Darbo laiko apskaitos žiniaraščio privalumai, kuriuos turi žinoti kiekvienas įmonės savininkas

Įvadas

Šiuolaikinėje verslo aplinkoje darbuotojų darbo laiko apskaita yra labai svarbi. Tai leidžia suprasti, kaip naudojami ištekliai ir kaip naudojamas jų laikas įvairiuose projektuose.

Tradiciškai įmonės labai pasikliauja darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, kuriuose darbo laiko duomenys fiksuojami lentelių formatu, kad būtų galima stebėti darbo valandas. Tačiau, atsiradus technologijoms, daugelis skaitmeniniu požiūriu subrendusių organizacijų perėjo prie skaitmeninių darbo laiko apskaitos žiniaraščių dėl jų nepakeičiamų funkcijų, taip pat pastebėjo, kad gerokai pagerėjo jų veiklos rezultatai ir projektų rezultatai.

Taigi šiame tinklaraštyje aptarsime pagrindinius darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščių naudojimo privalumus ir kaip tai gali padėti supaprastinti darbo užmokesčio tvarkymą, padidinti komandos produktyvumą ir puoselėti teigiamus santykius su klientais bei komandomis.

Kas yra darbo laiko apskaitos žiniaraštis?

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis - tai priemonė, kurią įmonės naudoja darbuotojų darbo laikui per tam tikrą laikotarpį stebėti. Įmonės gali naudoti darbo laiko apskaitos žiniaraštyje pateiktus darbuotojų darbo laiko duomenis darbo užmokesčiui apskaičiuoti, sąskaitoms klientams išrašyti, projektų įvykdymo sąmatoms sudaryti ir neatvykimo į darbą tendencijoms stebėti. Įmonės dažniausiai naudoja trijų tipų darbo laiko apskaitos žiniaraščius:

Popieriuje

Popieriniai darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, įskaitant spausdinamas darbo laiko korteles, perforavimo korteles, registrus ir t. t., yra tradiciniai, naudojami darbuotojų darbo valandoms registruoti. Tačiau šiuose archajiškuose darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose darbo laiką reikėjo įrašyti rankiniu būdu, todėl juose buvo galima pastebėti žmogiškųjų klaidų, duomenų saugumo ir laiko vagysčių.

Skaičiuoklės

Skaičiuoklės pakeitė darbo laiko apskaitos žiniaraščio išdėstymą, kad darbo laiko apskaitos procesas būtų labiau organizuotas, supaprastintas ir ne toks įtemptas. Dėl lentelių pobūdžio, paprastumo ir patogumo naudoti skaičiuoklės, ypač "Excel" formato, yra vienas paklausiausių darbo laiko apskaitos žiniaraščių sprendimų įmonėms. Tiesą sakant, įmonės gali naudoti net kelių formatų "Excel" darbo laiko apskaitos žiniaraščių šablonus, skirt us darbuotojų darbo laiko apskaitai kasdien / kas savaitę / kas mėnesį.

Skaitmeniniai darbo laiko apskaitos žiniaraščiai

Popierinės sistemos ir skaičiuoklės turėjo keletą funkcionalumo apribojimų, be to, buvo jautrios laiko vagystėms, duomenų saugumui ir klaidingam duomenų įvedimui, todėl atsirado skaitmeniniai darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, pavyzdžiui, darbo laiko apskaitos programinė įranga, kuri ne tik tiksliai fiksuoja darbo laiko duomenis, bet ir siūlo daugybę funkcijų, pavyzdžiui, išsamias ataskaitas, patvirtinimo kelius, patvirtinimus ir kt.

Paveikslėlio šaltinis

Toliau gilinsimės į tai, kodėl įmonės turėtų naudoti darbo laiko apskaitos programinę įrangą, dar vadinamą internetiniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, ir kaip ji gali padėti padidinti jų pelningumą ir kompetenciją.

10 darbo laiko apskaitos žiniaraščio privalumų, kuriuos turi žinoti kiekvienas verslo savininkas {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Tikslios sąskaitos klientams

Nesvarbu, ar tai būtų buhalterinė apskaita, ar laisvai samdomų darbuotojų, ar bet kuri kita įmonė, labai svarbu sekti keliuose projektuose dirbtas valandas, kad būtų galima apskaičiuoti sąskaitas faktūras skirtingiems klientams.

