Kā efektīvi novērst laika zādzības darbavietā

Ievads

Bendžamins Franklins, viens no ASV dibinātājiem, bija daudz kas - rakstnieks, veiksmīgs uzņēmējs, iespiedējs, filantrops, politiķis un izgudrotājs.

Vienā no savām esejām - "Padoms jaunajam amatniekam" - viņš rakstīja: "Atcerieties, ka laiks ir nauda."

Franklina kungu būtu uzjautrinājis fakts, ka viņa padoms jaunajiem amatniekiem ir aktuāls arī pēc 275 gadiem, jo īpaši organizācijām, kas cenšas risināt "darbinieku laika zādzību " problēmu, vienlaikus optimāli izmantojot darbinieku laiku.

Darbinieku laika zādzības ir liela problēma organizācijām, kas cenšas pastāvīgi uzlabot darba produktivitātes līmeni. Ja tā netiek risināta, var tikt zaudēta peļņa, kā arī ietekmēt organizāciju izaugsmes perspektīvas un pat ilgāka termiņa ilgtspēju.

Tā kā organizācijas pēta darbinieku zemas produktivitātes iemeslus, tām ir jāiedziļinās, lai noskaidrotu, vai darbinieki apzināti vai neapzināti nodarbojas ar laika zagšanu. Šis emuārs palīdzēs jums saprast visu par laika zagšanu, kā darbinieki iesaistās šādās darbībās un kā darba devējiem tās novērst.

Kas ir laika zādzība?

Attēlu avots

Darba laika zādzība ir vienkārši darba stundu piesavināšanās, ko darbinieki veic, apzināti vai neapzināti izliekoties, ka strādā, un iesaistoties ar darbu nesaistītās darbībās. Šādā veidā darbinieki saņem samaksu par stundām, kuras viņi nav nostrādājuši, tādējādi radot produktivitātes un izlaides zaudējumus organizācijai.

Laika zādzība var šķist triviāla un pat grūti saprotama, jo tā nav tāda pati kā materiālu zādzība. Mēs esam pieraduši domāt, ka zādzība ir fizisks īpašuma vai mantas zaudējums. Tāpēc organizācijām var būt grūti pilnībā izprast laika zādzības aprises un tās ietekmi uz uzņēmējdarbības rezultātiem.

Tomēr tas ir pārkāpuma veids, kas var radīt milzīgus zaudējumus organizācijas ražošanas un ieņēmumu jomā, jo īpaši lielākās organizācijās ar ievērojamu darbinieku skaitu.

Izpratīsim to ar piemēru par organizāciju ar 700 darbiniekiem. Ja katrs darbinieks nozog vai piesavinās 30 minūtes dienā, tad organizācija katru dienu zaudē 21 000 minūšu jeb 250 stundas produktīva laika!

Šie skaitļi var pārvērsties simtos tūkstošu darba stundu un miljonos dolāru naudas summās, uzsverot, kā laika zādzības var ietekmēt uzņēmuma darbības rezultātus un pat apdraudēt organizācijas ilgtspēju ilgtermiņā.

Tagad, kad esam sapratuši, kas ir laika zādzība, aplūkosim dažus veidus, kā darbinieki nozog darba devējam laiku.

Septiņi veidi, kā darbinieki veic laika zādzības

Izgudrotībai nav robežu, un nav maz veidu, kā darbinieki iesaistās laika zagšanā. Tomēr turpmāk mēs esam uzskaitījuši septiņus labi zināmos veidus, kā darbinieki zādz no savas organizācijas laiku.

1. Peles automatizācija

Viens no efektīvākajiem veidiem, kā maldināt laika uzskaites programmatūras rīkus, ir izmantot automātisko peli. Darbinieki var novietot peles kārbiņu uz akumulatora vai tālvadības ierīces, kuru var vadīt no attāluma.

Šādā veidā pele periodiski un iepriekš noteiktos intervālos, kurus lietotājs uzskata par piemērotiem, turpina pakavēties uz ekrāna, saglabājot datora ekrānu aktīvu. Tā kā laika uzskaites programmatūras rīks pieņem, ka lietotājs ir aktīvs, tas nespēj reģistrēt aizdomīgas darbības un ziņot par laika zādzību.

