Panākt brīnišķīgu sanāksmju kultūru atbilstoši jūsu komandai

Ievads

Vidējais darbinieks sanāksmēs pavada 6 stundas. Savukārt vadītāji sapulcēs nedēļā vidēji pavada vairāk nekā 23 stundas, un, kā liecina pētījumi, šis skaits pieaug. Sanāksmes ir darbība, kas darba vietā aizņem ļoti daudz laika un enerģijas. No kultūras viedokļa par tām tiek maz domāts, un šai problēmai netiek veltīts pietiekami daudz pūļu. Sanāksmes ir viena no vissvarīgākajām, tomēr visvairāk ignorētajām uzņēmuma kultūras jomām.

Šāda uzmanības trūkuma iemesli ir dažādi. Nav skaidra procesa, kā tās padarīt efektīvas. Dažkārt informācijas apmaiņa notiek pēdējā brīdī un ir neformāla. Sanāksmju izpēte ir plaša un daudzveidīga, bet, ņemot vērā to, ka sanāksmes ir ļoti atšķirīgas, parasti ir maz izmantojamu secinājumu.

Pēdējo gadu Hybryd esam veltījuši visu veidu organizāciju sanāksmju uzlabošanai. Simtiem eksperimentu un izmēģinājumu rezultātā esam uzzinājuši, kā norit sanāksmes. Zemāk ir sniegti daži no mūsu galvenajiem secinājumiem.

Sanāksmes notiek tā, lai kultūra būtu pirmajā vietā.

Kultūra ir uzņēmuma dvēsele, tas ir uzskatu un uzvedības kopums, kas nosaka cilvēku rīcību un mijiedarbību. Kad jūs uzņemat darbā jaunus dalībniekus, sanāksmes ir veids, kā komanda mijiedarbojas. Sanāksmes ir tas, kas jaunajiem komandas biedriem sniedz vislabāko informāciju par jūsu kultūru. Viņi to patiešām pamanīs tieši sanāksmēs. Tās ir logs uz jūsu organizāciju.

Kā sanāksmēs var stiprināt kultūru?

• Vai uz sanāksmi uzaicinātie cilvēki zina, par ko tā notiks?
• Vai viņi zina, kāds ir sanāksmes mērķis?
• Vai sanāksmes vadītājs savlaicīgi dalās ar informāciju?
• Vai dalībnieki jūtas ērti, daloties ar savām idejām?
• Vai sanāksmes rezultāti un lēmumi ir pieejami cilvēkiem, kuri nav apmeklējuši sanāksmi?
• Vai tie ir pieejami tikai izraudzītai cilvēku grupai?

Sanāksmes stiprina kultūru, ko vēlaties veidot.

Dažas sanāksmju prakses attālina jūs no vēlamās kultūras, savukārt citas sanāksmju prakses stiprina pozitīvu kultūru. Klienti vērsās pie mums, jo viņi vēlas uzlabot gan rezultātus, gan kultūru. Uzņēmumi bieži vien ieviesa jaunus sanāksmju procesus, sanāksmes, kas strukturētas kopā ar augstāko vadību, un visaptverošu sanāksmju sistēmu. Problēma ir panākt, lai komanda piekristu šiem procesiem.

Lai sasniegtu labākus rezultātus, ir svarīgi, lai komandas locekļiem būtu viegli pieņemt šo sistēmu. Tam jābūt skaidram, viegli lietojamam un pieejamam, kad tas ir nepieciešams.

Šeit ir aprakstīta labākā prakse, kas palīdzēs jums kļūt par sanāksmju varoni:

• Izvirziet mērķi, pārliecinieties, ka tas ir konkrēts un īstenojams.
• Izveidojiet darba kārtību, lai pārliecinātos, ka sanāksmēs nekas netiek palaists garām.
• Darba kārtība arī nodrošina, ka, sākoties sanāksmei, visi jūsu darbinieki ir vienisprātis.
• Iepriekšējs darbs, ja ir zināšanu nepilnības, kas jānovērš līdz sanāksmes sākumam.
• Piezīmes, pat nelieli atgādinājumi palīdz uzlabot informācijas apmaiņu visā uzņēmumā.
• Piezīmju piešķiršana darbībām palīdz nodrošināt pārskatatbildību starp sanāksmēm, lai nodrošinātu projekta panākumus.

Jau pēc dažām pirmajām sanāksmēm, kurās tiek izmantota šī sistēma, jūs redzēsiet ievērojamas izmaiņas gan rezultātos, gan darbinieku iesaistē. Mērķu sasniegšana un atbildība palīdz jebkuram uzņēmumam un tā kultūrai.

Kā jūsu kultūra ietekmē jūsu sanāksmes?

Jūsu kultūrai ir jāvadās pēc tā, kā tiek īstenoti sanāksmju procesi un kā tiek vadītas sanāksmes. Jaunajā hibrīda darba komandu pasaulē bieži vien tiek izmantoti jauktie modeļi. Ir svarīgāk nekā jebkad agrāk rūpīgi sekot līdzi kultūrai. Sanāksmēs, ko rīko jūsu komandas, ir daudz iespēju paust uzņēmuma vērtības un mērķus.

Katra darbinieka laika ievērošana, skaidra saziņa un viegla informācijas nodošana ir tikai daži no veidiem, kā sanāksmēs var atbalstīt kultūru. Skaidri mērķi, darba kārtība un iepriekšējs darbs ir tikai daži no svarīgākajiem instrumentiem, kas var jums palīdzēt ceļā.