Būtiska dokumentācija uzņēmuma īpašniekiem: 11 veidu uzņēmējdarbības dokumenti, kas vienmēr jāuzglabā

Ievads

Tikai retais uzņēmuma īpašnieks labprāt strādā ar papīriem, un vēl mazāk ir tādu, kas vēlas sekot līdzi visai dokumentācijai, kas nonāk pāri viņu galdiem. Diemžēl uzņēmējdarbības dokumenti ir ļoti svarīgi jūsu organizācijas veselībai, jo bez tiem jūs riskējat ar neērtībām, darbības traucējumiem un pat juridiskām problēmām.

Par laimi, tas attiecas tikai uz dažiem izvēlētiem uzņēmējdarbības dokumentu veidiem. Tāpēc šajā rakstā mēs jums iemācīsim, kā atšķirt, kas ir svarīgi un kas nav, izskaidrosim 11 svarīgāko uzņēmējdarbības dokumentu veidus, kurus vienmēr vajadzētu saglabāt, un izpētīsim, kādas priekšrocības tie var sniegt jūsu uzņēmumam.

Kas ir uzņēmējdarbības dokumenti?

Vispārīgi runājot, par uzņēmuma dokumentu var uzskatīt jebkuru papīra dokumentu (vai tā digitālo ekvivalentu), kas kaut vai tikai nedaudz saistīts ar uzņēmuma darbību. Bet, lai būtu konkrētāki, par uzņēmējdarbības dokumentiem var domāt kā par ierakstiem, ko izmanto, lai sazinātos, uzglabātu vai organizētu informāciju organizācijā.

Kāpēc biznesa dokumenti ir svarīgi?

Kā drīzumā redzēsiet, uzņēmējdarbības dokumentiem ir dažādas formas, izmēri un, kas ir vissvarīgākais, izmantošanas gadījumi. Bet kāpēc tie vispār ir svarīgi un kādas priekšrocības tie var sniegt jūsu uzņēmumam? Atbildēsim uz to.

• Organizācija un efektivitāte: Uzņēmējdarbības dokumenti nodrošina struktūru un skaidrību jūsu darbībā, ļaujot paaugstināt efektivitāti, samazināt kļūdu skaitu un panākt vispārēju konsekvenci.
• Komunikācija un sadarbība: Dokumenti veicina arī efektīvu iekšējo un ārējo saziņu, radot labāku darba vidi un ļaujot darbiniekiem un ieinteresētajām personām sasniegt labākos iespējamos rezultātus.
• Zināšanu apmaiņa un pārvaldība: Kad darbinieki atstāj uzņēmumu, viņi paņem līdzi visas savas zināšanas, tādējādi radot neefektivitāti. Uzņēmējdarbības dokumenti ļauj saglabāt visu šo informāciju un veicināt turpmāko darbinieku darbu.
• Juridiskā aizsardzība: Diemžēl strīdi, tiesas prāvas un pārbaudes ir neizbēgama uzņēmējdarbības veikšanas sastāvdaļa. Taču, glabājot attiecīgos uzņēmējdarbības dokumentus, jūs varat nodrošināt visus iespējamos riskus un mazināt juridisko incidentu negatīvo ietekmi.
• Plānošana un lēmumu pieņemšana: Uzņēmējdarbības dokumenti sniedz nenovērtējamu ieskatu jūsu darbībā, ļaujot jums mācīties no pagātnes un pielāgoties nākotnei. Pateicoties tam, jūs vienmēr varat pieņemt efektīvus, uz datiem balstītus lēmumus.
• Darbības uzraudzība un novērtēšana: Kā jūs varat efektīvi vadīt savu uzņēmumu, ja nesaprotat, kas notiek tā iekšienē? Vienkārši - nevarat. Par laimi, uzņēmējdarbības dokumenti ļauj jums (gandrīz) reāllaikā izsekot visiem svarīgajiem rādītājiem.
• Reputācija un zīmola tēls: Šajā gadījumā uzņēmējdarbības dokumentu vērtība ir divējāda. Pirmkārt, zīmola dokumentācija ļauj konsekventi mērķēt uz jūsu ideālajiem klientiem ar atpazīstamu balss toni (kopijā, plašsaziņas līdzekļos, dizainā u. c.). Bet, otrkārt, efektīva dokumentu pārvaldība ļauj arī strādāt efektīvāk un radīt uzticamāku reputāciju par savu zīmolu.