2. Vairāku nelielu logu atvēršana

Vēl viens efektīvs, bet vienkāršs laika zādzības veids ir atvērt vairākus nelielus logus datora ekrānā. Izmantojot šādus logus, darbinieki var sērfot internetā, tērzēt ar draugiem vai pat iepirkties tiešsaistē. Tajā pašā laikā galveno, pilnekrāna logu viņi patur atvērtu ar biroju saistītām darbībām. Tā kā daži tiešsaistes laika uzskaites programmatūras veidi seko līdzi pilnekrāna logam, tos var maldināt, lai reģistrētu, ka darbinieki aktīvi strādā ar biroju saistītos uzdevumos.

3. Ekrānšāviņu programmatūras laika iestatīšana

Lai izmantotu šo triku, ir nepieciešamas zināmas iemaņas programmatūras darbībā, jo īpaši spēja apiet vai uzlauzt darbinieku izsekošanai izmantoto programmatūras kodu. Darbinieki var uzlauzt darba laika uzskaites programmatūru, lai noteiktu laika intervālu, kurā programmatūra uzņem lietotāja datora ekrāna ekrāna attēlu.

Šī informācija var palīdzēt viņiem noteikt savu darbību laiku tā, lai darba laika uzskaites programmatūra reģistrētu, ka viņi ir iesaistīti oficiālo pienākumu veikšanā. Tikmēr darbinieks var ērti sērfot internetā vai veikt ar darbu nesaistītus uzdevumus starplaikā starp abiem ekrānuzņēmumiem.

4. Vairāku monitoru izmantošana

Daži darbinieki savus klēpjdatorus savieno ar vairākiem citiem monitoriem/ekrāniem, izmantojot USB kabeļus. Tas ļauj viņiem vienlaikus strādāt ar vairākiem logiem, kamēr galveno logu viņi izmanto ar biroju saistītiem uzdevumiem. Diemžēl ne daudzas tirgū pieejamās laika uzskaites programmatūras spēj identificēt un izsekot vairākus monitorus.

Šī pastāvošā nepilnība ļauj dažiem darbiniekiem zagt darba devēja laiku.

5. Programmatūras koda bojāšana

Tas ir retāk sastopams veids, kā apmānīt laika uzskaites programmatūru. Tomēr darbinieki, kas pārzina tehnoloģijas un programmatūru, var izmantot laika uzskaites rīkus, veicot izmaiņas programmatūras kodā.

Daži laika uzskaites programmatūras rīki ir uzņēmīgi pret uzlaušanu un viltojumiem, tādējādi radot iespēju darbiniekiem mainīt savu darba veidu. Šādā veidā šādi rīki reģistrē nepareizu informāciju, ko darbinieki ir iepriekš ievadījuši.

6. Biedrs perforators

Attēlu avots

"Buddy punching" kā līdzeklis, lai maldinātu darba devējus par to, kā darbinieki izmanto darba laiku, ir pazīstams jau kopš darba laika uzskaites koncepcijas ieviešanas. Pārsūtīšana ar draugu starpniecību ir saistīta ar apmeklējumu, kad kāds cits darbinieks atzīmē apmeklējumu savu kolēģu vārdā.

Tomēr organizācijas lielā mērā ir novērsušas šo laika zādzību, ieviešot biometriskās apmeklējuma sistēmas, kurās darbinieki reģistrē savu klātbūtni, izmantojot tīklenes skenēšanu, pirkstu nospiedumu skenēšanu, sejas atpazīšanas sistēmas utt.

