Nuotolinės socialinės žiniasklaidos komandos: Kaip efektyviai bendrauti

Įvadas

2023 m. daugelis socialinės žiniasklaidos komandų dirbs nuotoliniu būdu, ne visą arba visą darbo dieną. Po pandemijos daugelis įmonių ne tik išlaikė hibridinę arba WFH politiką. Siūlydamos visiškai nuotolinį darbą, komandos taip pat gali pritraukti didžiausius talentus, kokius tik gali pasiūlyti darbo rinka.

Tačiau koordinuoti nuotolinę socialinės žiniasklaidos komandą gali būti sudėtinga. Ypač kalbant apie bendravimą.

Kaip galite užtikrinti, kad visi laikytųsi to paties požiūrio? Kad darbo eiga vyktų sklandžiai? Kaip sumažinti trinties nuostolius ir nesusipratimus?

Pateikiame septynias priemones ir strategijas, kuriomis galite pasinaudoti norėdami veiksmingai bendrauti su nuotolinės socialinės žiniasklaidos komanda.

Pasirinkite vieną bendradarbiavimo su dokumentais sistemą

(Šaltinis: Freepik)

Pirmiausia turite pasirinkti vieną bendradarbiavimo su dokumentais platformą, kurios laikytųsi visi. Taip, tai elementaru. Nepaisant to, daugelis komandų vis dar praranda per daug laiko siųsdamos dokumentus pirmyn ir atgal ir be reikalo konvertuodamos juos iš vieno failo formato į kitą.

Pasirinkite vieną debesų kompiuterijos pagrindu veikiančią bendradarbiavimo su dokumentais sistemą, kuri leidžia dalytis, bendrai kurti ir redaguoti tekstinius dokumentus, skaičiuokles ir prezentacijas. Nesvarbu, ar tai būtų antrojo ketvirčio apibendrinimas, strategijos pristatymas, ar metinė ataskaita, turint vieną centrinę sistemą, daug lengviau sukurti vientisą dokumentą su minimaliu nusivylimu.

Šiuo metu labiausiai paplitę debesijos sprendimai yra "Google Workspace" ir "Microsoft 365". Abi šios sistemos siūlo įvairius failų tipus ir yra integruotos su daugeliu kitų verslo programų.

Pirmenybė teikiama debesų kompiuterijos sprendimams

Kalbant apie debesijos sprendimus, pirmenybę turėtumėte teikti kuo daugiau savo darbo eigos procesų, ne tik dalijimuisi dokumentais.

Failų saugojimas, grafinis dizainas, vaizdo įrašų redagavimas. Visiems šiems dalykams yra sudėtingų debesų įrankių. Jos labai palengvina nuotolinių komandų gyvenimą.

Pavyzdžiui, tarkime, vienas iš jūsų komandos narių rengia grafiką "Instagram" ritiniui arba skelbia pranešimą apie naujausio jūsų gaminio atsiliepimą. Jei jie tai daro "Photoshop" programa savo asmeniniame nešiojamajame kompiuteryje, dirbti gali tik jie. O jei jie suserga arba dėl kitų priežasčių negali dirbti, jūs liekate nuošalyje.

Efektyvesnis sprendimas - naudoti debesyje veikiančią dizaino priemonę, pavyzdžiui, "Canva". Visa jūsų komanda turi prieigą prie visų dizainų. Jei tik tinkamai pavadinsite savo failus ir projektus, kiekvienas galės rasti ir redaguoti viską, ko jam reikia.

Išbandykite asinchroninius susitikimus

Toliau apsvarstykite galimybę pereiti prie asinchroninių vaizdo skambučių, ypač jei komandos nariai dirba skirtingose laiko juostose.

Vaizdo skambučiai yra puikus būdas komandos nariams bendrauti, dalytis idėjomis, parodyti naujausius projektus, gauti grįžtamąjį ryšį apie sudėtingas koncepcijas ir užmegzti ryšius. Tačiau jie taip pat atima daug laiko. Be to, juos gali būti sudėtinga organizuoti, ypač jei jūsų komanda yra tarptautinė.

Asinchroniniuose susitikimuose, priešingai, galite įrašyti savo indėlį kaip vaizdo įrašą (įskaitant ekrano bendrinimą) ir tada dalytis juo naudodami paprastą nuorodą. Likusieji jūsų komandos nariai gali jį žiūrėti, kai turi laiko. Be to, jie gali patikrinti automatinę stenogramą, kad rastų įdomiausią informaciją, pagreitinti arba sulėtinti įrašą ir reaguoti komentarais arba savo vaizdo įrašu.

Taip galite veiksmingai perduoti daug daugiau ir sudėtingesnės informacijos nei el. paštu, tačiau nereikia ieškoti visiems tinkamo laiko vaizdo skambučiui nustatyti.