11 veidu būtiski svarīgi biznesa dokumenti, kas vienmēr jāglabā

Kā parādīts iepriekš, standarta veids, kā klasificēt uzņēmējdarbības dokumentus, ir to izmantošanas gadījums uzņēmumā. Bet, lai noteiktu dokumenta galīgo galamērķi (t. i., atkritumu grozs vai jūsu biroja galda atvilktne), mums ir jāaplūko novecošana.

Jāatzīst, ka tas ir mazliet sarežģīti, jo šis jēdziens pārsniedz lietojuma gadījumus, saturu un pat mērķauditorijas. Vispārīgi runājot, vissvarīgākie uzņēmējdarbības dokumenti parasti ietilpst finanšu, juridiskajos un mārketinga dokumentos, bet ne visi.

Turklāt, pat ja jūs glabātu visu dokumentāciju, kas iekļauta tikai šajās kategorijās, drīz vien jūsu birojs un datori būtu pārpildīti ar (digitāliem) papīra atkritumiem. Tāpēc visefektīvākais veids, kā jums palīdzēt noteikt, kurus dokumentus saglabāt, ir pastāstīt par tiem visiem.

#1 Ienākumu pārskati

Šajos dokumentos, kas pazīstami arī kā peļņas un zaudējumu vai peļņas pārskati, ir apkopoti uzņēmuma ieņēmumi, izdevumi un neto ienākumi vai zaudējumi konkrētā periodā. Tie ir svarīgi iekšējiem mērķiem, tostarp salīdzinošai novērtēšanai, plānošanai un lēmumu pieņemšanai.

Tomēr to patiesā vērtība atklājas, kad runa ir par ārējo pārskatu sniegšanu, konkrētāk, investoru/kreditoru analīzi, veicot iegādes vai meklējot investīcijas, un nodokļu atbilstības nodrošināšanu.

Peļņas un zaudējumu aprēķini ir ļoti svarīgi, lai novērtētu jūsu uzņēmuma darbību un finansiālo stāvokli, un to trūkums var radīt šaubas par jūsu rīcību. Sliktākajā gadījumā tas var novest pie finansējuma nepiešķiršanas vai pat pie tā, ka jūs nonāksiet sarežģītā situācijā ar vietējo nodokļu iestādi.

(Avots: Zervant)

#2 Bilances

Līdzīgi kā peļņas vai zaudējumu aprēķini, arī bilances sniedz pārskatu par uzņēmuma finansiālo stāvokli konkrētā brīdī un ir svarīgas iepriekš minēto iemeslu dēļ. Tomēr tās atšķiras ar to, ka tajās galvenā uzmanība tiek pievērsta jūsu uzņēmuma aktīviem, saistībām un akcionāru pašu kapitālam.

(Avots: bdc.ca)

#3 Nodokļu deklarācijas

Kā liecina nosaukums, nodokļu deklarācijas ir uzņēmējdarbības dokumenti, ko iesniedzat vietējai nodokļu iestādei (ASV - IRS), lai ziņotu par saviem ienākumiem, atskaitījumiem un nodokļu saistībām par kādu periodu, un tās kalpo kā jūsu uzņēmuma finansiālo darbību reģistrs.

Kā jau varat iedomāties, tās ir vissvarīgākās, lai nodrošinātu atbilstību vietējiem tiesību aktiem, jo, tos pārkāpjot, labākajā gadījumā var nākties maksāt sodanaudu, bet sliktākajā - nonākt tiesas zālē vai kamerā.

