide dažādām dokumentu kategorijām vai tik sarežģīti kā dokumentu pārvaldības sistēmas izmantošana.

2. Galvenais ir konsekvence: Kad esat izveidojis sistēmu, konsekventi nosakiet failu nosaukumus un sakārtojumu. Tas atvieglos dokumentu atrašanu nākotnē.

3. Regulāra apkope: Tāpat kā fiziskās datnes, arī elektroniskās datnes ir regulāri jāuztur. Tas nozīmē dzēst failus, kas vairs nav vajadzīgi, un pārliecināties, vai dokumenti ir saglabāti pareizajās mapēs.

4. Veiciet failu dublēšanu: Pārliecinieties, ka regulāri veidojat elektronisko failu dublējumu. Tas var nozīmēt ārējā cietā diska, mākoņdatu krātuves vai abu šo iespēju kombinācijas izmantošanu.

Arhivēšanas sistēmas uz papīra

1. Uzetiķetēm: Galvenais, lai uzturētu sakārtotu papīra mapju sistēmu, ir marķēšana. Noteikti skaidri marķējiet visas mapes, failus un dokumentus.

2. Vienkārši: Nesarežģītojiet pārāk sarežģīti savu kartotēku sistēmu. Ievērojiet vienkāršu, vienkāršu sistēmu, kas ir lietderīga jūsu uzņēmumam.

3. Regulāra tīrīšana: Tāpat kā elektroniskās datnes, arī papīra datnes ir regulāri jātīra. Tas nozīmē atbrīvoties no visiem dokumentiem, kas vairs nav vajadzīgi.

4.** Glabājiet visu drošībā:** Pārliecinieties, ka visi jūsu cietās kopijas faili ir drošībā. Tas varētu nozīmēt, ka izmantojiet aizslēgtu dokumentu skapi vai glabājiet failus ārpus uzņēmuma. Šādā gadījumā varat arī konvertēt failus citos formātos, piemēram, konvertēt PDF uz DWG vai PDF uz HTML utt.

Nobeigumā vēlos teikt, ka neatkarīgi no tā, vai strādājat ar elektroniskiem vai papīra dokumentiem, organizētas dokumentu reģistrācijas sistēmas uzturēšana ir ļoti svarīga jebkura uzņēmuma panākumiem. Ievērojot šos padomus, jūs varat nodrošināt, ka jūsu dokumenti ir viegli atrodami, drošībā un atjaunināti.

Datu krātuve

Datu krātuve ir relāciju datubāze. Sākotnēji tās tika izstrādātas, lai uzglabātu informāciju par darbiniekiem un darbuzņēmējiem, produktiem un darījumiem. Rūpīgi organizēti un labi formatēti ieraksti datubāzē atviegloja vadītājiem iegūt zināšanas, kas nepieciešamas biznesa lēmumu pieņemšanai.

Tāpēc, lai uzlabotu failu organizēšanu un datu analīzi, izmantojot BI sistēmu, ir nepieciešama iepriekšēja apstrāde. Šeit datu noliktavas loma ir izšķiroša, jo tā spēj automātiski apkopot informāciju no dažādiem avotiem, apvienot to vienotā standartā un uzglabāt vienuviet tādā formā, kas ir gatava turpmākai analīzei.

Pateicoties tam, speciālisti var efektīvi piekļūt datiem no visām uzņēmējdarbības jomām, neuztraucoties par to nepilnīgumu, nesalasāmību vai laikietilpīgu apstrādi, un būt droši, ka viņiem ir visaptverošs ieskats uzņēmuma darbībā dažādos līmeņos.

Kādas ir datu noliktavas priekšrocības?

