Ko reikia augančioms mažoms įmonėms, kad jos galėtų plėstis neprarasdamos kontrolės

Įvadas

Augimas skamba įdomiai, kol jis neišblukina visko kito.

Sprendimai priimami ilgiau. Komunikacija tampa triukšmingesnė. Pinigai popieriuje atrodo gerai, bet praktikoje jų trūksta. Jei pagreitėjo tempas ir viskas tapo sunkiau, o ne lengviau, tai yra įprasta patirtis. Paprastai tai reiškia, kad verslas išaugo kai kurias savo veiklos formas.

Tvarus masto didinimas nėra susijęs su greičiu dėl greičio. Tai yra augimas su pakankama struktūra, matomumu ir drausme, kad kontrolė nesusilpnėtų didėjant sudėtingumui.

Tikrasis tikslas nėra tiesiog daugiau. Tai daugiau pajamų, daugiau galimybių ir daugiau galimybių be tyliai kylančios netvarkos.

Šaltinis

Tvirtas pagrindas

Prieš didinant apimtis, plečiant rinkas ar didinant darbuotojų skaičių, pagrindai yra svarbesni, nei dauguma komandų tikisi. Augimas nesukelia problemų, bet padidina tas, kurios jau yra.

Kai tikslai yra neaiškūs, vaidmenys yra neaiškiai apibrėžti arba finansai yra tik iš dalies suprantami, masto didinimas daro šias spragas sunkiau ignoruojamas. Tvirtas pagrindas suteikia augimui stabilią vietą, kur nusileisti.

Užtikrinkite, kad visi žinotų, kuria linkme eina verslas

Žmonės negali judėti ta pačia kryptimi, jei nežino, ko siekia.

Aiški vizija nereikalauja didingų pareiškimų ar tolimų pažadų. Ji reikalauja susitarimo dėl to, kur realiai eina verslas ir kaip bus vertinama pažanga. Šeši mėnesiai. Vieneri metai. Treji metai. Apibrėžta rezultatais, o ne šūkiais.

Naudinga augimo strategija atsako į praktinius klausimus:

• Ką šiuo metu laikome prioritetu?
• Ką sąmoningai paliekame vėlesniam laikui?
• Kokie rodikliai rodo realią pažangą, o ne paviršutinišką sėkmę?

Strategijos pavertimas matomu planu padeda komandoms suprasti kompromisus, kai atsiranda nauji darbai ir galimybės. Komunikacija yra lygiai taip pat svarbi. Komandoms augant, daugėja prielaidų. Reguliariai dalijantis prioritetais, pažanga ir lūkesčiais, sumažėja nesutarimai, kol jie netampa trintimi.

Pasirinkite įrankius, kurie veiks ir padidėjus apimčiai

Įrankiai, kurie puikiai veikia mažame mastelyje, dažnai nepasiteisina augant. Skaičiuoklės, rankinis perdavimas ir nesusijusios platformos tampa nestabilios, kai padidėja paklausa. Pagrindinis klausimas, kurį reikia užduoti: ar jūsų dabartinė konfigūracija gali tvarkyti dvigubą darbo krūvį be dvigubo darbo?

Įvairių tipų įrankiai gali padėti komandoms augti neprarandant kontrolės:

• Klientų santykių valdymas (CRM): centralizuokite klientų sąveikas, kad būtų lengviau stebėti, matuoti įsitraukimą ir prognozuoti pajamas.
• Projektų ir užduočių valdymas: koordinuokite darbą, vizualizuokite prioritetus ir valdykite priklausomybes, kai auga darbuotojų skaičius.
• Apskaita ir finansų valdymas: automatizuokite ataskaitų teikimą, stebėkite pinigų srautus ir teikite informaciją apie pelningumą, kol nedidelės problemos netapo didesnėmis.
• Komunikacija ir bendradarbiavimas: sujunkite komandas iš įvairių padalinių, sumažinkite elektroninio pašto srautą ir užtikrinkite informacijos prieinamumą.
• Išteklių planavimas ir operacijos: stebėkite užsakymus, atsargas ir gamybos pajėgumus realiuoju laiku.

_Patarimas: Šiame MRPeasy tinklaraštyje pateikiama daugiau informacijos apie ERP programinės įrangos sistemas, jų rūšis, iš kurių galima rinktis, ir kaip jos padeda mažoms įmonėms. _

Aiškinimas vaidmenų, atsakomybės ir sprendimų priėmimo

Kai atsakomybė yra neaiški, sprendimai stringa. Kai vaidmenys sutampa, atsakomybė silpnėja. Kai viskas grįžta prie vieno ar dviejų žmonių, tempas sulėtėja.

Kuriant vaidmenis, kurie gali augti, reikia iš anksto apibrėžti atsakomybę, net jei pareigybės ir veiklos sritis vėliau keisis. Asmuo, kuris šiandien atlieka kelis vaidmenis, neturėtų tapti kliūtimi vien dėl to, kad žinios nebuvo užfiksuotos.

