6 išmanieji būdai, kaip pagerinti įmonės veiklos efektyvumą

Įvadas

Verslo valdymas nėra skirtas silpniems žmonėms. Daugeliui iš mūsų yra tekę patirti akimirkų, kai viskas atrodo be reikalo chaotiška: niekada nesibaigiantys elektroniniai laiškai, susitikimai, kurie galėjo būti elektroninis laiškas, arba užduotys, kurios, atrodo, atima daug laiko, bet neduoda daug naudos.

Jei jums tai pažįstama, esate ne vieni. Veiklos neefektyvumas yra tarsi paslėptas laivo nesandarumas - iš pradžių jis gali atrodyti nedidelis, bet laikui bėgant nuskandins jūsų produktyvumą.

Gera žinia ta, kad norint išspręsti šias problemas, nereikia iš esmės pertvarkyti įmonės. Pateikiame šešias strategijas, kurios padės jūsų įmonei veikti kaip gerai suteptai mašinai.

1. Supaprastinkite savo darbo eigą naudodami automatizavimą

Dauguma įmonių kiekvieną savaitę sugaišta daugybę valandų užduotims, kurias būtų galima lengvai automatizuoti, atlikti. Pagalvokite apie ataskaitas, kurias rengiate kiekvieną penktadienį, arba apie pasikartojančius el. laiškų atsakymus, kuriuos siunčia jūsų komanda. Kas būtų, jei programinė įranga galėtų tai atlikti už jus?

Peržiūrėkite tokius įrankius kaip "Zapier" - jissujungia jūsų programas ir automatizuoja darbo eigą be jokio kodavimo. Pavyzdžiui, galite sukurti sistemą, pagal kurią kiekvieną kartą, kai klientas užpildo formą jūsų svetainėje, jo duomenys automatiškai įtraukiami į jūsų CRM. Taip ne tik sutaupoma laiko, bet ir sumažinama žmogiškųjų klaidų tikimybė.

2. Ištaisykite komunikacijos kliūtis

Visi esame tai patyrę: beprasmiškai užsitęsę susitikimai, nesibaigiantys "Slack" pranešimai ir svarbūs atnaujinimai, paslėpti po kalnu el. laiškų.

Svarbiausia tai įveikti - nustatyti aiškias bendravimo taisykles. Naudokite "Slack", o ne "WhatsApp" pokalbiams realiuoju laiku. Viską, kas reikalauja gilesnio apmąstymo, galima pateikti el. laiške. Susitikimus sutrumpinkite iki 15 minučių su nustatyta darbotvarke. Jei kam nors reikia daugiau laiko, leiskite jam suplanuoti tolesnį susitikimą.

Dar vienas pokytis - asinchroninio bendravimo įrankiai, tokie kaip "Loom", kurie leidžia įrašyti vaizdo žinutes, užuot planavus dar vieną susitikimą. Kai žmonės turi laiko įsisavinti informaciją savo nuožiūra, jie priima geresnius sprendimus.

3. Tegul duomenys lemia jūsų sprendimus

Žinote tą nuojautą, kuria kartais pasikliaujate priimdami sprendimą? Jis naudingas, bet gali padėti tik tiek, kiek reikia. Jei norite padidinti efektyvumą, savo sprendimus turite pagrįsti duomenimis.

Pradėkite paprastai. Jei dar nenaudojate tokių įrankių kaip "Google Data Studio" ar "Power BI", laikas apie tai pagalvoti. Net ir nedidelių rodiklių, tokių kaip klientų atsako laikas ar svetainės atmetimo dažnis, stebėjimas gali suteikti įžvalgų, kurių nežinojote, kad jums reikia.

4. Investuokite į savo komandos augimą

Akimirkai perjunkime pavarą. Ar kada nors dirbote ten, kur neinvestavo į jūsų tobulėjimą? Argi nekyla jausmas, kad esate sustingęs? Tas pats pasakytina ir apie jūsų komandą. Jei jūsų darbuotojai nesijaučia palaikomi ar nepatiria iššūkių, nukenčia jūsų veiklos efektyvumas.

Kvalifikacijos kėlimas nebūtinai turi būti brangus. Tokiose platformose kaip "Coursera" ar "Udemy" siūlomi nebrangūs kursai - nuo projektų valdymo iki kodavimo.

Pagalvokite apie tai: kas būtų, jei skatintumėte mokymus tarp skyrių? Rinkodaros specialistas, kuris supranta kodavimo pagrindus, galėtų geriau bendrauti su kūrimo komanda ir atvirkščiai. Mokymosi kultūros kūrimas visada atsiperka.

5. Pritaikykite "Lean" mąstymą

Sąvoka "taupus" dažnai vartojama, tačiau jos esmė yra viena - atliekų mažinimas. Atliekos - tai ne tik fiziniai ištekliai, bet ir iššvaistytas laikas bei pastangos.

Vienas paprastas pratimas, kurį galite išbandyti rytoj, yra "atliekų auditas". Surinkite komandą ir žingsnis po žingsnio suplanuokite savo procesus. Paklauskite jų: kur viskas vyksta lėtai arba be reikalo? Perėjimas prie debesijos įrankio šią problemą išsprendė iš karto.

"Lean" principai neturi būti pribloškiantys. Pradėkite nuo mažų žingsnelių, nustatydami vieną neefektyvų procesą, patobulinkite jį ir pereikite prie kito. Laikui bėgant šie maži pokyčiai duoda didelę naudą.

6. Neatsilikite nuo atitikties ir rizikos valdymo

Kalbėdami apie veiksmingumą, nedaug kas pagalvoja apie atitiktį. Taisyklės gali atrodyti kaip biurokratinė našta, tačiau jų ignoravimas gali lemti brangiai kainuojančias baudas, žalą reputacijai ir veiklos chaosą.

Pavyzdžiui, AML ir KYC (kovos su pinigų plovimu ir "pažink savo klientą") atitiktis yra labai svarbi finansų ir technologijų sektoriuose. Atitikties patikrų automatizavimas naudojant tokias platformas kaip "Fenergo" ne tik taupo laiką, bet ir užtikrina tikslumą. Tai tarsi apsauginis tinklas, leidžiantis sutelkti dėmesį į augimą ir nesijaudinti dėl to, kad nesilaikysite taisyklių.

Skirkite laiko peržiūrėti savo pramonės šakos atitikties reikalavimus. Automatizuodami šiuos procesus ne tik išvengsite rizikos, bet ir suteiksite savo komandai ramybę, kad galėtų dirbti efektyviau.

Apibendrinimas

Veiklos efektyvumas - tai ne sunkesnis darbas, o protingesnis. Sutelkę dėmesį į automatizavimą, geresnį bendravimą, duomenimis pagrįstus sprendimus, darbuotojų ugdymą, taupią praktiką ir atitiktį reikalavimams, sukursite ne tik produktyvią, bet ir atsparią įmonę.

Atminkite, kad šie pokyčiai neįvyks per naktį. Pasirinkite vieną strategiją, į kurią sutelksite dėmesį šį mėnesį, ir toliau ją plėtokite. Efektyvumas juk yra kelionė, o ne tikslas.