7. Pārmērīga neproduktīva sērfošana internetā

Sērfošana internetā ir dabiska parādība, un darbinieki laiku pa laikam apmeklē internetu, lai izpētītu vai pārbaudītu informāciju vai gūtu ieskatu par tēmu, par kuru viņi, iespējams, runās ar klientiem, vadītājiem vai kolēģiem. Tomēr pārmērīga sērfošana internetā, jo īpaši ar darbu nesaistītu uzdevumu veikšanai, piemēram, atbildot uz personīgiem e-pastiem, iepērkoties tiešsaistē vai lasot par tēmām, kas nav saistītas ar darbu, var novest pie produktīva darba stundu zaudēšanas.

Daži darbinieki var arī bezjēdzīgi sērfot internetā darba laikā, izliekoties, ka meklē svarīgu informāciju, kas saistīta ar kādiem dienesta uzdevumiem. Lai risinātu šādus scenārijus, jums, iespējams, būs jāstrādā pie tā, lai dažādos veidos iedvesmotu darbiniekus uzlabot viņu sniegumu.

Laika zādzību ietekme uz uzņēmumiem

Nozares dati liecina, ka laika zādzības joprojām ir nopietns organizāciju ieņēmumu aizplūšanas avots. Piemēram, nozares ziņojumā atklāts, ka ASV organizācijām laika zādzības radīja 20 miljardu ASV dolāru un 50 miljardu ASV dolāru zaudējumus gadā.

Tikmēr uzņēmumi visā pasaulē zaudē vairāk nekā 400 miljardus ASV dolāru, zaudējot darba ražīgumu! Tie ir nopietni skaitļi, kas rada bažas organizācijām, kuras cīnās ar vairākām krīzēm, piemēram, nestabilu darba tirgu un neiepriecinošiem makroekonomiskajiem rādītājiem galvenajos tirgos.

Kā apturēt laika zādzību

Tālāk ir minēti daži veidi, kā organizācijas var apturēt laika zādzības.

1. Palielināt darbinieku iesaistīšanos

Nesen publicētajā nozares ziņojumā ir apstiprināts, ka darbinieku iesaistes līmenis joprojām ir viszemākais visu laiku. Tikai viena piektā daļa jeb 21 % pasaules darbinieku uzskata, ka ir aktīvi iesaistīti. Tikmēr darbinieku stresa līmenis 2022. gadā sasniedza 44 %, kas bija vēl augstāks nekā 2021. gadā.

Straujā pāreja uz attālinātām un hibrīdām darba vietām ietekmēja darba un privātās dzīves līdzsvaru, palielinot izdegšanas rādītājus. Šādas problēmas ir ietekmējušas darbinieku spēju koncentrēties uz ar biroju saistītiem uzdevumiem un līdzsvarot personīgo un profesionālo dzīvi. Lai to risinātu, organizācijām ir jāvelta laiks sarunām ar darbiniekiem, lai izprastu viņu zemo produktivitātes rādītāju iemeslus un nepieciešamību izmantot laika uzskaites programmatūras krāpšanas veidus.

Iesaistīti darbinieki retāk tērē darba laiku neproduktīviem uzdevumiem un rada lielāku vērtību organizācijai. Tādēļ darba devēji var veikt dažādus darbinieku iesaistīšanas pasākumus, lai palielinātu produktivitāti un palīdzētu ierobežot laika izšķērdēšanas problēmu.

2. Efektīvi sazināties

Efektīvai saziņai ir lielāka nozīme nekā jebkad agrāk, jo īpaši tāpēc, ka personīgā saskarsme kļūst arvien retāka un attālinātais darbs kļūst arvien populārāks. Organizācijām ir ne tikai efektīvi jākomunicē, lai iesaistītu darbiniekus, bet arī jāpalīdz viņiem izprast darba laika uzskaites sistēmu nepieciešamību.

Organizācijām ir jāpanāk, lai darbinieki piekristu idejai, ka šādu laika uzskaites mehānismu izmantošana nav mikrolīmenī, bet gan lai sniegtu viņiem vairāk praktisku ieskatu par to, kā viņus var pilnvarot veikt vērtīgākus uzdevumus. Uzņēmumu vadītājiem ir jāuzņemas vadošā loma, lai palīdzētu institucionalizēt šādu praksi visā organizācijā, darbojoties kā pārmaiņu veicinātājiem.

