5 naudas apstrādes kļūdas, kas mazumtirdzniecības uzņēmumiem izmaksā naudu

Ievads

Ja jūsu kases aparāts pastāvīgi rāda deficītu un jūs nevarat saprast, kāpēc, jūs neesat vienīgais. Nelielas naudas nesakritības var šķist nenozīmīgas, bet tās ātri summējas. Lielākajai daļai mazumtirdzniecības uzņēmumu patiesā problēma nav zādzības. Tā ir slikta naudas apstrādes prakse, kas nekad nav tikusi risināta. Labā ziņa ir tā, ka lielākā daļa šo problēmu ir viegli atrisināmas, ja vien jūs zināt, ko meklēt.

Kāpēc naudas apstrāde joprojām ir svarīga

Jūs varbūt domājat, ka skaidrā nauda pamazām izzūd, bet tas nav pilnīgs priekšstats. Skaidra nauda joprojām veido nozīmīgu daļu no mazumtirdzniecības darījumiem, īpaši nelieliem pirkumiem un nozarēs, piemēram, veikaliņos, restorānos un mazumtirdzniecības veikaliņos. Pētījumi liecina, ka kopējās skaidras naudas izmaksas mazumtirdzniecības veikaliem svārstās no 4,7 % līdz 15,3 % no ieņēmumiem, ņemot vērā darbaspēku, kļūdas, zādzības un apstrādes laiku. Veikalam, kura apgrozījums gadā ir 500 000 dolāru, tas nozīmē līdz pat 76 500 dolāru novēršamus zaudējumus.

Šeit ir piecas visbiežāk sastopamās kļūdas, kas var samazināt jūsu peļņu, un to novēršanas veidi.

1. Paļaušanās uz pilnīgi manuālu naudas skaitīšanu

Ja viss naudas apstrādes process tiek veikts manuāli, piemēram, naudas skaitīšana, monētu šķirošana, papīra noguldījumu veidlapu aizpildīšana un manuāla kases atbilstības pārbaude, jūs tērējat vairāk laika un naudas, nekā nepieciešams. Manuālie procesi ir lēni, kļūdaini un nav pielāgojami, kad darbs kļūst intensīvāks.

Katra stunda, ko jūsu darbinieki pavada, skaitot naudu ar rokām, ir stunda, ko viņi nevar veltīt klientu apkalpošanai vai pārdošanas veicināšanai. Mazumtirdzniecības uzņēmumu īpašnieki, kuri pāriet uz komerciāliem naudas skaitītājiem, bieži vien samazina dienas beigās veicamo saskaņošanu no 30 minūtēm līdz mazāk nekā piecām minūtēm, atbrīvojot darbiniekus produktīvākiem uzdevumiem.

Pētījumi liecina, ka skaidras naudas apstrādes automatizācija var palīdzēt mazumtirdzniecības veikalam ietaupīt līdz pat 500 darba stundām mēnesī. Pat nelieliem uzņēmumiem laika ietaupījums, ko sniedz uzticams naudas skaitītājs vai POS sistēma ar aklo naudas noguldīšanas funkciju, ir ievērojams.

Ātri ieguvumi, sākot automatizāciju:

• Ieguldiet naudas skaitītājā ar iebūvētu viltoto naudas atklāšanas funkciju
• Uzlabojiet savu POS, lai izsekotu skaidras naudas darījumus un atzīmētu neatbilstības
• Izmantojiet aklo skaidras naudas noguldīšanas funkciju, lai kasiieri nevarētu redzēt kopējo summu pirms skaitīšanas

2. Neapmācīt savu komandu par skaidras naudas procedūrām

Daudzi veikalu īpašnieki uzskata, ka skaidras naudas apstrāde ir intuitīva. Vienkārši nodod atlikumu, aizver kasi un turpini darbu. Taču neapmācīti kasiieri pieļauj skaitīšanas kļūdas, iekrist uz ātrās naudas maiņas krāpšanām un attīsta sliktas ieradumus, kas nedēļu no nedēļas klusi samazina peļņu.