• Visu datu konsolidācija un apvienošana vienuviet. Neatkarīgi no tā, vai informācija ir strukturēta vai nestrukturēta, datu noliktava spēj apkopot datus no daudziem avotiem un datubāzēm un pēc tam tos apvienot uzņēmuma noteiktā standartā, attīrot no nevajadzīgiem papildinājumiem vai vienādojot nosaukumus. Šādā veidā BI sistēmā nonāk kvalitatīvi dati, kas glabājas vienā konkrētā formātā.
• Efektīva vaicājumu apstrāde reālajā laikā. Datu noliktavas ir izstrādātas tā, lai ātri reaģētu uz pieprasījumiem un racionalizētu analītiskos procesus. Pateicoties tam, pat vislielākos datu apjomus var apstrādāt īsā laikā bez IT nodaļas speciālistu atbalsta neatkarīgi no tā, vai analītiķis vēlas pārbaudīt attiecību vēsturi ar konkrētu klientu, pārdošanas apjomus konkrētā periodā vai konkrētā produkta rentabilitāti. Tas ir īpaši noderīgi krīzes brīžos, kad nepieciešams ātri pieņemt pamatotus lēmumus, kas būtiski ietekmē uzņēmuma nākotni.
• Ieskats uzņēmējdarbības vēsturē. Noliktavas stabilitāte un nespēja manuāli modificēt tajā nosūtītos datus nozīmē, ka jebkurā laikā var pārbaudīt informāciju, kas saistīta ar konkrētu uzņēmējdarbības jomu un tās iepriekšējām darbībām. Uzglabājot daudzas datu kopas no dažādiem uzņēmuma darbības periodiem, analītiķi var efektīvi analizēt tendences pat vairākus gadus atpakaļ un atgriezties pie konkrēta perioda vai problēmām, ar kurām nācies saskarties. Tas cita starpā atvieglo iespēju pārbaudīt, kādi risinājumi tika izmantoti pagātnē un ar kādu efektivitāti.

Kā jūs glabājat dokumentāciju un failus?

Jebkuram jaunam uzņēmumam ir svarīgi uzturēt precīzus ierakstus un datnes, jo tas palīdz izsekot finanšu darījumiem, inventāram, informācijai par darbiniekiem un citiem svarīgiem datiem.

Šeit ir daži pasākumi, ko varat veikt, lai uzturētu savu dokumentāciju un failus.

1. Izvēlieties kartotēkas sistēmu: Izlemiet, kāda kartotēkas sistēma jūsu uzņēmumam ir vispiemērotākā. Atkarībā no savām vēlmēm un vajadzībām varat izvēlēties izmantot fiziskas datnes vai digitālu sistēmu.

2. Organizējiet failus: Pēc kartotēkas sistēmas izvēles ir svarīgi pareizi sakārtot failus. Izveidojiet mapes dažādām kategorijām, piemēram, finanšu dokumentiem vai darbinieku lietām, un skaidri apzīmējiet tās.

3. Droši uzglabājiet failus: Pārliecinieties, ka jūsu faili tiek glabāti drošā vietā - aizslēgtā dokumentu skapī vai ar paroli aizsargātā digitālā sistēmā. Tas palīdzēs aizsargāt sensitīvu informāciju no zādzības, nozaudēšanas vai bojājumiem.

4. Regulāriatjauniniet dokumentāciju: pārliecinieties, ka regulāri atjaunināt dokumentāciju - katru dienu, katru nedēļu vai katru mēnesi. Tas palīdzēs nodrošināt, ka jūsu informācija ir pareiza un aktuāla.

5. Veiciet failu dublēšanu: Ir svarīgi regulāri dublēt failus. Tas palīdzēs aizsargāt jūsu informāciju sistēmas kļūmes vai citu neparedzētu notikumu gadījumā.

6. Pareizi atbrīvojieties no failiem: Kad ir pienācis laiks atbrīvoties no vecajiem failiem, pārliecinieties, ka to darāt droši. Iznīciniet fiziskus dokumentus vai neatgriezeniski dzēsiet digitālos failus, lai aizsargātu sensitīvu informāciju.

Ievērojot šos soļus, varat uzturēt precīzu dokumentāciju un failus par savu jauno uzņēmumu, kas palīdzēs nodrošināt tā ilgtermiņa panākumus.

Dokumentācijas sistēmas organizēšanas soļi

Jebkuram jaunam uzņēmumam svarīgs uzdevums ir organizēt kartotēku sistēmu.

Šeit ir aprakstīti pieci soļi, kas jāievēro.