Čia padeda standartinės veiklos procedūros ir bendri darbo srautai. Jie yra ne tiek susiję su kontrole, kiek su aiškumu. Jie mažina trintį, užtikrina nuoseklumą ir palengvina naujų darbuotojų įtraukimą. Aiškios sprendimų priėmimo gairės padeda komandoms judėti į priekį be būtinybės kiekvieną klausimą perduoti aukštesniam lygiui.

Šaltinis

Finansų stabilumo išlaikymas augant verslui

Plėtra dažnai didina finansinį spaudimą dėl įdarbinimo, įrangos, atsargų, mokymų ir pridėtinių išlaidų. Pinigų srautų įtampa paprastai atsiranda vėliau nei tikėtasi, todėl svarbu ją numatyti iš anksto.

Verslui augant, tam tikri rodikliai tampa naudingesni nei bendrosios pajamos:

• Grynųjų pinigų srautų matomumas
• Vieneto ekonomika
• Veiklos maržos
• Laipsniškas veiklos sąnaudų didėjimas

Biudžetai turėtų realistiškai atspindėti su augimu susijusias išlaidas. Prognozavimas tampa būdu anksti pastebėti spaudimo taškus, leidžiant atlikti koregavimus, kol nedideli trūkumai nevirsta didesnėmis problemomis.

Augimą remiančios operacinės sistemos

Kai komandos ir užsakymų skaičius auga, senieji darbo metodai tampa nebeveiksmingi. Skaičiuoklės tampa netvarkingos, perdavimai daugėja, o nedidelės klaidos staiga kainuoja laiką ir pinigus. Tinkamos sistemos tai išsprendžia. Ne pagreitindamos procesus, o užtikrindamos matomumą, nuoseklumą ir kontrolę.

Rankinio darbo, kuris sukelia trintį, mažinimas

Automatizavimas padeda atlikti pasikartojančias, taisyklėmis pagrįstas užduotis, kurios lėtina komandų darbą, o ne tiesiog mažina darbuotojų skaičių.

Klientų užsakymus apdorojanti komanda gali automatizuoti patvirtinimo el. laiškus, atsargų atnaujinimus ir ataskaitas, kad niekas nebūtų praleista. Rinkodaros komanda gali planuoti socialinių tinklų įrašus arba automatiškai stebėti potencialius klientus, vietoj to, kad kasdien atliktų tuos pačius rankinius veiksmus.

Kai šias užduotis atlieka sistema, sumažėja klaidų skaičius, o darbo srautai išlieka nuspėjami. Vadovai ir komandos nariai gali sutelkti dėmesį į sprendimus, problemų sprendimą ir projektus, kurie iš tiesų skatina verslo pažangą, o ne eikvoti laiką kasdieninėms užduotims.

Darbo eigos ir žinių valdymo standartizavimas

Procesų dokumentavimo ir žinių dalijimosi sistemos užtikrina, kad komandos nariai neturėtų išradinėti dviračio iš naujo ar remtis žiniomis, perduodamomis iš kartos į kartą. Kontroliniai sąrašai, standartinės veiklos procedūros ar vidiniai wiki gali užfiksuoti geriausią praktiką naujų darbuotojų įdarbinimo, patvirtinimų ar pasikartojančių projektų srityse. Tai padidina verslo atsparumą ir užtikrina veiklos nuoseklumą komandoms augant.

Struktūrizuotos komunikacijos sistemos

Komandai augant, komunikacija natūraliai tampa triukšmingesnė. Tokios sistemos kaip centralizuotos projektų lentos, komandos pokalbių kanalai ar būsenos informacijos suvestinės padeda informacijai tekėti be painiavos. Jos padeda matyti prioritetus ir sumažina nuolatinio bendravimo poreikį, todėl sprendimai gali būti priimami greičiau.

Šaltinis

Duomenų naudojimas, kad būtų galima pastebėti įtampą, kol ji netapo problema

Augimas didina spėlionių kainą. Realaus laiko duomenys suteikia vadovams išankstinio įspėjimo sistemą.

Pavyzdžiui, pardavimų vadybininkas gali stebėti užsakymų apimtis ir klientų atsakymo laiką, kad nustatytų, kur susidaro sunkumai. Gamybos komanda gali stebėti mašinų naudojimą ir atsargų lygį, kad pamatytų, kada pajėgumai artėja prie ribos.

Taigi komanda gali imtis veiksmų, kol problemos netampa skubios. Kai analizė įtraukiama į kasdienius darbo procesus, visi gali matyti tendencijas, kai jos atsiranda, ir laiku koreguoti prioritetus, personalą ar procesus.

Pasirengusios komandos

Sistemos yra svarbios, bet žmonės nusprendžia, ar masto didinimas iš tiesų veikia.

Įdarbinimas atsižvelgiant į ateitį

Įdarbinimas siekiant išspręsti šiandienos problemas gali sukurti rytojaus apribojimus. Kiekviena pareigybė turėtų būti svarstoma atsižvelgiant į tai, kuria kryptimi verslas eina, o ne tik į tai, kur jis yra dabar.