(Avots: AbbyMarketplace)

#4 Rēķini un kvītis

Mēs nešaubāmies, ka jūs lieliski zināt par rēķiniem un kvītīm, taču, lai nevienu neatstātu novārtā, šie dokumenti apliecina jūsu biznesa darījumus. Tas padara tos ļoti svarīgus vairāku iemeslu dēļ, tostarp grāmatvedības uzskaites, klientu strīdu un nodokļu jomā. Rēķinu izrakstīšanas programmatūras ieviešana ir optimāls risinājums rēķinu sagatavošanai un pārvaldīšanai.

(Avots: Billdu)

#5 Bankas izraksti

Bankas vai citas finanšu organizācijas izsniegtajos bankas izrakstos ir apkopoti jūsu uzņēmuma darījumi konkrētā periodā, tostarp noguldījumi, naudas izņemšana, pārskaitījumi un citi. Tāpat kā citiem finanšu dokumentiem, arī šiem ir svarīga nozīme iekšējās grāmatvedības uzskaitē, budžeta veidošanā un nodokļu atbilstības nodrošināšanā.

Tomēr tie arī palīdz jūsu uzņēmumam atklāt krāpšanu un ir ļoti svarīgi, **pieprasot aizdevumus **vai **pieprasot finansējumu **no citām uzņēmējdarbības struktūrām. Tāpēc tos ir vairāk nekā vērts glabāt atvilktnē drošai glabāšanai.

(Avots: Patriot Software)

#6 Algas uzskaite

Algas uzskaites dokumentos, ko galvenokārt izmanto iekšējai lietvedībai, tiek uzskaitīta darbinieku atalgojuma, atskaitījumu un cita saistītā informācija. Tie ir ļoti svarīgi, lai uzraudzītu jūsu izdevumus, nodrošinātu atbilstību darba un nodokļu likumiem, risinātu strīdus par darbinieku algām un pierādītu savu nevainību revīzijās.

(Avots: Hourly)

#7 Uzņēmējdarbības licences un atļaujas

Pārejot no finansēm, ir pienācis laiks apspriest juridiskos uzņēmējdarbības dokumentus. Licences un atļaujas kalpo vairākiem acīmredzamiem mērķiem, tostarp piekļuves piešķiršanai unikālām nozarēm, ļaujot jums piedalīties īpašās valdības programmās un demonstrējot jūsu **ekspertīzi **un uzticamību.

Jau tāpēc vien ir vērts paturēt atļaujas un licences. Tomēr vissvarīgākais iemesls ir tas, ka, ņemot vērā to raksturu un darbības, ar kurām tās ir saistītas, jums bieži būs jāuzrāda jūsu atbilstība noteiktām juridiskām un uzņēmējdarbības darbībām.

(Avots: SignNow)

#8 Līgumi un vienošanās

Neatkarīgi no tā, vai esat B2B vai B2C uzņēmums, līgumi un vienošanās ir jūsu maize.Tie ietver arī līgumus ar ārējām struktūrām, piemēram, programmatūras ārpakalpojumu uzņēmumiem, kas ir īpaši svarīgi uz tehnoloģijām orientētiem uzņēmumiem. Tie sīki apraksta **tiesiski saistošos jūsu attiecību noteikumus **(ar klientiem, partneriem, uzticības personām utt.) un palīdz aizsargāt jūs pret iespējamām tiesas prāvām. Turklāt tie ļauj jums sekot līdzi savām līgumsaistībām, lai nodrošinātu, ka jūs izpildāt visus savus pienākumus.

(Avots: Jotform)

#9 Intelektuālā īpašuma dokumentācija

IP ir kopējs termins uzņēmējdarbības dokumentiem, kas nosaka un aizsargā jūsu uzņēmuma intelektuālā īpašuma tiesības, tostarp ierakstus, reģistrāciju un patentus. Praksē to saglabāšana sniedz daudz priekšrocību, galvenokārt pierādot, ka jums pieder jūsu uzņēmuma nemateriālie aktīvi, novēršot iespējamu zādzību vai ļaunprātīgu izmantošanu, peļņas gūšanu, licencēšanu un zīmola atpazīstamību.