Įmonėms, kurios iš klientų ima atlyginimą už valandinį darbą, darbo laiko apskaitos žiniaraštis naudojamas kaip įrašas klientams ir padeda rengti tikslias sąskaitas faktūras.

Skaitmeninis darbo laiko apskaitos žiniaraštis padeda įmonėms susipažinti su kontekstiniais duomenimis apie darbo laiką, praleistą įvairiuose projektuose, ir užtikrinti, kad sąskaitos klientams būtų išrašomos teisingai ir greitai. Tai padeda palaikyti sveikus klientų ir įmonių savininkų santykius.

Tokioje laiko stebėjimo programinėje įrangoje taip pat yra konfigūruojamos ataskaitų funkcijos, kurios atskleidžia išsamią informaciją apie laiko panaudojimą ir padeda klientams stebėti, kur panaudojami jų pinigai ir ar jie buvo tinkamai panaudoti.

Išsamiose ataskaitose klientai gali matyti, kiek laiko ištekliai skyrė įvairioms projekto dalims atlikti, ir tai yra sąskaitų apskaičiavimo ir tikslumo įrodymas.

* Supaprastintas darbo užmokesčio apskaičiavimas

Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai naudingi organizacijoms, kurios samdo valandinius darbuotojus, nes jie padeda organizacijoms sekti darbuotojų darbo valandas.

Darbo laiko stebėjimo programinė įranga stebi visas darbo ir viršvalandžių valandas, todėl įmonės gali teisingai ir tiksliai atlyginti darbuotojams pagal išdirbtų valandų skaičių.

Ši programinė įranga taip pat registruoja darbuotojų darbo valandas, atostogas, sukauptas lėšas, viršvalandžius, atostoginius ir t. t., todėl padeda įmonėms efektyviai tvarkyti darbuotojų darbo užmokesčio fondą ir priedus bei papildomą darbo užmokestį.

Be to, naudodami darbo laiko apskaitos žiniaraščius darbdaviai gali lengvai laikytis su darbo užmokesčiu susijusių taisyklių, susijusių su viršvalandžiais, pamaininiais priedais ir kt., kad būtų laikomasi privalomų įstatymų.

Be to, iškilus bet kokiems konfliktams tvarkant darbo užmokestį, darbdaviai ir (arba) vadovai visada gali remtis darbo laiko apskaitos žiniaraščio duomenimis, kad patikrintų darbo valandas ir bendrą konkrečiam projektui skirtų valandų skaičių.

Tokiu būdu skaitmeninės darbo laiko apskaitos žiniaraščiai sumažina administracinėms užduotims atlikti sugaištamo laiko ir išlaidų sąnaudas, taip išlaisvindami darbuotojus nuo rankinio darbo laiko duomenų tvarkymo, kad jie galėtų skirti dėmesio produktyvesniam darbui, kuris gali atnešti naudos organizacijai.

* Užkerta kelią mikrovaldymui

Komandų vadovai arba prižiūrėtojai dažnai mikromanipuliuoja darbuotojų veikla, kad galėtų administruoti, ką darbuotojai dirba ir kiek laiko užtrunka atlikti užduotį.

Paveikslėlio šaltinis

Naudodamiesi darbo laiko apskaitos žiniaraščiais vadovai gali nebereikalauti, kad darbuotojai būtų kontroliuojami mikromanipuliuojant, ir lengvai išsiaiškinti, ką jie dirba, kiek laiko sugaišo užduotims atlikti ir kaip apskritai naudojami jų ištekliai.

Taigi, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai padeda vadovams išvengti vadovavimo savo komandoms ir jų mikrovaldymo, todėl sumažėja vadovų ir komandos narių konfliktų tikimybė.

* Geresnis prognozavimas ir vertinimas

Vienas iš pagrindinių skaitmeninių darbo laiko apskaitos žiniaraščių naudojimo privalumų yra tas, kad jų duomenis galima naudoti vertinant būsimų projektų išteklius, pavyzdžiui, laiką, darbo jėgą ir išlaidas.

