101 projektų valdymo vadovas

Įvadas

Kas yra projektų valdymas?

Projektų valdymas, kaip matyti iš pavadinimo, yra susijęs su projektų valdymu. Būdamas projektų vadovas, esate iniciatyvos vykdymo lyderis. Projektų valdymas - tai užtikrinimas, kad jūsų komanda turėtų įrankius, kurių reikia, kad galėtų neatsilikti ir sėkmingai užbaigti projektą. Projektų valdymo apribojimai apima apimtį, laiką ir biudžetą, o jūs, kaip projektų vadovas, turite parengti planą, kuris padėtų jūsų komandai sėkmingai įgyvendinti projektą atsižvelgiant į šiuos apribojimus.

Nesvarbu, ar dirbate projektų valdymo srityje, ar ne, daugumoje profesijų reikalingi projektų valdymo gebėjimai, todėl tai vertingas įgūdis bet kurioje pramonės šakoje. Norėdami padėti jums žengti sėkmės keliu, pateikiame projektų valdymo vykdymo metmenis.

Žvaigždžių projektų valdymo patarimai

1. Apibrėžkite savo projektą

Pradėdami rengti projekto vykdymo planą, pirmiausia turite apibrėžti, kas yra jūsų projektas. Nustatykite savo projekto tikslą ir apimtį, nurodydami, ko jūsų komanda siekia ir ko ne, kad nustatytumėte apribojimus ir ribas.

Tada apsvarstykite savo tikslus ir naudokitės SMART (angl. specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound) tikslų nustatymo metodika. Tai padeda tiksliau apibrėžti projekto tikslus ir užtikrina, kad išliksite realistiški ir laikysitės plano. Šiuo metu taip pat turėtumėte nustatyti pagrindines projekto suinteresuotąsias šalis, t. y. grupes ar asmenis, kurie yra suinteresuoti jūsų projekto rezultatais. Gerai apibrėžę projektą, galite sukurti projekto chartiją - oficialų dokumentą, kuriame apibendrinamas jūsų projekto tikslas, paskirtis ir numatomi reikalavimai.

2. Nustatykite tikslus

Nustatydami projekto tikslus, įsitikinkite, kad jie atitinka jūsų organizacijos ir kitų skyrių, įskaitant rinkodaros, teisės, prekės ženklo valdymo, ryšių su visuomene ir kitus, tikslus. Iš naujo įvertinkite savo įmonės motyvus, kad užtikrintumėte, jog projektas atitinka jūsų verslo poreikius. Tikslų nustatymo etape taip pat turite apibrėžti, kaip planuojate vertinti projekto sėkmę, pasitelkdami pagrindinius rodiklius. Iliustruokite savo sėkmės kriterijus, kad padėtumėte savo komandai įvertinti, ar projektas atitinka jūsų tikslus.

3. Parenkite savo planą

Kad projektas būtų pradėtas tinkamai, turite parengti išsamų veiklos planą. Plane turėtų būti ne tik nurodyta projekto apimtis, tvarkaraštis, ištekliai ir rizika, bet ir hierarchinis įvairių užduočių suskirstymas. Tai padeda padaryti jūsų projektą lengviau valdomą ir padeda paskirstyti atsakomybę bei įvertinti reikalingus išteklius. Ištekliai gali būti žmogiškieji, finansiniai ir materialiniai, o jų nustatymas ankstyvoje stadijoje padeda tinkamai paskirstyti tai, ko jums reikės.

Kitas svarbus projekto valdymo ir plano kūrimo aspektas - bendravimas. Sudarykite aiškius komunikacijos planus, kuriuose apibrėžkite, kaip perduosite informaciją komandos nariams ir suinteresuotosioms šalims.

4. Sukurti tvarkaraštį

Kartu su planu reikia sudaryti projekto tvarkaraštį. Numatomas projekto tvarkaraštis padės jums ir jūsų komandai užtikrinti, kad jie neatsiliks nuo savo funkcijų ir pareigų, taip pat pasitarnaus kaip šaltinis suinteresuotosioms šalims.