1. Nosakiet, kas jāarhivē: Pirmais solis ir izlemt, kādi dokumenti jāarhivē un kā tie jāklasificē. Tas būs atkarīgs no jūsu uzņēmuma rakstura un jūsu radīto dokumentu veida.

2. Izvēlieties kartotēkas sistēmu: Jūs varat izvēlēties vairāku veidu kartotēkas sistēmas, tostarp alfabētisko, ciparu, hronoloģisko un tematisko. Apsveriet, kura sistēma jūsu uzņēmumam būs vispiemērotākā, un pieņemiet lēmumu.

3. Marķējiet mapes un failus: Pēc kartotēkas sistēmas izvēles attiecīgi marķējiet mapes un failus. Tas atvieglos konkrētu dokumentu atrašanu, kad tie būs nepieciešami.

4. Izveidojiet failu nosaukumu konvenciju: Lai saglabātu konsekvenci un nodrošinātu, ka faili ir viegli atrodami, ir svarīgi izveidot datņu nosaukumu konvenciju. Pārliecinieties, ka visi darbinieki saprot nosaukumu piešķiršanas konvenciju un konsekventi to ievēro.

5. Vilcienu darbinieki: Ir svarīgi apmācīt visus darbiniekus par dokumentu reģistrācijas sistēmu un procedūrām. Tas nodrošinās, ka visi ir vienisprātis un zina, kā ātri un efektīvi piekļūt svarīgiem dokumentiem.

Veidi, kā saglabāt elektronisko failu drošību

Jaunas uzņēmējdarbības uzsākšana bieži vien ir saistīta ar elektronisko failu un datu pārvaldību. Šo datņu drošība ir ļoti svarīga, lai aizsargātu sensitīvu informāciju, ievērotu noteikumus un uzturētu uzņēmuma darbību.

Tālāk ir sniegti četri veidi, kā nodrošināt elektronisko failu drošību:

1. Izmantojiet drošas paroles: Paroles ir pirmā aizsardzības līnija pret nesankcionētu piekļuvi elektroniskajiem failiem. Ir svarīgi izmantot spēcīgas paroles, kuras ir grūti uzminēt vai uzlauzt. Spēcīgā parolē ir jāiekļauj lielo un mazo burtu, ciparu un simbolu kombinācija. Izvairieties arī no viegli uzminamu paroļu, piemēram, sava vārda, dzimšanas datuma vai bieži sastopamu vārdu, izmantošanas.

2. Izmantojiet šifrēšanu: Šifrēšana ir process, kurā elektroniskie faili tiek pārvērsti kodā, ko var nolasīt tikai autorizēti lietotāji. Šifrēšana var aizsargāt sensitīvus datus no hakeriem vai nesankcionētas piekļuves. Šifrēšanu piedāvā daudzas ierīces un datorprogrammas, un ir svarīgi tās izmantot, lai aizsargātu elektroniskos failus, t. i., PDF failu var šifrēt ar vairākām metodēm.

3. Regulāri veiciet dublēšanu: Regulāra elektronisko failu dublēšana ir būtiska, lai nodrošinātu, ka nezaudējat savus datus. Datu glabāšanai varat izmantot mākoņdatu glabātuvi, ārējos cietos diskus vai citas dublēšanas metodes. Ir svarīgi regulāri atjaunināt dublējumus, lai jums vienmēr būtu pieejama jaunākā failu versija.

4. Ierobežojiet piekļuvi: Piekļuves ierobežošana elektroniskajiem failiem ir būtiska, lai novērstu nesankcionētu piekļuvi. Piekļuvi var ierobežot, izveidojot lietotāju kontus ar īpašām atļaujām. Piekļuvi var ierobežot arī, ievietojot failus konkrētās mapēs, kurām var piekļūt tikai autorizēti lietotāji. Ir ļoti svarīgi regulāri pārskatīt lietotāju kontus un atļaujas, lai nodrošinātu, ka sensitīviem datiem var piekļūt tikai autorizēti lietotāji.

Ievērojot šo paraugpraksi, varat aizsargāt savus datus, ievērot noteikumus un saglabāt uzņēmuma darbību.