Pavyzdžiui, prieš pradėdama naują projektą komanda turi įvertinti konkrečius dalykus, pavyzdžiui, terminus, etapus ir reikalingus išteklius. Tokiu atveju vadovas gali pasinaudoti anksčiau vykdytų projektų, kurių užduočių pobūdis panašus į vykdomą projektą, darbo laiko apskaitos žiniaraščių duomenimis.

Taigi, naudodamosi anksčiau vykdytų projektų istoriniais duomenimis, įmonės gali geriau įvertinti būsimų projektų darbo sąnaudas, išlaidas ir terminus, užkirsti kelią išlaidų viršijimui ir užtikrinti, kad projektas būtų įgyvendintas laiku.

* Užduočių valdymas ir prioritetų nustatymas

"Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai suteikia organizacijoms galimybę geriau valdyti darbo eigą, nustatyti tobulintinas sritis ir strategiškai paskirstyti išteklius, kurie padės sėkmingai įgyvendinti projektus ir teigiamai paveiks galutinius rezultatus."

Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai yra vertinga priemonė, padedanti nustatyti užduočių pobūdį ir laiką, kurio paprastai reikia joms atlikti.

Vadovai gali patikrinti darbo laiko apskaitos žiniaraščio duomenis ir nustatyti, kurie projektai ir užduotys užima daugiau darbuotojų laiko, o kurie mažiau. Naudodamiesi šia analize, vadovai gali priimti pagrįstus sprendimus dėl užduočių prioritetų nustatymo, paskirstymo ir valdymo.

Pavyzdžiui, vadovai ir darbdaviai gali atsisakyti projektų, kurie nesukuria didelės vertės ir sunaudoja daugiau išteklių pralaidumo.

Be to, vadovai gali suprasti, kurioms užduotims atlikti reikia daug laiko, o kurioms - mažiau. Ši analizė padeda jiems pagerinti darbo eigą nustatant užduočių prioritetus, kad skubios užduotys būtų atliekamos pirmiausia, o vėluojančios užduotys - vėliau. Pavyzdžiui, jei pardavimų komanda dirba su administravimo ir informavimo užduotimis, kurios sunaudoja daug laiko, tačiau jei jie turi dirbti su asmeniniais šaltaisiais laiškais klientams, kurie užima santykinai mažiau laiko ir yra labai svarbūs, galima paprašyti jų pirmiausia dirbti su laiškais.

Paveikslėlio šaltinis

* Įžvalgos apie produktyvumo tendencijas

Darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose ne tik stebimi darbuotojų darbo laiko duomenys, bet ir padedama vadovams nustatyti produktyvumo tendencijas ir nustatyti sritis, kuriose darbuotojai atsilieka.

Pavyzdžiui, vadovai gali peržiūrėti darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščių duomenis ir sužinoti, kurioms užduotims atlikti jie sunaudoja daugiausia laiko ir kurias užduotis gali atlikti palyginti greitai.

Šie duomenys padeda vadovams išsiaiškinti, kuriose srityse darbuotojai atsilieka, o kuriose - tobulėja. Atsižvelgdami į darbo atlikimo laiką, vadovai gali juos panaudoti įvairiems projektams, kuriems reikia specifinių poreikių.

Be to, vadovai gali nustatyti išteklius, kurie, palyginti su kitais darbuotojais, sugaišta per daug laiko bendroms užduotims atlikti, ir suteikti jiems būtinus mokymus bei rekomendacijas, kad pagerėtų jų darbo rezultatai.

Naudodami darbo laiko stebėjimo programinę įrangą, vadovai gali kurti ataskaitas, skirtas konkrečioms sritims, kad geriau įvertintų darbuotojų našumą, produktyvumo tendencijas ir darbo krūvį. Šios išsamios įžvalgos gali padėti jiems geriau paskirstyti išteklius, efektyviai paskirstyti užduotis ir optimizuoti darbo eigą, kad padidėtų bendras produktyvumas ir efektyvumas.