(Avots: Signaturely)

#10 Apdrošināšanas ieraksti

Vēl viens uzņēmējdarbības dokumentu veids, kas vienmēr ir jāuzglabā, ir apdrošināšanas dokumenti, jo tajos tiek sekots līdzi uzņēmuma apdrošināšanas segumam, detalizēti aprakstīta visa attiecīgā informācija un tie kalpo kā pierādījums atlīdzības prasību gadījumā. Tie ir ļoti svarīgi, lai uzturētu labu riska pārvaldību un nodrošinātu veiksmīgu darbības nepārtrauktību un avāriju seku novēršanu. Turklāt tie aizsargā jūsu uzņēmumu un darbiniekus pret nelaimes gadījumiem, kas var notikt darba vietā.

(Avots: SampleForms)

#11 Mārketinga ieraksti

Visbeidzot, mārketinga uzskaite attiecas uz dokumentāciju un datiem, kas saistīti ar jūsu uzņēmuma mārketinga darbībām un stratēģijām. Tie ietver tirgus izpēti, reklāmas kampaņas, klientu datus, analīzi, mārketinga plānus un reklāmas materiālus.

Tie ir būtiski dažādu iemeslu dēļ, taču tos ir vērts saglabāt, jo īpaši, lai nodrošinātu efektīvu veiktspējas un konkurentu analīzi, izsekotu klientu ieskatiem un mērķtiecīgai atlasei, nodrošinātu zīmola mārketinga konsekvenci un ļautu veikt ilgtermiņa plānošanu.

(Avots: SlideTeam)

Kā tiek klasificēti uzņēmējdarbības dokumenti?

Tā kā to definīcija ir ļoti plaša, nav pārsteigums, ka uzņēmējdarbības dokumentu iedalījums kategorijās ir diezgan daudzveidīgs. Parasti tos pēc satura un funkcijām iedala šādos veidos:

• Administratīvi: Šos dokumentus izmanto iekšējiem administratīviem mērķiem, un tie atvieglo saziņu, koordināciju un organizāciju uzņēmumā. Tie ietver piezīmes, iekšējos e-pastus, sanāksmju darba kārtības, darbinieku grafikus utt.
• Juridiskie un regulatīvie jautājumi: Šie dokumenti, kas nepieciešami, lai izpildītu juridiskās un regulatīvās saistības, palīdz nodrošināt, ka uzņēmums darbojas saskaņā ar tiesisko regulējumu, lai aizsargātu savas tiesības un intereses. Tie ietver līgumus, vienošanās, licences, atļaujas, pakalpojumu sniegšanas noteikumus, privātuma politiku un citus dokumentus.
• Finanšu: Šie dokumenti ir saistīti ar darījumiem un citām finanšu darbībām un ir nepieciešami efektīvai grāmatvedībai, nodokļu uzlikšanai un finanšu analīzei. Tie ietver finanšu pārskatus, rēķinus, kvītis, pirkuma pasūtījumus, izdevumu pārskatus un citus dokumentus.
• Mārketings un pārdošana: Šie dokumenti tiek izmantoti, lai piesaistītu un pārvērstu potenciālos klientus un popularizētu uzņēmuma produktus un pakalpojumus, veicinot pārdošanu un radot ieņēmumus. Tie ietver brošūras, skrejlapas, reklāmas, produktu/pakalpojumu aprakstus, mārketinga plānus, klientu atsauksmes utt.
• Cilvēkresursi: Personāla dokumenti palīdz nodrošināt pareizu darbinieku vadību, atbilstību darba tiesību aktiem un efektīvu saziņu starp uzņēmumu un tā darbiniekiem. Tie ietver darba līgumus, amata aprakstus, darba izpildes novērtējumus, mācību materiālus, disciplinārlietas, personāla programmatūras izstrādi, lai racionalizētu personāla procesus, un citus dokumentus.
• Darbības: Šajos dokumentos, ko izmanto ikdienas darbības atbalstam, ir sniegtas vadlīnijas un norādījumi darbiniekiem, lai nodrošinātu efektivitāti, konsekvenci un kvalitāti. Tie ietver standarta darbības procedūras (SOP), procesu plūsmas shēmas, inventāra uzskaiti, tehniskās apkopes žurnālus utt.
• Projekts: Projektu vadība: šie dokumenti palīdz izsekot atskaites punktiem, sadalīt resursus un nodrošināt veiksmīgu projekta pabeigšanu, veicot rūpīgu plānošanu, uzraudzību un izpildi. Tie ietver projekta plānus, grafikus, darbu sadalījuma struktūras (WBS), progresa ziņojumus, riska novērtējumus un citus dokumentus.
• Ārējā sarakste: Šie dokumenti palīdz veidot biznesa attiecības un veicina vienmērīgu mijiedarbību un sadarbību ar ārējām ieinteresētajām personām, piemēram, klientiem, piegādātājiem un partneriem. Tie ietver vēstules, e-pastus, priekšlikumus, piedāvājumus, cenu piedāvājumus, iepirkuma pasūtījumus, līgumus utt.