Mazumtirdzniecības zaudējumi ir arvien pieaugoša problēma uzņēmumiem visā valstī. Nacionālās mazumtirdzniecības federācijas 2023. gada mazumtirdzniecības drošības aptauja atklāja, ka ASV mazumtirdzniecības zaudējumi sasniedza 112,1 miljardu dolāru, no kuriem ievērojamu daļu veidoja iekšējās kļūdas un ar darbiniekiem saistītas problēmas. Ne viss no tā ir tīšs zādzības. Liela daļa rodas no godīgiem kļūdām, ko pieļauj cilvēki, kuri nekad nav apguvuši pareizās procedūras.

Kas jāiekļauj pareizā apmācībā par skaidras naudas rīkošanos:

• Saskaitiet atlikumu, sākot no mazākās nominālvērtības līdz lielākajai
• Pārbaudiet naudas zīmes, pirms tās ievietojat kasē
• Paziņojiet skaļi ieskaitīto summu
• Pareizi apstrādājiet anulētos darījumus un atmaksas

Iekļaujiet to jauno darbinieku apmācībā un neļaujiet viņiem to apgūt darba gaitā.

3. Darbības bez standarta darbības procedūrām

Ja jūsu naudas apstrādes process atšķiras no maiņas uz maiņu vai no darbinieka uz darbinieku, jūs radāt problēmas. Neatbilstošas darbības kaitē visam, sākot no klientu pieredzes līdz jūsu mazumtirdzniecības meklēšanas redzamībai. Bez rakstiskām, standartizētām procedūrām nav pamata, ar ko salīdzināt, un neatbilstības kļūst gandrīz neiespējami izsekot.

Pamatīgai naudas apstrādes politikai jāietver, kā tiek skaitītas kases atvilktnes maiņas sākumā, kad un kā tiek veikti naudas noguldījumi, kam ir piekļuve seifam un kas notiek, ja rodas neatbilstības. Uztveriet to kā jūsu veikala naudas apstrādes rokasgrāmatu.

Joma	Kas jāstandartizē
Kases konfigurācija	Fiksēta sākuma summa katrai maiņai
Skaidras naudas limiti	Maksimālā summa, kas atļauta kasē pirms naudas nodošanas
Skaidras naudas nodošana	Kas to veic, kā tas tiek dokumentēts, kas parakstās
Droša piekļuve	Ierobežota konkrētiem vadītājiem ar reģistrētu ieeju
Neatbilstības	Skaidrs process pārpalikumu/trūkumu ziņošanai un izmeklēšanai

Ja visi ievēro vienotu procesu, ir vieglāk pamanīt kļūdas vai aizdomīgas darbības. Darbību standartizācija ir tikpat svarīga, ja runa ir par apmeklētāju skaita palielināšanu, izmantojot vietējo meklēšanu, kur konsekvence arī atmaksājas.

4. Maiņas maiņas saskaņošanas izlaišana

Šāds scenārijs ik dienas atkārtojas mazumtirdzniecības veikalos: viens kasiers beidz savu maiņu, nākamais sāk strādāt pie kases, un neviens nesaskaita kases atvilktnes starp abām maiņām. Kad slēgšanas brīdī skaitļi nesaskan, nav iespējams noskaidrot, kuras maiņas laikā radās problēma.

Katru reizi, kad kases aparāts maina īpašnieku, netiekot saskaitīts un pārbaudīts, rodas atbildības trūkums. Šīs nepilnības ar laiku palielinās. Risinājums ir vienkāršs: katras maiņas beigās ir jāveic pilna kases aparāta saskaitīšana, ideāli gadījumā to apstiprinot gan aizietajam, gan nākamajam darbiniekam. Tas aizņem tikai dažas papildu minūtes, bet gada laikā var ietaupīt simtiem, ja ne tūkstošiem dolāru, kas citādi tiktu zaudēti nesaskaitītu naudas līdzekļu dēļ.

5. Nekad neveiciet savu naudas procesu revīziju

Jūs nevarētu vadīt savu uzņēmumu, nepārbaudot krājumus. Tāpēc kāpēc izlaist naudas revīziju? Daudzi mazumtirdzniecības veikali veic saskaņošanu tikai tad, kad ir acīmredzama problēma, kas parasti nozīmē, ka zaudējums jau ir nodarīts.