* Optimalus išteklių naudojimas

Vienas didžiausių įmonių rūpesčių yra tai, ar jų darbuotojai vienodai stengiasi dirbti ir ar jie neskaičiuoja savo laiko ne darbo metu.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje fiksuojama, ką darbuotojai dirbo, kiek laiko ir su kokiais projektais. Toks aiškus išteklių laiko duomenų matomumas užtikrina, kad ištekliai nebūtų nei per mažai, nei per daug išnaudojami, o prireikus jų užduotis galima deleguoti, kad darbuotojai neperdegtų.

Be to, jei vadovai pastebi, kad išteklių pralaidumas išnaudotas iki galo ir darbui paskirstyti reikia daugiau išteklių, jie gali pažymėti, kad reikia laikinų darbuotojų arba didelės apimties darbuotojų, ir paprašyti vadovybės atitinkamai įdarbinti papildomų išteklių.

* Klientų informavimas apie projekto pažangą

Klientams skirtuose projektuose darbo laiko apskaitos žiniaraštis gali būti stebuklingas, nes klientai gali matyti išsamų laiko, sugaišto kelioms užduotims atlikti, pasiskirstymą ir spręsti apie projekto pažangą.

Ši analizė ne tik padeda klientams sužinoti sudėtingas projekto detales, bet ir leidžia komandai įtraukti klientus į projekto eigą, užtikrinti, kad jų lūkesčiai dėl terminų būtų suderinti su komanda, ir prireikus juos koreguoti.

* Geresnis projektų valdymas ir savalaikis pristatymas

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis leidžia susidaryti visapusišką vaizdą apie laiką, sugaištą kelioms užduotims atlikti, ir sušvelninti projekto apimties didėjimą.

Taigi, turėdami darbo laiko apskaitos žiniaraščio duomenis, vadovai gali spręsti projekto kliūčių problemas, prireikus pasitelkti daugiau išteklių, palyginti realius ir faktinius terminus ir priimti pagrįstus sprendimus, kad užtikrintų, jog projektas nenukryptų nuo savo kelio.

Šis realiuoju laiku matomas darbo laiko apskaitos žiniaraščių duomenų vaizdas padeda vadovams optimizuoti darbo eigą ir laikas nuo laiko priimti aktyvius sprendimus, kad projektas būtų vykdomas laiku ir būtų užtikrintas savalaikis įvykdymas.

* Sumažėjo neplanuotų neatvykimų į darbą

Kai neturite patikimo darbuotojų neatvykimo į darbą registro arba jį registruojate rankiniu būdu, tikėtina, kad neatvykimo į darbą modelis gali likti nepastebėtas, todėl darbuotojai nežino, ko iš jų tikimasi.

Skaitmeniniuose darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose stebimos neplanuotos neatvykimo į darbą dienos ir pažymima, jei tokios neatvykimo į darbą dienos tapo tendencija. Nustatę kai kurių darbuotojų neatvykimo į darbą dėsningumus, vadovai gali imtis aktyvių veiksmų, kad sumažintų jų skaičių, padidintų įsitraukimą ir padėtų darbuotojams laikytis būtinų organizacijos taisyklių ir nuostatų.

Apatinė linija

Verslo aplinkoje svarbi kiekviena akimirka, o darbo laiko apskaitos žiniaraščiai sudaro sąlygas įmonėms rinkti duomenis apie darbuotojų darbo laiką ir juos analizuoti, kad galėtų priimti pagrįstus sprendimus. Įmonės gali naudoti bet kokius darbo laiko apskaitos žiniaraščius, nesvarbu, ar jie būtų popieriniai, ar skaičiuoklės. Tačiau dėl polinkio į klaidas, laiko vagystes ir rankinio apdorojimo jie tampa netinkami šiuolaikiniam naudojimui ir atveria kelią darbo laiko apskaitos programinei įrangai. Kaip minėta anksčiau, šios modernios darbo laiko apskaitos kortelės ne tik pagerina įmonių išteklių panaudojimą, bet ir padeda realiuoju laiku gauti įžvalgų apie pagrindinius verslo rodiklius, kad būtų galima priimti geresnius sprendimus.