Norint tai padaryti efektyviai:

• Nustatykite, kokių funkcijų ar įgūdžių verslui reikės per 6–12 mėnesių. Pavyzdžiui, jei planuojate plėstis į naujas rinkas, teikite pirmenybę kandidatams, turintiems patirties veiklos masto didinimo ar nuotolinių komandų valdymo srityje.
• Ieškokite žmonių, kurie gali prisiimti platesnes pareigas. Asmuo, įdarbintas kaip jaunesnysis rinkodaros specialistas, galiausiai gali imtis analizės ar kampanijos strategijos, taip sumažinant nuolatinio naujų darbuotojų įdarbinimo poreikį.
• Komandoms plečiantis, vis svarbesnis tampa kultūrinis suderinamumas. Vienas netinkamas darbuotojas gali sukelti trintį, sulėtinti sprendimų priėmimą ir paveikti komandos moralę, ypač kai sudėtingumas didėja. Apsvarstykite, kaip kandidatų darbo stilius, problemų sprendimo metodai ir bendravimo įpročiai atitinka jūsų vertybes.
• Vietoj to, kad reaguotumėte į neatidėliotinas spragas, planuokite darbuotojų skaičių atsižvelgdami į numatomą darbo krūvį, numatomas kliūtis ir vadovavimo gebėjimus.

Šaltinis

Atsakomybės pasidalijimas, kai verslas auga

Verslui augant, turi augti ir vadovavimo gebėjimai. Kai per daug sprendimų priimama aukščiausiu lygiu, pažanga sulėtėja, o komandos gali tapti nusivylusios, laukdamos patvirtinimų ar aiškumo. Efektyvus įgaliojimų perdavimas – tai ne tik užduočių perkėlimas. Tai reiškia, kad žmonėms suteikiama aiški atsakomybė ir įgaliojimai veikti savo srityse.

Vadovų ugdymas įvairiais lygiais užtikrina, kad sprendimai gali būti priimami arčiau veiksmų vietos. Tai sumažina kliūtis, pagreitina vykdymą ir leidžia vyresniesiems vadovams sutelkti dėmesį į strateginius prioritetus, o ne į kasdienius klausimus. Tai taip pat sukuria atsakomybės jausmą visoje organizacijoje, padeda darbuotojams jaustis pasitikintys ir įgalioti, o ne smulkmeniškai valdomi.

Kultūros išsaugojimas, kai prisijungia daugiau žmonių

Kultūra nesiplečia automatiškai. Verslui augant ir prisijungiant naujiems žmonėms, vertybės, normos ir darbo būdai gali pasikeisti, jei jie nėra aktyviai stiprinami. Aiškios vertybės turėtų būti sprendimų priėmimo gairės visais lygiais, ypač kai tenka rinktis kompromisus. Vadovai ir vadybininkai atlieka aktyvų vaidmenį formuodami elgesį, teikdami nuoseklią grįžtamąją informaciją ir užtikrindami, kad veiksmai atitiktų organizacijos vertybes.

Nuosekli komunikacija padeda išlaikyti komandų suderinamumą. Tai gali apimti reguliarias naujienas, bendrus tikslus ir diskusijų forumus, kurie padeda naujiems darbuotojams suprasti, kaip veikia organizacija ir ko iš jų tikimasi. Kultūriniai rizikos veiksniai dažnai atsiranda tyliai, kol tampa sisteminiai. Juos spręsti anksti yra kur kas lengviau nei bandyti atkurti pasitikėjimą ar moralę, kai problemos jau įsigalėjo.

Norėdamos apsaugoti kultūrą augant komandai, organizacijos gali sutelkti dėmesį į tokias praktikas kaip:

• Užfiksuokite pagrindines vertybes ir tikėtiną elgesį, kad visi žinotų, kuo vadovaujamasi priimant sprendimus
• Reguliariai rengti patikrinimus ir komandos susirinkimus, kad sustiprinti suderinamumą
• Pripažinkite ir atlyginkite už elgesį, kuris atspindi įmonės vertybes.
• Nustatyti aiškias sprendimų priėmimo ir eskalavimo gaires
• Skatinkite atvirą grįžtamąjį ryšį, kad potencialios problemos būtų išaiškintos anksti.
• Užtikrinti, kad nauji darbuotojai būtų supažindinami tiek su praktiniais procesais, tiek su kultūriniais lūkesčiais

Kodėl suderinamumas tampa vis svarbesnis augant verslui

Augimas yra tvarus, kai žmonės supranta planą, įrankiai padeda dirbti, o atsakomybė yra aiški. Kai šie dalykai pasikeičia, viską valdyti tampa sunkiau.

Jei planuojate plėstis, suderinamumo stiprinimas prieš prisiimant daugiau darbo padės išvengti problemų ateityje. Augimas, kuris pranoksta kontrolę, paprastai kainuoja daugiau laiko, pinigų ir pasitikėjimo, nei yra vertas.