Regulāras naudas revīzijas ir viena no visefektīvākajām kontroles metodēm, ko varat ieviest. Saskaņā ar Sertificēto krāpšanas izmeklētāju asociācijas 2024. gada ziņojumu valstīm aptuveni trešdaļa krāpšanas gadījumu notiek tāpēc, ka uzņēmumiem trūkst iekšējās kontroles. Tās ļauj savlaicīgi atklāt kļūdas un darbojas kā spēcīgs atturējošs faktors. Darbinieki ir mazāk tendēti uz krāpšanos, ja zina, ka naudas skaitīšana tiek regulāri pārbaudīta.

Vienkāršs revīzijas grafiks, kas darbojas:

• Reizi nedēļā: veikt divu vai trīs izlases veidā izvēlētu kases atvilktņu pārbaudi, salīdzinot ar POS ierakstiem
• Reizi mēnesī: pārskatīt visus skaidras naudas iemaksu ierakstus un atzīmēt modeļus
• Reizi ceturksnī: pilnīga skaidras naudas apstrādes SOP un darbinieku atbilstības pārskatīšana

FAQ

Cik bieži man jāsaskaņo kases aparāti?

Vismaz saskaņojiet katras maiņas sākumā un beigās. Ja vairāki kasiieri dala vienu kasi, skaitiet un pārbaudiet katras maiņas beigās. Ikdienas saskaņošana ir obligāta, lai izsekotu neatbilstības.

Kāds ir saprātīgs kases atvilktnes limits mazam veikalam?

Lielākajai daļai mazo mazumtirgotāju tas ir no 200 līdz 500 dolāriem. Pareizā summa ir atkarīga no vidējā darījuma apmēra, no tā, cik bieži klienti maksā skaidrā naudā, un no jūsu reģiona drošības profila.

Cik patiesībā izmaksā kases kļūdas?

NRF ziņoja, ka 2022. gadā ASV mazumtirdzniecības nozares zaudējumi sasniedza 112,1 miljardu dolāru, no kuriem ievērojama daļa bija saistīta ar administratīvām un darbinieku kļūdām, nevis tiešām zādzībām. Pat ikdienas neatbilstības 5–10 dolāru apmērā var veidot tūkstošiem dolāru gadā vienam veikalam.

Vai man vajadzētu apsvērt iespēju atteikties no skaidras naudas?

Pāreja uz bezskaidras naudas norēķiniem novērš skaidras naudas apstrādes problēmas, bet atsvešina klientus, kuri dod priekšroku vai kuriem ir nepieciešams maksāt skaidrā naudā. Daudzas pavalstis un pilsētas tagad likumīgi prasa uzņēmumiem pieņemt skaidru naudu. Labāka pieeja ir stingrākas procedūras, nevis pilnīga atteikšanās no skaidras naudas.

Kāda ir vienīgā visietekmīgākā izmaiņa, ko es varu veikt?

Rakstisku standarta darbības procedūru ieviešana skaidras naudas apstrādei. Tas rada atbildību, sniedz pamatu revīzijai un nodrošina, ka visi darbinieki ievēro vienotu procesu. Viss pārējais balstās uz šo pamatu.

Galvenie secinājumi

• Manuāla naudas skaitīšana rada darba laika zudumu un palielina kļūdu skaitu. Pamata automatizācija ātri atmaksājas.
• Neprofesionāli apmācīti kasiieri ir viens no lielākajiem novēršamajiem naudas zudumu avotiem mazumtirdzniecībā.
• Rakstiskas SOP veicina atbildību un padara neatbilstības daudz vieglāk izsekojamas.
• Vienmēr saskaņojiet kases atvilktnes maiņas laikā. Nekad neļaujiet kases aparātam nonākt citā rokās, pirms tas nav saskaitīts.
• Regulāras skaidras naudas revīzijas attur no krāpšanas un ļauj atklāt problēmas, pirms tās kļūst par sniega pikas efektu.