Tvarkaraštį galite sudaryti naudodami PERT diagramas arba kitą pasirinktą planavimo priemonę. Šiame etape apibrėžkite užduočių priklausomybę ir kritinius judėjimo kelius. Tada šias užduotis paskirkite komandos nariams ir nustatykite kiekvienam jų tenkančios atsakomybės dalies terminus. Nors ne visada viskas vyks taip, kaip suplanuota, numatomas tvarkaraštis yra planas, kurį galite atnaujinti arba keisti, kai įgyvendinate projektą.

5. Vykdyti projektą

Tinkamai suplanavę, jūs ir jūsų komanda galite pradėti projektą. Kaip projekto vadovas galite manyti, kad galite ramiai sėdėti ir atsipalaiduoti, tačiau tai nėra tiesa. Jūsų vaidmuo šiame etape - įgyvendinti planą ir užtikrinti, kad jūsų komanda atliktų užduotis pagal jūsų nustatytus standartus.

Stebėkite kiekvieno komandos nario pažangą ir bendrus projekto rezultatus. Stebėkite laiką, sąnaudas ir kokybę, taip pat užtikrinkite, kad nustatysite ir sušvelninsite kylančias problemas. Laimei, rinkoje yra daugybė projektų valdymo įrankių, pad edančių jums neatsilikti nuo plano: nuo "Wrike" iki "Asana" ir kitų.

6. Bendrauti ir teikti ataskaitas

Kai jūs ir jūsų komanda vykdysite projektą, jūsų, kaip projekto vadovo, darbas taip pat yra informuoti pagrindines suinteresuotąsias šalis apie projekto būklę, iššūkius ir pasiekimus. Pateikite aiškias pažangos ataskaitas, naudodamiesi plane nustatytais pagrindiniais rodikliais. Be to, užtikrinkite, kad palaikytumėte atviras bendravimo linijas tiek savo komandos viduje, tiek tarp išorės suinteresuotųjų šalių.

7. Projekto rizikos ir pokyčių mažinimas

Net ir turint puikiai parengtą planą, kyla problemų ir pokyčių, todėl jūsų pareiga užtikrinti, kad jie būtų valdomi per visą projekto gyvavimo ciklą. Susidūrę su projekto iššūkiais, prireikus įgyvendinkite rizikos mažinimo ir nenumatytų atvejų planus. Be to, dokumentuokite ir stebėkite visas nustatytas rizikas, kad galėtumėte apie jas pranešti projekto atnaujinimuose.

Prireikus atlikti pakeitimus, taip pat turėtumėte nustatyti pakeitimų kontrolės procesą, kuris padėtų įvertinti ir nuspręsti, ar pakeitimai yra pagrįsti. Kaip ir dokumentuojant projekto uždavinius, užtikrinkite, kad kruopščiai registruotumėte visus atliktus pakeitimus, įvertintumėte jų poveikį ir atitinkamai pakoreguotumėte savo planą.

8. Mokykitės iš savo projekto ir džiaukitės sėkme

Užbaigus projektą svarbu surinkti ne tik komandos, bet ir suinteresuotųjų šalių atsiliepimus. Dokumentuokite išmoktas pamokas ir nustatykite, kas pasiteisino, o ką buvo galima patobulinti, kad šias pamokas galėtumėte pritaikyti būsimiems projektams. Galiausiai archyvuokite šią informaciją, kad galėtumėte ja pasinaudoti ateityje.

Tada galėsite džiaugtis projekto sėkme. Nepamirškite pripažinti ir apdovanoti visų projekto dalyvių sunkų darbą, nes tai padės puoselėti teigiamą kultūrą jūsų komandoje.

Sėkmingas projektų valdymas

Atminkite, kad projektų valdymas yra dinamiškas procesas, reikalaujantis, kad išliktumėte lankstūs ir gebantys prisitaikyti, nes tai padės jums susidoroti su netikėtais iššūkiais ir pokyčiais, kurie gali iškilti projekto gyvavimo ciklo metu. Turėdami išsamų planą, tinkamą komandą, gebėjimą prisitaikyti viso projekto metu ir apmąstymus po jo užbaigimo, turėsite įrankius, kurių reikia, kad galėtumėte tobulinti savo, kaip projekto vadovo, įgūdžius ir padėti nukreipti savo komandą ir įmonę į sėkmės kelią.