Labāks priekšstats par šo iedalījumu kategorijās ir svarīgs, lai izprastu biznesa dokumentu nozīmi un izmantošanu jūsu uzņēmumā. Tomēr tas nepalīdzēs jums atbildēt uz jautājumu, kas jūs šeit atveda, - kurus dokumentus ir droši izmest un kurus vajadzētu saglabāt. Atbildēsim uz to tieši tagad.

Kāds ir labākais veids, kā pārvaldīt uzņēmējdarbības dokumentus?

Mūsdienās mums ir paveicies, ka mums vairs nav jāpaļaujas uz izplūdušām mapēm un pārpildītām rakstāmgalda atvilktnēm, kurās glabājas visa mūsu svarīgā biznesa dokumentācija. Dokumentu pārvaldības programmatūra (DMS) ir viens no labākajiem rīkiem, ko ieviest savā uzņēmumā, jo tā ne tikai samazina dokumentu kārtošanas ietekmi uz jūsu satrauktajiem nerviem, bet arī uz vidi.

DMS ļauj glabāt, organizēt un kopīgot resursus, izmantojot vienu ērtu saskarni, un tas ir labākais veids, kā pārvaldīt uzņēmējdarbības dokumentus. Tomēr tas nenozīmē, ka tā ir pilnīgi bezrūpīga. Ja vēlaties izbaudīt maksimāli racionalizētu pieredzi un maksimāli palielināt efektivitāti, jums joprojām būs jāizmanto dažas izvēlētās stratēģijas, lai veicinātu tās darbību.

Tie ietver:

• Skaidras nosaukšanas un marķēšanas politikas izveide
• Dokumentu glabāšanas centralizēšana
• Piekļuves hierarhijas izveide
• Rezerves kopiju un avārijas seku novēršanas īstenošana
• Dokumentu plūsmas un sadarbības nodrošināšana

Kopsavilkumā

Kā jau pierādījām, uzņēmējdarbības dokumenti ir būtiski jūsu uzņēmumam un visām tā darbībām, tostarp juridiskajam, finanšu, mārketinga un citiem departamentiem. Un pirmā atslēga, lai tos izmantotu pēc iespējas labāk, ir spēja nošķirt tos, kuriem ir ilgtermiņa vērtība, no tiem, kuriem nav vērtības.

Šajā rakstā esat iepazinušies ar 11 uzņēmējdarbības dokumentiem, kas jums vienmēr būtu jāglabā, un uzzinājāt, kāpēc tas ir nepieciešams. Tomēr jūsu darbs vēl nebūt nav galā. Tagad jums ir jāpārvērtē pašreizējās iekšējās dokumentu pārvaldības politikas un jānosaka, vai tās veicina vai kavē jūsu komandu centienus.

Neatkarīgi no galīgā secinājuma jums jāatceras, ka vienmēr ir iespējams veikt uzlabojumus. Un, iespējams, tieši tā ir vieta, ko varat atbrīvot sava biroja rakstāmgalda atvilktnē, pārnesot visu savu dokumentāciju uz mākoni.