Centralizuokite verslo telefoniją

Dar vienas puikus būdas padidinti komunikacijos efektyvumą - įsigyti centrinio verslo telefono paslaugą.

Šiuolaikinės verslo telefonijos paslaugos, kaip ir daugelis kitų šiame sąraše pateiktų įrankių, paprastai teikiamos debesijos pagrindu. Tai reiškia, kad jūsų komanda gali jomis naudotis iš bet kurios vietos, nesvarbu, kur ji yra.

Be to, juose yra daug daugiau kanalų nei tik balso skambučiai. Dažnai įtraukiami ir vaizdo skambučiai, tiesioginės žinutės, tiesioginiai pokalbiai ir el. paštas.

Be to, daugelis paslaugų teikėjų taip pat siūlo išmanių papildomų funkcijų, dažnai pagrįstų dirbtiniu intelektu, kad palengvintų jūsų gyvenimą. Pavyzdžiui, kai kurios paslaugos apima automatines skambučių stenogramas ir skambučių santraukas. Tai palengvina susitikimų protokolų rašymą.

Pasinaudokite pranešimais grindžiamu komandiniu bendradarbiavimu

(Šaltinis: Freepik)

Ar pavargote nuo nesibaigiančių el. laiškų grandinių? Ir praleidžiate svarbius pranešimus, nes kažkas pamiršo paspausti "atsakyti visiems"?

Tuomet galbūt verčiau pereikite prie pranešimais grindžiamų komandinio bendradarbiavimo įrankių. Per pastaruosius kelerius metus šioje srityje ypač stiprūs konkurentai buvo "Slack" ir "Discord". Ir ne veltui.

Šie įrankiai leidžia efektyviai struktūrizuoti komandos narių bendravimą. Nors galite siųsti tiesiogines žinutes, dauguma mainų yra suskirstyti į kanalus.

Pavyzdžiui, tarkime, jūsų komandoje yra darbo grupė, kuriai pavesta parengti naują trumpametražių vaizdo įrašų turinio strategiją, atsižvelgiant į galimą "TikTok" draudimą JAV. Užuot šios darbo grupės nariams siuntę vienas kitam elektroninius laiškus, galite sukurti "Slack" kanalą, kuriame jie galėtų keistis žinutėmis ir dalytis dokumentais. Tokiu būdu niekam nereikės nerimauti, kad praleisite svarbią informaciją.

Pasinaudokite projektų valdymo rinkiniais

Jei dirbate su didesniais ar sudėtingesniais projektais arba turite koordinuoti didesnę komandą, apsvarstykite galimybę pasinaudoti projektų valdymo priemone.

Jie turi sudėtingesnes funkcijas nei pirmiau minėtos bendradarbiavimo priemonės. Jomis galite priskirti vaidmenis, nurodyti terminus, nustatyti užduočių priklausomybę ir paaiškinti darbo eigą.

Kiekvienas komandos narys matys jam paskirtas užduotis ir datą, iki kurios jos turi būti atliktos. Be to, jei norite patikrinti projekto būseną, galite ją lengvai vizualizuoti kaip Kanban lentą arba Gantto diagramą.

Pasirinkite geriausią nuotolinio socialinės žiniasklaidos valdymo įrankį

Galiausiai, yra ir jūsų naudojamas socialinės žiniasklaidos valdymo įrankis. Nuotolinėje komandoje pasirinkti geriausiai jūsų poreikius atitinkantį įrankį gali būti šiek tiek sudėtinga. Egzistuoja skirtingi prioritetai.

Apsvarstykite, kiek naudotojų leidžia skirtingi įrankiai, kai taikomi skirtingi planai. Ar galite nurodyti darbo eigą ir skirtingus leidimus skirtingiems vaidmenims. Ar galima išsaugoti ir redaguoti juodraščius, palikti komentarus ir pasiūlymus.

Tai gali skambėti paprastai, tačiau daugelis puikių socialinės žiniasklaidos valdymo įrankių iš tikrųjų neturi šių funkcijų, todėl yra mažiau tinkami nuotolinėms komandoms.

Išvada

Darbas nuotolinėje komandoje motyvuotiems socialinės žiniasklaidos ekspertams gali būti puiki patirtis. Galite suburti puikią, motyvuotą ir produktyvią komandą, kuri pakels jūsų įmonės socialinės žiniasklaidos žaidimą į kitą lygį.

T. y. tol, kol komunikacija vyksta sklandžiai.

Integruodami pirmiau minėtus įrankius ir strategijas į savo darbo eigą, galėsite tai užtikrinti. Tai padės sumažinti nusivylimą, nesusikalbėjimą ir trinties nuostolius. Ir užtikrinsite, kad visa jūsų komanda galėtų sinchroniškai siekti bendrų tikslų.