Lasiet arī: 5 efektīvi iekšējās saziņas rīki, lai uzlabotu jūsu uzņēmuma darba plūsmu

3. Laika uzskaites programmatūra uz kuģa

Attēlu avots

Darba laika uzskaites programmatūras ieviešana ir stratēģisks solis uzņēmumiem, kas vēlas uzlabot produktivitāti un novērst laika zādzības. Izmantojot tādu laika uzskaites rīku kā Replicon, organizācijas var precīzi uzraudzīt darbinieku darba laiku un darbības, mazinot laika zādzību risku. Šie progresīvie risinājumi piedāvā reāllaika ieskatu uzdevumos un projektu grafikos, nodrošinot atbildību un pārredzamību darba vietā. Daži no šiem rīkiem piedāvā ar mākslīgo intelektu darbināmas darba laika uzskaites lapas un mobilās darba laika uzskaites lapas, kas palīdz organizācijām apkopot darba laika un apmeklējuma datus, rezervēt brīvpusdienas un efektīvi pārvaldīt darba grafikus jebkurā laikā un vietā.

4. Iespēja strādāt elastīgu darba laiku

Attēlu avots

Darba devēji var palīdzēt darbiniekiem nodrošināt labāku darba un privātās dzīves līdzsvaru, nodrošinot elastīgu darba laiku. Elastīgs darba laiks var palīdzēt darbiniekiem pārvaldīt savu personīgo dzīvi un pienākumus tā, lai viņiem nevajadzētu melot, ka viņi ir tiešsaistē "noteiktās" stundās, vai atrast atjautīgus veidus, kā apmānīt darba laika uzskaites programmatūru.

Tas ļautu viņiem koncentrēties uz darbu un dzīvot bez stresa, kas palīdzētu paaugstināt viņu produktivitātes līmeni un ilgtermiņā dotu labumu organizācijai, palīdzot tai uzvarēt notiekošajā karā par talantiem!

Varat izmēģināt elastīgu darba laiku, kad darbinieki var strādāt noteiktu stundu skaitu, bet paši izvēlēties, kad strādāt, vai pat izmēģināt saspiestas darba nedēļas grafikus, piemēram, 4/10, 9/80 vai 2-2-3, kas ļauj darbiniekiem nostrādāt darba nedēļas stundas mazāk nekā standarta piecās dienās, lai iegūtu vairāk brīvā laika, kurā viņi var veikt savas personīgās aktivitātes.

5. Koncentrējieties uz rezultātiem

Organizācijās ir jāattīsta kultūra, kurā darbinieki un vadītāji koncentrējas uz rezultātiem, nevis uz projektam vai uzdevumam veltīto laiku. Tas var būt pārmaiņa pretstatā iedibinātajai paradigmai, kurā par produktivitātes mērauklu tiek uzskatīts "pavadītais laiks".

Tomēr šādu pārmaiņu veikšanai ir nepieciešama ilgāka termiņa iejaukšanās un apņemšanās, jo kultūras pārmaiņām ir nepieciešams ilgs laiks, lai izpaustos.

6. Rūpīgi veikt revīziju

Darbinieku laika pavadīšanas audits var sniegt padziļinātu ieskatu organizācijas mēroga tendencēs, ko vadītāji var izmantot, lai izstrādātu uzlabojumu plānus. Piemēram, organizācija var automatizēt administratīvos uzdevumus, ja tās darbinieki vairāk laika pavada administratīvām darbībām nekā uzņēmējdarbībai svarīgiem uzdevumiem.

Secinājums {#conclusion}

Pēdējie daži gadi organizācijām visā pasaulē ir bijuši vētraini. Samazināta peļņas norma, ievērojami samazinājušies klientu tēriņi, sīvais karš par talantiem un pieaugošās cilvēkresursu izmaksas liek pievērst uzmanību tam, kā novērst ieņēmumu iztrūkumu. Un darbinieku laika zādzību problēmas risināšana ir vienkāršs, bet ļoti efektīvs veids, kā uzlabot peļņas rādītājus.